辦公室文秘工作流程規(guī)范一、引言辦公室文秘工作是機關(guān)、企事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的"中樞神經(jīng)"，承擔(dān)著辦文、辦會、辦事三大核心職能，其效率直接影響單位決策執(zhí)行、內(nèi)外溝通及整體形象。為推動文秘工作標準化、規(guī)范化，避免因流程模糊導(dǎo)致的疏漏、延誤或差錯，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范以《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《國家行政機關(guān)公文格式》等法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合實際工作場景，聚焦"可操作、可落地"，覆蓋文秘工作全流程關(guān)鍵節(jié)點。二、核心工作流程規(guī)范（一）收文處理流程：閉環(huán)管理，確保"件件有落實"收文是文秘工作的"入口"，需建立"簽收-登記-初審-擬辦-批辦-承辦-催辦-辦結(jié)反饋-歸檔"的閉環(huán)流程，重點防范"漏收、漏辦、延誤"問題。1.簽收：對接收到的公文（含紙質(zhì)、電子），需核對發(fā)文單位、文號、份數(shù)、密級（如有），確認無誤后在《收文登記簿》或OA系統(tǒng)中簽字/標注"已簽收"。緊急公文（標注"特急""加急"）需立即告知分管領(lǐng)導(dǎo)，并在簽收后1小時內(nèi)啟動后續(xù)流程；涉密公文需存入保密柜，由專人負責(zé)。2.登記：紙質(zhì)公文：在《收文登記簿》記錄"收文日期、文號、標題、發(fā)文單位、密級、份數(shù)、承辦部門、辦理狀態(tài)"等信息。電子公文：通過OA系統(tǒng)錄入上述信息，同步上傳掃描件（如需），確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。3.初審：檢查公文是否符合行文規(guī)則（如主送單位是否準確、是否超范圍行文）、格式是否規(guī)范（如有無文號、密級標注是否正確）、內(nèi)容是否完整（如有無附件、落款是否齊全）。對不符合要求的公文，需退回發(fā)文單位并說明理由（如"請補充××附件""文號標注有誤，請更正后重新報送"）。4.擬辦：根據(jù)公文內(nèi)容和單位職責(zé)分工，提出具體承辦部門或人員建議，標注"請××部門辦理""請××領(lǐng)導(dǎo)閱示"等意見。對涉及多個部門的公文，需明確"主辦部門"和"協(xié)辦部門"，避免推諉。5.批辦：將擬辦意見報分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示確定最終承辦部門和辦理要求（如"請××部門于×月×日前辦結(jié)""請××領(lǐng)導(dǎo)牽頭協(xié)調(diào)"）。領(lǐng)導(dǎo)批辦意見需及時錄入OA系統(tǒng)或標注在紙質(zhì)公文上，確保承辦部門清晰知曉。6.承辦：將公文轉(zhuǎn)送承辦部門，同步告知辦理期限和要求。承辦部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成辦理，并反饋結(jié)果（如"已落實××事項""需進一步協(xié)調(diào)××問題"）。7.催辦：對未按時辦結(jié)的公文，需通過電話、OA系統(tǒng)提醒承辦部門（如"××公文辦理期限將至，請加快進度"）；對超期未辦的，需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，必要時發(fā)出《催辦函》。催辦記錄需存入公文檔案，作為后續(xù)考核依據(jù)。8.辦結(jié)反饋：承辦部門完成辦理后，需向文秘部門提交《辦結(jié)報告》（含辦理結(jié)果、存在問題、下一步計劃）。文秘部門需將辦結(jié)情況反饋給批辦領(lǐng)導(dǎo)，并在OA系統(tǒng)或《收文登記簿》中標注"已辦結(jié)"。9.歸檔：將辦結(jié)的公文（含原件、批辦意見、辦結(jié)報告）按單位檔案管理規(guī)定分類歸檔，紙質(zhì)檔案存入檔案柜，電子檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)。