2025年工程物資采購管理制度總則1.目的：為規(guī)范2025年工程物資采購管理工作，確保工程物資的質(zhì)量、供應(yīng)及時性和成本合理性，保障工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍：本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的物資采購活動，包括但不限于建筑材料、設(shè)備、構(gòu)配件、工具及勞保用品等物資的采購。3.采購原則：遵循“公開、公平、公正”的原則，確保采購過程透明、合法；堅(jiān)持“質(zhì)量第一、成本控制、效益優(yōu)先”的原則，在保證物資質(zhì)量的前提下，合理降低采購成本，提高采購效益；嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購活動的合規(guī)性。采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃的編制-項(xiàng)目部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃、施工圖紙和技術(shù)要求，在項(xiàng)目開工前編制詳細(xì)的工程物資采購總計(jì)劃。采購總計(jì)劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)公司采購部門。-采購部門根據(jù)項(xiàng)目部門提交的采購總計(jì)劃，結(jié)合公司的庫存情況和市場供應(yīng)狀況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)明確全年的采購目標(biāo)和重點(diǎn)，季度采購計(jì)劃應(yīng)具體安排每個季度的采購任務(wù)，月度采購計(jì)劃應(yīng)細(xì)化到每月的采購明細(xì)。-采購計(jì)劃的編制應(yīng)充分考慮物資的采購周期、運(yùn)輸時間和施工進(jìn)度要求，確保物資的及時供應(yīng)。同時，應(yīng)合理安排采購資金，避免資金浪費(fèi)和積壓。2.采購計(jì)劃的審批-年度采購計(jì)劃由公司總經(jīng)理審批，季度和月度采購計(jì)劃由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程中，應(yīng)重點(diǎn)審查采購計(jì)劃的合理性、可行性和資金預(yù)算的準(zhǔn)確性。-對于重大采購項(xiàng)目或特殊物資的采購計(jì)劃，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行論證和評審，確保采購計(jì)劃符合項(xiàng)目的實(shí)際需求和公司的發(fā)展戰(zhàn)略。3.采購計(jì)劃的調(diào)整-在項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因工程變更、設(shè)計(jì)修改或其他原因需要調(diào)整采購計(jì)劃時，項(xiàng)目部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和對項(xiàng)目進(jìn)度的影響，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)公司采購部門。-采購部門接到項(xiàng)目部門的申請后，應(yīng)及時對調(diào)整后的采購計(jì)劃進(jìn)行評估和審核，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。調(diào)整后的采購計(jì)劃應(yīng)重新履行審批程序。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇-采購部門應(yīng)建立完善的供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等方式，廣泛收集供應(yīng)商信息，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。-對初步篩選合格的供應(yīng)商，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件和業(yè)績資料。-根據(jù)實(shí)地考察和資料審核的結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期進(jìn)行更新和調(diào)整，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的合作-采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。-在合作過程中，應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和供貨情況，確保物資的按時供應(yīng)。同時，應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。3.供應(yīng)商的淘汰-對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行淘汰處理：提供的物資質(zhì)量不符合合同要求，經(jīng)多次整改仍無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)；交貨期嚴(yán)重延誤，影響工程進(jìn)度；售后服務(wù)不到位，給公司造成較大損失；存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為。-淘汰供應(yīng)商應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并及時通知供應(yīng)商。同時，應(yīng)將淘汰供應(yīng)商的相關(guān)信息記錄在供應(yīng)商檔案中，以便今后的查詢和參考。采購流程管理1.采購申請-項(xiàng)目部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《物資采購申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)公司采購部門。-對于緊急采購的物資，項(xiàng)目部門應(yīng)在申請表中注明“緊急采購”字樣，并說明緊急采購的原因和預(yù)計(jì)使用時間。2.采購審批-采購部門接到項(xiàng)目部門的采購申請后，應(yīng)及時對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核的主要內(nèi)容包括采購申請是否符合采購計(jì)劃、物資的規(guī)格型號和數(shù)量是否合理、采購預(yù)算是否充足等。-對于符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)根據(jù)物資的類別和金額大小，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過后，采購部門應(yīng)及時安排采購人員進(jìn)行采購。3.采購詢價-采購人員應(yīng)根據(jù)采購申請的要求，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，詢價函應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報(bào)價。-采購人員應(yīng)至少向三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，以獲取不同供應(yīng)商的報(bào)價信息，并對報(bào)價進(jìn)行比較和分析。