辦公室文秘崗位職責(zé)與工作流程規(guī)范一、引言辦公室文秘是企業(yè)內(nèi)部溝通的"橋梁"、行政事務(wù)的"管家"、信息傳遞的"樞紐"，其工作質(zhì)量直接影響企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率與對外形象。為推動文秘工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，明確崗位職責(zé)邊界，優(yōu)化工作流程，提升服務(wù)效能，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室文秘崗位，旨在為文秘人員提供可操作的工作指引，為企業(yè)行政體系建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二、辦公室文秘核心崗位職責(zé)辦公室文秘的職責(zé)以"綜合服務(wù)"為核心，覆蓋行政事務(wù)、文件管理、會議組織、溝通協(xié)調(diào)等多個維度，具體如下：（一）行政事務(wù)綜合處理1.日常接待：負(fù)責(zé)來訪人員（客戶、上級單位、合作方等）的迎送、引導(dǎo)及茶水服務(wù)；根據(jù)來訪者身份及需求，合理安排會見場所（如會議室、接待室），并及時聯(lián)系相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對接。2.辦公物資管理：負(fù)責(zé)辦公文具、耗材、設(shè)備的采購申請與發(fā)放登記；定期盤點(diǎn)庫存（如每月一次），確保物資充足且不積壓；建立物資臺賬，記錄出入庫信息。3.考勤與福利管理：協(xié)助人力資源部門統(tǒng)計員工考勤（如遲到、早退、請假），核對考勤數(shù)據(jù)并反饋異常情況；負(fù)責(zé)員工福利（如節(jié)日禮品、生日福利）的發(fā)放與登記。（二）文件與檔案管理1.收文處理：接收外部來文（如政府公文、客戶函件）及內(nèi)部文件（如部門請示、報告），核對文件信息（來文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)）并登記；對文件進(jìn)行初審，判斷是否屬于本單位職責(zé)范圍，分流至相關(guān)部門辦理。2.發(fā)文處理：協(xié)助起草或?qū)徍藘?nèi)部文件（如通知、制度、函件），確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；按照審批流程（擬稿-審核-簽發(fā)）辦理發(fā)文，負(fù)責(zé)文件編號、排版與印發(fā)；留存發(fā)文底稿及印發(fā)記錄。3.檔案歸檔：對已辦理完畢的文件（收文、發(fā)文、會議紀(jì)要等）進(jìn)行整理，按照公司《檔案管理辦法》分類（如按年度、部門、文件類型）；紙質(zhì)檔案存入指定檔案柜，電子檔案上傳至公司電子檔案系統(tǒng)，建立清晰的檢索目錄。（三）會議與活動組織1.會議籌備：與會議發(fā)起人確認(rèn)議題、時間、地點(diǎn)及參會人員；發(fā)送會議通知（包含主題、時間、地點(diǎn)、議題、需準(zhǔn)備的資料）；準(zhǔn)備會議物資（如資料、文具、飲品），調(diào)試設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)）。2.會中服務(wù)：組織參會人員簽到（電子或紙質(zhì)），發(fā)放會議資料；全程記錄會議內(nèi)容（議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議、行動項），確保記錄準(zhǔn)確、簡潔；處理會議中的突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員遲到）。3.會后跟進(jìn)：整理會議紀(jì)要（24小時內(nèi)完成），經(jīng)會議發(fā)起人審核后發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門；跟蹤行動項落實(shí)情況（定期提醒責(zé)任人），向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展。（四）內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通：協(xié)調(diào)各部門之間的工作銜接（如跨部門項目推進(jìn)、資源調(diào)配）；傳遞公司內(nèi)部通知（如會議安排、制度更新），確保信息及時送達(dá)；反饋部門需求（如辦公設(shè)備維修、物資申領(lǐng)），協(xié)調(diào)解決問題。2.外部溝通：對接政府部門、客戶、合作方等外部單位，傳遞公司信息（如政策咨詢、業(yè)務(wù)對接）；處理外部函件（如回復(fù)客戶咨詢、提交政府材料），確保溝通禮貌、專業(yè)。（五）信息收集與傳遞1.信息收集：收集公司內(nèi)部信息（如部門工作進(jìn)展、員工反饋）及外部信息（如行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)）；整理信息并分類（如按主題、部門），形成簡報或報告。