司法機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化操作手冊(cè)第一章總則1.1目的依據(jù)為規(guī)范司法機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化水平，保障檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民法院檔案管理辦法》《人民檢察院檔案管理規(guī)定》《公安機(jī)關(guān)檔案管理辦法》《司法行政機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)和規(guī)范性文件，結(jié)合司法機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、司法行政機(jī)關(guān)（含監(jiān)獄、戒毒所、社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)等）的檔案管理工作。1.3基本原則（一）依法管理原則：嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。（二）真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，不得偽造、篡改或銷毀檔案，維護(hù)檔案的原始性。（三）安全保密原則：落實(shí)檔案安全保密制度，采取有效措施防止檔案丟失、泄露、損毀，確保國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私不受侵犯。（四）便捷利用原則：優(yōu)化檔案利用流程，完善檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為司法辦案、決策參考和社會(huì)公眾提供便捷服務(wù)。第二章檔案分類與歸檔范圍司法機(jī)關(guān)檔案分為訴訟檔案（含刑事、民事、行政、執(zhí)行等）、行政檔案（含機(jī)關(guān)日常辦公、人事、財(cái)務(wù)等）、專業(yè)檔案（含社區(qū)矯正、律師管理、公證、偵查技術(shù)等）三大類。各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)職能定位細(xì)化分類，明確歸檔范圍。2.1法院檔案分類與歸檔范圍（一）刑事訴訟檔案：包括立案材料（起訴書、自訴狀、立案決定書）、偵查材料（證據(jù)清單、訊問(wèn)筆錄、鑒定意見）、起訴材料（公訴書、辯護(hù)詞、代理詞）、審判材料（庭審筆錄、判決書、裁定書）、執(zhí)行材料（執(zhí)行通知書、財(cái)產(chǎn)查封裁定、執(zhí)行結(jié)案報(bào)告）等。（二）民事訴訟檔案：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、調(diào)解書、判決書、執(zhí)行材料等。（三）行政訴訟檔案：包括行政起訴狀、答辯狀、行政行為決定書、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書等。（四）執(zhí)行檔案：包括執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行依據(jù)（判決書、調(diào)解書）、執(zhí)行措施材料（查封、扣押、凍結(jié)文書）、執(zhí)行結(jié)案材料等。（五）行政檔案：包括機(jī)關(guān)公文（請(qǐng)示、批復(fù)、通知）、人事檔案（干部任免、考核材料）、財(cái)務(wù)檔案（預(yù)算、決算、憑證）等。2.2檢察院檔案分類與歸檔范圍（一）訴訟檔案：包括偵查檔案（貪污賄賂、瀆職侵權(quán)案件的線索材料、偵查筆錄、證據(jù)）、審查起訴檔案（起訴書、不起訴決定書、出庭預(yù)案）、審判監(jiān)督檔案（抗訴書、再審檢察建議）、刑事執(zhí)行監(jiān)督檔案（減刑、假釋監(jiān)督材料）等。（二）檢察行政檔案：包括機(jī)關(guān)公文、人事材料、財(cái)務(wù)憑證、檢察調(diào)研材料等。（三）公益訴訟檔案：包括公益訴訟線索材料、立案決定書、檢察建議、起訴狀、判決書等。2.3公安機(jī)關(guān)檔案分類與歸檔范圍（一）刑事偵查檔案：包括受案登記、立案決定書、偵查筆錄、證據(jù)材料、起訴意見書、結(jié)案報(bào)告等。（二）治安管理檔案：包括治安案件受案材料、詢問(wèn)筆錄、處罰決定書、調(diào)解協(xié)議等。（三）行政復(fù)議檔案：包括行政復(fù)議申請(qǐng)書、被申請(qǐng)人答復(fù)書、證據(jù)材料、行政復(fù)議決定書等。（四）戶籍管理檔案：包括戶口登記、遷移、注銷材料等（按戶籍管理規(guī)定歸檔）。2.4司法行政機(jī)關(guān)檔案分類與歸檔范圍（一）社區(qū)矯正檔案：包括社區(qū)矯正人員登記表、判決書、社區(qū)矯正方案、日常監(jiān)管記錄、解除矯正材料等。（二）律師管理檔案：包括律師執(zhí)業(yè)申請(qǐng)材料、年度考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。（三）公證檔案：包括公證申請(qǐng)書、當(dāng)事人身份證明、公證事項(xiàng)材料、公證書正本等。（四）法律援助檔案：包括法律援助申請(qǐng)表、經(jīng)濟(jì)困難證明、委托代理協(xié)議、辯護(hù)詞、判決書等。