檔案資料搬遷工作方案及責(zé)任分工一、工作背景為適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革（或辦公場(chǎng)所調(diào)整、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化升級(jí)）需求，確保檔案資料的安全完整性、管理連續(xù)性及利用便捷性，需對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整體搬遷。本次搬遷涉及[全宗數(shù)量]個(gè)檔案全宗，涵蓋永久、30年、10年等不同保管期限的文書、會(huì)計(jì)、科技、電子等各類檔案，總量約[估算數(shù)量]卷（件）。為規(guī)范搬遷流程，避免檔案損壞、遺漏或信息泄露，特制定本方案。二、工作目標(biāo)1.安全第一：確保檔案在搬遷過(guò)程中無(wú)破損、霉變、蟲蛀或丟失，涉密檔案嚴(yán)格保密。2.有序高效：按分類、分批次原則完成搬遷，避免混亂，確保搬遷周期控制在[計(jì)劃天數(shù)]內(nèi)。3.銜接順暢：新址檔案存放與原管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，搬遷后2個(gè)工作日內(nèi)恢復(fù)正常查詢利用。4.責(zé)任明確：建立“全員參與、分工負(fù)責(zé)”的責(zé)任體系，確保每一步驟可追溯。三、工作原則1.分類施策：按檔案類型（文書/會(huì)計(jì)/科技/電子）、保管期限（永久/定期）、涉密等級(jí)（絕密/機(jī)密/秘密/非密）分類搬遷，優(yōu)先搬遷不常用檔案，最后搬遷常用及涉密檔案。2.賬實(shí)一致：搬遷前、中、后三次核對(duì)檔案清單，確?！皩?shí)物-目錄-系統(tǒng)”三者一致。3.專業(yè)操作：檔案裝卸、運(yùn)輸由具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員或?qū)I(yè)公司負(fù)責(zé)，避免非專業(yè)操作導(dǎo)致?lián)p壞。4.風(fēng)險(xiǎn)可控：提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)（如運(yùn)輸途中淋雨、檔案箱擠壓），制定應(yīng)急預(yù)案。四、準(zhǔn)備工作（一）組織準(zhǔn)備成立檔案搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌決策、資源協(xié)調(diào)及重大問(wèn)題解決：組長(zhǎng)：[單位分管領(lǐng)導(dǎo)姓名]（職務(wù)），負(fù)責(zé)審批方案、簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。副組長(zhǎng)：[檔案管理部門負(fù)責(zé)人姓名]（職務(wù)），負(fù)責(zé)具體實(shí)施與進(jìn)度管控。成員：[各部門負(fù)責(zé)人、行政后勤負(fù)責(zé)人、專業(yè)運(yùn)輸公司負(fù)責(zé)人]，負(fù)責(zé)配合落實(shí)本部門職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)工作小組，分為3個(gè)專項(xiàng)組：1.檔案管理組（牽頭部門：檔案管理科）：負(fù)責(zé)檔案清查、分類、編號(hào)、標(biāo)簽制作及系統(tǒng)更新。2.運(yùn)輸保障組（牽頭部門：行政后勤科）：負(fù)責(zé)運(yùn)輸車輛、物資采購(gòu)及新址場(chǎng)地布置。3.應(yīng)急處置組（牽頭部門：安全保衛(wèi)科）：負(fù)責(zé)搬遷過(guò)程中的安全防控與應(yīng)急處理（如檔案損壞、信息泄露）。（二）方案制定1.調(diào)研評(píng)估：對(duì)原檔案存放狀況（如檔案密集架尺寸、檔案破損情況）、新址場(chǎng)地（如檔案庫(kù)房面積、溫濕度、電源接口）進(jìn)行實(shí)地測(cè)量與評(píng)估，形成《檔案搬遷場(chǎng)地評(píng)估報(bào)告》。