PAGE昆山宏海電子機(jī)械有限公司文件編號(hào)文件名稱頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)2/8HH-QA-P-04糾正和預(yù)防措施程序版本A1 HH-QA-P-05昆山宏海電子機(jī)械有限公司昆山宏海電子機(jī)械有限公司文件和記錄控制文件和記錄控制程序受控狀態(tài)：受控編制：審核：批準(zhǔn)：2010-10-01發(fā)布2010-10-01實(shí)施2010-10-01發(fā)布2010-10-01實(shí)施PAGE昆山宏海電子機(jī)械有限公司文件編號(hào)文件名稱頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)4/8HH-QA-P-05文件和記錄控制程序版本A1文件修訂一覽表版次頁(yè)次修訂內(nèi)容原作者/修訂者日期8使用表單文件內(nèi)文各層次的編號(hào)依下面的格式:

1xxxxxxx (第一層)

1.1xxxxxxx (第二層)

1.1.1xxxxx (第三層)下面按照遞增的方式來(lái)進(jìn)行編輯。文件內(nèi)文一律用12號(hào)字體，漢字為簡(jiǎn)體宋字體，英文及阿拉伯?dāng)?shù)字用TimesNewRoman字體。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一律使用全角符號(hào)。文件內(nèi)文可用“／”代表“或”，引用表單或文件名時(shí)需用“《》”標(biāo)示。變更的文件草稿需保留原文件的內(nèi)容。新增的內(nèi)容用粗斜體字標(biāo)示，刪除的內(nèi)容用粗斜體字并加刪除線表示。若文件更改內(nèi)容太多，則新文件通篇用粗斜體字，并附上原文件作為對(duì)照。廢止文件時(shí)只需注明文件編號(hào)。新增/變更/廢止申請(qǐng)?zhí)顚憽段募略觯兏瘡U止申請(qǐng)單》與草稿一起提交審核?！段募略觯兏瘡U止申請(qǐng)單》需先由文管中心依《文件編號(hào)管理規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)。初審：文件草稿必須由各部門主管進(jìn)行初審，確認(rèn)是否有新增/廢止的必要，才提交文件所涉及的各部門主管進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽編寫人員依文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門將文件遞交各相關(guān)部門主管進(jìn)行會(huì)簽，各部門主管必須確認(rèn)文件的符合性對(duì)本部門是否有相應(yīng)的影響;是否有更有效的方法，并提出意見。編寫/修訂人員必須依據(jù)各部門主管所提出之意見，修訂文件至?xí)炌ㄟ^。核準(zhǔn)：管理代表整理各單位意見，并提交總經(jīng)理核準(zhǔn)。登錄經(jīng)核準(zhǔn)的文件，受文單位必須轉(zhuǎn)交文管中心。文管中心對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)與登錄于《文件管理目錄》。駁回的文件，申請(qǐng)單與文件草稿必須交給文管中心存盤，同時(shí)文管中心復(fù)印一份給申請(qǐng)單位，申請(qǐng)單位必須依總經(jīng)理意見重新修改申請(qǐng)或中止作業(yè)流程。校對(duì)與印刷：文管在文件發(fā)行前必須對(duì)文字與格式進(jìn)行校對(duì)。將文件恢復(fù)為標(biāo)準(zhǔn)格式，在變更處用變更符號(hào)標(biāo)示。舊版回收文管中心的舊版正本文件，文管中心必須加蓋“舊版參考”章后保存于文管中心；收回的舊版或廢止文件，文管中心必須加蓋“作廢”章或直接用碎紙機(jī)處理。使用單位如有需要保存舊版以參考時(shí)，文件上必須需加蓋“舊版參考”章。新版發(fā)行對(duì)新版文件，文管必須加蓋“文件控制”章后發(fā)放，并在《文件發(fā)放管理表》上登記。正本文件加蓋“正本”章保存于文管中心。作業(yè)指導(dǎo)書因有大量圖片，復(fù)印件無(wú)法識(shí)別，不保留正本。