水利公司印章使用登記規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范水利公司印章的使用與登記管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護公司的正常運營秩序與合法權(quán)益。本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實際運營需求制定，是公司印章管理工作的指導(dǎo)性文件。水利公司秉持“誠信、創(chuàng)新、共贏，為水利事業(yè)貢獻力量”的企業(yè)文化，始終將社會效益與經(jīng)濟效益相統(tǒng)一作為經(jīng)營理念。在印章管理工作中，也將充分體現(xiàn)這一文化與理念，確保每一次印章的使用都能符合公司的整體利益和發(fā)展方向。同時，公司推行扁平化管理模式，旨在提高工作效率，減少溝通成本，在印章管理流程設(shè)計上也將充分體現(xiàn)這一特點，簡化不必要的環(huán)節(jié)，提升管理效能。二、適用范圍本規(guī)定適用于水利公司全體員工。公司所有涉及印章使用與登記的行為，均應(yīng)遵循本規(guī)定執(zhí)行。同時，對于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，若涉及公司印章使用事項，也需按照本規(guī)定相關(guān)流程進行配合。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.印章管理部門：公司行政部門作為印章管理的核心部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、監(jiān)督印章的使用與登記工作。具體職責(zé)包括制定和完善印章管理制度、保管公司各類印章、審核印章使用申請、記錄印章使用情況等。行政部門應(yīng)設(shè)立專門的印章管理人員，確保印章管理工作的專業(yè)性與責(zé)任心。2.申請部門：公司各業(yè)務(wù)部門及其他職能部門在需要使用印章時，作為申請部門負(fù)責(zé)提交印章使用申請，并確保申請事項的真實性、合法性和必要性。申請部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對申請內(nèi)容進行審核把關(guān)，確保申請符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。3.審批領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)印章使用事項的重要程度和涉及范圍，明確相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的規(guī)章制度和實際情況，對印章使用申請進行審慎審批，確保印章使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。在扁平化管理模式下，盡量減少不必要的審批層級，提高審批效率。四、管理內(nèi)容與流程1.印章的種類與保管-公司印章包括但不限于公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等。各類印章具有不同的使用范圍和權(quán)限，應(yīng)進行分類管理。-公章、法人章等重要印章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼應(yīng)分別由不同人員掌握，確保印章保管的安全性。合同專用章可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，但需在行政部門備案，且保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。財務(wù)專用章由財務(wù)部門按照財務(wù)管理制度進行保管。部門章由各部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。-印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損，并做好保管記錄。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向上級報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.印章使用申請-公司員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明申請部門、申請人、申請日期、印章種類、使用事項、預(yù)計使用次數(shù)等信息。對于涉及經(jīng)濟合同、重要文件等重大事項的印章使用申請，還應(yīng)附上相關(guān)文件的復(fù)印件或說明材料。-申請部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對申請表內(nèi)容進行審核，確認(rèn)申請事項的真實性、合法性和必要性，并在申請表上簽字。審核通過后，將申請表提交給行政部門。3.印章使用審批-行政部門收到印章使用申請后，應(yīng)首先對申請表的填寫內(nèi)容進行完整性和規(guī)范性審核。審核通過后，根據(jù)印章使用事項的重要程度和涉及范圍，提交相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進行審批。-對于一般性業(yè)務(wù)的印章使用申請，可由部門分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批；對于涉及重大經(jīng)濟事項、公司戰(zhàn)略決策等重要文件的印章使用申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在申請表上明確簽署審批意見，同意或不同意使用印章，并注明理由。-在審批過程中，如涉及多個部門或領(lǐng)導(dǎo)的意見協(xié)調(diào)，行政部門應(yīng)積極溝通協(xié)調(diào)，確保審批工作的順利進行。同時，充分利用公司的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)審批流程的線上化，提高審批效率。4.印章使用登記-印章保管人員在接到審批通過的《印章使用申請表》后，方可為申請人加蓋印章。