第三章歸檔流程與要求3.1收集（一）收集時(shí)限：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在案件辦結(jié)后（如法院判決生效、檢察院作出決定、公安機(jī)關(guān)結(jié)案）15個(gè)工作日內(nèi)收集本部門形成的檔案材料；行政檔案應(yīng)在文件辦理完畢后30個(gè)工作日內(nèi)收集。（二）收集范圍：包括紙質(zhì)材料、電子材料（如電子文檔、照片、視頻）、聲像材料（如庭審錄音錄像）等，確保材料完整無(wú)遺漏。（三）收集要求：收集的材料應(yīng)符合“原件優(yōu)先”原則，復(fù)印件需注明“與原件一致”并由提供者簽字確認(rèn)；電子材料應(yīng)收集原始載體（如U盤、光盤）或直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。3.2整理（一）分類排序：按案件辦理流程或文件類型邏輯排序。例如：刑事訴訟檔案：立案→偵查→起訴→審判→執(zhí)行；行政檔案：請(qǐng)示→批復(fù)→實(shí)施→總結(jié)。（二）去重補(bǔ)漏：刪除重復(fù)材料（如重復(fù)的復(fù)印件），補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵材料（如缺失的庭審筆錄）。（三）標(biāo)注說(shuō)明：對(duì)材料中的模糊內(nèi)容（如字跡不清、頁(yè)碼缺失），應(yīng)注明情況并由經(jīng)辦人簽字。3.3裝訂（一）裝訂方式：紙質(zhì)檔案采用線裝或符合檔案保存要求的膠裝（禁用易生銹的金屬物），裝訂邊應(yīng)整齊，避免壓字。（二）頁(yè)碼編制：在每頁(yè)材料的右上角用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號(hào)（從“1”開始），不得重復(fù)或遺漏；空白頁(yè)不編號(hào)。（三）封面填寫：封面應(yīng)填寫檔案名稱（如“2023年XX法院刑事訴訟檔案”）、年度、案件編號(hào)、責(zé)任人（承辦人、歸檔人）、歸檔日期等信息，填寫內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。3.4編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則：采用“年度-機(jī)關(guān)類型-檔案類別-順序號(hào)”格式，例如：法院2023年刑事訴訟檔案：2023-FY-XS-001（FY代表法院，XS代表刑事訴訟）；檢察院2023年審查起訴檔案：2023-JC-SQ-001（JC代表檢察院，SQ代表審查起訴）。（二）唯一性要求：每個(gè)檔案的編號(hào)應(yīng)唯一，不得重復(fù)使用。3.5歸檔（一）移交手續(xù)：業(yè)務(wù)部門整理裝訂完成后，填寫《檔案交接清單》（注明檔案名稱、數(shù)量、編號(hào)、移交部門、移交人、接收人、移交日期），與檔案管理部門辦理交接。（二）接收審核：檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查材料完整性、裝訂規(guī)范性、編號(hào)準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后錄入檔案管理系統(tǒng)（錄入內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、類別、年度、責(zé)任人、保管期限等）。（三）入庫(kù)保管：審核通過(guò)的檔案應(yīng)及時(shí)存入檔案庫(kù)房，按編號(hào)順序排列，擺放整齊。第四章電子檔案管理4.1電子檔案采集（一）采集標(biāo)準(zhǔn)：符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）要求。紙質(zhì)材料掃描：采用彩色或灰度掃描，分辨率不低于300DPI，格式為PDF/A（長(zhǎng)期保存）或JPG（短期保存）；電子材料收集：直接收集原件（如Word文檔、Excel表格、電子照片），確保其真實(shí)性（如保留修改痕跡、電子簽名）；聲像材料采集：庭審錄音錄像應(yīng)采用MP4格式，分辨率不低于1080P，同步采集元數(shù)據(jù)（如錄制時(shí)間、錄制人、案件編號(hào)）。（二）元數(shù)據(jù)采集：電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件名稱、形成時(shí)間、形成部門、責(zé)任人、文件類型、存儲(chǔ)路徑、關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案編號(hào)等信息，確保電子檔案的可追溯性。4.2電子檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的檔案服務(wù)器或符合安全標(biāo)準(zhǔn)的云存儲(chǔ)平臺(tái)（如政務(wù)云），實(shí)行“本地存儲(chǔ)+異地備份”（異地備份地點(diǎn)應(yīng)與本地相距較遠(yuǎn)，避免同一災(zāi)害影響）。