加工公司會(huì)議記錄管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)公司會(huì)議記錄的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確記錄、有效保存和及時(shí)利用，為公司決策、工作推進(jìn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供可靠依據(jù)。公司秉持“高效協(xié)作、創(chuàng)新進(jìn)取、質(zhì)量至上、客戶為本”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，通過完善會(huì)議記錄管理，助力公司在扁平化管理模式下實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，提升經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。二、適用范圍本規(guī)定適用于加工公司全體員工。涉及公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于高層決策會(huì)議、部門工作會(huì)議、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等。對(duì)于與客戶共同參與的會(huì)議，如有需要記錄相關(guān)內(nèi)容，亦參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為會(huì)議記錄管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)議記錄管理規(guī)定，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的會(huì)議記錄工作。同時(shí)，行政部門負(fù)責(zé)保存公司重要會(huì)議的記錄文檔，并定期對(duì)記錄進(jìn)行整理、歸檔和備份。2.會(huì)議召集部門會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)確定會(huì)議記錄人，向記錄人明確記錄要求。在會(huì)議結(jié)束后，召集部門需對(duì)會(huì)議記錄的初稿進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議討論情況和決議結(jié)果。3.會(huì)議記錄人會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)在會(huì)議期間準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議基本信息（如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、會(huì)議議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。記錄人需在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，按照規(guī)定流程進(jìn)行分發(fā)和存檔。四、管理內(nèi)容與流程1.會(huì)前準(zhǔn)備-明確記錄要求：會(huì)議召集人在會(huì)議通知中應(yīng)向記錄人明確會(huì)議記錄的重點(diǎn)和特殊要求，如是否需要詳細(xì)記錄討論過程、是否需要對(duì)特定問題進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注等。-記錄工具準(zhǔn)備：記錄人應(yīng)提前準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、錄音設(shè)備（如需）等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，記錄人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，以便更好地理解會(huì)議內(nèi)容。2.會(huì)中記錄-全面準(zhǔn)確記錄：記錄人要專注于會(huì)議進(jìn)程，準(zhǔn)確記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)和決議事項(xiàng)。對(duì)于重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和決策，要確保記錄無誤。-多種記錄方式結(jié)合：可以采用文字記錄、錄音記錄等多種方式相結(jié)合。如使用錄音設(shè)備，記錄人應(yīng)在會(huì)后及時(shí)整理錄音內(nèi)容，轉(zhuǎn)化為文字記錄。-實(shí)時(shí)反饋與確認(rèn)：在會(huì)議過程中，如對(duì)某些內(nèi)容記錄存在疑問，記錄人可適時(shí)向發(fā)言人或主持人進(jìn)行確認(rèn)，確保記錄的準(zhǔn)確性。3.會(huì)后整理-初稿整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議記錄初稿，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行梳理和完善，使記錄條理清晰、語言通順。-審核修訂：初稿完成后，提交會(huì)議主持人進(jìn)行審核。主持人應(yīng)認(rèn)真審查記錄內(nèi)容，如有遺漏或不準(zhǔn)確之處，及時(shí)通知記錄人進(jìn)行修訂。-最終定稿：經(jīng)主持人審核通過后的會(huì)議記錄為最終定稿，記錄人應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行排版和編輯。4.分發(fā)與存檔-分發(fā)范圍確定：由會(huì)議召集部門根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和需要，確定會(huì)議記錄的分發(fā)范圍。一般應(yīng)包括參會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。-及時(shí)分發(fā)：記錄人應(yīng)在會(huì)議記錄定稿后及時(shí)將其分發(fā)給相關(guān)人員，可通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進(jìn)行發(fā)送。-規(guī)范存檔：行政部門按照分類原則對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案應(yīng)按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和整理，便于查詢和檢索。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-獲取會(huì)議記錄權(quán)：員工有權(quán)根據(jù)工作需要獲取與其相關(guān)的會(huì)議記錄，以便了解會(huì)議精神和工作要求。-提出意見權(quán)：員工對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容如有異議，有權(quán)向記錄人或會(huì)議主持人提出，要求進(jìn)行核實(shí)和修訂。2.員工義務(wù)-遵守規(guī)定義務(wù)：全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本會(huì)議記錄管理規(guī)定，積極配合會(huì)議記錄工作。-保密義務(wù)：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議記錄，員工有義務(wù)嚴(yán)格保密，不得泄露給外部人員或無關(guān)人員。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：行政部門定期對(duì)各部門的會(huì)議記錄工作進(jìn)行檢查，包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、存檔情況等。-不定期抽查：公司管理層可進(jìn)行不定期抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改要求。2.考核機(jī)制-納入績效考核：將會(huì)議記錄工作的質(zhì)量和效率納入員工績效考核體系。對(duì)于記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反規(guī)定、記錄工作存在嚴(yán)重問題的員工，進(jìn)行扣分處理。-問題整改跟蹤：對(duì)于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施并限期整改。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保問題得到有效解決。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.在執(zhí)行本規(guī)定過程中，如與國家法律法規(guī)或政策相抵觸，以國家法律法規(guī)和政策為準(zhǔn)。公司將根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行調(diào)整和完善，以確保公司會(huì)議記錄