制造公司禮品贈送管理細則

一、總則本制造公司秉持“品質至上、創(chuàng)新共贏、以人為本、回饋社會”的經營理念，為進一步規(guī)范公司禮品贈送行為，確保禮品贈送活動既能體現(xiàn)公司文化與人文關懷，又符合公司利益與法律法規(guī)要求，特制定本管理細則。本細則旨在明確禮品贈送的原則、流程與標準，強化內部控制，防范潛在風險，提升公司整體管理水平，實現(xiàn)社會效益與經濟效益的平衡發(fā)展。通過合理、規(guī)范的禮品贈送，加強與客戶、合作伙伴及員工之間的良好關系，促進公司業(yè)務的持續(xù)健康發(fā)展。二、適用范圍本細則適用于制造公司全體員工在代表公司進行禮品贈送相關活動的情況，以及涉及到公司向客戶、合作伙伴等外部單位或個人進行禮品贈送的業(yè)務場景。無論是公司統(tǒng)一組織的禮品贈送活動，還是員工因工作需要以公司名義進行的禮品贈送行為，均需遵循本細則規(guī)定。三、組織架構與職責分工（一）行政部門行政部門作為禮品贈送管理的牽頭部門，負責制定和完善禮品贈送管理制度及流程，統(tǒng)籌協(xié)調禮品的采購、儲存、分發(fā)等工作。同時，行政部門需建立禮品臺賬，詳細記錄禮品的出入庫情況、贈送對象、用途等信息，確保禮品管理的規(guī)范與透明。此外，行政部門還承擔著對禮品贈送活動的日常監(jiān)督職責，對不符合規(guī)定的行為及時予以糾正。（二）采購部門采購部門依據行政部門提供的禮品需求計劃，負責禮品的采購工作。在采購過程中，采購部門需嚴格遵循公司的采購流程，通過正規(guī)渠道選擇具有良好信譽的供應商，確保所采購禮品的質量、價格符合公司要求。采購部門應與供應商簽訂規(guī)范的采購合同，明確雙方的權利與義務，保障公司的合法權益。（三）業(yè)務部門業(yè)務部門在涉及禮品贈送需求時，需提前向行政部門提交禮品贈送申請，詳細說明贈送對象、事由、預計金額等信息。業(yè)務部門負責與行政部門溝通禮品的具體需求和個性化要求，確保所贈送禮品符合業(yè)務實際情況和受贈對象特點。在禮品贈送過程中，業(yè)務部門需按照規(guī)定流程進行操作，并及時反饋禮品贈送的效果和相關情況。（四）財務部門財務部門負責對禮品贈送的費用進行審核與核算，確保禮品采購、贈送等相關費用支出符合公司財務制度和預算安排。財務部門應加強對禮品費用的監(jiān)管，嚴格審查禮品發(fā)票及相關憑證，防止出現(xiàn)不合理的費用支出。同時，財務部門需定期對禮品費用進行統(tǒng)計和分析，為公司的成本控制和決策提供數據支持。四、管理內容與流程（一）禮品采購管理1.需求申報各業(yè)務部門根據工作需要，提前填寫《禮品需求申請表》，詳細注明禮品用途、贈送對象、預計金額、數量、規(guī)格等信息，提交至行政部門。行政部門對各部門的禮品需求進行匯總和審核，結合公司年度預算和實際情況，確定禮品采購計劃。2.供應商選擇采購部門根據行政部門提供的禮品采購計劃，通過公開招標、邀請招標、詢價、比價等方式，從眾多供應商中選擇合適的合作伙伴。在選擇供應商時，采購部門應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，確保所采購禮品的性價比最優(yōu)。3.采購執(zhí)行采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準等條款。在采購過程中，采購部門需嚴格按照合同要求進行監(jiān)督和驗收，確保所采購禮品符合合同約定。對于驗收不合格的禮品，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或更換合格產品。4.入庫管理禮品采購完成后，采購部門將禮品移交至行政部門倉庫。行政部門倉庫管理人員對禮品進行驗收，核對禮品的數量、規(guī)格、質量等信息，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，將禮品登記入賬。倉庫管理人員應按照禮品的種類、規(guī)格等進行分類存放，確保禮品的存放安全和便于管理。（二）禮品贈送流程1.申請審批員工因工作需要以公司名義贈送禮品時，需填寫《禮品贈送審批表》，詳細說明贈送對象、事由、禮品名稱、數量、金額等信息，并附上相關證明材料?！抖Y品贈送審批表》需依次經部門負責人、行政部門負責人、財務部門負責人和公司分管領導審批。