ICS93.160

CCSP55

DB13

河北省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB13/T5329—2021

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

Rulesforthearrangementofwaterconservancyprojectarchives

2021-01-21發(fā)布2021-02-21實(shí)施

河北省市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB13/T5329—2021

目??次

前言.....................................................................................................................................................................II

1范圍.................................................................................................................................................................1

2規(guī)范性引用文件.............................................................................................................................................1

3術(shù)語和定義.....................................................................................................................................................1

4基本規(guī)定.........................................................................................................................................................2

5組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)任務(wù).....................................................................................................................................3

6檔案分類方案及編號.....................................................................................................................................4

7紙質(zhì)文件收集與整理.....................................................................................................................................4

8照片文件收集與整理.....................................................................................................................................7

9錄音錄像文件收集與整理.............................................................................................................................8

10實(shí)物檔案收集與整理...................................................................................................................................8

11項(xiàng)目文件歸檔...............................................................................................................................................9

12項(xiàng)目電子文件.............................................................................................................................................10

13檔案著錄.....................................................................................................................................................11

14檔案管理.....................................................................................................................................................12

15檔案驗(yàn)收.....................................................................................................................................................13

16檔案移交.....................................................................................................................................................15

附錄A（資料性）水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限..........................................................16

附錄B（資料性）竣工圖編制要求...........................................................................................................22

附錄C（規(guī)范性）案卷編目.......................................................................................................................25

附錄D（規(guī)范性）檔號章...........................................................................................................................30

附錄E（資料性）水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表..................................................................31

附錄F（資料性）紙質(zhì)檔案案卷著錄表..................................................................................................32

附錄G（資料性）紙質(zhì)檔案卷內(nèi)文件著錄表..........................................................................................33

附錄H（資料性）實(shí)物檔案著錄表...........................................................................................................34

附錄I（資料性）檔案驗(yàn)收申請表...........................................................................................................35

附錄J(資料性)檔案交接單...................................................................................................................36

I

DB13/T5329—2021

前??言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

本文件由河北省水利廳提出并歸口。

本文件起草單位：滄州市水利工程質(zhì)量技術(shù)中心、河北省水利工程質(zhì)量安全技術(shù)中心、滄州水利勘

測設(shè)計(jì)院、中電建路橋集團(tuán)有限公司、滄州水利工程處、滄州昊海水利工程質(zhì)量檢測有限公司、河北華

禹工程咨詢有限公司等。

本文件主要起草人：王彩玲、沈秀云、樊永治、賈玉玲、劉興旺、劉思鳴、修海臣、張子敏、樊琨、

王婭菲、楊青、馬英娜、郭小剛、孟高原、袁棟棟、郝林平、王永慶、馮象千、張文凱、崔宏才、陳雷、

韓迪、沈鑫策、薛寶東、張文斌、李壽海、蔣根華、趙文廣。

II

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水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

1范圍

本文件規(guī)定了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基本規(guī)定，組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)任務(wù)，檔案分類方案及編

號，明確了紙質(zhì)文件、照片文件、錄音錄像文件、實(shí)物檔案的收集與整理，項(xiàng)目文件歸檔，項(xiàng)目電子

文件，檔案著錄、管理、驗(yàn)收、移交等要求。

本文件適用于新建、改建、擴(kuò)建等水利工程及水利工程的除險加固、維修養(yǎng)護(hù)，其它工程可參照

執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文

件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適

用于本文件。

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

水利工程建設(shè)項(xiàng)目waterConservancyprojects

在質(zhì)量、工期和投資目標(biāo)條件約束下，涉及防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、引水、供水、灘涂治理、

水土保持、圍墾、移民、水資源保護(hù)等工程形成固定資產(chǎn)的一次性建設(shè)活動。

3.2

收集collect

按照檔案形成的規(guī)律，把分散的項(xiàng)目文件進(jìn)行接收、征集的過程。

3.3

整理tidyingup

1

DB13/T5329—2021

按照一定的原則，對項(xiàng)目文件進(jìn)行鑒定、分類、排列、編目、裝訂、編頁、裝盒、排架，使之有

序化的過程。

3.4

檔號archivalcode

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用于固定、反應(yīng)檔案類別和排列順序的一組代碼。

3.5

立卷generatingtestpaper

將有聯(lián)系的若干份有保存價值的文件材料經(jīng)過分類、編目而組成案卷的一個過程。

3.6

歸檔placeonfile

將處理完畢且具有保存價值的項(xiàng)目文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。

3.7

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案hydraulicEngineering

水利工程建設(shè)項(xiàng)目在前期立項(xiàng)、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等工程建設(shè)全過程中形成的具有

保存價值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實(shí)物等不同形式的項(xiàng)目文件。

3.8

項(xiàng)目電子檔案digitalprojectarchive

項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)過程信息的

集合。

3.9

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收archivesacceptanceofwaterconservancyconstructionproject

水行政主管部門依法組織的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

3.10

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交filetransferofwaterconservancyconstructionproject

項(xiàng)目法人將項(xiàng)目檔案交運(yùn)行管理單位、項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。

4基本規(guī)定

4.1檔案管理要求

4.1.1檔案管理應(yīng)按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、各負(fù)其責(zé)、有效利用”的原則，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

4.1.2檔案管理應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)全過程,與工程建設(shè)管理同步實(shí)施。

