水利公司會議記錄整理制度

一、總則本公司秉持“水潤萬物，惠澤民生”的企業(yè)文化，以“科學治水，高效服務，創(chuàng)造經濟效益與社會效益雙贏”為經營理念。為加強公司內部溝通與協作，確保會議精神準確傳達和有效執(zhí)行，特制定本會議記錄整理制度。本制度旨在規(guī)范會議記錄的整理流程，提高會議信息的完整性、準確性和可追溯性，以適應公司扁平化管理模式，促進各層級員工高效協作，更好地達成公司各項經營目標。二、適用范圍本制度適用于水利公司全體員工。涵蓋公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司高層決策會議、部門周會、項目專項會議、跨部門協調會議等。三、組織架構與職責分工1.會議組織者：負責確定會議主題、議程、參會人員，安排會議時間、地點，并提前通知相關人員。在會議過程中引導會議方向，控制會議節(jié)奏，確保會議有序進行。同時，需向會議記錄人明確記錄重點和特殊要求。2.會議記錄人：承擔會議記錄的現場記錄工作，確保記錄內容準確、完整、清晰。會后及時對會議記錄進行整理、編輯，按照規(guī)定格式和流程提交審核。記錄人應具備良好的文字表達能力、速記能力和理解能力，熟悉公司業(yè)務和會議相關主題。3.審核人：一般為會議組織者或該會議涉及業(yè)務的上級主管領導。負責對會議記錄進行審核，檢查記錄內容是否準確反映會議精神、決議和工作安排，語言表達是否通順、邏輯是否清晰。審核通過后簽字確認，如存在問題需及時反饋給記錄人修改。4.存檔管理人員：負責接收審核通過的會議記錄，按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、存儲。確保會議記錄檔案的安全、完整，便于后續(xù)查詢和調用。同時，要定期對檔案進行清理和備份，防止數據丟失。四、管理內容與流程1.會議記錄準備階段-會議組織者應在會議通知中明確會議記錄人。記錄人在接到任務后，提前了解會議主題、議程，準備好記錄工具，如筆記本、錄音設備（經參會人員同意后使用）等。-對于重要會議，記錄人可提前與會議組織者溝通，獲取相關背景資料和文件，以便更好地理解會議內容，把握記錄重點。2.會議記錄現場階段-記錄人應提前到達會議現場，在會議開始前記錄會議基本信息，包括會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人等。-會議過程中，記錄人要集中精力，準確記錄會議發(fā)言、討論內容、決議事項等。重點記錄關鍵觀點、數據、行動事項、責任人、時間節(jié)點等信息。對于重要發(fā)言或決議，可采用錄音設備輔助記錄，但錄音僅作為補充核對資料，不能替代書面記錄。-記錄應使用規(guī)范的語言和格式，盡量簡潔明了，突出重點。對于不清楚或有疑問的內容，可在會議適當間隙向發(fā)言人核實確認。3.會議記錄整理階段-會議結束后，記錄人應盡快對會議記錄進行整理。首先，根據現場記錄和錄音（如有），對記錄內容進行核對和補充，確保信息完整準確。-對記錄內容進行編輯，規(guī)范語言表達，梳理邏輯結構，使記錄內容通順易懂。按照公司規(guī)定的會議記錄模板進行排版，一般應包括會議基本信息、會議內容摘要、決議事項、行動安排等部分。-整理完成后，記錄人應進行自我檢查，確認無誤后提交給審核人。4.會議記錄審核階段-審核人在收到會議記錄后，應及時進行審核。審核內容包括記錄的準確性、完整性、規(guī)范性等方面。重點檢查會議決議是否準確記錄，行動事項是否明確責任人和時間節(jié)點，語言表達是否符合公司要求。-如審核發(fā)現問題，審核人應詳細標注并反饋給記錄人修改。記錄人修改后再次提交審核，直至審核通過。審核通過后，審核人應在會議記錄上簽字確認。5.會議記錄存檔階段-審核通過的會議記錄由存檔管理人員接收。存檔管理人員按照公司檔案管理規(guī)定，對會議記錄進行分類編號，建立電子和紙質檔案。電子檔案應存儲在公司指定的服務器或云端存儲平臺，確保數據安全且易于檢索。紙質檔案應妥善保管在專門的檔案柜中。-存檔管理人員應建立會議記錄檔案索引目錄，記錄檔案的名稱、編號、存儲位置、會議時間等關鍵信息，方便員工查詢和調用。五、權利與義務1.員工權利-員工有權查閱與自己工作相關的會議記錄，以了解會議精神和工作安排，確保工作的順利開展。對于會議記錄中涉及個人的內容，如有疑問或異議，有權向記錄人或審核人提出核實和修改請求。-在會議記錄整理過程中，員工有權對記錄人提出合理的建議和意見，幫助提高記錄質量。2.員工義務-參會員工有義務積極配合會議記錄工作，在發(fā)言時表達清晰、邏輯嚴謹，明確關鍵信息，以便記錄人準確記錄。-記錄人有義務按照本制度規(guī)定的流程和要求，認真做好會議記錄的整理工作，確保記錄的準確性和及時性。審核人有義務認真履行審核職責，對會議記錄的質量負責。存檔管理人員有義務妥善保管會議記錄檔案，確保檔案安全完整。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司行政部門負責對會議記錄整理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。定期檢查會議記錄的整理、審核、存檔等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，對發(fā)現的問題及時提出整改意見。-鼓勵員工對違反會議記錄整理制度的行為進行監(jiān)督和舉報，對于有效舉報給予適當獎勵。行政部門應及時處理舉報信息，核實情況并作出相應處理。2.考核機制-將會議記錄整理工作納入績效考核體系。對記錄人、審核人、存檔管理人員的工作質量和效率進行考核評估?？己酥笜税ㄓ涗浀臏蚀_性、完整性、及時性，審核的嚴格性，存檔的規(guī)范性等方面。-對于在會議記錄整理工作中表現優(yōu)秀的員工，如記錄準確無誤、整理及時高效、為公司決策提供重要參考等，給予績效加分或其他形式的獎勵。對于違反制度、工作失誤導致會議記錄出現嚴重問題的員工，視情節(jié)輕重給予績效扣分、警告、罰款等處罰。七、附則1.本制