文件歸檔流程表格：歸檔策略、文件處理流程序號歸檔策略文件處理流程處理人員審核人員歸檔時間備注1按文件類型歸檔1.1分類文件類型1.2編制目錄1.3打包歸檔文件管理員歸檔負責人每月/季2按項目歸檔2.1項目分類2.2匯總項目文件2.3歸檔標簽制作項目管理員項目負責人項目結束后3按年度歸檔3.1年度劃分3.2收集年度文件3.3按時間排序文件管理員年度負責人每年底4按重要程度歸檔4.1確定文件重要性4.2分級歸檔4.3設定保密等級文件管理員保密負責人定期5按法規(guī)要求歸檔5.1了解相關法規(guī)5.2識別法規(guī)要求文件5.3依法歸檔法規(guī)專員法規(guī)負責人按要求6按部門歸檔6.1部門分類6.2部門文件收集6.3部門文件歸檔部門負責人部門審核員定期7按文件生命周期歸檔7.1文件生命周期管理7.2文件分類7.3定期評估生命周期專員生命周期審核員定期表格說明：表格中的“歸檔策略”列用于列出歸檔文件的分類方式?！拔募幚砹鞒獭绷性敿毭枋隽藦奈募诸?、打包、歸檔到標簽制作等步驟?！疤幚砣藛T”和“審核人員”列分別列出了負責文件處理和審核的崗位?！皻w檔時間”列說明了文件歸檔的時間點?！皞渥ⅰ绷杏糜谔顚懪c歸檔相關的特殊要求或信息。序號歸檔策略文件處理流程責任人審核人員歸檔時間備注1按文檔類型劃分1.1文檔分類1.2歸檔清單制作1.3文檔整理與裝箱文檔管理員文檔審核員每月2按業(yè)務流程歸檔2.1業(yè)務流程識別2.2文件關聯(lián)2.3按流程歸檔流程專員流程審核員流程完成后3按文檔生命周期歸檔3.1文檔生命周期階段劃分3.2每階段文檔歸檔管理3.3永久性文檔標注生命周期管理生命周期審核階段完成時4按敏感度等級歸檔4.1確定文件敏感度4.2分級歸檔管理4.3保密文件額外措施保密專員保密審核員按要求完成5按存儲介質(zhì)歸檔5.1確定存儲介質(zhì)5.2文件轉換5.3介質(zhì)歸檔介質(zhì)管理介質(zhì)審核員轉換完成時6按法律法規(guī)要求歸檔6.1法規(guī)合規(guī)性檢查6.2法律文件歸檔6.3法規(guī)變更通知歸檔法規(guī)專員法規(guī)審核員按法規(guī)規(guī)定7按組織架構歸檔7.1組織結構分析7.2部門文件歸檔7.3組織變更時更新歸檔策略組織架構專員組織架構審核需要時8按事件歸檔8.1事件分類8.2相關文件整理8.3事件檔案歸檔事件管理員事件審核員事件結束后表格說明：本表格用于規(guī)劃和管理不同策略下的文件歸檔流程。歸檔策略列指明了文件歸檔的具體策略。文件處理流程列詳細列出了從文件整理到歸檔的具體步驟。責任人列定義了負責文件處理流程的具體崗位。審核人員列標識了負責審核歸檔流程的崗位。歸檔時間列標明了歸檔操作的時間點。備注列用于添加關于歸檔流程的額外信息或注意事項。序號歸檔類型歸檔策略處理步驟負責人審核人歸檔周期備注1紙質(zhì)文檔按年度1.收集上年度所有紙質(zhì)文件2.分類并編號3.整理歸檔目錄4.裝訂成冊文檔整理審計人員年度副卷編號需清晰2電子文檔按項目分類1.按項目收集電子文檔2.進行版本控制3.制作索引表4.至文檔管理系統(tǒng)項目文檔管理人員項目結束保證文件完整性3合同檔案按合同期限分類1.識別合同到期日2.對合同進行風險評估3.分類歸檔4.納入存檔系統(tǒng)合同管理員法律顧問到期后定期審查合規(guī)性4會議記錄按會議類型歸檔1.歸納各次會議記錄2.確認文件內(nèi)容準確3.歸檔電子版和紙質(zhì)版4.更新歸檔目錄會務人員記錄負責人每次會議后5研發(fā)報告按研發(fā)階段劃分1.確定研發(fā)報告內(nèi)容2.審核內(nèi)容真實性3.分類歸檔4.至企業(yè)知識庫研發(fā)文檔質(zhì)量保證項目階段完成6專利文件按專利類型歸檔1.收集所有專利文件2.分類專利申請和授權文件3.標注專利有效期限4.歸檔到專利管理系統(tǒng)專利管理員專利律師審批完成后7內(nèi)部通訊按通信媒介分類1.分類電子版和紙質(zhì)版內(nèi)部通訊2.編號和歸檔3.存檔備份4