4.1.3各參建單位應(yīng)通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過

程控制。

4.1.4各參建單位均應(yīng)配備滿足檔案管理工作需要的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、設(shè)備等管理資源。

4.1.5項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動在證

據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

4.2檔案保管期限

4.2.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期分為30年和10年。

4.2.2同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件時，保管期限應(yīng)從長。

2

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5組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)任務(wù)

5.1組織機(jī)構(gòu)

5.1.1各級水行政主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5.1.2項(xiàng)目法人應(yīng)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與工程建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。

5.1.3各參建單位應(yīng)配備滿足工作需要的檔案管理人員，在工程建設(shè)期間保持相對穩(wěn)定，不得隨意更

換。如確因特殊原因進(jìn)行工作變動的,必須對其負(fù)責(zé)的應(yīng)歸檔文件辦理交接手續(xù)。

5.1.4項(xiàng)目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識，經(jīng)

過項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

5.1.5項(xiàng)目法人應(yīng)建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的水利工程檔案管

理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。

5.2職責(zé)任務(wù)

5.2.1項(xiàng)目法人職責(zé)任務(wù)

5.2.1.1應(yīng)對項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理

部門和上級主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

5.2.1.2應(yīng)在招投標(biāo)文件中明確項(xiàng)目文件管理要求。與其他參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門

章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、

整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項(xiàng)目的文

件和檔案的檢查、審查責(zé)任。

5.2.1.3應(yīng)建立項(xiàng)目文件管理和歸檔考核機(jī)制，對項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔等情況進(jìn)行考核。對

參建單位進(jìn)行合同履約考核時，應(yīng)對項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履行情況做出評價；合同款完工結(jié)算、支付

審批時，應(yīng)審查項(xiàng)目文件歸檔情況，并將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。

5.2.1.4應(yīng)負(fù)責(zé)制定符合本工程建設(shè)實(shí)際的項(xiàng)目文件管理和檔案管理相關(guān)制度，包括檔案管理辦法、

檔案分類大綱和分類方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細(xì)則，并組織協(xié)調(diào)工程管

理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。

5.2.1.5應(yīng)負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目檔案工作方案，對其他參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。

5.2.1.6應(yīng)按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)規(guī)定，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備和整改工作，并向上

級水行政主管部門進(jìn)行檔案管理登記。

5.2.2項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)任務(wù)

5.2.2.1應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工程管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。

5.2.2.2應(yīng)組織工程管理相關(guān)人員和檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

5.2.2.3應(yīng)參加工程建設(shè)重要會議、重大活動、階段性檢查驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收。

5.2.2.4應(yīng)負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

5.2.2.5應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、利用和移交等工作。

5.2.3項(xiàng)目法人工程管理相關(guān)部門職責(zé)任務(wù)

5.2.3.1應(yīng)負(fù)責(zé)對項(xiàng)目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，組織對勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工（或總承包）、

質(zhì)量檢測、供貨等單位歸檔文件完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。

5.2.3.2應(yīng)負(fù)責(zé)對本部門形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。

3

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5.2.4其他參建單位職責(zé)任務(wù)

5.2.4.1應(yīng)建立符合項(xiàng)目法人要求的項(xiàng)目文件管理制度和檔案管理制度，報項(xiàng)目法人確認(rèn)后實(shí)施。

5.2.4.2負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作，接受項(xiàng)目法人的監(jiān)督和指導(dǎo)。

5.2.4.3監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對所監(jiān)理項(xiàng)目的歸檔文件進(jìn)行檢查，履行審核簽字手續(xù)，提交工程檔案專項(xiàng)審

核報告。

5.2.4.4實(shí)行總承包的建設(shè)項(xiàng)目，總承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔

工作的組織協(xié)調(diào)。建立總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案工作組織，履行檔案管理職責(zé)和任務(wù)。各分包單位應(yīng)

負(fù)責(zé)其分包部分項(xiàng)目文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應(yīng)簽署審查意見。

6檔案分類方案及編號

6.1檔案分類方案

6.1.1分類原則

6.1.1.1應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定和工程實(shí)際編制檔案分類方案。

6.1.1.2應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和形成規(guī)律統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)。

6.1.1.3應(yīng)符合邏輯性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性,并保持相對穩(wěn)定。

6.1.1.4應(yīng)反映項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收期間整個工程建設(shè)活動的全過程。

6.1.1.5應(yīng)滿足信息化要求。

6.1.2分類方法

按照項(xiàng)目檔案形成階段、區(qū)段、標(biāo)段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

6.2檔案編號

6.2.1編號原則

6.2.1.1應(yīng)遵循唯一性、合理性、連續(xù)性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡單性的原則。

6.2.1.2應(yīng)保持整個項(xiàng)目檔案的有機(jī)聯(lián)系，檔案編號體系連續(xù)完整，歸檔權(quán)限分明，有利于項(xiàng)目檔案

的分類整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、檢索、保管和利用。

6.2.1.3應(yīng)按類別確定，不分保管期限、不分年度編制，且不應(yīng)有空號。

6.2.2編號方法

按照工程建設(shè)各階段、參建單位的分標(biāo)方案、項(xiàng)目劃分及歸檔文件類別，結(jié)合監(jiān)理（施工）標(biāo)段

代號、合同編號統(tǒng)一編制。

7紙質(zhì)文件收集與整理

7.1收集

7.1.1項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。水利

工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表見附錄A。

7.1.2項(xiàng)目法人應(yīng)依據(jù)附錄A的表A.1，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、特點(diǎn)、管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)