（二）發(fā)文處理流程：嚴格審核，確保"字字有依據(jù)"發(fā)文是單位對外表達意見、傳達決策的重要方式，需遵循"擬稿-審核-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-用印-登記-分發(fā)-歸檔"流程，重點防范"內(nèi)容錯誤、格式不規(guī)范、權(quán)限不符"問題。1.擬稿：由承辦部門根據(jù)工作需要起草公文，內(nèi)容需符合國家政策、單位規(guī)章制度，語言需簡潔、準確、正式（避免使用口語化表達）。擬稿時需明確"主送單位、抄送單位、密級、緊急程度"，附件需齊全（如表格、說明材料）。2.審核：承辦部門負責(zé)人需對公文內(nèi)容的真實性、準確性、合法性進行審核，簽署"同意上報"意見。文秘部門需對公文格式進行審核（如文號是否符合規(guī)范、標題是否準確、段落是否對齊），對不符合要求的需退回修改（如"文號應(yīng)改為××〔2023〕×號""標題需補充××內(nèi)容"）。3.簽發(fā)：根據(jù)公文類型和權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如上行文需由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，平行文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。簽發(fā)人需在公文上簽署"同意印發(fā)"意見及姓名、日期，嚴禁代簽。4.復(fù)核：文秘部門需對簽發(fā)后的公文進行最后核對，確認內(nèi)容、格式、簽發(fā)權(quán)限無誤（如"簽發(fā)人是否符合規(guī)定""主送單位是否遺漏"）。如需修改，需重新提交審核、簽發(fā)。5.繕?。焊鶕?jù)復(fù)核后的公文，打印紙質(zhì)版（如需），確保字跡清晰、排版規(guī)范（如頁邊距、字體、行間距符合《國家行政機關(guān)公文格式》要求）。電子公文需通過OA系統(tǒng)發(fā)布，確保與紙質(zhì)公文一致。6.用?。杭堎|(zhì)公文需加蓋單位公章，用印位置需準確（如正文結(jié)尾右下角、成文日期上方），印章需清晰、端正。用印前需核對簽發(fā)意見、公文內(nèi)容，嚴禁在空白公文上用印。7.登記：在《發(fā)文登記簿》或OA系統(tǒng)中記錄"發(fā)文日期、文號、標題、主送單位、抄送單位、份數(shù)、用印情況"等信息。8.分發(fā)：通過郵寄、傳真、OA系統(tǒng)等方式將公文送達主送單位和抄送單位，需確認對方收到（如郵寄需保留快遞單號，電子公文需查看送達記錄）。9.歸檔：將發(fā)文的原件、審核意見、簽發(fā)記錄、分發(fā)記錄按檔案管理規(guī)定歸檔，確保可追溯。（三）會議管理流程：精準把控，確保"事事有準備"會議是單位決策、溝通的重要載體，文秘部門需承擔(dān)"會前準備-會中服務(wù)-會后落實"全流程管理，重點防范"通知遺漏、場地問題、紀要不準確"問題。1.會前準備：確定會議要素：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，明確會議主題、時間、地點、參會人員（主會場+分會場）、議程、所需資料（如匯報材料、PPT、簽到表）。發(fā)送會議通知：提前1-3天通過OA系統(tǒng)、短信、電話等方式發(fā)送通知，內(nèi)容需包含"會議主題、時間、地點、議程、需攜帶的資料"；對重要參會人員（如外部嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)）需單獨確認。場地布置：提前檢查會場設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、音響）是否正常，擺放桌椅（如需）、飲用水、紙筆等物品；對涉密會議需關(guān)閉手機信號屏蔽器，安排專人值守。資料準備：將會議資料（如議程、匯報材料、背景材料）提前發(fā)放給參會人員（紙質(zhì)版或電子版），確保每人一份。2.會中服務(wù)：簽到管理：在會場入口設(shè)置簽到表或電子簽到設(shè)備，核對參會人員身份，對未到人員需及時聯(lián)系（如"××同志未到，是否需要等待？"）。會議記錄：安排專人記錄會議內(nèi)容，重點記錄"決策事項、行動方案、責(zé)任部門、時間節(jié)點"；記錄需客觀、準確，避免遺漏關(guān)鍵信息。