銀行公司會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)章

一、總則本銀行公司會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)章旨在規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的生成、存儲(chǔ)、傳遞與使用，確保會(huì)議精神準(zhǔn)確傳達(dá)與有效執(zhí)行，提升銀行整體運(yùn)營(yíng)效率。本規(guī)章遵循銀行以客戶為中心、追求卓越服務(wù)品質(zhì)、注重風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念，契合扁平化管理模式，強(qiáng)調(diào)高效溝通與快速?zèng)Q策。通過(guò)規(guī)范會(huì)議紀(jì)要管理，促進(jìn)銀行內(nèi)部信息流暢，推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)兼顧社會(huì)效益，為銀行的穩(wěn)健發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本規(guī)章適用于銀行公司全體員工。涵蓋銀行各部門、各層級(jí)組織召開(kāi)的各類會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要，包括但不限于管理層會(huì)議、部門工作會(huì)議、項(xiàng)目研討會(huì)議、客戶溝通會(huì)議等。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）會(huì)議組織者會(huì)議組織者負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程，邀請(qǐng)參會(huì)人員，安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。會(huì)議過(guò)程中，組織者要把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)討論方向，確保會(huì)議目標(biāo)達(dá)成。同時(shí)，組織者需指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要記錄工作。（二）會(huì)議記錄人會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真聆聽(tīng)會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確、完整記錄會(huì)議討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。記錄要客觀真實(shí)，避免主觀臆斷和遺漏重要信息。會(huì)議結(jié)束后，記錄人需及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，提交給會(huì)議組織者審核。（三）審核負(fù)責(zé)人審核負(fù)責(zé)人一般由會(huì)議召集人或相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。其職責(zé)是對(duì)會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議實(shí)際情況，語(yǔ)言表述清晰、規(guī)范。審核通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要方可進(jìn)行發(fā)布和存檔。（四）信息管理部門信息管理部門負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)會(huì)議紀(jì)要存儲(chǔ)與共享平臺(tái)，確保會(huì)議紀(jì)要的安全存儲(chǔ)和便捷檢索。同時(shí)，要制定信息安全管理制度，保障會(huì)議紀(jì)要信息不被泄露、篡改。四、管理內(nèi)容與流程（一）會(huì)議記錄1.記錄要求-記錄人應(yīng)使用專門的會(huì)議記錄模板，確保記錄格式統(tǒng)一規(guī)范。記錄內(nèi)容包括會(huì)議基本信息（會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、任務(wù)分配（責(zé)任人、完成時(shí)間、具體要求）等。-對(duì)于重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和關(guān)鍵決策，要準(zhǔn)確記錄原話或原意，避免模糊表述。記錄語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)復(fù)雜的句子。2.記錄方式-可采用電子文檔記錄或紙質(zhì)記錄方式。電子記錄便于編輯、存儲(chǔ)和共享，建議優(yōu)先使用。記錄人應(yīng)在會(huì)議過(guò)程中實(shí)時(shí)記錄，如有遺漏或不清楚的地方，可在會(huì)議間歇向相關(guān)人員核實(shí)。（二）紀(jì)要整理1.內(nèi)容完善會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，補(bǔ)充會(huì)議中的一些臨時(shí)性記錄和簡(jiǎn)要備注，使會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容更加完整、連貫。2.格式規(guī)范按照銀行統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要格式要求，對(duì)紀(jì)要進(jìn)行排版，包括字體、字號(hào)、行距、段落格式等，確保紀(jì)要美觀、易讀。（三）審核發(fā)布1.內(nèi)部審核整理好的會(huì)議紀(jì)要需提交給審核負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核負(fù)責(zé)人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)紀(jì)要內(nèi)容，重點(diǎn)審查決策事項(xiàng)是否準(zhǔn)確記錄、任務(wù)分配是否清晰合理、語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確無(wú)誤等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人進(jìn)行修改。2.發(fā)布渠道審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和涉及范圍，選擇合適的渠道進(jìn)行發(fā)布。對(duì)于一般性部門會(huì)議紀(jì)要，可通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或部門工作群進(jìn)行發(fā)布；對(duì)于重要的管理層會(huì)議紀(jì)要或涉及全行性工作的會(huì)議紀(jì)要，需通過(guò)正式的公文系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，確保全行員工能夠及時(shí)獲取相關(guān)信息。（四）存儲(chǔ)存檔1.存儲(chǔ)平臺(tái)信息管理部門應(yīng)建立專門的會(huì)議紀(jì)要存儲(chǔ)平臺(tái)，可采用云存儲(chǔ)或銀行內(nèi)部服務(wù)器存儲(chǔ)方式。存儲(chǔ)平臺(tái)應(yīng)具備分類管理、檢索查詢、權(quán)限設(shè)置等功能，方便員工快速查找和使用會(huì)議紀(jì)要。2.分類存檔會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存檔。