際的項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表。

4

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7.1.3項(xiàng)目劃分多個標(biāo)段時，不同標(biāo)段項(xiàng)目檔案應(yīng)分別收集。

7.1.4項(xiàng)目文件應(yīng)在辦理完畢后及時收集，并實(shí)行預(yù)立卷制度。

7.1.5收集的文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字清晰、頁面整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章完備。

7.1.6歸檔的文件應(yīng)為原件，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工時的實(shí)際情況。

7.1.7對表格類文件應(yīng)格式統(tǒng)一，填寫規(guī)范，不需填寫的部分寫“無”或“/”或“以下為空白字樣”。

7.1.8文件（第一套）必須為正本、原件，因故用復(fù)制件歸檔時，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔

案證明章，確保與原件一致。

7.2整理

7.2.1整理要求

7.2.1.1按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，項(xiàng)目文件應(yīng)由形成單位進(jìn)行整理。

7.2.1.2涉及多個單位共同形成或請示與批復(fù)的項(xiàng)目文件，各單位均應(yīng)收集整理，為避免重復(fù)歸檔，

宜參照附錄A的表A.1進(jìn)行項(xiàng)目文件整理。

7.2.1.3應(yīng)兼顧項(xiàng)目檔案的種類、數(shù)量及厚度，以“卷（冊）”為保管單位分類整理

7.2.1.4竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，一般由施工單位負(fù)責(zé)編制，須符合竣工圖編制要求

見附錄B。

7.2.2分類組卷

7.2.2.1組卷應(yīng)保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，組卷合理，整理規(guī)范，符合檔案管理要求，便于

保管和利用。

7.2.2.2項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷，其中招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件按招

標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷；勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或階段、

結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷；設(shè)備制造、采購文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷；

監(jiān)理（監(jiān)造）文件按監(jiān)理（監(jiān)造）的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷；科研文件按科研項(xiàng)目（課題）組

卷；試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

7.2.3排列

7.2.3.1案卷按工程建設(shè)程序、項(xiàng)目劃分、專業(yè)和內(nèi)容排列。

7.2.3.2項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按主題、事由排列；施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施

工（安裝）記錄、檢測試驗(yàn)、評定驗(yàn)收排列；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測試、運(yùn)行、

驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測試驗(yàn)和運(yùn)行維修排列；監(jiān)理

（監(jiān)造）文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列；科研項(xiàng)目文件按開題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成

果、結(jié)題驗(yàn)收排列；生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按主題、事由排列。

7.2.3.3卷內(nèi)文件順序按照印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后；通知

在前，回復(fù)在后；文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；批復(fù)在前，請示在后的原則進(jìn)行排列。

7.2.4案卷編目

7.2.4.1案卷編目包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄，案卷編目見附錄C。

7.2.4.2卷內(nèi)文件頁碼編寫：

a)卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；

b)每卷單獨(dú)編號，統(tǒng)一使用自動號碼機(jī)編寫頁號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注；

5

DB13/T5329—2021

c)頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折疊后的圖紙一律在右下角；

d)圖冊或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，如果頁號連續(xù)完整，沿用原頁號；如果已有頁號

且不連續(xù)應(yīng)重新編寫頁號；

e)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄不編寫頁號。

7.2.4.3案卷封面編制：

a)案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式；

b)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。案卷封面

式樣見圖C.1；

c)案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)

備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱、文件標(biāo)題、文種等；

d)立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷單位全稱或規(guī)范簡稱；

e)起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，

月和日應(yīng)分別填寫兩位數(shù)字，下同）；

f)保管期限，應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限；

g)密級，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的最高密級，沒有密級的不錄；

h)檔號，由全宗號、分類號（或項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號，需向檔案館移交

的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定。分類號，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目法人單位檔案分類方案設(shè)

定的類別號確定。項(xiàng)目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代

號確定。目錄號，填寫目錄編號。案卷號，應(yīng)按一定順序填寫檔案排列后的流水號，錄入形

式為1、2、3……。

7.2.4.4卷內(nèi)目錄編制：

a)卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，卷內(nèi)目錄式樣見圖C.2；

b)序號，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的排列流水號，錄入格式為001、002、003……；

c)責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者；

d)文件編號，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的發(fā)文字號或圖號，應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略，沒有文號（或相關(guān)

代號）的可不填寫；

e)文件題名，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的標(biāo)題。文件無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要

內(nèi)容，應(yīng)自擬題名或補(bǔ)充題名，擬寫標(biāo)題外應(yīng)加“［］”符號；

f)日期，應(yīng)填寫文件的形成日期，竣工圖應(yīng)填寫編制日期?！耙环菸募牧稀鄙婕岸鄠€日期時，

原則上填寫最晚的日期；對于只有月份沒有日期的文件均填寫01日（月報、年報除外）；

g)頁號應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號；

h)頁數(shù)應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)；

i)備注可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。

7.2.4.5卷內(nèi)備考表編制：

a)卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。卷內(nèi)備考表式樣見圖

C.3；

b)卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說

明的問題。如：添加、移出文件情況、復(fù)印件問題；

c)立卷單位的立卷人和檢查人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名，年、月、日應(yīng)按立卷、審核時間填寫；

d)互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

7.2.4.6案卷脊背編制：

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a)案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，案卷脊背式樣見圖C.4；

b)案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同7.2.4.2；

c)案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。

7.2.4.7案卷目錄編制：

a)案卷目錄應(yīng)包括案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，案卷目錄式樣見圖C.5；

b)序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同7.2.4.3；

c)總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和；

d)備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

7.2.5案卷裝訂

7.2.5.1案卷排列順序：案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件、備考表（印制在案卷封底）。