在詢價過程中，應(yīng)注意選擇信譽(yù)良好、價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。4.采購談判-根據(jù)詢價結(jié)果，采購人員應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判的主要內(nèi)容包括物資的價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等。-在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況和市場行情，掌握談判的主動權(quán)，爭取以合理的價格和優(yōu)惠的條件與供應(yīng)商達(dá)成采購協(xié)議。5.采購合同簽訂-采購人員與供應(yīng)商達(dá)成采購協(xié)議后，應(yīng)及時起草采購合同，并報(bào)公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。-采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)歧義。同時，應(yīng)在合同中約定違約責(zé)任和爭議解決方式，以保障公司的合法權(quán)益。6.采購驗(yàn)收-物資到貨后，項(xiàng)目部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。-對于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)檢測。檢驗(yàn)檢測合格后，方可辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如換貨、退貨、補(bǔ)貨等。7.采購付款-采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定和物資的驗(yàn)收情況，及時辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目部門、采購部門和財(cái)務(wù)部門審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照審批通過的付款申請，及時向供應(yīng)商支付貨款。在付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保資金的安全和合理使用。采購質(zhì)量管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定-采購部門應(yīng)根據(jù)工程的實(shí)際需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定詳細(xì)的物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括物資的性能指標(biāo)、外觀要求、包裝要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容。-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定，并作為物資驗(yàn)收的依據(jù)。同時，應(yīng)將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)和供貨。2.質(zhì)量控制措施-采購人員應(yīng)在采購過程中加強(qiáng)對物資質(zhì)量的控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢驗(yàn)報(bào)告，并對物資進(jìn)行抽檢。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)造或駐廠檢驗(yàn)。-項(xiàng)目部門在物資驗(yàn)收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。對于不合格物資，應(yīng)堅(jiān)決予以退貨或換貨處理，確保工程物資的質(zhì)量符合要求。3.質(zhì)量問題處理-如在使用過程中發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題，項(xiàng)目部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查和分析，確定質(zhì)量問題的原因和責(zé)任。-對于因供應(yīng)商原因造成的質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如免費(fèi)更換、維修、賠償損失等。對于因公司自身原因造成的質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，避免類似問題的再次發(fā)生。采購成本管理1.成本預(yù)算編制-采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和市場行情，編制詳細(xì)的采購成本預(yù)算。成本預(yù)算應(yīng)包括物資的采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用、檢驗(yàn)檢測費(fèi)用等各項(xiàng)費(fèi)用。-成本預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保成本預(yù)算不超支。2.成本控制措施-采購人員應(yīng)通過詢價、談判等方式，爭取以合理的價格采購物資。同時，應(yīng)優(yōu)化采購方案，選擇合適的采購方式和運(yùn)輸方式，降低采購成本。-項(xiàng)目部門應(yīng)合理安排物資的使用，避免浪費(fèi)和積壓。對于剩余物資，應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)，以便重復(fù)利用。3.成本分析與考核-采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。-公司應(yīng)建立采購成本考核機(jī)制，對采購部門和相關(guān)人員的成本控制情況進(jìn)行考核。對于成本控制效果顯著的部門和個人，應(yīng)給予獎勵；對于成本超支的部門和個人，應(yīng)進(jìn)行問責(zé)和處罰。采購檔案管理1.檔案內(nèi)容-采購檔案應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、詢價報(bào)價文件、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的所有文件和資料。-采購檔案應(yīng)按照項(xiàng)目和時間順序進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管-采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的保管工作，建立檔案管理制度，明確檔案的保管期限和查閱權(quán)限。-采購檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全和完整。3.檔案查閱與利用-公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員因工作需要查閱采購檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。-查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-公司審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的