機關(guān)單位文檔歸檔管理制度及執(zhí)行引言文檔是機關(guān)單位履行職能、開展工作的重要記錄，是維護單位歷史真實面貌、保障信息安全、提高工作效率的重要載體。為規(guī)范機關(guān)單位文檔歸檔管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合機關(guān)單位工作實際，制定本制度及執(zhí)行指南。本制度旨在明確文檔歸檔的范圍、要求、流程及責(zé)任，確保文檔收集完整、整理規(guī)范、保管安全、利用有效。1.總則1.1目的依據(jù)為加強機關(guān)單位文檔管理，規(guī)范歸檔行為，保障文檔的真實性、完整性、安全性和可利用性，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于機關(guān)單位各部門及所屬機構(gòu)的文檔歸檔管理工作，包括紙質(zhì)文檔、電子文檔及其他載體文檔的收集、整理、鑒定、移交、保管和利用等環(huán)節(jié)。1.3基本原則真實性原則：歸檔文檔必須真實反映機關(guān)單位工作的實際情況，不得偽造、篡改或銷毀。完整性原則：歸檔文檔必須齊全完整，涵蓋機關(guān)單位工作的各個方面，不得遺漏重要文件材料。及時性原則：文檔應(yīng)當(dāng)及時收集、整理和移交，避免積壓延誤。保密性原則：歸檔文檔涉及國家秘密、工作秘密或個人隱私的，應(yīng)當(dāng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。2.歸檔范圍機關(guān)單位文檔歸檔范圍分為公文類、業(yè)務(wù)類、會議類、人事類、財務(wù)類、電子類及其他類，具體如下：2.1公文類包括機關(guān)單位制發(fā)的請示、報告、批復(fù)、通知、函、意見、決定、決議、命令（令）、公告、通告等正式公文；上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的公文；下級機關(guān)報送的重要公文。2.2業(yè)務(wù)類包括機關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作的計劃、總結(jié)、調(diào)研材料、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、項目方案、驗收報告、執(zhí)法記錄、信訪材料等。2.3會議類包括機關(guān)單位召開的各類會議的通知、議程、紀要、簽到表、發(fā)言稿、會議記錄、照片、視頻等。2.4人事類包括干部任免文件、考核材料、勞動合同、工資檔案、社會保險記錄、培訓(xùn)證書、獎懲材料、離退休手續(xù)等。2.5財務(wù)類包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算、票據(jù)存根、經(jīng)費審批材料等。2.6電子類包括電子公文、電子郵件、數(shù)據(jù)庫、多媒體文件（照片、視頻、音頻）、電子表格、電子合同等。2.7其他類包括機關(guān)單位的印章印模、榮譽證書、大事記、史志材料、重要活動記錄等。3.歸檔要求3.1整理規(guī)范分類方法：采用“年度-機構(gòu)-問題”或“年度-問題-機構(gòu)”的分類體系（根據(jù)單位實際情況選擇），確保分類邏輯清晰、便于檢索。排序規(guī)則：同一類別內(nèi)的文檔按照形成時間順序排序，時間相同的按文號或重要程度排序。編目要求：編制《歸檔文件目錄》，內(nèi)容包括文件編號、題名、作者、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注等，目錄應(yīng)當(dāng)與文檔一一對應(yīng)。裝訂規(guī)范：紙質(zhì)文檔采用左側(cè)裝訂，使用線裝或膠裝，不得用訂書釘；裝訂前去除金屬物，保持頁面平整；電子文檔應(yīng)當(dāng)按類別建立文件夾，命名規(guī)范（如“2023-辦公室-會議紀要”）。3.2載體要求紙質(zhì)文檔：使用符合檔案保存要求的紙張（如70g以上中性紙），字跡清晰、耐久（不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫）。電子文檔：使用符合國家規(guī)范的格式（如PDF/A、XML、TIFF），確保長期可讀取；電子文檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，有電子簽名或蓋章的，應(yīng)當(dāng)符合《電子簽名法》規(guī)定。其他載體：照片、視頻等多媒體文件應(yīng)當(dāng)存儲在安全的載體（如光盤、移動硬盤）上，標注文件名、形成日期、拍攝者等信息。3.3時間要求定期歸檔：日常辦公文檔應(yīng)當(dāng)按年度歸檔，每年1月底前完成上一年度文檔的收集、整理和移交工作。項目歸檔：臨時項目或?qū)ｍ椆ぷ鞯奈臋n，應(yīng)當(dāng)在項目結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔。即時歸檔：重大事件、突發(fā)事件的文檔，應(yīng)當(dāng)在事件處理結(jié)束后立即歸檔。4.執(zhí)行流程4.1收集日常收集：各部門指定專人（文檔管理員）負責(zé)日常文件的收集，每日整理本部門產(chǎn)生的文檔，放入專用文件盒。定期匯總：每周五下午，文檔管理員匯總本周收集的文檔，核對是否齊全，如有遺漏，及時補充。專項收集：對于重大活動、項目或突發(fā)事件，文檔管理員應(yīng)當(dāng)全程參與，及時收集相關(guān)文檔。4.2整理分類：按照本制度2.1-2.7的歸檔范圍，對收集的文檔進行分類。排序：同一類別內(nèi)的文檔按時間順序排序，標注頁碼。編目：填寫《歸檔文件目錄》，錄入電子文檔管理系統(tǒng)（如有）。4.3鑒定鑒定主體：成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案室管理員組成。鑒定內(nèi)容：確定文檔的保管期限（永久、長期、短期），剔除無保存價值的文檔（如臨時性通知、重復(fù)文件）。