7.2.5.2案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。

7.2.5.3案卷裝訂采用三孔一線的方法?？拙?0mm，位置在案卷左側(cè)中部，距訂口邊12mm～15mm。

裝訂要求符合DA/T69的規(guī)定。

7.2.5.4不能裝訂的證書、標(biāo)簽、商標(biāo)、說明書等材料，應(yīng)裝于封口的檔案袋中作為一卷，并附卷內(nèi)

目錄和備考表，在卷內(nèi)備考表中說明不能裝訂的材料所在原案卷的檔號及位置，案卷封面應(yīng)用A4紙打

印并粘貼在檔案袋正面。

7.2.5.5以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，檔號章式樣見附錄D。

7.2.5.6案卷內(nèi)不應(yīng)有空白頁，金屬物要剔除。超出卷盒幅面的文件材料應(yīng)疊裝成A4紙大小。不易

裝訂的文件材料應(yīng)進(jìn)行托裱（如水泥、粉煤灰的合格證、檢驗(yàn)報告），破損的文件材料應(yīng)修復(fù)。

7.2.5.7外文資料應(yīng)保持原案卷及文件材料排列順序、文號。同類型的案卷可按順序裝盒裝滿為止。

7.2.5.8案卷不宜過厚，文字材料案卷厚度一般不超過20mm，圖紙案卷厚度一般不超過50mm。

7.2.6案卷裝具

7.2.6.1卷皮（案卷封面、封底）采用150克無酸牛皮紙，規(guī)格為298mm×212mm。

7.2.6.2卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm×D（單位為mm，D表示卷盒脊背厚度，可根據(jù)需要設(shè)定），

D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm、70mm、100mm等。

7.2.6.3卷盒采用220g以上的單層無酸牛皮紙版雙裱壓制，封口處采用ABS工程塑料插仟。

7.2.6.4卷盒式樣應(yīng)符合GB/T11822的規(guī)定。

8照片文件收集與整理

8.1收集

8.1.1各參建單位應(yīng)根據(jù)檔案歸檔范圍，結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際，對本單位形成的歸檔照片與紙質(zhì)檔案對

應(yīng)收集，篩選優(yōu)化、互為印證。

8.1.2照片、數(shù)碼照片、說明（含主要人物、時間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者等要素）應(yīng)三者齊全，

缺一不可。

8.1.3對反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇具有代表性的收集，收集照片應(yīng)具備主題鮮明、影像

清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。

8.1.4收集歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)

容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

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8.2整理

8.2.1對反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)選擇有代表性的照片印制成紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)照片，并按照片編號裝入照

片冊內(nèi)，入冊立卷。

8.2.2紙質(zhì)照片應(yīng)與數(shù)碼照片編號相對應(yīng)，注明互見號。

8.2.3數(shù)碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式整理存儲。

8.2.4存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別

（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

8.2.5照片分類，按施工標(biāo)段、單位工程、形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行組卷。

8.2.6照片排列，按類別分類，結(jié)合時間、重要程度等進(jìn)行排列。

8.2.7照片案卷，由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表和封底組成。

8.2.8照片編號，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。

8.2.9照片冊的封面、扉頁、照片檔案總說明、冊內(nèi)照片目錄、芯頁、冊內(nèi)備考表、冊脊等的整理應(yīng)

符合GB/T11821的規(guī)定。

8.2.10對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。

9錄音錄像文件收集與整理

9.1收集

9.1.1錄音錄像文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。

9.1.2經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、

視頻封裝為一體的音視頻文件。

9.1.3以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文

件應(yīng)收集、保存。

9.1.4有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音

清楚、畫面構(gòu)圖平衡的進(jìn)行收集、歸檔。

9.2整理

9.2.1以件為管理單位整理錄音錄像電子文件。

9.2.2錄音錄像文件記錄載體應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列。

9.2.3錄音錄像檔案應(yīng)按建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)容、專題等劃分類別、擬寫題名。錄音錄像制品多的立檔單位應(yīng)

按類別，并結(jié)合時間順序，刻錄一張或多張光盤存儲排列、編號，編寫光盤名稱入冊歸檔。如果一張

錄音錄像檔案光盤錄制了多人講話或多個節(jié)目時，應(yīng)在題名（光盤名稱）中逐一注明；如果一個活動

錄制多盤錄音、錄像檔案，則應(yīng)在題名（光盤名稱）后面加上括號注明錄音、錄像檔案光盤的順序號

（用漢字1、2、3……表示）。

10實(shí)物檔案收集與整理

10.1收集

10.1.1主要收集范圍有獎狀、獎杯、獎牌、獎?wù)隆㈠\旗、榮譽(yù)證書以及其他有保存價值的實(shí)物。

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10.1.2實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔，無破損。

10.1.3歸檔實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實(shí)物的主題和時間進(jìn)行

說明。

10.1.4歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入項(xiàng)目照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的

標(biāo)識關(guān)系。

10.1.5對具有歸檔保存價值的實(shí)物，應(yīng)及時整理、歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