部分頁(yè)次的修訂，只抽換被修訂的頁(yè)次,并在文件的封面上記錄修訂的履歷。整份改版，將整份文件連同封面一起更換。如果修改后要敘述的文字比較多，則可以另起一頁(yè)，作為此修改頁(yè)次的分頁(yè)，例如以“3-1/8”來(lái)進(jìn)行表示（文件共8頁(yè)，第3頁(yè)修訂后新增的第1分頁(yè)）。其它頁(yè)次均不變動(dòng)文件補(bǔ)發(fā)：當(dāng)文件丟失，破損不堪使用工作變更等有需要時(shí)，需求單位可以開立《文件補(bǔ)發(fā)/回收申請(qǐng)單》經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后，由文管依7.1.8－7.1.9進(jìn)行發(fā)放。登錄各部門應(yīng)指定文件的管理人員管理負(fù)責(zé)接收、登錄、管理與回收本部門文件。各部門收到發(fā)行的文件,需登錄于《部門文件管理表》上。如為變更、回收或文件廢止時(shí)，需由文管中心收回舊版文件并在“舊版回收欄”簽名。使用管理保管單位必須做好各類文件防火、防水、防蟲及防污損措施，防止文件受損。文件保管人員必須依照文件類別、文件編號(hào)的順序進(jìn)行索引與存放，方便查閱。使用中文件正確版次之確保：數(shù)據(jù)/文管中心須對(duì)所有質(zhì)量/環(huán)境/管理體系文件之版次列示出最新版次一覽表，且隨時(shí)更新以供參考，以確保文件之正確性，參照《公司體系文件及最新版次一覽表》。電子檔文件的管理：各部門若以電子檔形式保存本部門的相關(guān)資料，則必須具備以下幾點(diǎn)：本機(jī)安裝有殺毒軟件，且保持適時(shí)升級(jí)；所有電子檔資料除在本機(jī)硬盤存檔外，另需作軟盤備份；已作備份的軟盤由資料持有人自行保管，并對(duì)軟盤作好適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，以便于對(duì)資料的查找；定期對(duì)備份資料的軟盤進(jìn)行檢查（一般為6個(gè)月），對(duì)保存時(shí)間超過2年以上的軟盤需進(jìn)行更新，以新軟盤重新備份，并將原軟盤作報(bào)廢處理。對(duì)超過保存期限的電子檔，可自行刪除。文件的借閱受控文件原則上不對(duì)外借閱，確實(shí)需要，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，辦理文件借閱手續(xù)。文管將所借文件的詳細(xì)信息登錄于《文件借閱登記表》，并由借閱人簽收。借閱方式可分為現(xiàn)場(chǎng)查閱，也可由文管負(fù)責(zé)復(fù)印后，加蓋“非受控文件”印章后交于借閱人。借閱人必須按規(guī)定時(shí)間要求，按時(shí)歸還所借文件，并及時(shí)注銷借閱記錄。對(duì)于在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)未及時(shí)歸還的文件，文管負(fù)責(zé)催還或由借閱人作續(xù)借記錄。外來(lái)文件管理外來(lái)文件接收/取得：業(yè)務(wù)部/工程部/管理部必須定期與客戶溝通或查詢相關(guān)網(wǎng)站以取得客戶的要求、標(biāo)準(zhǔn)/相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)。整理客戶要求必須能夠整理成對(duì)應(yīng)廠內(nèi)產(chǎn)品規(guī)格管理體系與法律法規(guī)整理成清單發(fā)行申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部/工程部/管理部必須開立《外來(lái)文件發(fā)行申請(qǐng)單》向文管中心申請(qǐng)發(fā)行外來(lái)文件。審核工程部必須確認(rèn)客戶要求與標(biāo)準(zhǔn)適用于哪些產(chǎn)品管理部必須確認(rèn)法律法的適用性發(fā)行：《外來(lái)文件發(fā)行申請(qǐng)單》經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后，文管將需發(fā)行的外來(lái)文件登錄于《外來(lái)文件目錄》，保留一份原稿蓋“外來(lái)文件”章，復(fù)本發(fā)行給指定的受文單位，并在《文件發(fā)放管理表》上登記。。