2.信息傳遞：將收集到的信息及時傳遞給相關(guān)人員（如管理層、部門負(fù)責(zé)人）；確保信息準(zhǔn)確、客觀，不泄露公司機(jī)密。（六）后勤保障服務(wù)1.車輛安排：根據(jù)員工需求（如出差、接待），辦理車輛使用申請（填寫申請單、審批）；安排合適的車輛及司機(jī)，確認(rèn)行程（時間、地點(diǎn)、路線）；記錄車輛使用情況（里程、油耗）。2.差旅預(yù)訂：協(xié)助員工預(yù)訂差旅物資（機(jī)票、酒店、交通），符合公司差旅政策（如經(jīng)濟(jì)艙、協(xié)議酒店）；整理差旅費(fèi)用報銷憑證，提交財務(wù)部門。三、辦公室文秘工作流程規(guī)范為確保工作高效有序，以下核心流程需嚴(yán)格執(zhí)行：（一）收文處理流程1.簽收登記：收到文件后，核對來文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后，在《收文登記簿》或電子系統(tǒng)中登記（記錄內(nèi)容：來文單位、文號、標(biāo)題、收到時間、簽收人、緊急程度）。2.初審分流：判斷文件是否屬于本單位職責(zé)范圍；若不屬于，退回或轉(zhuǎn)相關(guān)單位；若屬于，確定主辦部門（如涉及財務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)部、涉及人事轉(zhuǎn)人事部），標(biāo)注緊急程度（如"加急"需優(yōu)先處理）。3.擬辦呈批：提出擬辦意見（如"請財務(wù)部于×日前核實(shí)費(fèi)用問題并反饋"），填寫《文件處理單》，呈送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.辦理跟蹤：將文件及《文件處理單》轉(zhuǎn)給主辦部門，定期催辦（如每日跟進(jìn)），記錄辦理進(jìn)度；若超過期限，提醒部門負(fù)責(zé)人。5.歸檔保存：文件辦理完畢后，將文件及《文件處理單》整理歸檔（按年度、部門、類型分類），電子文件存入電子檔案系統(tǒng)。（二）發(fā)文處理流程1.擬稿：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要，起草文件（如通知、制度），確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.審核：將擬稿提交部門負(fù)責(zé)人審核（核對內(nèi)容、格式），修改后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽發(fā)：分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，簽署意見（如"同意印發(fā)"）。4.編號排版：為文件分配唯一文號（如"×司〔2024〕×號"），按照公司模板排版（字體、字號、行間距符合要求）。5.印發(fā)歸檔：打印文件并蓋章，發(fā)放至相關(guān)部門；留存發(fā)文底稿及印發(fā)記錄，歸檔保存。（三）會議組織流程1.會前準(zhǔn)備議題確認(rèn)：與會議發(fā)起人溝通，確定會議主題、議題及優(yōu)先級，明確每個議題的討論時間。時間地點(diǎn)：選擇參會人員均有空的時間（避免與重要會議沖突），安排有必要設(shè)備（投影、麥克風(fēng)）的會議室。通知發(fā)送：通過內(nèi)部郵件或辦公系統(tǒng)發(fā)送通知（包含主題、時間、地點(diǎn)、議題、需準(zhǔn)備的資料）。物資準(zhǔn)備：打印會議資料、準(zhǔn)備文具（筆、筆記本）、飲品（礦泉水、茶）。2.會中服務(wù)簽到：設(shè)置簽到表或電子簽到，記錄參會人員到達(dá)情況。資料發(fā)放：將會議資料發(fā)放給參會人員，確保每人一份。設(shè)備調(diào)試：提前調(diào)試投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保正常使用；若有遠(yuǎn)程參會人員，調(diào)試視頻會議系統(tǒng)。會議記錄：記錄議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議、行動項（責(zé)任人、完成時間），確保記錄準(zhǔn)確。3.會后跟進(jìn)紀(jì)要整理：24小時內(nèi)整理會議紀(jì)要（包含會議基本信息、議題討論情況、決議、行動項），經(jīng)會議發(fā)起人審核。發(fā)送紀(jì)要：將紀(jì)要發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，確保信息傳達(dá)到位。行動跟蹤：定期跟蹤行動項落實(shí)情況（如每周提醒），向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展。（四）公務(wù)接待流程1.接待前準(zhǔn)備信息確認(rèn)：了解來訪者身份（如客戶、上級領(lǐng)導(dǎo)）、人數(shù)、行程（到達(dá)時間、地點(diǎn)、停留時間）、需求（如參觀、會談）。