銀行公司檔案保管期限辦法

一、總則本銀行秉持“誠(chéng)信、專(zhuān)業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以“為客戶(hù)提供卓越金融服務(wù)，助力經(jīng)濟(jì)發(fā)展，創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值”為經(jīng)營(yíng)理念，在日益復(fù)雜的金融環(huán)境中，規(guī)范檔案管理對(duì)于銀行的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。檔案作為銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要記錄，反映了銀行在不同發(fā)展階段的各項(xiàng)工作和決策過(guò)程。為加強(qiáng)檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，合理確定檔案保管期限，有效利用檔案資源，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及金融行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本銀行實(shí)際情況，特制定本辦法。本辦法旨在建立科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案保管期限體系，明確各類(lèi)檔案的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案保管期限的確定、調(diào)整、鑒定和處置等工作流程，為銀行的運(yùn)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)防控、歷史研究等提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于銀行公司全體員工及與檔案管理相關(guān)的各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)。涉及的檔案范圍包括但不限于銀行在日常經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)操作、客戶(hù)服務(wù)、行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、信息技術(shù)管理等過(guò)程中形成的各類(lèi)紙質(zhì)、電子文件和資料。同時(shí)，本辦法也適用于銀行與客戶(hù)在業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料，保障客戶(hù)信息的安全存儲(chǔ)與合理利用。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理委員會(huì)檔案管理委員會(huì)是銀行檔案管理工作的最高決策機(jī)構(gòu)，由行領(lǐng)導(dǎo)及各主要部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：制定和審核檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策和制度；協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題；審批檔案保管期限表的修訂；監(jiān)督檔案管理工作的整體執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合銀行發(fā)展戰(zhàn)略和法律法規(guī)要求。2.檔案管理部門(mén)檔案管理部門(mén)是檔案管理工作的具體執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)銀行檔案管理工作。具體職責(zé)如下：-負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、操作流程和工作規(guī)范，包括檔案保管期限的具體規(guī)定和操作指南；-組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)、數(shù)字化等基礎(chǔ)管理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；-依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案處置建議，并按照規(guī)定程序組織實(shí)施；-建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和便捷檢索利用；-開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能；-負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)等的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解和落實(shí)相關(guān)政策法規(guī)要求。3.各部門(mén)各部門(mén)是本部門(mén)檔案管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交和日常管理工作。具體職責(zé)如下：-確定本部門(mén)檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織開(kāi)展本部門(mén)檔案管理工作；-按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性；-依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行初步分類(lèi)和保管期限標(biāo)注，并定期向檔案管理部門(mén)移交；-在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，做好本部門(mén)檔案的利用和保密工作；-配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、處置等工作。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案保管期限的確定原則-遵循法律法規(guī)：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、金融行業(yè)監(jiān)管要求以及相關(guān)政策規(guī)定，確定檔案的保管期限。對(duì)于涉及法律訴訟、監(jiān)管檢查、合規(guī)審計(jì)等方面的檔案，必須按照法定要求確定保管期限。-滿足業(yè)務(wù)需求：根據(jù)銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和實(shí)際需要，確保檔案在業(yè)務(wù)活動(dòng)持續(xù)期間以及后續(xù)可能的查詢(xún)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等工作中具有參考價(jià)值。例如，貸款業(yè)務(wù)檔案應(yīng)保管至貸款本息結(jié)清后一定期限，以滿足風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和后續(xù)管理的需要。-考慮歷史價(jià)值：對(duì)于具有重要?dú)v史意義和研究?jī)r(jià)值的檔案，如銀行成立以來(lái)的重大決策文件、重要業(yè)務(wù)創(chuàng)新資料、關(guān)鍵歷史事件記錄等，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，以保留銀行發(fā)展的歷史脈絡(luò)和重要信息。-結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：綜合考慮檔案所涉及業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)程度，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)形成的檔案，適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，以防范潛在的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。例如，復(fù)雜金融衍生品交易檔案的保管期限應(yīng)相對(duì)較長(zhǎng)。2.檔案保管期限表的編制與修訂-編制：檔案管理部門(mén)應(yīng)組織各相關(guān)部門(mén)，根據(jù)檔案保管期限的確定原則，結(jié)合銀行實(shí)際業(yè)務(wù)情況，編制詳細(xì)的檔案保管期限表。