財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算軟件操作使用說(shuō)明1.引言本說(shuō)明適用于中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員及系統(tǒng)管理員，旨在規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算軟件的操作流程，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、合規(guī)性和效率。軟件涵蓋賬套管理、憑證處理、賬簿查詢、往來(lái)核算、固定資產(chǎn)管理、薪資管理、期末處理、報(bào)表生成等核心模塊，遵循《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及相關(guān)稅法要求，支持企業(yè)全流程財(cái)務(wù)核算。2.系統(tǒng)初始化（基礎(chǔ)配置）系統(tǒng)初始化是軟件使用的前提，需確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、參數(shù)合理，避免后續(xù)調(diào)整對(duì)賬務(wù)的影響。2.1賬套建立定義：賬套是企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的獨(dú)立集合，每個(gè)企業(yè)對(duì)應(yīng)一個(gè)賬套（多公司核算需建立多個(gè)賬套）。操作步驟：1.登錄軟件（系統(tǒng)管理員身份，默認(rèn)用戶名：admin，密碼：初始密碼需修改）；2.進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【賬套管理】→【新增賬套】；3.填寫(xiě)賬套信息：賬套名稱：企業(yè)全稱（如“XX科技有限公司”）；會(huì)計(jì)期間：默認(rèn)公歷1月1日至12月31日（如需調(diào)整，需符合稅法規(guī)定）；記賬本位幣：人民幣（默認(rèn)）；啟用日期：選擇賬套開(kāi)始使用的月份（如2024年1月1日）；4.點(diǎn)擊【保存】→【啟用賬套】（啟用后會(huì)計(jì)期間、本位幣無(wú)法修改）。注意事項(xiàng)：賬套名稱需唯一，避免與其他企業(yè)混淆；啟用日期需與企業(yè)實(shí)際建賬時(shí)間一致，中期啟用（如7月1日）需錄入累計(jì)發(fā)生額。2.2用戶權(quán)限設(shè)置原則：遵循“不相容職務(wù)分離”，如制單與審核、出納與會(huì)計(jì)檔案保管不得由同一人擔(dān)任。操作步驟：1.進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【用戶管理】→【新增用戶】；2.填寫(xiě)用戶信息：用戶名（如“張三”）、密碼（要求8位以上，包含字母和數(shù)字）、所屬部門(mén)（如“財(cái)務(wù)部”）；3.分配角色與權(quán)限：系統(tǒng)管理員：擁有所有模塊權(quán)限（僅授予1人）；財(cái)務(wù)主管：負(fù)責(zé)審核、結(jié)賬、報(bào)表生成（權(quán)限：憑證審核、期末結(jié)賬、報(bào)表管理）；制單會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)填制憑證（權(quán)限：憑證填制、修改、刪除）；出納：負(fù)責(zé)現(xiàn)金/銀行存款日記賬（權(quán)限：日記賬查詢、資金收付憑證制單）；4.點(diǎn)擊【保存】，用戶即可登錄系統(tǒng)。注意事項(xiàng)：定期review用戶權(quán)限（如員工離職后及時(shí)刪除賬號(hào)）；密碼每季度更換一次，防止信息泄露。2.3科目體系搭建依據(jù)：按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》設(shè)置一級(jí)科目（軟件預(yù)設(shè)），二級(jí)及以下科目可自定義。操作步驟：1.進(jìn)入【基礎(chǔ)設(shè)置】→【科目管理】→【新增科目】；2.填寫(xiě)科目信息：科目編碼：遵循“4-2-2”規(guī)則（如一級(jí)科目“1001庫(kù)存現(xiàn)金”，二級(jí)科目“____人民幣”）；科目名稱：簡(jiǎn)明扼要（如“1122應(yīng)收賬款”）；科目類(lèi)型：選擇資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、損益等（需與一級(jí)科目一致）；輔助核算：根據(jù)需求設(shè)置（如“應(yīng)收賬款”設(shè)“客戶輔助核算”，“管理費(fèi)用”設(shè)“部門(mén)輔助核算”）；3.