現(xiàn)場協(xié)調(diào)：及時解決會議中的突發(fā)問題（如設(shè)備故障、人員遲到、資料遺漏），確保會議順利進行（如"設(shè)備故障，立即聯(lián)系技術(shù)人員維修""××同志遲到，安排在后排就座"）。3.會后落實：整理會議紀要：會后1-2天內(nèi)完成會議紀要，內(nèi)容需包含"會議時間、地點、參會人員、主題、決策事項、行動方案"；紀要需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。跟蹤落實：根據(jù)會議紀要中的行動方案，督促責(zé)任部門按時完成（如"××部門需在×月×日前提交××報告"），并將落實情況反饋給領(lǐng)導(dǎo)。歸檔：將會議紀要、簽到表、會議資料、現(xiàn)場照片等歸檔，確?？勺匪?。（四）日常事務(wù)管理：細致周到，確保"樣樣有規(guī)范"日常事務(wù)是文秘工作的"基石"，包括領(lǐng)導(dǎo)日程管理、接待服務(wù)、印章管理、值班管理等，需做到"細致、周到、高效"。1.領(lǐng)導(dǎo)日程管理：收集日程：提前1周向領(lǐng)導(dǎo)了解下周日程（如會議、調(diào)研、接待），同步收集各部門需領(lǐng)導(dǎo)參與的活動。整理日程：將領(lǐng)導(dǎo)日程錄入《領(lǐng)導(dǎo)日程表》，標注"時間、地點、事項、陪同人員"，確保無沖突（如"×月×日上午9點有會議，下午2點有調(diào)研，時間無沖突"）。提醒領(lǐng)導(dǎo)：提前1天通過短信、電話提醒領(lǐng)導(dǎo)次日日程（如"明天上午9點在會議室召開××?xí)h，請攜帶××資料"）；對臨時調(diào)整的日程，需及時更新并通知相關(guān)人員。2.接待服務(wù)：前期準備：根據(jù)接待對象（如上級領(lǐng)導(dǎo)、外部客戶）的身份和需求，制定接待方案（如行程安排、住宿、餐飲、車輛），報領(lǐng)導(dǎo)審批?，F(xiàn)場接待：提前到達接待地點（如機場、車站），迎接接待對象；安排車輛接送，確保路線順暢；餐飲需符合接待對象的飲食習(xí)慣（如素食、清真）。后續(xù)跟進：接待結(jié)束后，向接待對象發(fā)送感謝信（如"感謝您的來訪，希望今后加強合作"）；整理接待記錄，歸檔。3.印章管理：用印審批：嚴格執(zhí)行"誰審批、誰負責(zé)"原則，用印需填寫《用印申請表》，注明"用印事由、用印單位、用印份數(shù)"，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后使用。用印登記：在《印章使用登記簿》中記錄"用印日期、事由、份數(shù)、審批人、經(jīng)辦人"等信息，確?？勺匪?。印章保管：印章需由專人保管（如文秘部門負責(zé)人），存放于保密柜中；嚴禁將印章帶出單位（如需帶出，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并由專人陪同）。4.值班管理：值班安排：提前制定月度值班表，明確值班人員、值班時間、值班職責(zé)（如接聽電話、處理緊急事務(wù)、報送信息）。值班記錄：值班人員需填寫《值班記錄表》，記錄"來電內(nèi)容、處理情況、交接事項"；對緊急事務(wù)（如突發(fā)事件、上級通知）需立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報。交接工作：值班結(jié)束后，需與下一班值班人員交接（如"××事項需跟進""××文件需處理"），確保工作連續(xù)性。（五）檔案管理流程：規(guī)范有序，確保"件件有痕跡"檔案是單位歷史記錄的重要載體，文秘部門需承擔(dān)收集-整理-歸檔-查閱全流程管理，重點防范"檔案丟失、分類混亂、查閱無序"問題。1.收集：定期收集單位內(nèi)部的公文、會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話、接待記錄、值班記錄等資料，確保資料完整（如"每月月底收集本月的發(fā)文、收文"）。對外部來文（如上級文件、客戶資料），需在辦結(jié)后及時收集歸檔。2.整理：按照"年度-類別-文號"的原則分類整理檔案（如"2023年-公文-收文-××〔2023〕×號"），確保分類清晰。對紙質(zhì)檔案，需裝訂成冊（如用檔案裝訂機裝訂），標注"檔案名稱、年度、類別、份數(shù)"；對電子檔案，需存入檔案管理系統(tǒng)，標注相關(guān)信息。3.歸檔：將整理好的檔案存入檔案柜（紙質(zhì)）或檔案管理系統(tǒng)（電子），確保存放安全（如檔案柜需加鎖，電子檔案需備份）。