財務(wù)備用金規(guī)章制度第一章財務(wù)備用金制度概述

1.財務(wù)備用金定義

財務(wù)備用金是企業(yè)為保障日常經(jīng)營活動中，因臨時性、突發(fā)性需要而設(shè)立的一種短期資金。它是企業(yè)內(nèi)部資金管理的重要組成部分，旨在保證企業(yè)在遇到緊急支出時，能夠迅速、有效地解決問題。

2.財務(wù)備用金制度目的

財務(wù)備用金制度的目的在于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部備用金的管理，確保資金的安全、合規(guī)使用，提高企業(yè)資金使用效率，降低財務(wù)風(fēng)險。

3.財務(wù)備用金制度適用范圍

財務(wù)備用金制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位的備用金管理。包括但不限于采購備用金、銷售備用金、行政備用金、研發(fā)備用金等。

4.財務(wù)備用金制度制定原則

制定財務(wù)備用金制度應(yīng)遵循以下原則：

（1）合規(guī)性：制度內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定；

（2）實用性：制度應(yīng)便于實際操作，提高工作效率；

（3）安全性：制度應(yīng)確保資金安全，防范風(fēng)險；

（4）靈活性：制度應(yīng)具有一定的靈活性，適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

5.財務(wù)備用金制度主要內(nèi)容

財務(wù)備用金制度主要包括以下內(nèi)容：

（1）備用金申請與審批：明確備用金的申請條件、審批流程及審批權(quán)限；

（2）備用金使用與管理：規(guī)定備用金的用途、使用范圍、報銷流程等；

（3）備用金核算與監(jiān)督：建立備用金的核算體系，加強備用金的監(jiān)督與審計；

（4）備用金違規(guī)處理：對違反備用金管理規(guī)定的行為進行處罰；

（5）備用金制度修訂與廢止：根據(jù)企業(yè)實際情況，及時修訂和完善備用金制度。

第二章備用金申請與審批流程

1.備用金申請條件

在實際工作中，當(dāng)部門或崗位遇到以下情況時，可以申請備用金：

-預(yù)計的支出無法通過常規(guī)報銷流程及時解決；

-突發(fā)事件或緊急情況導(dǎo)致的臨時性支出；

-需要預(yù)先支付的費用，如預(yù)訂會議室、購買臨時物資等。

2.備用金申請流程

備用金申請流程通常包括以下幾個步驟：

-申請人填寫《備用金申請表》，詳細填寫申請理由、預(yù)計用途、金額等信息；

-申請人將申請表提交給部門負責(zé)人或指定的審批人；

-審批人根據(jù)申請理由、用途和金額，對申請進行審批；

-審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)審批金額發(fā)放備用金；

-申請人領(lǐng)取備用金時，需簽字確認，并承諾按照規(guī)定用途使用。

3.審批權(quán)限

備用金的審批權(quán)限通常按照金額大小劃分，例如：

-500元以下的備用金，由部門負責(zé)人審批；

-500-2000元的備用金，由財務(wù)經(jīng)理審批；

-2000元以上的備用金，需提交給總經(jīng)理或董事會審批。

4.實操細節(jié)

-申請備用金時，申請人應(yīng)提供真實的申請理由和預(yù)計用途，不得虛報、冒領(lǐng)；

-審批人應(yīng)在收到申請后的1個工作日內(nèi)完成審批，確保備用金及時發(fā)放；

-財務(wù)部門在發(fā)放備用金時，應(yīng)核對申請表和審批意見，確保發(fā)放金額準確無誤；

-申請人使用備用金后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（如15個工作日內(nèi)）提供相關(guān)發(fā)票和報銷憑證，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)；

-若備用金使用過程中出現(xiàn)異常情況，申請人應(yīng)立即向財務(wù)部門報告，并協(xié)助處理。

第三章備用金使用與管理

1.備用金的使用

備用金一旦審批通過并發(fā)放到申請人手中，就要嚴格按照申請時的用途來使用。比如，銷售部門的備用金主要用于墊付客戶樣品費、差旅費等，就不能用來買辦公用品或者聚餐。

2.備用金的保管

申請人領(lǐng)取備用金后，需要妥善保管，就像自己的錢一樣。備用金一般要求放入保險箱或者安全的地方，不能隨意放在辦公桌上或者辦公室抽屜里，防止丟失或被盜。

3.備用金的報銷

備用金使用后，需要在規(guī)定的時間內(nèi)報銷。報銷時，申請人需要收集所有相關(guān)的發(fā)票和單據(jù)，比如購物小票、出租車發(fā)票、住宿費發(fā)票等，然后填寫報銷單，附上發(fā)票，一起提交給財務(wù)部門。