2.流程設(shè)計(jì)：明確“清查-分類-打包-運(yùn)輸-裝卸-上架-驗(yàn)收”全流程步驟，制定《檔案搬遷時(shí)間表》（詳見(jiàn)附件1）。3.制度配套：修訂《檔案搬遷保密規(guī)定》《檔案裝卸操作規(guī)范》，明確涉密檔案運(yùn)輸、檔案箱密封等要求。（三）檔案清查與分類1.全宗梳理：以“檔案全宗”為單位，核對(duì)原檔案管理系統(tǒng)中的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)），確保無(wú)重復(fù)或遺漏。2.數(shù)量統(tǒng)計(jì)：逐卷（件）清點(diǎn)檔案實(shí)物，填寫《檔案搬遷清單》（詳見(jiàn)附件2），內(nèi)容包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、題名、保管期限、密級(jí)、數(shù)量、狀態(tài)（完好/破損/需修復(fù)）。3.狀況評(píng)估：對(duì)破損、霉變、蟲蛀的檔案，由檔案管理組提前進(jìn)行修復(fù)（如修補(bǔ)破損頁(yè)、消毒除蟲），無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)修復(fù)的標(biāo)注“待修復(fù)”，單獨(dú)存放。4.分類打包：按“保管期限+類型”分類：永久檔案單獨(dú)打包，定期檔案按30年、10年分類；文書檔案與會(huì)計(jì)檔案分開。涉密檔案：絕密級(jí)檔案由2名專人負(fù)責(zé)，單獨(dú)使用標(biāo)注“絕密”的檔案箱，密封后標(biāo)注“涉密勿動(dòng)”；機(jī)密、秘密級(jí)檔案同理。電子檔案：硬盤、光盤等載體裝入防磁柜，標(biāo)注“電子檔案”“請(qǐng)勿擠壓”。（四）物資與場(chǎng)地準(zhǔn)備1.物資采購(gòu)：檔案專用箱：選用抗壓、防潮的硬紙板箱（規(guī)格：[長(zhǎng)×寬×高]），標(biāo)注“檔案專用”“請(qǐng)勿倒置”“保管期限”“密級(jí)”等標(biāo)識(shí)。防護(hù)材料：氣泡膜、泡沫板（用于易碎檔案或電子載體防護(hù)）、封條（標(biāo)注封箱日期、封箱人、箱號(hào)）。工具設(shè)備：手推車（帶減震輪）、梯子、標(biāo)簽打印機(jī)、掃碼槍（用于核對(duì)清單）。2.新址場(chǎng)地布置：提前清理檔案庫(kù)房，確保地面平整、無(wú)積水，電源、消防設(shè)施正常。按原檔案分類體系規(guī)劃存放區(qū)域，標(biāo)注“永久檔案區(qū)”“定期檔案區(qū)”“涉密檔案區(qū)”“電子檔案區(qū)”，密集架編號(hào)與原系統(tǒng)一致。調(diào)試新址檔案管理系統(tǒng)（如數(shù)字檔案館系統(tǒng)），確保能同步更新檔案存放位置。（五）人員培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象：檔案管理組、運(yùn)輸保障組、各部門兼職檔案員。2.培訓(xùn)內(nèi)容：《檔案搬遷方案》解讀：流程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任分工。操作規(guī)范：檔案打包方法（如檔案箱內(nèi)填充泡沫板，避免晃動(dòng)）、標(biāo)簽填寫要求（全宗號(hào)+目錄號(hào)+案卷號(hào)+箱號(hào)）、涉密檔案處理流程。應(yīng)急處理：運(yùn)輸途中淋雨、檔案箱掉落等情況的應(yīng)對(duì)方法（如用防雨布覆蓋、立即檢查檔案狀況）。（六）溝通協(xié)調(diào)1.與新址物業(yè)溝通：確認(rèn)搬遷日期、電梯使用時(shí)間（優(yōu)先選擇貨梯）、檔案庫(kù)房鑰匙交接方式。2.與運(yùn)輸公司簽訂合同：明確運(yùn)輸時(shí)間、車輛要求（需配備防震、防雨設(shè)施）、責(zé)任條款（如檔案損壞賠償標(biāo)準(zhǔn)）。3.與各部門對(duì)接：要求各部門在搬遷前3個(gè)工作日內(nèi)完成本部門檔案的初步整理，提交《部門檔案清單》，由檔案管理組審核。