點(diǎn)擊【保存】，科目自動(dòng)加入體系。注意事項(xiàng)：輔助核算需提前規(guī)劃（如客戶/供應(yīng)商檔案需與科目關(guān)聯(lián)）；損益類(lèi)科目需設(shè)置“期末結(jié)轉(zhuǎn)”標(biāo)識(shí)（便于自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益）。2.4初始數(shù)據(jù)錄入定義：錄入賬套啟用前的期末余額（年初啟用錄年初余額，中期啟用錄累計(jì)發(fā)生額+期末余額）。操作步驟：1.進(jìn)入【初始化】→【初始數(shù)據(jù)錄入】；2.選擇啟用期間（如2024年1月）；3.錄入科目余額：非輔助核算科目：直接錄入余額（如“1001庫(kù)存現(xiàn)金”年初余額1000元）；輔助核算科目：點(diǎn)擊科目后【明細(xì)】，錄入客戶/供應(yīng)商/部門(mén)的明細(xì)余額（如“1122應(yīng)收賬款”下“客戶A”余額____元）；4.錄入完成后，點(diǎn)擊【試算平衡】（借貸方余額需相等）；5.平衡后，點(diǎn)擊【啟用賬套】（啟用后初始數(shù)據(jù)無(wú)法修改）。注意事項(xiàng)：初始數(shù)據(jù)需與手工賬或前任系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致；試算不平衡無(wú)法啟用賬套，需檢查科目余額是否正確。2.5系統(tǒng)參數(shù)配置操作步驟：1.進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【系統(tǒng)參數(shù)】；2.設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)：憑證類(lèi)型：默認(rèn)“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”（可自定義為“記賬憑證”）；憑證編號(hào)：自動(dòng)編號(hào)（避免跳號(hào)）；現(xiàn)金流量表：勾選“自動(dòng)生成現(xiàn)金流量”（需設(shè)置現(xiàn)金流量項(xiàng)目）；稅率：設(shè)置增值稅稅率（如13%、9%、6%）、企業(yè)所得稅稅率（如25%）；3.點(diǎn)擊【保存】。注意事項(xiàng)：系統(tǒng)參數(shù)需根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整，調(diào)整后需重新登錄生效。3.日常核算操作日常操作是軟件使用的核心，需嚴(yán)格遵循“制單→審核→記賬”流程。3.1憑證處理流程：填制→審核→記賬→（修改/刪除）。3.1.1憑證填制操作步驟：1.進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【憑證填制】；2.選擇憑證類(lèi)型（如“付款憑證”）、日期（需與業(yè)務(wù)發(fā)生日一致）；3.填寫(xiě)摘要（如“支付辦公費(fèi)”）、科目（如“6602管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”）、金額（借方1000元）；4.若為銀行存款業(yè)務(wù)，需選擇“銀行賬戶”（如“1002銀行存款-工行”）；5.點(diǎn)擊【保存】，憑證自動(dòng)編號(hào)（如“付字第1號(hào)”）。注意事項(xiàng)：摘要需簡(jiǎn)明（如“支付2024年1月辦公費(fèi)”），避免模糊表述；科目需正確（如“管理費(fèi)用”不能計(jì)入“銷(xiāo)售費(fèi)用”）；金額需平衡（借方合計(jì)=貸方合計(jì)）。3.1.2憑證審核操作步驟：1.進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【憑證審核】；2.選擇“未審核”憑證，點(diǎn)擊【審核】（審核人需與制單人不同）；3.審核通過(guò)后，憑證狀態(tài)變?yōu)椤耙褜徍恕?。注意事?xiàng)：審核前需檢查憑證內(nèi)容（摘要、科目、金額）是否正確；未審核的憑證無(wú)法記賬。3.1.3憑證記賬操作步驟：1.進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【憑證記賬】；2.選擇“已審核”憑證，點(diǎn)擊【記賬】；3.記賬后，憑證狀態(tài)變?yōu)椤耙延涃~”，數(shù)據(jù)計(jì)入賬簿。注意事項(xiàng)：記賬后無(wú)法修改憑證（需紅字沖銷(xiāo)）；每月需將所有憑證記賬（否則無(wú)法結(jié)賬）。3.1.4憑證修改/刪除未審核/未記賬憑證：直接進(jìn)入【憑證填制】→選擇憑證→修改/刪除；已審核/已記賬憑證：需先反審核（審核人取消審核）→反記賬（系統(tǒng)管理員權(quán)限）→再修改/刪除。