（二）安全措施：存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)加密（如AES-256加密），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如管理員、業(yè)務(wù)人員、普通用戶分級(jí)權(quán)限），定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)升級(jí)。（三）數(shù)據(jù)檢測(cè)：每季度對(duì)電子檔案進(jìn)行一次數(shù)據(jù)檢測(cè)，檢查數(shù)據(jù)完整性（如是否有損壞、丟失）和可讀性（如PDF/A文件是否能正常打開），發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)。4.3電子檔案利用（一）權(quán)限管理：內(nèi)部工作人員憑賬號(hào)密碼登錄檔案管理系統(tǒng)查閱，外部人員（如律師、當(dāng)事人）憑有效手續(xù)（如律師證、授權(quán)委托書）申請(qǐng)查閱，涉及國(guó)家秘密的電子檔案需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）痕跡留存：系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，形成《電子檔案查閱日志》，日志保存期限不少于5年。4.4電子與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)（一）關(guān)聯(lián)要求：電子檔案與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)建立唯一關(guān)聯(lián)（如電子檔案編號(hào)與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致），在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)“一鍵關(guān)聯(lián)”（點(diǎn)擊電子檔案可查看對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案信息，點(diǎn)擊紙質(zhì)檔案可查看對(duì)應(yīng)的電子檔案）。（二）一致性維護(hù)：電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)保持一致，若紙質(zhì)檔案修改（如補(bǔ)正判決書），應(yīng)同步修改電子檔案，并注明修改原因和修改人。第五章檔案保管與保護(hù)5.1保管場(chǎng)所要求（一）庫(kù)房條件：檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案庫(kù)房技術(shù)管理規(guī)范》（DA/T____）要求，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源、污染源（如化工廠、加油站），避免陽(yáng)光直射。（二）設(shè)施設(shè)備：庫(kù)房應(yīng)配備以下設(shè)施：防火：滅火器（干粉或氣體滅火器）、自動(dòng)滅火系統(tǒng)；防盜：監(jiān)控?cái)z像頭（覆蓋庫(kù)房入口、檔案架）、防盜門窗（加固型）；防鼠防蟲：擋鼠板（高度不低于50cm）、驅(qū)蟲劑（如樟腦丸，需用透氣袋包裝）、通風(fēng)設(shè)備；防光：窗簾（遮光率不低于90%）、遮光板；檔案架：采用金屬檔案架（避免木質(zhì)架生蟲），架間距不小于0.8米，架頂距天花板不小于0.5米。5.2保管期限劃分（一）永久保管：涉及國(guó)家利益、社會(huì)公共利益、重大案件的檔案，如死刑判決書、重大貪污賄賂案件偵查檔案、重要的行政復(fù)議決定、公益訴訟判決書等。（二）長(zhǎng)期保管：一般案件的檔案，如普通民事判決書、一般治安案件檔案、社區(qū)矯正檔案（期限為社區(qū)矯正人員解除矯正后20年）等。（三）短期保管：臨時(shí)性、輔助性的檔案，如會(huì)議記錄、通知、臨時(shí)報(bào)表等（期限為10-15年）。（四）期限調(diào)整：檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案延長(zhǎng)保管期限，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案按規(guī)定銷毀（銷毀前需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》）。5.3定期檢查與修復(fù)（一）檢查頻率：檔案管理部門應(yīng)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：檔案數(shù)量：是否有丟失、短缺；檔案完整性：是否有破損、缺頁(yè)；檔案安全性：是否有受潮、蟲蛀、霉變、褪色；庫(kù)房設(shè)施：是否有損壞（如滅火器過(guò)期、監(jiān)控失效）。（二）修復(fù)措施：破損紙張：用檔案修復(fù)紙修補(bǔ)，采用漿糊或檔案專用膠水；字跡模糊：采用字跡加固劑（如中國(guó)檔案研究所生產(chǎn)的“檔案字跡保護(hù)劑”）處理，或掃描復(fù)制形成電子檔案；受潮霉變：將檔案放入通風(fēng)處晾干（避免暴曬），用毛刷清除霉菌，必要時(shí)送專業(yè)機(jī)構(gòu)修復(fù)。第六章檔案利用與服務(wù)6.1利用范圍（一）內(nèi)部利用：司法機(jī)關(guān)工作人員因辦案、調(diào)研、考核等工作需要查閱檔案。