鑒定程序：每年3月底前，鑒定小組對上年歸檔的文檔進行鑒定，形成《檔案鑒定報告》，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.4移交移交手續(xù)：各部門將整理好的文檔移交檔案室時，填寫《文檔移交清單》，內(nèi)容包括文檔名稱、數(shù)量、保管期限、移交部門、移交人、接收人、移交日期等，雙方簽字確認，一式兩份（部門和檔案室各存一份）。移交時間：年度歸檔的文檔應(yīng)當(dāng)在每年2月底前移交；項目歸檔的文檔應(yīng)當(dāng)在項目結(jié)束后1個月內(nèi)移交。4.5保管保管條件：檔案室應(yīng)當(dāng)符合防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防磁等要求，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子文檔存儲在專用服務(wù)器或加密移動硬盤上，定期備份（至少兩份，異地保存一份）。保管期限：永久保管：涉及本單位重大歷史事件、重要決策、干部任免、審計報告、重要合同協(xié)議等文檔。長期保管（15-50年）：一般業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計報表、會議紀要、調(diào)研材料等文檔。短期保管（1-15年）：臨時性文件、通知、函件等文檔。日常維護：檔案室管理員定期對文檔進行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞或變質(zhì)的，及時修復(fù)；每年對電子文檔進行一次完整性檢查，確保數(shù)據(jù)可讀取。5.責(zé)任分工5.1單位領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)文檔歸檔工作的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，審批檔案鑒定報告，解決歸檔工作中的重大問題。5.2辦公室制定和修訂文檔歸檔管理制度；指導(dǎo)各部門開展歸檔工作；組織檔案鑒定小組進行鑒定；監(jiān)督檢查各部門歸檔工作落實情況。5.3各部門負責(zé)人負責(zé)本部門歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，督促文檔管理員做好收集、整理工作；審核本部門歸檔文檔的真實性、完整性；協(xié)調(diào)解決本部門歸檔工作中的問題。5.4文檔管理員負責(zé)日常文件的收集、整理、編號、移交；協(xié)助檔案室進行檔案鑒定；做好本部門文檔的臨時保管工作，確保文檔安全。5.5檔案室負責(zé)接收、保管、利用歸檔文檔；建立文檔管理臺賬，記錄文檔的接收、借閱、銷毀等情況；定期對文檔進行檢查和維護，確保文檔安全；提供文檔利用服務(wù)，辦理借閱、復(fù)制手續(xù)。6.保障機制6.1組織保障成立文檔歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室負責(zé)人任副組長，各部門負責(zé)人為成員，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)歸檔工作。6.2制度保障定期修訂文檔歸檔管理制度，根據(jù)國家法規(guī)和單位實際情況調(diào)整歸檔范圍、要求等內(nèi)容；制定《文檔借閱管理辦法》《文檔銷毀管理辦法》等配套制度，完善文檔管理體系。6.3人員保障各部門應(yīng)當(dāng)指定專人擔(dān)任文檔管理員，保持人員穩(wěn)定；定期舉辦檔案管理培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)國家法規(guī)、制度和檔案管理技能，提高文檔管理員的業(yè)務(wù)水平；將文檔管理員的工作納入績效考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表彰獎勵。6.4技術(shù)保障建立電子文檔管理系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)集成，實現(xiàn)電子文件的自動收集、分類、歸檔；系統(tǒng)具備權(quán)限管理、加密存儲、備份恢復(fù)等功能，確保電子文檔的安全；配備必要的檔案管理設(shè)備，如檔案柜、除濕機、滅火器、掃描儀等。7.監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督檢查辦公室每季度對各部門的歸檔工作進行檢查，重點檢查歸檔率、完整率、及時率；檢查方式包括查閱《歸檔文件目錄》、核對文檔實物、詢問文檔管理員等；檢查結(jié)果形成《歸檔工作檢查報告》，報單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門負責(zé)人。7.2考核指標歸檔率：達到100%（即應(yīng)當(dāng)歸檔的文檔全部歸檔）；完整率：達到98%以上（即歸檔文檔齊全，無遺漏重要內(nèi)容）；及時率：達到95%以上（即按規(guī)定時間完成歸檔）。7.3責(zé)任追究對未按規(guī)定歸檔的部門，責(zé)令限期整改，整改不力的，扣減部門績效分；對故意銷毀、偽造文檔的人員，依法追究責(zé)任；對因保管不善造成文檔損壞、丟失的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。8.常見問題及處理8.1電子文檔格式不兼容怎么辦？處理方法：要求生成符合國家規(guī)范的格式（如PDF/A），確保長期可讀??；若格式正確但無法打開，檢查載體是否損壞，使用備份文件。8.2跨部門文檔如何歸檔？處理方法：由主辦部門負責(zé)收集、整理、歸檔，協(xié)辦部門應(yīng)當(dāng)配合提供相關(guān)材料；歸檔時在《歸檔文件目錄》備注欄注明“協(xié)辦部門：××部門”。8.3臨時項目文檔如何歸檔？處理方法：項目負責(zé)人指定專人負責(zé)文檔收集，項目結(jié)束后1個月內(nèi)完成整理，移交檔案室；歸檔時標注“項目名稱：××項目”。8.4文檔借閱后未及時歸還怎么辦？處理方法：檔案室管理員應(yīng)當(dāng)在借閱到期前3天提醒借閱人；逾期未歸還的，暫停其借閱權(quán)限，直至歸還文檔。9.