3.2賬簿查詢與打印3.2.1總賬功能：查詢一級(jí)科目的本月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額及余額；操作：進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【總賬查詢】→選擇期間（如2024年1月）→點(diǎn)擊【查詢】。3.2.2明細(xì)賬功能：查詢二級(jí)及以下科目的明細(xì)發(fā)生額（如“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”的每日支出）；操作：進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【明細(xì)賬查詢】→選擇科目（如“____管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”）→設(shè)置期間→點(diǎn)擊【查詢】。3.2.3日記賬功能：查詢現(xiàn)金/銀行存款的每日收支（如“庫(kù)存現(xiàn)金”的每日余額）；操作：進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【日記賬查詢】→選擇賬戶（如“1001庫(kù)存現(xiàn)金”）→設(shè)置期間→點(diǎn)擊【查詢】。3.2.4多欄賬功能：查詢損益類(lèi)科目的明細(xì)（如“管理費(fèi)用”的辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等）；操作：進(jìn)入【賬務(wù)處理】→【多欄賬設(shè)置】→選擇科目（如“6602管理費(fèi)用”）→設(shè)置欄目（如“辦公費(fèi)”“差旅費(fèi)”）→點(diǎn)擊【生成多欄賬】。注意事項(xiàng)：賬簿查詢可設(shè)置過(guò)濾條件（如按日期、摘要、金額范圍過(guò)濾）；打印前需設(shè)置頁(yè)面格式（如頁(yè)邊距、紙張大?。?，確保內(nèi)容完整。3.3往來(lái)款項(xiàng)管理3.3.1客戶/供應(yīng)商檔案維護(hù)操作：進(jìn)入【基礎(chǔ)設(shè)置】→【往來(lái)檔案】→【新增客戶】/【新增供應(yīng)商】→填寫(xiě)名稱、聯(lián)系人、電話、地址等信息→點(diǎn)擊【保存】。3.3.2往來(lái)核銷(xiāo)功能：將應(yīng)收/應(yīng)付賬款與實(shí)際收款/付款對(duì)應(yīng)（如“應(yīng)收賬款-客戶A”的____元與收款____元核銷(xiāo)）；操作：進(jìn)入【往來(lái)管理】→【往來(lái)核銷(xiāo)】→選擇客戶/供應(yīng)商（如“客戶A”）→選擇未核銷(xiāo)的應(yīng)收款（____元）和收款（____元）→點(diǎn)擊【核銷(xiāo)】（可手工或自動(dòng)核銷(xiāo)）。3.3.3賬齡分析功能：分析應(yīng)收賬款的賬齡（如1-30天、31-60天、60天以上），便于催收；操作：進(jìn)入【往來(lái)管理】→【賬齡分析】→選擇客戶→設(shè)置賬齡區(qū)間→點(diǎn)擊【分析】→生成賬齡報(bào)表。3.4固定資產(chǎn)核算3.4.1資產(chǎn)增加操作：進(jìn)入【固定資產(chǎn)】→【資產(chǎn)增加】→填寫(xiě)資產(chǎn)信息（名稱：電腦、類(lèi)別：電子設(shè)備、原值：5000元、折舊方法：平均年限法、使用年限：3年、啟用日期：2024年1月1日）→點(diǎn)擊【保存】→生成固定資產(chǎn)卡片。3.4.2資產(chǎn)減少操作：進(jìn)入【固定資產(chǎn)】→【資產(chǎn)減少】→選擇資產(chǎn)（如電腦）→填寫(xiě)減少原因（報(bào)廢）→點(diǎn)擊【保存】→生成減少憑證（借：固定資產(chǎn)清理，貸：固定資產(chǎn)）。3.4.3折舊計(jì)提操作：進(jìn)入【固定資產(chǎn)】→【折舊計(jì)提】→選擇期間（2024年1月）→點(diǎn)擊【計(jì)提】→自動(dòng)生成折舊憑證（借：管理費(fèi)用-折舊費(fèi)，貸：累計(jì)折舊）。3.4.4卡片管理操作：進(jìn)入【固定資產(chǎn)】→【卡片管理】→查詢/修改/刪除固定資產(chǎn)卡片（如修改電腦的使用年限）。3.5薪資核算3.5.1工資項(xiàng)目設(shè)置操作：進(jìn)入【薪資管理】→【工資項(xiàng)目】→【新增】→填寫(xiě)項(xiàng)目名稱（基本工資、津貼、獎(jiǎng)金、社保、個(gè)稅）→選擇項(xiàng)目類(lèi)型（數(shù)值型）→點(diǎn)擊【保存】。