10.2整理

10.2.1實(shí)物檔案宜按種類進(jìn)行分類整理。

10.2.2實(shí)物檔案宜做好相應(yīng)的編目工作,并在實(shí)物上粘貼對應(yīng)的檔號。

10.2.3歸檔實(shí)物的保管期限一般為永久保存。

11項(xiàng)目文件歸檔

11.1歸檔要求

11.1.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔時間，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況分階段歸檔。

11.1.2涉及國家重大水利工程，項(xiàng)目法人應(yīng)建立項(xiàng)目檔案資料管理登記制度，按時向上級主管單位

報送水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表見附錄E，對未驗(yàn)收的項(xiàng)目，每年年底前均需再次填報。

11.1.3項(xiàng)目法人各部門形成的項(xiàng)目文件組卷完畢，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查合格后，提交項(xiàng)目法人檔案管

理機(jī)構(gòu)歸檔。項(xiàng)目前期文件應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后歸檔。

11.1.4勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理（監(jiān)造）項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目合同完工驗(yàn)收后歸檔。

11.1.5施工文件組卷完畢，經(jīng)施工單位自查后（實(shí)行總承包的項(xiàng)目，分包單位應(yīng)先提交總承包單位

進(jìn)行審查），依次由監(jiān)理單位、項(xiàng)目法人進(jìn)行審查；在項(xiàng)目合同完工驗(yàn)收后歸檔，建設(shè)周期長的項(xiàng)目

可分階段或按單位工程、分部工程歸檔。

11.1.6科研文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件應(yīng)在驗(yàn)收后歸檔；試運(yùn)行文件應(yīng)在試運(yùn)行結(jié)束后歸檔。

11.1.7錄音錄像文件可采用在線和離線兩種歸檔方式?；陔娮訖n案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄

像電子文件，以在線方式歸檔；記錄或存儲錄音錄像文件，目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。以

在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序。以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大

小、載體容量等因素適時制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲

結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號、標(biāo)示。

11.2歸檔份數(shù)

11.2.1項(xiàng)目法人可結(jié)合工程實(shí)際，確定不同項(xiàng)目文件歸檔份數(shù)。

11.2.1.1項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的項(xiàng)目文件資料（當(dāng)二者為一個單位時，應(yīng)

異地保存1套）。

11.2.1.2工程涉及多家運(yùn)行管理單位時，各運(yùn)行管理單位只保存與其管理范圍有關(guān)的項(xiàng)目文件資料。

11.2.2當(dāng)有關(guān)文件資料需由若干單位保存時，原件應(yīng)由產(chǎn)權(quán)單位保存，其它單位保存復(fù)制件。

11.2.3國家確定的重要江河、湖泊建設(shè)的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域內(nèi)跨省級

行政區(qū)域、涉及省際邊界的大型水利工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的水利工

程建設(shè)項(xiàng)目文件。

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12項(xiàng)目電子文件

12.1收集

12.1.1項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件管理的組織協(xié)調(diào)，根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔情況，確定項(xiàng)目電子文件

歸檔范圍。

12.1.2電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成，電子文件內(nèi)容信息及其元數(shù)據(jù)構(gòu)成完整的電子文件。內(nèi)

容是以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示電子檔案的主題信息；背景是描述生成電子文件的

職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息；結(jié)

構(gòu)是電子文件內(nèi)容信息的組織和存儲方式，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、字處理和

圖形工具軟件等數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)是描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)

據(jù)。

12.1.3項(xiàng)目法人應(yīng)建立與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接的電子文件管理系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件管理

及歸檔功能，并能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，保障其真實(shí)、完整和安全；能夠在形

成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件及

其元數(shù)據(jù)。

12.1.4電子文件應(yīng)以單份文件或一個復(fù)合文件為一個保存單位。

12.1.5電子文件形成后，不應(yīng)被非正常修改、獲取或刪除。

12.1.6形成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和個人應(yīng)隨時保存電子文件，并根據(jù)文件重要程度，定期備份電子

文件。

12.1.7電子文件的離線備份應(yīng)存儲于移動硬盤、光盤、磁帶等能夠脫機(jī)保存的存儲媒體上。

12.2存儲格式

電子文件歸檔格式應(yīng)符合GB/T?18894的規(guī)定。

12.3整理

12.3.1電子文件整理應(yīng)遵循工程文件材料形成的規(guī)律和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，保存電子文件內(nèi)

在的電子文件與紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，通過計(jì)算機(jī)文件元數(shù)據(jù)建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

12.3.2電子檔案應(yīng)按其屬類及檔號納入立檔單位檔案組卷類目體系，并置于整個案卷目錄范圍內(nèi)最

后一卷，分類統(tǒng)一管理。

12.3.3電子文件及其元數(shù)據(jù)、電子文件及其組件要齊全、完整，電子文件與紙質(zhì)文件要同步鑒別編

目、立卷，并且電子文件的組件、分類、排列、編號、錄入、編目應(yīng)符合紙質(zhì)文件整理要求。

12.3.4同一類型的電子文件存儲格式應(yīng)統(tǒng)一，簽章手續(xù)完備，符合電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完

整性、可用性及安全保密性要求，便于保管和快速多元檢索利用。

12.4歸檔

12.4.1電子文件歸檔一般采用物理歸檔。項(xiàng)目文件歸檔時可釆取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案