4.實操細節(jié)

-使用備用金時，要注意保存所有的交易記錄和發(fā)票，哪怕是一張小小的停車費發(fā)票也不可少；

-如果備用金用于網(wǎng)上支付或者轉(zhuǎn)賬，要確保交易記錄上有明確的付款對象和付款事由；

-報銷時，如果發(fā)票上的金額和申請的備用金金額不一致，需要提供解釋，比如實際花費少于預(yù)計；

-報銷單上需要詳細填寫每一筆支出的用途，不能簡單地寫“辦公用品”或者“餐飲”；

-如果備用金未能覆蓋實際支出，需要說明原因，并可能需要補足差額；

-財務(wù)部門在審核報銷時，會仔細核對發(fā)票和報銷單上的信息，確保每一筆支出都合理、合規(guī)；

-報銷完成后，財務(wù)部門會及時將報銷款項打入申請人的工資卡或者現(xiàn)金支付，一般不超過3個工作日。

第四章備用金核算與監(jiān)督

備用金的管理不是發(fā)出去就完事了，還需要進行核算和監(jiān)督，確保每一分錢都花得明白、合理。

1.核算流程

每次備用金使用后，財務(wù)部門都會進行核算。他們會把申請人提交的報銷單據(jù)和發(fā)票進行核對，確認金額是否正確，支出是否符合規(guī)定。核算無誤后，這些信息會被記錄在財務(wù)賬本上。

2.監(jiān)督機制

監(jiān)督機制主要是確保備用金的合規(guī)使用。企業(yè)會定期或者不定期地對備用金使用情況進行檢查，看看有沒有不符合規(guī)定的支出，或者有沒有挪用備用金的情況。

3.實操細節(jié)

-財務(wù)部門會設(shè)立專門的備用金臺賬，記錄每一筆備用金的發(fā)放、使用和報銷情況；

-每個季度的第一個月，財務(wù)部門會對上一季度的備用金使用情況進行匯總分析，看看有沒有異常情況；

-如果發(fā)現(xiàn)有備用金使用不當(dāng)或者報銷不合規(guī)的情況，財務(wù)部門會立即通知相關(guān)部門，要求整改；

-對于長期未報銷的備用金，財務(wù)部門會發(fā)出催報通知，提醒申請人及時報銷；

-企業(yè)還會通過內(nèi)部審計的方式，對備用金管理進行抽查，確保制度的執(zhí)行力度；

-如果備用金丟失或者被盜，申請人需要立即報告，并根據(jù)公司規(guī)定進行相應(yīng)的責(zé)任追究；

-對于頻繁出現(xiàn)問題的部門或個人，企業(yè)可能會暫停其備用金的發(fā)放，直到問題解決。

第五章備用金違規(guī)處理

在備用金的管理中，總有一些規(guī)定需要嚴格遵守，一旦有人違規(guī)，就要進行處理，不能讓規(guī)章制度成為一紙空文。

1.違規(guī)情況

違規(guī)情況可能包括但不限于：虛報冒領(lǐng)備用金、不按照規(guī)定用途使用備用金、故意拖延不報銷、丟失或損壞發(fā)票導(dǎo)致無法報銷等。

2.處理流程

一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，處理流程通常是這樣的：

-財務(wù)部門或者審計部門會將違規(guī)情況記錄下來，并通知相關(guān)責(zé)任人；

-根據(jù)違規(guī)的嚴重程度，責(zé)任人可能會被要求書面說明情況，或者接受面談；

-企業(yè)會根據(jù)備用金管理制度和員工手冊中的規(guī)定，對違規(guī)行為進行處罰；

-如果違規(guī)金額較大或者情節(jié)嚴重，可能會涉及到法律責(zé)任，企業(yè)會考慮報警處理。

3.實操細節(jié)