3.5.2工資計(jì)算操作：進(jìn)入【薪資管理】→【工資計(jì)算】→選擇期間（2024年1月）→錄入員工基本工資（如張三3000元、李四4000元）→系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算：社保：基本工資×繳費(fèi)比例（如養(yǎng)老保險(xiǎn)8%、醫(yī)療保險(xiǎn)2%、失業(yè)保險(xiǎn)0.5%）；個(gè)稅：（應(yīng)發(fā)工資-社保-5000元起征點(diǎn)）×稅率-速算扣除數(shù)；實(shí)發(fā)工資：應(yīng)發(fā)工資-社保-個(gè)稅。3.5.3工資發(fā)放操作：進(jìn)入【薪資管理】→【工資發(fā)放】→生成工資發(fā)放憑證（借：應(yīng)付職工薪酬，貸：銀行存款）→導(dǎo)出工資表（Excel格式）→提交銀行發(fā)放。3.5.4個(gè)稅申報(bào)操作：進(jìn)入【薪資管理】→【個(gè)稅申報(bào)】→生成個(gè)稅申報(bào)表（符合稅務(wù)系統(tǒng)要求）→導(dǎo)出后上傳至電子稅務(wù)局。4.期末處理流程期末處理是每月賬務(wù)的總結(jié)，需完成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、試算平衡、結(jié)賬。4.1期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能：自動(dòng)生成期末結(jié)轉(zhuǎn)憑證（如損益結(jié)轉(zhuǎn)、折舊計(jì)提、稅費(fèi)計(jì)提）。操作步驟：1.進(jìn)入【期末處理】→【自動(dòng)轉(zhuǎn)賬】→【新增轉(zhuǎn)賬模板】；2.填寫(xiě)模板信息：轉(zhuǎn)賬名稱：損益結(jié)轉(zhuǎn)；轉(zhuǎn)賬類(lèi)型：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)；轉(zhuǎn)賬科目：選擇所有損益類(lèi)科目（如主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、管理費(fèi)用）→設(shè)置結(jié)轉(zhuǎn)方向（收入貸轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)，成本費(fèi)用借轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)）；3.點(diǎn)擊【保存】→【生成憑證】（需在所有憑證記賬后操作）；4.生成的憑證需審核、記賬。常見(jiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板：折舊計(jì)提：已在固定資產(chǎn)模塊設(shè)置；稅費(fèi)計(jì)提：增值稅（銷(xiāo)項(xiàng)稅額-進(jìn)項(xiàng)稅額）、企業(yè)所得稅（利潤(rùn)總額×稅率）、城市維護(hù)建設(shè)稅（增值稅×7%）。4.2試算平衡與對(duì)賬4.2.1試算平衡操作：進(jìn)入【期末處理】→【試算平衡】→選擇期間→點(diǎn)擊【試算】→查看借貸方余額是否相等。注意事項(xiàng)：試算不平衡需查找原因（如憑證未記賬、科目錯(cuò)誤、金額錯(cuò)誤）。4.2.2對(duì)賬操作：進(jìn)入【期末處理】→【對(duì)賬】→選擇對(duì)賬類(lèi)型（總賬與明細(xì)賬、總賬與日記賬）→點(diǎn)擊【對(duì)賬】→查看是否一致。4.3期末結(jié)賬條件：所有憑證已記賬；試算平衡；往來(lái)核銷(xiāo)完成；折舊計(jì)提完成；自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證已生成并記賬。操作步驟：1.進(jìn)入【期末處理】→【期末結(jié)賬】→選擇期間（2024年1月）；2.系統(tǒng)自動(dòng)檢查結(jié)賬條件→若滿足，點(diǎn)擊【結(jié)賬】→提示“結(jié)賬成功”；3.結(jié)賬后，系統(tǒng)進(jìn)入下一個(gè)會(huì)計(jì)期間（2024年2月）。反結(jié)賬：若結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，需反結(jié)賬（系統(tǒng)管理員權(quán)限）；操作：進(jìn)入【期末處理】→【期末結(jié)賬】→選擇已結(jié)賬期間→點(diǎn)擊【反結(jié)賬】→提示“反結(jié)賬成功”→修改憑證后重新結(jié)賬。5.