技術文件歸檔管理制度及流程1總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)技術文件歸檔管理，確保技術文件的完整、準確、安全、可利用，充分發(fā)揮技術文件在研發(fā)、生產、管理中的支撐作用，根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)所有技術文件的歸檔活動，包括研發(fā)、設計、生產、檢驗、工藝改進等環(huán)節(jié)形成的文件材料。1.3術語定義技術文件：企業(yè)在研發(fā)、設計、生產、檢驗等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、電子數(shù)據、音頻、視頻等文件材料，包括但不限于需求文檔、設計圖紙、工藝規(guī)程、測試報告、源代碼等。歸檔：將技術文件由生成部門移交至檔案管理部門，進行集中、規(guī)范管理的活動。元數(shù)據：描述電子文件內容、結構、背景和管理過程的數(shù)據（如文件名、生成日期、審核人等）。2職責分工2.1研發(fā)部門負責技術文件的生成、審核、整理，確保文件內容完整、準確、符合企業(yè)標準；及時將符合歸檔要求的技術文件移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門完成技術文件的驗收工作。2.2檔案管理部門（綜合辦公室）負責技術文件的驗收、入庫、保管、利用、銷毀；制定技術文件歸檔管理流程和標準；維護檔案管理系統(tǒng)，確保文件可快速檢索；定期檢查技術文件的保管情況，防范丟失或損壞。2.3質控部門審核技術文件的有效性、合規(guī)性，確保符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及企業(yè)內部規(guī)定；在歸檔前簽署審核意見，確認文件具備法律效力。2.4其他部門（生產、采購等）配合研發(fā)部門提供技術文件相關支撐材料；遵守技術文件借閱、保密規(guī)定，不得擅自復制或泄露文件內容。3技術文件分類與編號3.1分類原則按項目分類：以研發(fā)項目為單位，區(qū)分不同項目的技術文件（如“A-產品研發(fā)項目”“B-工藝改進項目”）；按類型分類：根據文件性質，分為需求文檔、設計文檔、研發(fā)記錄、工藝規(guī)程等；按階段分類：依據項目進展，分為需求階段、設計階段、開發(fā)階段、驗收階段等。3.2分類體系示例一級分類（項目）二級分類（類型）三級分類（階段）A-產品研發(fā)項目01-需求文檔01-需求調研階段02-設計文檔02-方案設計階段03-研發(fā)記錄03-原型開發(fā)階段04-測試報告04-功能測試階段B-工藝改進項目01-工藝規(guī)程01-流程設計階段02-檢驗標準02-驗證階段3.3編號規(guī)則規(guī)則：項目代號+類型代碼+階段代碼+年份+順序號（如“A-____”）；說明：項目代號：用大寫字母表示（如“A”代表產品研發(fā)項目）；類型代碼：用兩位數(shù)字表示（如“01”代表需求文檔）；階段代碼：用兩位數(shù)字表示（如“01”代表需求調研階段）；年份：用四位數(shù)字表示（如“2023”）；順序號：用三位數(shù)字表示（如“001”“002”）。版本管理：用“V+數(shù)字”表示版本（如“V1.0”為初始版本，“V1.1”為第一次修訂），修訂后編號不變，版本號遞增。4歸檔流程4.1歸檔范圍研發(fā)環(huán)節(jié)：需求說明書、可行性研究報告、設計方案、研發(fā)計劃、研發(fā)日志、測試方案、測試報告；設計環(huán)節(jié)：產品圖紙、工藝圖紙、模具圖紙、包裝設計圖；生產環(huán)節(jié)：工藝規(guī)程、作業(yè)指導書、設備操作手冊；檢驗環(huán)節(jié)：檢驗標準、檢驗記錄、不合格品處理報告；其他：技術協(xié)議、專利申請文件、技術改造方案。4.2歸檔時間項目類文件：項目驗收合格后30天內，由研發(fā)部門完成歸檔；日常類文件：月度/季度生成的技術文件（如研發(fā)記錄、檢驗記錄），每月25日之前歸檔；臨時類文件：專項活動（如技術引進、客戶定制）形成的文件，活動結束后15天內歸檔。4.3歸檔要求完整性：包含所有修改版本、附件及支撐材料（如郵件往來、會議紀要）；準確性：內容與實際活動一致，無虛假、錯誤信息；規(guī)范性：符合企業(yè)格式要求（如字體、頁邊距），有生成人、審核人、批準人簽字；唯一性：同一文件不得重復歸檔，避免冗余。4.4歸檔步驟1.生成與審核：研發(fā)部門完成技術文件編制，經部門負責人審核簽字；2.整理與標識：按分類體系整理文件，標注文件編號、版本號、生成日期；3.移交與登記：填寫《技術文件移交清單》（見附錄1），連同文件移交至檔案管理部門；4.驗收與入庫：檔案管理部門檢查文件完整性、準確性，驗收合格后錄入檔案管理系統(tǒng)，分類存放；5.反饋與整改：若驗收不合格，檔案管理部門向研發(fā)部門出具《整改通知》，研發(fā)部門在5個工作日內完成整改并重新移交。5電子文件歸檔管理5.1電子文件范圍電子文檔：Word、Excel、PDF等；電子圖表：CAD、Visio、SolidWorks等；電子數(shù)據：數(shù)據庫文件、源代碼、測試數(shù)據等；音頻/視頻：研發(fā)會議錄音、產品演示視頻等。