審批通過后，員工方可按照規(guī)定進行禮品贈送。2.禮品領取員工憑審批通過的《禮品贈送審批表》到行政部門倉庫領取禮品。倉庫管理人員根據審批表上的信息，核實禮品的種類、數量等，辦理禮品出庫手續(xù)，并在禮品臺賬上進行記錄。員工領取禮品后，應對禮品的完整性和質量進行檢查，如有問題應及時與倉庫管理人員溝通解決。3.禮品贈送員工在贈送禮品時，應注意禮品的包裝和禮儀，確保禮品的贈送能夠體現(xiàn)公司的文化和誠意。在禮品贈送過程中，員工應向受贈對象說明禮品的來源和公司的美好祝愿。同時，員工應盡量獲取受贈對象的簽收憑證或相關反饋信息，如照片、感謝信等，及時反饋給行政部門。4.禮品跟蹤與反饋行政部門負責對禮品贈送的效果進行跟蹤和反饋。定期收集業(yè)務部門和員工關于禮品贈送的反饋信息，了解受贈對象對禮品的滿意度和意見建議。對于反饋中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時進行分析和總結，提出改進措施，不斷優(yōu)化禮品贈送工作。（三）特殊禮品管理對于一些具有特殊意義或價值較高的禮品，如定制禮品、限量版禮品等，公司實行特殊管理。在采購特殊禮品時，需經過更嚴格的審批流程，由公司高層領導進行決策。特殊禮品的保管和使用應指定專人負責，建立詳細的檔案記錄，對禮品的出入庫、贈送情況等進行全程跟蹤管理。五、權利與義務（一）員工權利1.員工有權根據工作需要，按照規(guī)定流程申請禮品贈送，以支持業(yè)務開展和維護良好的合作關系。2.員工有權對禮品的采購質量、種類等提出合理建議，行政部門應認真聽取員工意見，并根據實際情況進行調整和改進。3.員工在禮品贈送過程中，因客觀原因導致禮品贈送未能達到預期效果時，有權向行政部門說明情況，尋求合理的解決方案。（二）員工義務1.員工應嚴格遵守本細則規(guī)定的禮品贈送流程和標準，不得擅自違規(guī)進行禮品贈送活動。2.員工在禮品贈送過程中，應維護公司形象和利益，不得利用禮品贈送謀取個人私利。3.員工有義務及時向行政部門反饋禮品贈送的相關信息，包括受贈對象的反饋意見等。（三）公司權利1.公司有權根據業(yè)務發(fā)展和管理需要，制定和調整禮品贈送管理制度和流程。2.公司有權對員工的禮品贈送行為進行監(jiān)督和檢查，對違反規(guī)定的行為進行嚴肅處理。3.公司有權要求員工提供與禮品贈送相關的詳細信息和資料，以便進行管理和決策。（四）公司義務1.公司應按照本細則規(guī)定，為員工提供必要的禮品資源和支持，保障員工正常開展禮品贈送工作。2.公司應定期對禮品贈送管理工作進行總結和評估，不斷優(yōu)化管理流程和標準，提高禮品贈送的效果和效益。3.公司應尊重員工在禮品贈送過程中的合理建議和需求，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。六、監(jiān)督與考核機制（一）內部監(jiān)督行政部門、財務部門和審計部門共同負責對禮品贈送管理工作進行內部監(jiān)督。行政部門定期對禮品的采購、儲存、分發(fā)等環(huán)節(jié)進行檢查，確保禮品管理工作規(guī)范有序。財務部門加強對禮品費用的審核和監(jiān)控，防止出現(xiàn)費用超支和違規(guī)支出等情況。審計部門定期對禮品贈送活動進行專項審計，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并追究相關人員的責任。（二）績效考核公司將禮品贈送管理工作納入員工績效考核體系。對在禮品贈送工作中表現(xiàn)出色，為公司業(yè)務發(fā)展和形象提升做出積極貢獻的員工，給予相應的績效獎勵。對違反禮品贈送管理制度，給公司造成不良影響或經濟損失的員工，視情節(jié)輕重扣減績效分數或進行其他相應的處罰。（三）投訴處理公司設立專門的投訴渠道，接受員工和外部單位對禮品贈送管理工作的投訴和舉報。對于收到的投訴和舉報，公司將及時進行調查核實，如情況屬實，將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，并將處理結果及時反饋給投訴舉報人。七、附則（一）本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。（二）本細則應根據國家法律法規(guī)