在加蓋印章前，應(yīng)對申請表與需蓋章的文件進行再次核對，確保內(nèi)容一致。-每次印章使用后，印章保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記。登記簿應(yīng)詳細(xì)記錄印章使用日期、申請人、印章種類、使用事項、文件名稱及編號、蓋章份數(shù)等信息。同時，要求申請人在登記簿上簽字確認(rèn)。-對于使用印章的文件，應(yīng)留存一份復(fù)印件或電子掃描件，與《印章使用申請表》和《印章使用登記簿》一并歸檔保存，以備日后查閱。5.特殊情況處理-如遇緊急情況需要使用印章，但審批領(lǐng)導(dǎo)無法及時審批的，申請人應(yīng)先向行政部門說明情況，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人同意后，可先行使用印章。但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，將審批通過的申請表補充至相關(guān)檔案中。-對于異地使用印章的情況，可根據(jù)實際情況采用遠(yuǎn)程審批、授權(quán)委托等方式進行處理。行政部門應(yīng)制定相應(yīng)的異地用章管理辦法，確保異地用章的安全性和規(guī)范性。同時，加強與異地用章人員的溝通與監(jiān)督，要求其及時反饋用章情況，并將相關(guān)文件和登記記錄寄回公司存檔。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-公司員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請使用印章，以完成工作職責(zé)。對于印章管理部門不合理的拒絕或拖延，員工有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)反映，維護自身的合法權(quán)益。-員工有權(quán)對印章管理制度的完善提出建議和意見，促進公司印章管理工作的不斷優(yōu)化。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守本規(guī)定，如實填寫印章使用申請，不得虛報、瞞報使用事項。在申請印章使用時，應(yīng)確保所提供的文件和信息真實、合法、有效。-員工在使用印章過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和規(guī)定用途使用，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。同時，要妥善保管使用印章的文件，防止文件丟失、泄露等情況發(fā)生。3.印章管理部門權(quán)利與義務(wù)-印章管理部門有權(quán)對印章使用申請進行審核，對于不符合規(guī)定的申請，有權(quán)拒絕蓋章。同時，有權(quán)對印章使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。-印章管理部門有義務(wù)為員工提供印章使用方面的咨詢服務(wù)，指導(dǎo)員工正確填寫申請表格和辦理相關(guān)手續(xù)。在保管印章過程中，應(yīng)盡到妥善保管的義務(wù)，確保印章的安全。4.審批領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利與義務(wù)-審批領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對印章使用申請進行審批，決定是否同意使用印章。在審批過程中，應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險，審慎做出決策。-審批領(lǐng)導(dǎo)有義務(wù)對審批意見負(fù)責(zé)，確保審批決策的合理性和合法性。同時，要及時處理印章使用申請，避免因?qū)徟诱`影響工作進展。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司內(nèi)部審計部門定期對印章使用與登記情況進行審計檢查。審計內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、《印章使用申請表》和《印章使用登記簿》的填寫與歸檔情況、印章使用的合規(guī)性等。審計部門應(yīng)根據(jù)檢查結(jié)果出具審計報告，對于發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并監(jiān)督整改措施的落實情況。-行政部門作為印章管理的直接責(zé)任部門，應(yīng)加強對印章使用情況的日常監(jiān)督。定期對印章保管情況進行檢查，確保印章安全；對印章使用申請和審批流程進行抽查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并上報。2.績效考核-將印章管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守印章管理制度，在印章管理工作中表現(xiàn)出色的部門和個人，給予相應(yīng)的績效獎勵，如績效加分、表彰等。-對于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效處罰。如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，包括但不限于扣減績效獎金、警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.客戶監(jiān)督-鼓勵客戶對公司印章使用情況進行監(jiān)督。如客戶發(fā)現(xiàn)公司員工在業(yè)務(wù)往來中存在違規(guī)使用印章的行為，可向公司行政部門或投訴舉報郵箱進行反映。公司將及時調(diào)查處理，并向客戶反饋處理結(jié)果。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜，由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。在修訂過程中，將充分征求各部門和員工的意見，確保制度的科學(xué)性和合理性。2.本規(guī)定應(yīng)與國家法律法規(guī)和公司其他相關(guān)制度相協(xié)調(diào)。如