例如，可分為管理層會(huì)議紀(jì)要、部門會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等大類，每個(gè)大類下再按照年份、月份進(jìn)行細(xì)分。同時(shí)，為每份會(huì)議紀(jì)要添加準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞標(biāo)簽，提高檢索效率。3.存儲(chǔ)期限根據(jù)銀行檔案管理規(guī)定，確定會(huì)議紀(jì)要的存儲(chǔ)期限。一般性會(huì)議紀(jì)要存儲(chǔ)期限為[X]年，重要決策性會(huì)議紀(jì)要和涉及法律、合規(guī)等關(guān)鍵事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)長(zhǎng)期保存。（五）查閱使用1.權(quán)限設(shè)置根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的敏感程度和涉及范圍，設(shè)置不同的查閱權(quán)限。一般性會(huì)議紀(jì)要可對(duì)全行員工開(kāi)放查閱權(quán)限；涉及敏感信息或特定部門工作的會(huì)議紀(jì)要，需經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人授權(quán)后，方可查閱。2.使用規(guī)范員工查閱會(huì)議紀(jì)要應(yīng)遵守信息安全規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容。對(duì)于因工作需要引用會(huì)議紀(jì)要中的信息，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確，并注明出處。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)獲取與自身工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要信息，以了解銀行工作安排、決策部署和業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，為履行工作職責(zé)提供支持。2.對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中涉及自身的任務(wù)分配、工作要求等內(nèi)容，如有疑問(wèn)或異議，員工有權(quán)向會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行咨詢和反饋，以確保工作任務(wù)明確、合理。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)積極參加會(huì)議，認(rèn)真履行會(huì)議記錄等相關(guān)職責(zé)（如被指定為記錄人），確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確記錄和及時(shí)整理。2.嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)要信息查閱和使用規(guī)定，保守會(huì)議紀(jì)要中的機(jī)密信息，不得泄露給無(wú)關(guān)人員，維護(hù)銀行信息安全。3.按照會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配和要求，認(rèn)真落實(shí)工作任務(wù)，積極推動(dòng)工作進(jìn)展，并及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作完成情況。（三）銀行權(quán)利銀行有權(quán)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的生成、審核、發(fā)布、存儲(chǔ)和使用等全過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保會(huì)議紀(jì)要符合銀行規(guī)章制度和業(yè)務(wù)要求。（四）銀行義務(wù)銀行應(yīng)提供必要的資源和支持，保障會(huì)議紀(jì)要管理工作的順利開(kāi)展，包括搭建存儲(chǔ)平臺(tái)、培訓(xùn)記錄人員等。同時(shí)，銀行應(yīng)及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，確保員工能夠及時(shí)獲取有效信息。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督方式1.內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要管理工作進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查會(huì)議紀(jì)要的記錄準(zhǔn)確性、審核流程合規(guī)性、存儲(chǔ)安全性等方面。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門會(huì)議紀(jì)要管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保會(huì)議紀(jì)要及時(shí)生成、準(zhǔn)確發(fā)布和有效執(zhí)行。3.員工對(duì)違反會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定的行為有權(quán)進(jìn)行舉報(bào)，銀行應(yīng)設(shè)立專門的舉報(bào)渠道，對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)處理。（二）考核指標(biāo)1.會(huì)議紀(jì)要記錄準(zhǔn)確率：考核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容與會(huì)議實(shí)際情況的符合程度，記錄錯(cuò)誤率應(yīng)控制在[X]%以內(nèi)。2.會(huì)議紀(jì)要及時(shí)發(fā)布率：考核會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布的比例，及時(shí)發(fā)布率應(yīng)達(dá)到[X]%以上。3.會(huì)議決策事項(xiàng)執(zhí)行率：考核會(huì)議紀(jì)要中決策事項(xiàng)的實(shí)際執(zhí)行情況，執(zhí)行率應(yīng)根據(jù)不同會(huì)議類型設(shè)定相應(yīng)目標(biāo)值。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在會(huì)議紀(jì)要管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門，如記錄準(zhǔn)確、及時(shí)發(fā)布、有效推動(dòng)決策執(zhí)行等，銀行將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括績(jī)效加分、獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。2.對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定的行為，如記錄錯(cuò)誤嚴(yán)重、未按時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要、泄露會(huì)議紀(jì)要機(jī)密信息等，銀行將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括績(jī)效扣分、警告、罰款等；對(duì)于造成嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。