財(cái)務(wù)報(bào)表管理報(bào)表是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的總結(jié)，需確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、勾稽關(guān)系正確。5.1預(yù)設(shè)報(bào)表生成功能：自動(dòng)生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表（軟件預(yù)設(shè)模板）。操作步驟：1.進(jìn)入【報(bào)表管理】→【預(yù)設(shè)報(bào)表】→選擇報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表）；2.選擇期間（2024年1月）→點(diǎn)擊【生成】→系統(tǒng)自動(dòng)從賬務(wù)數(shù)據(jù)中取數(shù)；3.核對(duì)報(bào)表勾稽關(guān)系：資產(chǎn)負(fù)債表：資產(chǎn)總計(jì)=負(fù)債總計(jì)+所有者權(quán)益總計(jì)；利潤(rùn)表：凈利潤(rùn)=利潤(rùn)總額-所得稅費(fèi)用；現(xiàn)金流量表：期末現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物余額=資產(chǎn)負(fù)債表“貨幣資金”期末余額。5.2自定義報(bào)表設(shè)計(jì)功能：根據(jù)企業(yè)需求設(shè)計(jì)個(gè)性化報(bào)表（如部門(mén)費(fèi)用表、產(chǎn)品利潤(rùn)表）。操作步驟：1.進(jìn)入【報(bào)表管理】→【自定義報(bào)表】→【新增報(bào)表】；2.設(shè)計(jì)報(bào)表格式：設(shè)置行數(shù)、列數(shù)（如10行×5列）；填寫(xiě)表頭（如“2024年1月部門(mén)費(fèi)用表”）、列標(biāo)題（部門(mén)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、合計(jì)）；3.設(shè)置取數(shù)公式：例：“銷(xiāo)售部辦公費(fèi)”=GET(“____管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”,“部門(mén)=銷(xiāo)售部”,“本月借方發(fā)生額”)；公式可使用軟件提供的函數(shù)（如SUM、AVERAGE、GET）；4.設(shè)置勾稽關(guān)系：例：“合計(jì)”=辦公費(fèi)+差旅費(fèi)（公式：B3+C3=D3）；5.點(diǎn)擊【保存】→【生成】→查看報(bào)表數(shù)據(jù)。5.3報(bào)表輸出與分析輸出：打?。哼M(jìn)入報(bào)表→點(diǎn)擊【打印】→設(shè)置打印格式（如A4紙、橫向打印）→打??；導(dǎo)出：進(jìn)入報(bào)表→點(diǎn)擊【導(dǎo)出】→選擇格式（Excel、PDF）→保存至本地。分析：對(duì)比分析：將本月報(bào)表與上月、本年累計(jì)對(duì)比（如“管理費(fèi)用”本月比上月增長(zhǎng)10%）；結(jié)構(gòu)分析：分析報(bào)表項(xiàng)目占比（如“資產(chǎn)負(fù)債表”中流動(dòng)資產(chǎn)占比60%）；趨勢(shì)分析：分析報(bào)表項(xiàng)目的趨勢(shì)（如“利潤(rùn)表”中主營(yíng)業(yè)務(wù)收入連續(xù)3個(gè)月增長(zhǎng)）。6.系統(tǒng)維護(hù)與安全系統(tǒng)維護(hù)是確保軟件穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，需定期執(zhí)行。6.1數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)備份：操作：進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【數(shù)據(jù)備份】→選擇備份路徑（本地硬盤(pán)、U盤(pán)、云存儲(chǔ)）→點(diǎn)擊【備份】→生成備份文件（后綴名：.bak）；頻率：每天下班前備份（本地），每周備份至異地（如U盤(pán)、云盤(pán)）?；謴?fù)：操作：進(jìn)入【系統(tǒng)管理】→【數(shù)據(jù)恢復(fù)】→選擇備份文件→點(diǎn)擊【恢復(fù)】→系統(tǒng)將數(shù)據(jù)恢復(fù)到備份時(shí)的狀態(tài)；注意：恢復(fù)前需備份當(dāng)前數(shù)據(jù)（防止恢復(fù)錯(cuò)誤）。6.2用戶權(quán)限管理新增用戶：如招聘新會(huì)計(jì)，需新增用戶并分配“制單會(huì)計(jì)”權(quán)