五、實(shí)施步驟（一）前期籌備（搬遷前3天）1.檔案管理組完成所有檔案的清查、分類、打包，貼好標(biāo)簽，填寫《檔案箱清單》（每箱一份，內(nèi)容包括箱號(hào)、全宗號(hào)、檔案數(shù)量、保管期限、密級(jí)）。2.運(yùn)輸保障組檢查運(yùn)輸車輛（如貨車是否有防雨布、手推車是否正常），將物資（檔案箱、防護(hù)材料、封條）運(yùn)至原檔案庫(kù)房。3.應(yīng)急處置組制定《檔案搬遷應(yīng)急預(yù)案》，準(zhǔn)備急救包、滅火器、防雨布等物資。（二）搬遷實(shí)施（按計(jì)劃天數(shù)執(zhí)行）1.打包密封：檔案管理組按《檔案搬遷清單》將檔案裝入檔案箱，每層檔案之間用泡沫板隔開，裝滿后用封條密封，標(biāo)注箱號(hào)（如“Y-001”表示永久檔案第1箱）。涉密檔案由2名專人共同打包、密封，在封條上簽字確認(rèn)。2.裝卸運(yùn)輸：運(yùn)輸保障組指揮裝卸人員輕拿輕放，檔案箱堆疊高度不超過(guò)[層數(shù)]，避免擠壓。運(yùn)輸車輛出發(fā)前，由檔案管理組核對(duì)《檔案箱清單》與實(shí)際箱數(shù)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字放行。涉密檔案運(yùn)輸：絕密級(jí)檔案由2名專人押運(yùn)，車輛安裝GPS定位，全程關(guān)閉無(wú)關(guān)電子設(shè)備；機(jī)密、秘密級(jí)檔案由1名專人押運(yùn)。3.現(xiàn)場(chǎng)交接：新址接收人員（檔案管理組+各部門兼職檔案員）核對(duì)箱號(hào)、封條完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《運(yùn)輸交接單》上簽字。檔案箱暫存于新址檔案庫(kù)房門口，避免占用通道。（三）后續(xù)整理（搬遷后2天內(nèi)）1.拆箱清點(diǎn)：檔案管理組按《檔案箱清單》逐箱拆封，核對(duì)檔案數(shù)量與清單是否一致，檢查檔案狀況（如是否有破損、潮濕）。如有問(wèn)題，立即記錄在《檔案搬遷問(wèn)題臺(tái)賬》（詳見(jiàn)附件3），由應(yīng)急處置組負(fù)責(zé)處理（如聯(lián)系運(yùn)輸公司賠償、修復(fù)檔案）。2.上架與系統(tǒng)更新：按新址場(chǎng)地規(guī)劃，將檔案有序上架（永久檔案放密集架上層，定期檔案放下層；涉密檔案放專用密集架）。將檔案的新存放位置（如“密集架編號(hào)-列-層”）錄入檔案管理系統(tǒng)，確?！跋到y(tǒng)-實(shí)物”一致。3.部門交接：各部門兼職檔案員核對(duì)本部門檔案，簽署《部門檔案交接清單》，確認(rèn)檔案無(wú)誤后領(lǐng)回。六、責(zé)任分工**責(zé)任主體****職責(zé)內(nèi)容**領(lǐng)導(dǎo)小組1.審批《檔案搬遷方案》；2.協(xié)調(diào)解決搬遷中的重大問(wèn)題（如資金、場(chǎng)地）；3.簽署《檔案搬遷驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。檔案管理組1.負(fù)責(zé)檔案清查、分類、打包、標(biāo)簽制作；2.核對(duì)《檔案搬遷清單》與實(shí)物；3.更新檔案管理系統(tǒng)；4.參與驗(yàn)收。運(yùn)輸保障組1.采購(gòu)搬遷物資（檔案箱、防護(hù)材料）；2.聯(lián)系運(yùn)輸公司，確保車輛符合要求；3.布置新址場(chǎng)地；4.負(fù)責(zé)裝卸指揮。應(yīng)急處置組1.制定《檔案搬遷應(yīng)急預(yù)案》；2.處理搬遷中的應(yīng)急事件（如檔案損壞、信息泄露）；3.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作。各部門負(fù)責(zé)人1.督促本部門兼職檔案員完成檔案初步整理；2.審核《部門檔案清單》；3.參與本部門檔案交接與驗(yàn)收。專業(yè)運(yùn)輸公司1.提供符合要求的運(yùn)輸車輛（防震、防雨）；2.