保管期限表應(yīng)涵蓋銀行各類(lèi)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)中形成的檔案，明確每種檔案的名稱(chēng)、來(lái)源、保管期限、保管條件等信息。-修訂：隨著銀行經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化、法律法規(guī)和監(jiān)管要求的更新，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限表進(jìn)行評(píng)估和修訂。修訂后的保管期限表需報(bào)檔案管理委員會(huì)審批后正式發(fā)布實(shí)施。3.檔案保管期限的標(biāo)注與記錄-標(biāo)注：各部門(mén)在收集、整理檔案時(shí)，應(yīng)依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)每份檔案進(jìn)行保管期限標(biāo)注。標(biāo)注應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，可采用在檔案文件首頁(yè)或電子文件屬性中注明保管期限的方式。-記錄：檔案管理部門(mén)在接收各部門(mén)移交的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案保管期限標(biāo)注情況，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、移交部門(mén)、移交人等信息，確保檔案保管期限信息的可追溯性。4.檔案保管期限的鑒定與調(diào)整-定期鑒定：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員組成鑒定小組，按照一定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值、業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。-調(diào)整依據(jù)：在鑒定過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案因特殊原因需要延長(zhǎng)或縮短保管期限，鑒定小組應(yīng)提出明確的調(diào)整依據(jù)和建議。例如，對(duì)于涉及重大未決訴訟的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限直至訴訟結(jié)束；對(duì)于已失去參考價(jià)值的一般性業(yè)務(wù)檔案，可縮短保管期限。-審批流程：檔案保管期限的調(diào)整建議需報(bào)檔案管理委員會(huì)審批。經(jīng)審批同意后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)在檔案管理信息系統(tǒng)中對(duì)檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整，并通知相關(guān)部門(mén)做好相應(yīng)的管理工作。5.檔案的處置-處置方式：對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值且已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行處理。處置方式包括銷(xiāo)毀、移交國(guó)家綜合檔案館或其他有資質(zhì)的檔案保管機(jī)構(gòu)等。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的安全，采用符合保密要求的銷(xiāo)毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。-審批程序：檔案處置需履行嚴(yán)格的審批程序。檔案管理部門(mén)應(yīng)提出檔案處置申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、處置原因等信息，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核、檔案管理委員會(huì)審批后，方可實(shí)施處置。-記錄與監(jiān)督：檔案處置過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處置時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案處置過(guò)程的監(jiān)督，確保處置工作符合規(guī)定要求，防止檔案信息泄露和丟失。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：?jiǎn)T工有權(quán)查閱、利用與本人工作相關(guān)的檔案資料，以支持工作開(kāi)展和業(yè)務(wù)處理。對(duì)于檔案管理工作中存在的問(wèn)題，員工有權(quán)提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。-義務(wù)：?jiǎn)T工有義務(wù)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集、整理和移交本人工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。在利用檔案過(guò)程中，員工應(yīng)遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、泄露檔案信息。2.客戶(hù)權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：客戶(hù)有權(quán)了解銀行對(duì)其相關(guān)檔案資料的保管情況，有權(quán)按照規(guī)定程序查閱、復(fù)制與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。對(duì)于銀行檔案管理中涉及客戶(hù)信息安全的問(wèn)題，客戶(hù)有權(quán)提出疑問(wèn)和要求整改。-義務(wù)：客戶(hù)在與銀行開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)按照銀行要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的資料信息，配合銀行做好檔案資料的收集和整理工作。同時(shí)，客戶(hù)應(yīng)遵守銀行關(guān)于檔案信息使用和保密的規(guī)定，不得利用銀行檔案信息從事違法違規(guī)活動(dòng)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管期限的確定和執(zhí)行情況、檔案的保管和處置情況等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。-日常監(jiān)督檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)檔案的收集、整理、移交、保管等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。-外部監(jiān)管監(jiān)督：積極接受?chē)?guó)家檔案管理部門(mén)、金融監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案管理工作相關(guān)資料和信息，對(duì)監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題和要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施。2.考核機(jī)制-納入績(jī)效考核：將檔案管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和員工在檔案收集、整理、移交、保管、利用等方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括檔案按時(shí)移交率、檔案完整性準(zhǔn)確率、檔案利用滿意度等。-獎(jiǎng)懲措施：對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予績(jī)效加分、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于違反檔案管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人，按照銀行相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如績(jī)效扣分、警告、罰款、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事