編制《檔案目錄》，方便查閱（如"2023年公文檔案目錄"包含"文號、標題、日期、存放位置"）。4.查閱：內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，注明"查閱事由、檔案名稱、查閱人"，經(jīng)文秘部門負責(zé)人審批后查閱；如需復(fù)制，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部人員查閱檔案需持單位介紹信，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由文秘部門專人陪同查閱（如需復(fù)制，需注明"復(fù)制用途"）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作規(guī)范（一）公文格式規(guī)范：嚴格遵循國家標準文號：需符合"單位簡稱〔年份〕序號"格式（如"×辦〔2023〕5號"），年份用六角括號，序號用阿拉伯數(shù)字（不加"第"字）。密級：如需標注密級，需在公文首頁左上角標注（如"絕密""機密""秘密"），并標注保密期限（如"絕密★30年"）。標題：需準確概括公文內(nèi)容（如"關(guān)于××事項的通知"），避免使用模糊詞匯（如"關(guān)于某事的通知"）。正文：需分段明確，每段開頭空兩格，字體用仿宋GB2312，字號用三號；正文結(jié)尾需標注成文日期（用阿拉伯數(shù)字，如"2023年10月15日"）。附件：如需附件，需在正文結(jié)尾標注"附件：××××"（如"附件：××事項清單"），附件需與正文一起裝訂。（二）溝通協(xié)調(diào)規(guī)范：主動準確，避免誤解主動溝通：對需要協(xié)調(diào)的事項（如跨部門辦理的公文、會議安排），需主動聯(lián)系相關(guān)部門，說明需求和時間要求（如"××部門，××公文需你們配合辦理，請于×月×日前反饋"）。準確傳達：對領(lǐng)導(dǎo)的指示、部門的需求，需準確傳達，避免遺漏或誤解（如"領(lǐng)導(dǎo)要求××部門在×月×日前提交××報告，內(nèi)容需包含××要點"）。禮貌待人：與同事、外部人員溝通時，需使用禮貌用語（如"您好""麻煩您""謝謝"），避免態(tài)度生硬。（三）應(yīng)急處理規(guī)范：快速反應(yīng)，妥善解決突發(fā)情況處理：遇到突發(fā)情況（如會議中途設(shè)備故障、領(lǐng)導(dǎo)臨時改變?nèi)粘?、涉密文件丟失），需快速反應(yīng)，采取措施解決（如"設(shè)備故障，立即聯(lián)系技術(shù)人員維修；同時，用備用設(shè)備繼續(xù)會議"）。信息報送：對突發(fā)事件（如單位內(nèi)部事故、上級緊急通知），需立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時按照規(guī)定向上級部門報送信息（如"×月×日上午10點，單位××部位發(fā)生××事故，已聯(lián)系消防部門處理，無人員傷亡"）。四、保障機制（一）制度保障：建立健全規(guī)章制度制定《公文處理辦法》《會議管理辦法》《檔案管理辦法》《印章管理辦法》等規(guī)章制度，明確各流程的操作規(guī)范和責(zé)任分工。定期修訂規(guī)章制度，根據(jù)實際工作需要調(diào)整（如因OA系統(tǒng)升級，需修訂《電子公文處理辦法》）。（二）人員保障：提升文秘人員能力招聘要求：文秘人員需具備文字功底、溝通能力、應(yīng)變能力，熟悉辦公軟件（如Word、Excel、PPT、OA系統(tǒng)）。培訓(xùn)機制：定期組織文秘人員培訓(xùn)（如公文格式培訓(xùn)、溝通技巧培訓(xùn)、應(yīng)急處理培訓(xùn)），提升業(yè)務(wù)能力?？己藱C制：將文秘工作流程執(zhí)行情況納入考核（如收文處理及時率、發(fā)文格式準確率、會議準備滿意度），激勵文秘人員提高工作質(zhì)量。（三）技術(shù)保障：利用信息化手段提升效率OA系統(tǒng)：推廣使用OA系統(tǒng)處理公文、會議、日程等工作，實現(xiàn)流程自動化（如公文審批自動流轉(zhuǎn)、會議通知自動發(fā)送、日程自動提醒）。檔案管理系統(tǒng)：使用電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、查詢、共享，提高檔案管理效率。信息