5.2格式要求通用格式：電子文檔應轉換為PDF格式（不可編輯），保留原格式作為備份；專業(yè)格式：CAD圖紙保留.dwg格式，源代碼保留.java/.c格式；兼容性：確保電子文件可在常用軟件中打開（如PDF閱讀器、CADviewer）。5.3元數(shù)據管理電子文件應包含以下元數(shù)據，由生成部門填寫：文件標識：文件名、文件編號、版本號；生成信息：生成日期、生成人、生成部門；審核信息：審核日期、審核人、審核意見；存儲信息：存儲路徑、存儲介質、備份日期。5.4存儲與備份存儲介質：電子文件存放在企業(yè)專用服務器（加密），設置訪問權限（如研發(fā)部門可訪問項目文件，其他部門僅可訪問公開文件）；備份策略：每月最后一個工作日備份至異地服務器，備份介質標注“備份日期+文件編號”；檢查頻率：每季度檢查一次備份文件的完整性和可讀性，確保數(shù)據安全。6文件保管與利用6.1保管條件紙質文件：存放在干燥、通風、防火、防盜的檔案室，溫度14-24℃，濕度45-60%，遠離陽光直射；電子文件：服務器安裝防火墻、殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)，防范黑客攻擊。6.2保管期限永久保存：企業(yè)核心技術文件（如專利申請文件、核心設計圖紙）、重大研發(fā)項目文件（如國家級項目）；長期保存（10-30年）：重要研發(fā)項目文件（如省級項目）、關鍵工藝規(guī)程、檢驗標準；短期保存（3-5年）：日常研發(fā)記錄、月度檢驗報告、重復文件。6.3借閱與復制1.借閱流程：借閱人填寫《技術文件借閱申請表》（見附錄3），注明借閱用途、期限（不超過7天）；部門負責人審核，確認用途合理；檔案管理部門登記，發(fā)放文件（紙質文件需簽字，電子文件需記錄訪問日志）；借閱人按時歸還文件，檔案管理部門核對無誤后注銷登記。2.復制流程：需復制技術文件的，填寫《技術文件復制申請表》，經分管領導審批；檔案管理部門復制文件，標注“復制件”字樣，記錄復制日期、復制人；復制件僅用于企業(yè)內部，不得對外泄露。6.4保密要求標識與分級：涉及商業(yè)秘密的技術文件標注“保密”字樣，分為“絕密”“機密”“秘密”三級；訪問控制：絕密文件僅分管領導、研發(fā)負責人可訪問，機密文件僅研發(fā)部門可訪問，秘密文件可在企業(yè)內部公開；責任追究：泄露技術文件內容的，按《保密協(xié)議》追究責任，情節(jié)嚴重的解除勞動合同。7文件銷毀7.1銷毀范圍超過保管期限且無保存價值的文件（如短期保存的研發(fā)記錄）；重復文件、無效文件（如作廢的工藝規(guī)程）；經鑒定無需保存的文件（如項目終止后的未完成文檔）。7.2銷毀程序1.申請與審核：生成部門填寫《技術文件銷毀申請表》（見附錄4），說明銷毀原因；2.確認與審批：檔案管理部門核對文件，確認符合銷毀條件，經分管領導審批；3.實施與監(jiān)督：銷毀時由檔案管理部門、生成部門各一人在場，監(jiān)督銷毀過程（紙質文件碎紙，電子文件永久刪除）；4.記錄與歸檔：銷毀后，銷毀人、記錄人在《銷毀申請表》上簽字，檔案管理部門保存該表5年。7.3銷毀記錄銷毀記錄應包含以下內容：銷毀文件名稱、文件編號、版本號；銷毀日期、地點、銷毀人、監(jiān)督人；銷毀方式（如碎紙、刪除）。8檢查與考核8.1檢查內容歸檔率：應歸檔文件數(shù)量與實際歸檔文件數(shù)量的比率（目標≥95%）；歸檔完整性：文件是否包含所有版本和附件；歸檔準確性：文件內容是否準確，是否有錯誤；保管情況：文件是否存放在規(guī)定地點，是否安全；利用情況：文件借閱次數(shù)、復制次數(shù)，是否被有效利用。8.2檢查頻率每季度第一個星期由檔案管理部門組織檢查，研發(fā)部門、質控部門參與；每年12月份進行年度全面檢查，形成《技術文件歸檔管理報告》，報分管領導。8.3考核標準研發(fā)部門：歸檔率未達到90%，扣績效考核分5分；遺漏重要文件，通報批評部門負責人；檔案管理部門：未按規(guī)定保管文件導致丟失，扣績效考核分10分；未及時處理歸檔申請，扣3分；借閱人：未按時歸還文件，扣個人績效考核分2分；泄露文件內容，扣20分，情節(jié)嚴重的解除勞動合同。9附則9.1制度修訂本制度根據企業(yè)發(fā)展需要，由檔案管理部門提出修訂意見，經分管領導審批后修訂，修訂后及時發(fā)布并告知相關部門。9.2解釋權本制度的解釋權歸企業(yè)檔案管理部門（綜合辦公室）所有。9.3生效日期本制度自2023年X月X日起生效，原《技術文件管理辦法》同時廢止。10附錄附錄1技術文件移交清單示例文件名稱文件編號版本號生成日期生成部門審核人歸檔日期歸檔人產品需求說明書A-____V1.0____研發(fā)部張三____李四方案設計圖紙A-____V1.1____研發(fā)部張三____李四附錄2技術文件編號規(guī)則示例組成部分說明示例項目代號大寫字母（A/B/C）A類型代碼兩位數(shù)字（01-需求文檔）01階段代碼兩位數(shù)字（01-需求調研階段）01年份四位數(shù)字2023順序號三位數(shù)字001完整編號項目代號+類型代碼+階段代碼+年份+順序號A-____附錄3技術文件借閱申請表示例借閱人部門借閱文件名稱文件編號借閱用途借閱期限審批人登記人王五研發(fā)部產品需求說明書A-____項目后續(xù)研發(fā)____至____張三（研發(fā)部負責人）李四（檔案管理員）附錄4