餐飲公司供應(yīng)商信息規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范餐飲公司供應(yīng)商信息管理，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確、完整、安全與有效利用，促進(jìn)公司與供應(yīng)商之間的良好合作，實(shí)現(xiàn)互利共贏。本規(guī)章依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的經(jīng)營(yíng)理念與管理要求制定。公司秉持“品質(zhì)至上、合作共贏、誠(chéng)信創(chuàng)新、社會(huì)責(zé)任”的經(jīng)營(yíng)理念，在供應(yīng)商信息管理中，注重公平、公正、公開(kāi)原則，推動(dòng)雙方在良好的信息互通基礎(chǔ)上共同發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)章適用于餐飲公司全體員工涉及供應(yīng)商信息管理的相關(guān)活動(dòng)，以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)作為供應(yīng)商信息管理的核心部門(mén)，負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的收集、初步審核與日常維護(hù)。采購(gòu)人員需積極拓展供應(yīng)商資源，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、價(jià)格信息等，并定期對(duì)信息進(jìn)行更新，確保信息的及時(shí)性。2.質(zhì)量管理部門(mén)質(zhì)量管理部門(mén)參與供應(yīng)商信息管理，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息。對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等進(jìn)行審核與評(píng)估，將質(zhì)量相關(guān)信息反饋至采購(gòu)部門(mén)，作為供應(yīng)商選擇與合作的重要依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的財(cái)務(wù)信息，包括財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等。通過(guò)專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)分析，評(píng)估供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性與信用風(fēng)險(xiǎn)，為公司與供應(yīng)商的合作提供財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。4.行政部門(mén)行政部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的存儲(chǔ)與安全管理。建立完善的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保供應(yīng)商信息的保密性、完整性與可用性。制定信息安全管理制度，防止信息泄露與濫用。四、管理內(nèi)容與流程1.信息收集-基本信息：采購(gòu)人員在拓展供應(yīng)商時(shí)，需收集供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等基礎(chǔ)證照信息，以及供應(yīng)商的公司名稱(chēng)、法定代表人、聯(lián)系方式、地址等基本情況。-產(chǎn)品信息：詳細(xì)記錄供應(yīng)商提供的產(chǎn)品種類(lèi)、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、包裝等信息。對(duì)于食品供應(yīng)商，還需收集食品生產(chǎn)許可證、食品檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)文件。-生產(chǎn)能力信息：了解供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)計(jì)劃等生產(chǎn)能力相關(guān)信息，評(píng)估其能否滿(mǎn)足公司的采購(gòu)需求。-財(cái)務(wù)信息：財(cái)務(wù)部門(mén)要求供應(yīng)商提供財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明等財(cái)務(wù)信息，以評(píng)估其財(cái)務(wù)狀況與信用水平。2.信息審核-初步審核：采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商信息后，對(duì)信息的完整性、真實(shí)性進(jìn)行初步審核。檢查證照是否齊全、信息填寫(xiě)是否規(guī)范等。-專(zhuān)業(yè)審核：質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息進(jìn)行審核，評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量控制能力。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行深入分析，判斷供應(yīng)商的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-綜合評(píng)估：由采購(gòu)部門(mén)牽頭，組織質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)等部門(mén)進(jìn)行綜合評(píng)估，形成對(duì)供應(yīng)商的整體評(píng)價(jià)，確定是否納入合格供應(yīng)商名錄。3.信息存儲(chǔ)與維護(hù)-存儲(chǔ)系統(tǒng)：行政部門(mén)建立專(zhuān)門(mén)的供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，將審核通過(guò)的供應(yīng)商信息進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，方便查詢(xún)與管理。-定期維護(hù)：采購(gòu)部門(mén)定期與供應(yīng)商溝通，更新供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息等。質(zhì)量管理部門(mén)跟蹤供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量狀況，及時(shí)更新質(zhì)量信息。財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)注供應(yīng)商的財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)，調(diào)整信用評(píng)估。4.信息使用-采購(gòu)決策：采購(gòu)人員在進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，依據(jù)供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)中的信息，選擇合適的供應(yīng)商，確定采購(gòu)產(chǎn)品、價(jià)格、數(shù)量等。-合作管理：各部門(mén)在與供應(yīng)商合作過(guò)程中，根據(jù)信息系統(tǒng)中的記錄，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行日常管理，如訂單跟蹤、質(zhì)量監(jiān)督、貨款結(jié)算等。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-信息獲取權(quán)：公司有權(quán)要求供應(yīng)商提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，以評(píng)估供應(yīng)商的合作能力與風(fēng)險(xiǎn)。-信息審核權(quán)：公司對(duì)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行審核，有權(quán)要求供應(yīng)商對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充或更正。-信息使用權(quán)：公司在合法合規(guī)的前提下，可使用供應(yīng)商信息進(jìn)行采購(gòu)決策、合作管理等相關(guān)活動(dòng)。2.公司義務(wù)-信息保密義務(wù)：公司有義務(wù)對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行保密，防止信息泄露給供應(yīng)商造成損失。行政部門(mén)制定嚴(yán)格的信息保密制度，限制信息訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)違規(guī)泄露信息的員工進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-公平公正義務(wù)：公司在供應(yīng)商信息管理過(guò)程中，應(yīng)秉持公平公正原則，不偏袒任何一方供應(yīng)商，為所有供應(yīng)商提供平等的合作機(jī)會(huì)。3.供應(yīng)商權(quán)利-信息知曉權(quán)：供應(yīng)商有權(quán)知曉公司對(duì)其信息的收集、使用、存儲(chǔ)等管理情況。-合理訴求權(quán)：供應(yīng)商對(duì)公司的信息管理行為有異議時(shí)，有權(quán)提出合理訴求，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查與處理。4.供應(yīng)商義務(wù)-信息提供義務(wù)：供應(yīng)商有義務(wù)向公司提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，并及時(shí)更新信息。若提供虛假信息，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任與合作風(fēng)險(xiǎn)。-配合管理義務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)配合公司的信息審核、監(jiān)督檢查等管理活動(dòng)，如實(shí)提供相關(guān)資料與信息。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由行政部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商信息管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括信息收集的完整性、審核的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)的安全性、使用的合規(guī)性等。-鼓勵(lì)員工對(duì)信息管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于核實(shí)的違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.供應(yīng)商考核-考核指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)水平、信息配合度等方面。根據(jù)不同指標(biāo)的重要性，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重。-定期考核：采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)等部門(mén)，每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次考核。根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。-獎(jiǎng)懲措施：對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司在采購(gòu)訂單分配、價(jià)格優(yōu)惠、合作期限等方面給予優(yōu)先考慮。對(duì)于不合格供應(yīng)商，視情況采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.績(jī)效掛鉤將供應(yīng)商信息管理工作納入相關(guān)部門(mén)與員工的績(jī)效考核體系。對(duì)在信息管理工作中表現(xiàn)出色的部門(mén)與員工，給予績(jī)效加分與獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作失誤導(dǎo)致信息管理不善的部門(mén)與員工，進(jìn)行