行程安排：制定接待方案（如接機(jī)、住宿、餐飲、會談、參觀），符合公司接待標(biāo)準(zhǔn)。物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備接待物資（如公司宣傳資料、禮品、飲品），布置接待場所（如會議室、接待室）。2.接待中服務(wù)迎接：提前到達(dá)迎接地點(diǎn)（如機(jī)場、公司門口），佩戴工作牌，微笑問候。陪同：引導(dǎo)來訪者至接待場所，介紹公司情況（如企業(yè)文化、業(yè)務(wù)范圍）；全程陪同，及時解決問題（如調(diào)整行程、提供幫助）。溝通：協(xié)助來訪者與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會談，記錄會談內(nèi)容（如需求、意見）。3.接待后跟進(jìn)反饋：向領(lǐng)導(dǎo)匯報接待情況（如來訪者需求、意見）。資料整理：整理接待資料（如會談記錄、照片），歸檔保存。后續(xù)聯(lián)系：根據(jù)來訪者需求，跟進(jìn)后續(xù)工作（如發(fā)送資料、安排合作）。（五）辦公物資管理流程1.需求申報：部門員工填寫《辦公物資申領(lǐng)表》（注明物資名稱、數(shù)量、用途），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購審批：文秘收集申領(lǐng)表，匯總需求，提交行政部門負(fù)責(zé)人審批；若需采購，聯(lián)系供應(yīng)商（如協(xié)議供應(yīng)商）詢價，確定采購方案。3.采購驗(yàn)收：收到物資后，核對數(shù)量、質(zhì)量（如文具是否完好、設(shè)備是否正常使用），填寫《驗(yàn)收單》。4.發(fā)放登記：將物資發(fā)放給員工，記錄發(fā)放信息（員工姓名、物資名稱、數(shù)量）；更新物資臺賬。四、工作規(guī)范與注意事項（一）職業(yè)素養(yǎng)要求1.保密意識：嚴(yán)格遵守公司保密制度，不泄露公司機(jī)密信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、未公開的決策）；對涉密文件（如合同、戰(zhàn)略規(guī)劃），需單獨(dú)存放并標(biāo)注"機(jī)密"。2.責(zé)任心：按時完成工作任務(wù)，不拖延；對工作中的問題（如文件丟失、會議延遲），及時解決或匯報；勇于承擔(dān)責(zé)任，不推諉。3.溝通能力：有效傾聽他人意見，清晰表達(dá)自己的想法；與同事、客戶溝通時，保持禮貌、專業(yè)（如使用"您好""請""謝謝"等禮貌用語）。4.學(xué)習(xí)能力：不斷學(xué)習(xí)新的辦公技能（如辦公軟件、溝通技巧），提高工作效率；關(guān)注行業(yè)動態(tài)，提升專業(yè)素養(yǎng)。（二）文檔標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范1.文件格式：使用公司統(tǒng)一的模板（如通知模板、會議紀(jì)要模板）；字體采用微軟雅黑，標(biāo)題二號加粗，正文三號，行間距1.5倍；頁面設(shè)置為A4紙，上下左右邊距2.5厘米。2.命名規(guī)則：文件命名應(yīng)包含時間、部門、主題（如"____-行政部-辦公物資申領(lǐng)表""____-總經(jīng)理辦公室-會議紀(jì)要"）。3.歸檔要求：紙質(zhì)檔案按年度、部門、類型分類存放（如"2024年-行政部-文件管理""2024年-財務(wù)部-合同"），標(biāo)注歸檔編號（如"2024-XZ-001"）；電子檔案存入公司電子檔案系統(tǒng)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)（如"2024年-行政部-文件管理"）。（三）應(yīng)急事件處理1.會議設(shè)備故障：立即聯(lián)系IT部門維修（如撥打內(nèi)部維修電話）；同時準(zhǔn)備備用設(shè)備（如筆記本電腦、移動投影儀），確保會議正常進(jìn)行。2.來訪者未預(yù)約：禮貌接待（如"您好，請問有什么可以幫您？"），詢問來意及聯(lián)系部門；若聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人不在，留下來訪者的姓名、聯(lián)系方式和需求，后續(xù)及時反饋。3.緊急文件處理：收到加急文件后，立即登記（標(biāo)注"加急"），初審分流，呈送領(lǐng)導(dǎo)審批；跟蹤辦理進(jìn)度（如每小時跟進(jìn)），確保在規(guī)定時間內(nèi)完成。（四）績效考核指標(biāo)1.流程執(zhí)行效率：收文處理時間（加急文件2小時內(nèi)呈批，平件1個工作日內(nèi)呈批）；會議組織及時率（會議通知在會議前1個工作日發(fā)送）。2.文件差錯率：發(fā)文的錯別字、格式錯誤率低于1%；檔案歸檔準(zhǔn)確率100%（無遺漏、無錯誤）。3.溝通滿意度：內(nèi)部部門對溝通協(xié)調(diào)的滿意度高于90%（通過季度survey評估）；外部單位對接待服務(wù)的滿意度高于95%（通過客戶反饋評估）。4.后勤保障滿意度：車輛安排、差旅預(yù)訂的滿意度高于