管理機(jī)構(gòu)移交經(jīng)過整理的項(xiàng)目電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案保持一

致,且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。

12.4.2歸檔電子文件必須保持原始狀態(tài)，不得進(jìn)行技術(shù)修改，內(nèi)容要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

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12.4.3項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊

全完整、格式是否符合要求。

12.4.4項(xiàng)目電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)識。

歸檔標(biāo)識中應(yīng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

12.4.5釆取離線方式歸檔時，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介

質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。儲存介質(zhì)依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。

12.4.6存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、案卷起止號、

密級、保管期限、存入日期等。存儲介質(zhì)為光盤的，歸檔標(biāo)簽應(yīng)符合DA/T38的規(guī)定。

12.4.7圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準(zhǔn)確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應(yīng)達(dá)

到300dpi以上，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。

13檔案著錄

13.1著錄要求

13.1.1各立檔單位在編制檔案目錄時，應(yīng)對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄。

13.1.2各立檔單位應(yīng)對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件著錄。

13.2紙質(zhì)檔案著錄項(xiàng)目

13.2.1紙質(zhì)檔案案卷著錄項(xiàng)目包括全宗號、檔號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、套數(shù)、案卷題名、

總件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、密級、起始日期、終止日期、紙質(zhì)數(shù)量、立卷單位、立卷人、立卷日期、

檢查人、檢查日期、備注等。紙質(zhì)檔案案卷著錄表式樣見附錄F。

13.2.2紙質(zhì)檔案卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括全宗號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、套數(shù)、卷內(nèi)順序號、

文件題名、文件編號、責(zé)任者、日期、頁號、頁數(shù)、立卷單位、保管期限、密級、備注等。紙質(zhì)檔案

卷內(nèi)文件著錄表式樣見附錄G。

13.3照片檔案著錄項(xiàng)目

13.3.1照片檔案案卷著錄項(xiàng)目包括全宗號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、套數(shù)、案卷題名、總張數(shù)、

總頁數(shù)、保管期限、密級、起始日期、終止日期、立卷單位、立冊人、檢查人、立冊時間、備注。照

片檔案案卷著錄表式樣參照附錄F。

13.3.2照片檔案卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括全宗號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、套數(shù)、照片組號、組

題名、組內(nèi)張數(shù)、照片號、底片號、參見號、責(zé)任者、題名、拍攝時間、攝影者、文字說明、頁號、

頁數(shù)、文件格式、立卷單位、保管期限、密級、備注。照片檔案卷內(nèi)文件著錄表式樣參照附錄G。

13.4電子檔案著錄項(xiàng)目

13.4.1電子檔案案卷著錄項(xiàng)目包括全宗號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、套號（A、B、C）、案卷題

名、總件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、密級、起始日期、終止日期、立卷單位、立冊人、檢查人、立冊時

間、備注。電子檔案案卷著錄表式樣參照附錄F。

13.4.2電子檔案卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括全宗號、分類號、項(xiàng)目名稱、案卷號、光盤號、套號、光盤

順序號、題名、刻錄人、刻錄日期、攝錄時間、責(zé)任者、錄音者、錄像者、文字說明、頁號、頁數(shù)、

文件格式、載體類型、時長（分鐘）、立卷單位、保管期限、密級、備注。電子檔案卷內(nèi)文件著錄表

式樣參照附錄G。

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13.5錄音錄像檔案著錄項(xiàng)目同13.4。

13.6實(shí)物檔案著錄項(xiàng)目

實(shí)物檔案著錄項(xiàng)目包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注，實(shí)

物檔案著錄表式樣見附錄H。

14檔案管理

14.1檔案整理

14.1.1項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)水利工程檔案分類方案對全部水利工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理和

排列上架

14.1.2項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立水利工程項(xiàng)目檔案管理卷，對項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的能夠說明

水利工程檔案管理情況的有關(guān)材料組成專門案卷，包括項(xiàng)目概況、管理辦法、分類方案、整理細(xì)則、

歸檔范圍和保管期限表、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等。

14.1.3項(xiàng)目電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行整理。

14.2檔案數(shù)字化

14.2.1檔案數(shù)字化應(yīng)結(jié)合實(shí)際，可包含但不限于以下內(nèi)容:項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、征地移民、合同協(xié)

議、項(xiàng)目管理文件，重要隱蔽工程驗(yàn)收、缺陷處理文件、竣工圖、單位工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收、竣工驗(yàn)

收文件,重要設(shè)備文件等。

14.2.2委托第三方進(jìn)行數(shù)字化加工的建設(shè)項(xiàng)目，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確

保密要求、責(zé)任及失泄密的處置措施。。

14.2.3項(xiàng)目法人應(yīng)開展紙質(zhì)載體水利工程檔案數(shù)字化工作，檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄

建庫、數(shù)據(jù)掛接等應(yīng)符合DA/T31的規(guī)定。

14.3檔案保管

14.3.1各參建單位應(yīng)建立檔案庫房管理制度，并應(yīng)做好防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外

線照射、防塵、防有害生物（霉、蟲、鼠）等防護(hù)工作，確保檔案安全。

14.3.2項(xiàng)目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T18894的規(guī)定。