（二）外部利用：律師、當(dāng)事人：憑律師證、身份證、授權(quán)委托書查閱與案件有關(guān)的檔案（如庭審筆錄、判決書）；其他司法機(jī)關(guān)、政府部門：憑公函查閱與工作有關(guān)的檔案（如協(xié)助調(diào)查案件）；社會(huì)公眾：憑有效身份證件查閱已開放的檔案（如已解密的歷史檔案、公開的判決文書）。6.2利用手續(xù)（一）申請(qǐng)：查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人姓名、單位、證件號(hào)碼、查閱事由、查閱檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容。（二）審批：內(nèi)部工作人員：由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部人員：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私的檔案：需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）登記：查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記本》上簽字，登記內(nèi)容包括查閱人信息、查閱檔案信息、查閱時(shí)間、查閱用途。6.3利用方式（一）現(xiàn)場(chǎng)查閱：查閱人在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱，不得將檔案帶出；查閱時(shí)應(yīng)保持檔案整潔，不得涂改、勾畫、折疊。（二）復(fù)制：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制件（如復(fù)印件、電子掃描件），復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”公章，與原件具有同等效力。（三）借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限（一般不超過(guò)7天），逾期未還的應(yīng)催還，必要時(shí)收回檔案；借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。6.4保密要求（一）保密承諾：查閱涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私的檔案，查閱人應(yīng)簽訂《保密承諾書》，承諾不泄露檔案內(nèi)容，不用于非法用途。（二）監(jiān)督管理：檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)查閱人有涂改、勾畫、泄露檔案內(nèi)容等行為，應(yīng)及時(shí)制止并收回檔案，情節(jié)嚴(yán)重的追究責(zé)任。（三）檔案銷毀：對(duì)不再需要的檔案復(fù)制件，查閱人應(yīng)及時(shí)銷毀，不得留存或傳播。第七章制度與責(zé)任保障7.1制度建設(shè)司法機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全以下檔案管理制度：（一）歸檔制度：明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔流程、移交手續(xù)；（二）保管制度：明確保管場(chǎng)所要求、保管期限、定期檢查制度、修復(fù)措施；（三）利用制度：明確利用范圍、利用手續(xù)、利用方式、保密要求；（四）保密制度：明確保密范圍（如國(guó)家秘密、個(gè)人隱私）、保密措施（如加密存儲(chǔ)、權(quán)限管理）、責(zé)任追究；（五）責(zé)任追究制度：明確相關(guān)人員的責(zé)任，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行處罰。7.2責(zé)任分工（一）檔案管理部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本機(jī)關(guān)檔案管理工作，制定檔案管理辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督業(yè)務(wù)部門檔案收集、整理工作，保管、利用檔案，維護(hù)檔案安全；（二）業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集、整理本部門形成的檔案材料，及時(shí)移交檔案管理部門，配合檔案管理部門做好檔案利用工作；（三）檔案管理人員：負(fù)責(zé)具體執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度，做好檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案安全、完整、有效利用；（四）單位負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審批檔案管理重大事項(xiàng)（如檔案銷毀、涉及國(guó)家秘密的檔案利用），督促落實(shí)檔案管理責(zé)任。7.3責(zé)任追究對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任：（一）未按規(guī)定歸檔、移交檔案：給予批評(píng)教育、責(zé)令整改；情節(jié)嚴(yán)重的，