-對于輕微的違規(guī)，比如偶爾的報銷單據(jù)不規(guī)范，企業(yè)可能會給予口頭警告或者書面警告；

-如果是重復(fù)違規(guī)，或者違規(guī)金額較大，可能會被罰款，甚至扣除當(dāng)月獎金；

-在處理違規(guī)時，企業(yè)會要求責(zé)任人歸還違規(guī)使用的備用金，并可能要求支付一定的滯納金；

-如果備用金丟失，責(zé)任人可能需要賠償全部或部分金額；

-企業(yè)會記錄違規(guī)行為，作為員工個人檔案的一部分，影響其今后的晉升和評價；

-在處理違規(guī)時，企業(yè)會保持公正和透明，確保每個員工都能了解違規(guī)的后果；

-為了防止違規(guī)行為，企業(yè)會定期對員工進行財務(wù)規(guī)范和職業(yè)道德的培訓(xùn)。

第六章備用金制度的修訂與廢止

隨著企業(yè)的發(fā)展和市場環(huán)境的變化，備用金制度可能需要進行修訂或者廢止，以保證它始終符合企業(yè)的實際需要和法律法規(guī)的要求。

1.修訂原因

備用金制度的修訂可能因為以下原因：

-企業(yè)規(guī)模的擴大或縮小，導(dǎo)致備用金管理的需求發(fā)生變化；

-國家或地方財稅政策調(diào)整，影響備用金管理的相關(guān)規(guī)定；

-企業(yè)內(nèi)部管理流程的優(yōu)化，需要備用金制度與之相適應(yīng)；

-在實際操作中發(fā)現(xiàn)備用金制度存在漏洞或不合理之處。

2.修訂流程

備用金制度的修訂流程通常是：

-由財務(wù)部門或者相關(guān)部門提出修訂建議，并說明修訂的必要性；

-將修訂建議提交給管理層討論，可能涉及到財務(wù)、法務(wù)、人力資源等多個部門的意見；

-確定修訂方案后，會形成正式文件，并通過內(nèi)部公告或會議的形式通知全體員工；

-修訂后的備用金制度會立即生效，員工需要按照新的規(guī)定執(zhí)行。

3.實操細節(jié)

-在修訂備用金制度時，企業(yè)會考慮新舊制度的過渡期，確保順利切換；

-修訂后的制度中，會對原制度的廢止時間進行明確；

-企業(yè)會對修訂后的制度進行解釋和培訓(xùn)，確保員工能夠理解和遵守；

-如果修訂涉及到員工利益的重大調(diào)整，企業(yè)會進行充分的溝通和協(xié)商；

-修訂后的制度會存檔備查，以供未來的審計和檢查使用；

-企業(yè)會在制度中明確，如果未來法律法規(guī)有新的規(guī)定，將按照法律法規(guī)執(zhí)行；

-在制度修訂過程中，企業(yè)會注意保護員工的合法權(quán)益，避免因制度變更造成不必要的困擾。

第七章備用金制度的執(zhí)行保障

制定備用金制度是一回事，確保它得到有效執(zhí)行又是另一回事。這就需要一系列的保障措施來確保制度不是掛在墻上的裝飾品。

1.培訓(xùn)與宣傳

企業(yè)會定期對員工進行備用金管理制度的培訓(xùn)，確保每個人都清楚知道怎么申請備用金，怎么報銷，以及需要注意什么。培訓(xùn)通常包括：

-新員工的入職培訓(xùn)，讓他們一開始就了解備用金的規(guī)定；

-對現(xiàn)有員工的定期培訓(xùn)，更新他們對備用金制度的認識；

-通過內(nèi)部通訊、公告或者會議，宣傳備用金制度的重要性和正確執(zhí)行方式。

2.監(jiān)督與檢查

財務(wù)部門或者專門的審計人員會定期對備用金的使用情況進行監(jiān)督和檢查，確保制度的執(zhí)行情況：

-定期審查備用金臺賬，看是否有異常支出或者長期未報銷的情況；

-對報銷單據(jù)進行抽樣檢查，確保其合規(guī)性；

-通過突擊檢查或者定期審計，確保備用金的安全和合規(guī)使用。

3.實操細節(jié)

-企業(yè)會設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對備用金管理中的違規(guī)行為進行舉報；

-對于執(zhí)行制度表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人，企業(yè)可能會給予表彰或者獎勵；

-如果備用金管理制度被違反，企業(yè)會迅速采取措施，糾正錯誤，并對相關(guān)責(zé)任人進行處罰；

-企業(yè)會通過內(nèi)部管理系統(tǒng)，比如ERP系統(tǒng)，來跟蹤備用金的使用和報銷情況；

-在執(zhí)行制度時，企業(yè)會注意保護員工的個人隱私，不會泄露與備用金使用無關(guān)的個人信息；

-企業(yè)會定期評估備用金制度的執(zhí)行效果，根據(jù)實際情況調(diào)整監(jiān)督和檢查的策略；

-對于執(zhí)行中遇到的問題，企業(yè)會及時進行調(diào)整，確保備用金制度能夠持續(xù)有效地運行。

第八章備用金制度的風(fēng)險管理

備用金雖然金額不大，但如果管理不善，也可能給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險。因此，備用金制度中也需要包含風(fēng)險管理的內(nèi)容。