14.3.3照片檔案存儲和保管應(yīng)符合DA/T50和GB/T11821的規(guī)定。

14.3.4錄音錄像檔案存儲和保管應(yīng)符合DA/T78的規(guī)定。

14.3.5項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

14.3.6應(yīng)避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。對貴重的實(shí)物檔案，應(yīng)采取相應(yīng)措施確保安

全，移出檔案室應(yīng)履行簽字手續(xù)。

14.4檔案利用

14.4.1項(xiàng)目法人應(yīng)建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規(guī)定，嚴(yán)控涉密檔案

借閱利用，嚴(yán)格執(zhí)行水利部重大水利工程圖紙資料管理的有關(guān)規(guī)定。

14.4.2利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。

12

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14.4.3項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件

匯編、項(xiàng)目大事記、常用圖集、專題研究等。

14.4.4利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對檔案進(jìn)行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。

14.5檔案統(tǒng)計(jì)

項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并建立統(tǒng)計(jì)臺賬。

14.6檔案鑒定和銷毀

項(xiàng)目檔案的鑒定應(yīng)符合DA/T28的規(guī)定，對已到保管期限的檔案，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定開展鑒定銷毀

工作。

15檔案驗(yàn)收

15.1驗(yàn)收分類

15.1.1大中型水利工程在工程竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

15.1.2其它水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收可參照檔案專項(xiàng)驗(yàn)收程序與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

15.1.3有特殊要求的檔案驗(yàn)收應(yīng)從其規(guī)定。

15.2驗(yàn)收條件

15.2.1項(xiàng)目主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件要求建成，各項(xiàng)指標(biāo)已達(dá)到設(shè)計(jì)

能力并滿足一定運(yùn)行條件。

15.2.2各參建單位已按要求完成了工程建設(shè)全過程項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作。

15.2.3項(xiàng)目法人收到監(jiān)理單位提交的專項(xiàng)審核報告。

15.2.4項(xiàng)目法人基本實(shí)現(xiàn)了對項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，且按要求完成了自檢工作。

15.3驗(yàn)收自檢

15.3.1檔案驗(yàn)收自檢應(yīng)由項(xiàng)目法人組織。

15.3.2監(jiān)理單位對提交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要求后提交監(jiān)理單位的專項(xiàng)審核報告，

專項(xiàng)審核報告包括工程概況、工程檔案審核工作的組織（監(jiān)理單位履行審核責(zé)任的組織情況）、工程

檔案審核情況（施工單位檔案管理情況；對監(jiān)理和施工單位移交的水利工程檔案審核、把關(guān)情況，審

核檔案的范圍、數(shù)量）、主要問題與整改情況、綜合評價（對檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量的綜合評價）、仍

存在的問題、審核結(jié)果。

15.3.3項(xiàng)目法人收到監(jiān)理單位遞交的專項(xiàng)審核報告后，在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，應(yīng)組織工程其它參建單

位對工程檔案的收集、整理、保管和歸檔情況進(jìn)行自檢，并按照水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分標(biāo)準(zhǔn)，

對工程檔案管理及檔案質(zhì)量進(jìn)行量化賦分，應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔項(xiàng)已達(dá)規(guī)定合格以上分?jǐn)?shù)。

15.3.4確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量符合驗(yàn)收條件后，可向上級主管部門和檔案驗(yàn)收組織單位報送檔

案自檢工作報告。檔案自檢工作報告的主要內(nèi)容包括工程概況、工程檔案管理情況（文件材料收集、

整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況）、檔案自檢工作的組織、問題的整改情況（對自檢

或以往階段驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況）、自檢得分與扣分情況、目前仍存在問題、自我評價（對工程

檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性的自我評價等內(nèi)容）。

13

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15.4驗(yàn)收申請

15.4.1項(xiàng)目法人在確認(rèn)已達(dá)到檔案驗(yàn)收的條件后，應(yīng)提前3個月，向上級主管部門和檔案驗(yàn)收組織

單位提出檔案驗(yàn)收申請，檔案驗(yàn)收申請表式樣見附錄I。

15.4.2主持單位是水利部的，應(yīng)按歸口管理關(guān)系通過流域機(jī)構(gòu)或省級水行政主管部門申請；主持單

位是流域機(jī)構(gòu)的，直屬項(xiàng)目可直接申請，地方項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)省級水行政主管部門申請；主持單位是省級水

行政主管部門的，可直接申請。

15.4.3水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位收到檔案驗(yàn)收申請報告的5個工作日內(nèi)做出答復(fù)。

15.4.4檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的組織單位收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收前的檢查

評定，對具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。

15.5驗(yàn)收組織

15.5.1檔案驗(yàn)收應(yīng)由竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。

15.5.2檔案驗(yàn)收的組織單位，應(yīng)對申請驗(yàn)收單位報送的資料進(jìn)行審核，并在收到驗(yàn)收申請后的40

個工作日內(nèi)組織驗(yàn)收。

15.5.3檔案驗(yàn)收的組織單位應(yīng)成立檔案驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收組成員由5人或7人組成，組長由組

織單位人員擔(dān)任。驗(yàn)收組成員一般應(yīng)包括檔案驗(yàn)收組織單位的檔案部門、地方檔案行政管理部門、有

關(guān)流域機(jī)構(gòu)和地方水行政主管部門的代表及有關(guān)專家。

15.5.4檔案驗(yàn)收應(yīng)形成驗(yàn)收意見，驗(yàn)收意見須經(jīng)驗(yàn)收組三分之二以上成員同意，并履行簽字手續(xù)，