各單位對(duì)文件的使用保管同內(nèi)部文件?？蛻籼峁┲脊こ虜?shù)據(jù)(BOM、規(guī)格書、圖面等)，由工程部確認(rèn)并蓋“已承認(rèn)”章后存于資料中心，其確認(rèn)周期原則上不得超過2個(gè)工作周，文管中心視需要依照相關(guān)規(guī)定分發(fā)給相關(guān)部門，并作收/發(fā)登記等管制。若工程變更，屬于會(huì)影響到相關(guān)文件則須同時(shí)更新，相關(guān)工程變更內(nèi)容詳見《工程變更管理程序》。記錄控制程序工作內(nèi)容記錄填寫依文件與填寫說明的要求（最新版本）填寫相關(guān)的記錄所有表單在發(fā)行時(shí)必須附有表單的“填寫說明”以指導(dǎo)作業(yè)人員填寫。填寫說明需要有如下內(nèi)容：表單的填寫人員；表單各字段的填寫內(nèi)容，如有格式要求時(shí)，需要說明；表單的保存年限。所有記錄數(shù)據(jù)均需填寫在指定的位置內(nèi)，要求清晰、工整填寫測(cè)量數(shù)據(jù)時(shí)，小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù)應(yīng)至少比公差要求的位數(shù)多一位，如果儀器能力有限，則以儀器的有效讀數(shù)字?jǐn)?shù)為準(zhǔn)。填寫錯(cuò)誤需要修改時(shí)，應(yīng)用刪除線刪除原記錄再寫上正確的結(jié)果，并在旁邊寫上修改人的姓名與修改日期。所有記錄不可用涂改液進(jìn)行修改。審核：各單位主管必須確認(rèn)記錄是否填寫正確并符合要求確認(rèn)記錄是否符合填寫要求，記錄需要判定的是否判定無(wú)誤整理與索引記錄填寫人必須依每日對(duì)記錄進(jìn)行整理，依其查找依據(jù)進(jìn)行分類與索引：記錄的索引可依記錄名稱、記錄編號(hào)、填寫日期、機(jī)臺(tái)號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格等方式，以方便日后的查閱。電子檔的記錄，必須依存放在指定的記錄目錄下，取名方便日后的查閱記錄整理后必須上交給各部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管。歸檔與索引各部門負(fù)責(zé)人必須核對(duì)索引與份數(shù)是否正確。沒問題的記錄登記后歸檔保存。記錄的保存防盜、防火、防水、防污損、防蟲鼠。記錄的歸檔依記錄名稱、記錄編號(hào)、填寫日期、機(jī)臺(tái)號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格等方式。電子檔案方式保存的檔案，以只讀方式分享給有關(guān)人員查閱，電子檔方式保存的檔案需由信息中心每月以光盤備份以防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障造成損毀。查詢：向各部門負(fù)責(zé)人借閱記錄，應(yīng)注意不得損壞或遺失記錄，并及時(shí)歸還。到期銷毀申請(qǐng)：每季度末整理到期的記錄做成清單，提出《記錄銷毀申請(qǐng)單》交管理代表申請(qǐng)銷毀。涉及到公司財(cái)務(wù)方面的記錄，需總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀：《記錄銷毀申請(qǐng)單》管理代表核準(zhǔn)后各部門即可執(zhí)行，可用碎紙機(jī)粉碎或焚燒，不可作廢紙變賣，可蓋上“作廢章”當(dāng)作再生紙使用。記錄保存期限如下：詳見《記錄保存年限一覽表》、引用文件《質(zhì)量手冊(cè)》《工程變更管理程序》《生產(chǎn)過程控制程序》《文件編號(hào)管理規(guī)定》使用表單記錄銷毀申請(qǐng)單HH-QA-P-05-01文件新增／變更／廢止申請(qǐng)單HH-QA-P-05-02文件管理目錄HH-QA-P-05-03文件發(fā)放管理表HH-QA-P-05-04文件補(bǔ)（增）發(fā)申請(qǐng)單HH-QA-P-05-05公司體系文件及最新版次一覽