1.風(fēng)險識別

企業(yè)會識別備用金管理中可能存在的風(fēng)險，比如：

-員工濫用備用金，用于個人消費；

-發(fā)票丟失或者損壞，導(dǎo)致無法報銷；

-備用金被盜竊或者遺失；

-備用金的使用記錄不完整或者不準確。

2.風(fēng)險評估

對于識別出的風(fēng)險，企業(yè)會進行評估，確定風(fēng)險的大小和發(fā)生的可能性：

-分析每種風(fēng)險對企業(yè)財務(wù)狀況和聲譽的影響；

-評估風(fēng)險發(fā)生的概率，比如備用金被盜竊的概率有多大；

-根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。

3.風(fēng)險應(yīng)對

企業(yè)會采取一系列措施來應(yīng)對備用金管理中的風(fēng)險：

-加強對員工的財務(wù)紀律教育，提高他們的合規(guī)意識；

-制定備用金的管理細則，明確責(zé)任人和流程；

-定期對備用金的使用情況進行審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題；

-對備用金的保管進行嚴格規(guī)定，比如使用保險箱或者指定的安全區(qū)域；

-建立備用金使用的監(jiān)控系統(tǒng)，比如通過ERP系統(tǒng)跟蹤備用金的申請、發(fā)放和報銷情況；

-對于高風(fēng)險的備用金使用，比如大額備用金或者頻繁使用備用金的部門，會進行更加嚴格的監(jiān)控和審計；

-如果備用金發(fā)生損失，企業(yè)會根據(jù)實際情況采取補救措施，比如報警處理或者要求責(zé)任人賠償；

-定期對備用金制度進行風(fēng)險評估，確保風(fēng)險控制措施的有效性；

-企業(yè)會建立應(yīng)急機制，比如備用金發(fā)生緊急情況時的處理流程，確保能夠迅速應(yīng)對風(fēng)險事件。

第九章備用金制度的監(jiān)督與審計

備用金制度的監(jiān)督與審計是確保制度執(zhí)行的重要手段，它能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，防止違規(guī)行為的發(fā)生。

1.監(jiān)督機制

企業(yè)會建立一套監(jiān)督機制來確保備用金制度的執(zhí)行：

-財務(wù)部門會對備用金的使用情況進行日常監(jiān)督，包括申請、發(fā)放和報銷的全過程；

-審計部門會定期對備用金的管理進行審計，確保制度的合規(guī)性和有效性；

-企業(yè)會設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對備用金的違規(guī)行為進行舉報。

2.審計流程

備用金的審計流程通常包括以下幾個步驟：

-審計部門會制定審計計劃，確定審計的時間、范圍和方法；

-審計人員進行現(xiàn)場審計，收集備用金管理的相關(guān)資料，包括申請表、報銷單據(jù)等；

-審計人員會對備用金的使用情況進行核對，確保每筆支出都有相應(yīng)的發(fā)票和單據(jù)支持；

-審計人員會評估備用金管理的風(fēng)險，并提出改進建議；

-審計報告會提交給管理層，管理層會根據(jù)報告采取相應(yīng)的措施。

3.實操細節(jié)

-審計部門會定期發(fā)布審計公告，告知員工審計的時間和范圍；

-審計人員在進行審計時，會保持客觀公正，不偏袒任何部門或個人；

-如果審計發(fā)現(xiàn)備用金管理制度存在問題，審計人員會及時與相關(guān)部門溝通，共同研究解決方案；

-企業(yè)會根據(jù)審計報告的結(jié)果，對備用金制度進行必要的修訂和完善；

-審計部門會定期對審計結(jié)果進行跟蹤，確保改進措施得到有效執(zhí)行；

-企業(yè)會通過內(nèi)部培訓(xùn)和工作坊，提高員工對備用金審計的認識和理解；

-對于審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，企業(yè)會按照規(guī)定進行處理，并通報全公司，起到警示作用。

第十章備用金制度的持續(xù)改進

備用金制度不是一成不變的，它