注明單位、職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱。驗(yàn)收成員對驗(yàn)收意見有異議的，可在驗(yàn)收意見中注明個人意見并簽

字確認(rèn)。驗(yàn)收意見應(yīng)由檔案驗(yàn)收組織單位印發(fā)給申請驗(yàn)收單位，并報項(xiàng)目法人同級地方檔案行政管理

部門備案。

15.6驗(yàn)收程序

15.6.1檔案驗(yàn)收通過召開驗(yàn)收會議的方式進(jìn)行。驗(yàn)收會議由驗(yàn)收組組長主持，驗(yàn)收組成員由各參建

單位和運(yùn)行管理單位的代表和相關(guān)專家組成。

15.6.2會議主要議程

15.6.2.1驗(yàn)收組組長宣布驗(yàn)收會議文件及驗(yàn)收組組成人員名單。

15.6.2.2項(xiàng)目法人匯報工程概況、檔案管理與自檢情況。

15.6.2.3監(jiān)理單位匯報水利工程檔案的審核情況。

15.6.2.4驗(yàn)收組對匯報有關(guān)情況提出質(zhì)詢，并查看工程建設(shè)現(xiàn)場。

15.6.2.5驗(yàn)收組檢查工程檔案管理情況，根據(jù)工程規(guī)模抽查已歸檔文件材料；抽查比例一般不得少

于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在

200卷以上。

15.6.2.6驗(yàn)收組結(jié)合檢查情況按驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)賦分，并進(jìn)行綜合評議，討論、形成檔案驗(yàn)收意見，

驗(yàn)收意見應(yīng)包括前言（驗(yàn)收會議的依據(jù)、時間、地點(diǎn)及驗(yàn)收組組成情況，工程概況，驗(yàn)收工作的步驟、

方法與內(nèi)容簡述）、檔案工作基本情況（工程檔案工作管理體制與管理狀況）、檔案編制質(zhì)量與數(shù)理

統(tǒng)計(jì)（文件材料的收集、整理質(zhì)量，竣工圖的編制質(zhì)量與整理情況，已歸檔文件材料的種類與數(shù)量）、

工程檔案評價（檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性）、存在問題及整改要求、得分情況及驗(yàn)收結(jié)論、附件（檔

案驗(yàn)收組成員簽字表）。

15.6.2.7驗(yàn)收組與項(xiàng)目法人交換意見，通報驗(yàn)收情況。

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15.6.2.8驗(yàn)收組組長宣讀驗(yàn)收意見。

15.6.3對檔案驗(yàn)收意見中提出的問題和整改要求，驗(yàn)收組織單位應(yīng)加強(qiáng)對落實(shí)情況的檢查、督促；

項(xiàng)目法人應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，完成相關(guān)整改工作，并在提出竣工驗(yàn)收申請時，將整改情況一并報送

竣工驗(yàn)收主持單位；對未通過檔案驗(yàn)收的，應(yīng)在完成相關(guān)整改工作后，重新申請驗(yàn)收。

16檔案移交

16.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交時，應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙

張數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接單手續(xù)，檔案交接單式樣見附錄J。

16.2項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)完成。

16.3停、緩建的項(xiàng)目檔案移交，其檔案由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)保存；項(xiàng)目法人撤銷的，其項(xiàng)目檔案應(yīng)向項(xiàng)

目主管部門或有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)移交。

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附錄A

（資料性）

水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限

表A.1水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表

類別歸檔文件保存期限備注

一前期文件

1項(xiàng)目建議書及審批文件永久

2項(xiàng)目評估、論證及咨詢文件永久

3項(xiàng)目審批、核準(zhǔn)及補(bǔ)充文件永久

4各階段環(huán)境影響、水土保持、水資源、地震安全、文物保護(hù)、地質(zhì)災(zāi)害、林地、消防等專項(xiàng)評估報告及批復(fù)文件永久

5壓覆礦產(chǎn)資源、勞動安全與工業(yè)衛(wèi)生、職業(yè)健康、防洪等專項(xiàng)評價文件永久

6社會穩(wěn)定風(fēng)險評估報告及批復(fù)文件30年

7取水（砂）、林木采伐及電網(wǎng)接入許可文件永久

8可行性研究報告、圖紙及審批文件永久

10工程建設(shè)投資計(jì)劃下達(dá)、資金撥付申請及批復(fù)永久

11工程建設(shè)前期其他重要文件永久

二征地、拆遷、移民文件

1項(xiàng)目選址意見書及批復(fù)文件永久

2建設(shè)用地評估報告、用地申請審批文件永久

3建設(shè)用地地質(zhì)災(zāi)害危險性評估報告永久

4征用土地協(xié)議、土地劃撥、置換批準(zhǔn)文件、紅線圖永久

5建設(shè)征地規(guī)劃設(shè)計(jì)報告及審查文件永久

6建設(shè)規(guī)劃用地許可證、國有土地使用證、林權(quán)證、不動產(chǎn)權(quán)證等永久

7拆遷方案、拆遷評估、拆遷補(bǔ)償、拆遷實(shí)施驗(yàn)收文件永久

8移民安置規(guī)劃、方案及審批文件永久

9淹沒實(shí)物調(diào)查文件、勘測定界成果圖永久

10征地與移民安置資金補(bǔ)償、合同協(xié)議文件永久

11臨時用地租用協(xié)議資料