負(fù)責(zé)檔案裝卸與運(yùn)輸，確保安全；3.承擔(dān)運(yùn)輸過(guò)程中的檔案損壞賠償責(zé)任。七、風(fēng)險(xiǎn)防控（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.檔案損壞：裝卸時(shí)摔落、運(yùn)輸途中擠壓、淋雨導(dǎo)致檔案潮濕。2.檔案遺漏：打包時(shí)未核對(duì)清單，導(dǎo)致部分檔案未搬遷。3.信息泄露：涉密檔案未單獨(dú)運(yùn)輸，或運(yùn)輸過(guò)程中被無(wú)關(guān)人員接觸。4.進(jìn)度延誤：運(yùn)輸車輛遲到、新址場(chǎng)地未清理完畢導(dǎo)致無(wú)法上架。（二）應(yīng)對(duì)措施1.檔案損壞：裝卸人員需經(jīng)培訓(xùn)，輕拿輕放；檔案箱內(nèi)填充泡沫板，避免晃動(dòng)。運(yùn)輸車輛配備防雨布，遇雨立即覆蓋；車輛行駛速度不超過(guò)[時(shí)速]，減少顛簸。搬遷前修復(fù)破損檔案，無(wú)法修復(fù)的單獨(dú)存放，標(biāo)注“待修復(fù)”。2.檔案遺漏：打包前、運(yùn)輸前、拆箱后三次核對(duì)《檔案搬遷清單》，確保數(shù)量一致。檔案箱標(biāo)注箱號(hào)與全宗號(hào)，便于快速查找。3.信息泄露：涉密檔案單獨(dú)打包、密封，標(biāo)注“涉密”標(biāo)識(shí)；絕密級(jí)檔案由2名專人押運(yùn)。運(yùn)輸過(guò)程中關(guān)閉車輛窗戶，禁止無(wú)關(guān)人員靠近。4.進(jìn)度延誤：提前與運(yùn)輸公司確認(rèn)時(shí)間，預(yù)留緩沖時(shí)間（如提前1小時(shí)到達(dá)）。新址場(chǎng)地提前3天清理完畢，確保搬遷當(dāng)天能上架。八、驗(yàn)收與后續(xù)工作（一）搬遷驗(yàn)收1.驗(yàn)收時(shí)間：搬遷完成后1個(gè)工作日內(nèi)。2.驗(yàn)收主體：領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理組、各部門負(fù)責(zé)人、運(yùn)輸公司負(fù)責(zé)人。3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量一致：《檔案搬遷清單》與實(shí)物數(shù)量相符，無(wú)遺漏。狀況良好：檔案無(wú)破損、霉變、潮濕等問(wèn)題，涉密檔案密封完整。存放規(guī)范：檔案按新址規(guī)劃上架，標(biāo)識(shí)清晰，系統(tǒng)信息更新完畢。手續(xù)齊全：《運(yùn)輸交接單》《部門檔案交接清單》《檔案搬遷問(wèn)題臺(tái)賬》等資料完整。4.驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收合格后，簽署《檔案搬遷驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（詳見(jiàn)附件4）；不合格的，由工作小組負(fù)責(zé)整改，重新驗(yàn)收。（二）后續(xù)管理1.檔案利用恢復(fù)：搬遷后2個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理系統(tǒng)恢復(fù)正常，可提供查詢、借閱服務(wù)。2.問(wèn)題整改：對(duì)《檔案搬遷問(wèn)題臺(tái)賬》中的問(wèn)題，由責(zé)任部門在3個(gè)工作日內(nèi)整改完畢，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審核。3.檔案消毒：新址檔案庫(kù)房啟用前，對(duì)所有檔案進(jìn)行消毒（如紫外線消毒、臭氧消毒），防止蟲蛀、霉變。（三）總結(jié)評(píng)估1.總結(jié)會(huì)議：搬遷完成后3個(gè)工作日內(nèi)，召開總結(jié)會(huì)議，分析搬遷過(guò)程中的優(yōu)點(diǎn)（如分類打包效率高）與不足（如運(yùn)輸途中延誤）。2.報(bào)告編制：檔案管理組