企業(yè)股東會議簽到與管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)股東會議（以下簡稱“股東會”）簽到管理，保障股東合法權(quán)益，確保股東會決議的合法性、有效性及會議秩序，根據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)及公司章程，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)召開的所有股東會會議，包括定期股東會會議（如年度股東大會）和臨時(shí)股東會會議（如重大事項(xiàng)決議會議）。第三條基本原則1.真實(shí)性：簽到信息必須真實(shí)反映股東或其代理人的實(shí)際出席情況，嚴(yán)禁偽造、篡改或代簽。2.準(zhǔn)確性：簽到信息的填寫與核對需確保股東身份、持股數(shù)量、授權(quán)范圍等核心信息與實(shí)際一致。3.保密性：簽到信息屬于企業(yè)重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)第三方泄露。4.效率性：優(yōu)化簽到流程，減少冗余環(huán)節(jié)，確保股東會按時(shí)召開。第二章簽到管理第四條簽到主體1.股東本人：持有企業(yè)股份的自然人或法人股東（法人股東需由法定代表人或授權(quán)代表出席）。2.代理人：股東因特殊原因（如出差、疾?。o法親自出席的，可書面委托代理人出席（代理人可為自然人或法人）。3.列席人員：根據(jù)公司章程或股東會決議需列席會議的人員（如公司高管、監(jiān)事、法律顧問等），列席人員無表決權(quán)。第五條簽到方式企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況選擇紙質(zhì)簽到或電子簽到，鼓勵采用電子簽到提高效率。1.紙質(zhì)簽到：制作統(tǒng)一的《股東會議簽到表》（以下簡稱“簽到表”），內(nèi)容包括：股東姓名/名稱、持股數(shù)量、身份證號/統(tǒng)一社會信用代碼、簽到時(shí)間、代理人信息（如有）、授權(quán)委托書編號（如有）、聯(lián)系電話。股東或代理人需現(xiàn)場簽署簽到表，簽署后不得涂改。2.電子簽到：采用符合《電子簽名法》規(guī)定的電子簽到系統(tǒng)（如企業(yè)OA系統(tǒng)、第三方會議簽到平臺），確保電子簽名的可靠性（需滿足“專有性、可控性、可追溯性”要求，如使用數(shù)字證書）。電子簽到記錄需包含與紙質(zhì)簽到表一致的信息，并自動生成不可篡改的電子臺賬。第六條簽到流程1.會前準(zhǔn)備：企業(yè)需在股東會召開前15日（符合《公司法》規(guī)定），以書面（或電子郵件）形式通知全體股東，告知會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及簽到所需材料（如身份證、授權(quán)委托書）。提前布置簽到場地，配備工作人員（如行政人員、法務(wù)人員）負(fù)責(zé)核對信息。2.現(xiàn)場簽到：股東本人出席：出示身份證（自然人股東）或營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（法人股東，需加蓋公章），核對無誤后簽署簽到表或進(jìn)行電子簽到。代理人出席：出示授權(quán)委托書原件（需注明授權(quán)范圍、期限及委托人簽名/蓋章）、代理人身份證（自然人代理人）或營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（法人代理人），核對無誤后簽署簽到表或進(jìn)行電子簽到。列席人員出席：出示工作證件或邀請函，核對無誤后簽署簽到表或進(jìn)行電子簽到。3.遲到處理：股東或代理人遲到的，需在簽到表上注明遲到時(shí)間（如“14:30遲到15分鐘”）。會議開始后15分鐘內(nèi)遲到的，可正常簽到；超過15分鐘的，需經(jīng)主持人同意后方可入場簽到（主持人可根據(jù)會議進(jìn)展決定是否允許）。4.未簽到處理：股東或代理人未簽到且未書面說明原因的，視為放棄本次股東會的表決權(quán)（但不影響其股東資格及其他權(quán)益，如分紅權(quán)）。未簽到但書面說明原因（如不可抗力）的，公司需保留說明材料，待后續(xù)核實(shí)。第三章會議流程銜接第七條簽到與會議開始的銜接1.簽到時(shí)間：企業(yè)需在會議開始前30分鐘啟動簽到（如會議14:00開始，13:30開始簽到）。2.統(tǒng)計(jì)與報(bào)告：簽到截止后（會議開始時(shí)間），工作人員需立即統(tǒng)計(jì)以下信息：出席股東人數(shù)（自然人股東+法人股東代表）；出席股東所持表決權(quán)比例（需符合《公司法》及公司章程規(guī)定的法定比例，如普通決議需出席股東所持表決權(quán)過半數(shù)，特別決議需三分之二以上）。向主持人提交《出席情況報(bào)告》，主持人需當(dāng)場宣布出席情況（如“本次會議應(yīng)到股東XX名，實(shí)到XX名，出席股東所持表決權(quán)占總表決權(quán)的XX%，符合法定要求”）。3.延期處理：若出席人數(shù)未達(dá)到法定比例，主持人需宣布會議延期召開（延期后再次召開的，需重新通知股東）。第八條身份確認(rèn)與表決權(quán)行使的銜接1.簽到后，工作人員需向股東或代理人發(fā)放會議資料（如議程、議案、財(cái)務(wù)報(bào)告）及表決權(quán)憑證（如表決票、電子表決碼）。2.表決時(shí)，工作人員需核對以下信息：股東或代理人的簽到信息與表決權(quán)憑證的一致性；代理人的授權(quán)范圍（如是否有權(quán)表決某一特定議案）。3.對不符合要求的表決權(quán)行使（如超越授權(quán)范圍），工作人員需當(dāng)場制止，并向主持人報(bào)告。第四章檔案管理第九條簽到表的保存1.紙質(zhì)簽到表：由董事會秘書負(fù)責(zé)保管（或指定專人保管），裝訂成冊并加蓋公司公章。保存期限：不少于10年（符合《公司法》關(guān)于公司檔案保存的規(guī)定）。2.電子簽到記錄：存儲在企業(yè)專用服務(wù)器（或云存儲平臺），定期備份（至少每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。保存期限：不少于10年，電子記錄的修改需留有痕跡（如操作日志），嚴(yán)禁擅自刪除或篡改。第十條簽到信息的查閱1.股東查閱：股東可查閱本人的簽到信息，需提交書面申請（注明查閱理由、時(shí)間），經(jīng)董事會秘書批準(zhǔn)后，方可查閱（紙質(zhì)簽到表需在公司辦公場所查閱，電子記錄可通過郵件發(fā)送）。2.內(nèi)部查閱：公司監(jiān)事、董事會秘書、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等內(nèi)部人員因工作需要查閱的，需履行內(nèi)部審批手續(xù)（如填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字）。3.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、行政監(jiān)管部門（如工商局、證監(jiān)會）因執(zhí)法需要查閱的，需出示有效法律文書（如調(diào)查令、通知書），經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，方可查閱。第五章責(zé)任追究第十一條偽造簽到信息的責(zé)任1.股東或代理人責(zé)任：偽造他人簽名、篡改授權(quán)委托書或提供虛假材料簽到的，需承擔(dān)民事責(zé)任（如賠償公司及其他股東的損失）；情節(jié)嚴(yán)重的，可能構(gòu)成刑事犯罪（如偽造公司印章罪、詐騙罪）。公司可根據(jù)公司章程的規(guī)定，對其進(jìn)行處分（如限制其未來1年內(nèi)的表決權(quán)）。2.內(nèi)部人員責(zé)任：企業(yè)工作人員（如行政人員、董事會秘書）偽造、篡改簽到信息的，需給予紀(jì)律處分（如警告、降薪、辭退）；情節(jié)嚴(yán)重的，追究法律責(zé)任（如職務(wù)侵占罪、偽造公文罪）。第十二條未履行簽到義務(wù)的責(zé)任1.股東或代理人無正當(dāng)理由未簽到的，視為放棄本次股東會的表決權(quán)（公司需在股東會決議中注明“股東XX未出席，放棄表決權(quán)”）。2.未簽到但給公司造成損失的（如因未出席導(dǎo)致會議延期，增加公司成本），公司可要求其賠償損失。第六章附則第十三條制度的修訂本制度的修訂需由董事會提出議案，經(jīng)股東會審議通過后生效（修訂后的制度需重新發(fā)布，并告知全體股東）。第十四條解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有（董事會可根據(jù)實(shí)際情況發(fā)布《實(shí)施細(xì)則》，細(xì)化簽到流程）。第十五條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效（如“2023年XX月XX日