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物流倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)(WMS)操作流程全解析:從入庫(kù)到出庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化指南一、前言物流倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)(WarehouseManagementSystem,WMS)是現(xiàn)代倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)的核心工具,通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)可視化、操作自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)對(duì)入庫(kù)、庫(kù)存、出庫(kù)全環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)管控。其核心價(jià)值在于降低人工誤差、提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、支撐供應(yīng)鏈協(xié)同。本文基于主流WMS的功能設(shè)計(jì),梳理從入庫(kù)到出庫(kù)的完整操作流程,并附關(guān)鍵注意事項(xiàng),為倉(cāng)儲(chǔ)管理人員提供可落地的操作指南。二、入庫(kù)管理:從預(yù)約到上架的閉環(huán)控制入庫(kù)是倉(cāng)儲(chǔ)流程的起點(diǎn),需確?!柏浳锖弦?guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、庫(kù)位合理”。主流WMS的入庫(kù)流程分為到貨預(yù)約→貨物驗(yàn)收→系統(tǒng)錄入→庫(kù)位分配→上架確認(rèn)五大步驟。(一)到貨預(yù)約:提前規(guī)劃,避免倉(cāng)庫(kù)擁堵1.操作流程供應(yīng)商通過(guò)WMSportal或?qū)酉到y(tǒng)提交《到貨預(yù)約單》,內(nèi)容包括:供應(yīng)商名稱(chēng)、到貨日期/時(shí)間段、聯(lián)系人、貨物明細(xì)(SKU、數(shù)量、規(guī)格、批次/效期)、運(yùn)輸方式。倉(cāng)庫(kù)管理員登錄WMS,進(jìn)入【入庫(kù)管理】→【到貨預(yù)約】模塊,審核預(yù)約單:核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)(如是否在合格供應(yīng)商列表);檢查倉(cāng)庫(kù)容量(通過(guò)系統(tǒng)庫(kù)存看板查看目標(biāo)庫(kù)位剩余空間);確認(rèn)到貨時(shí)間段是否與現(xiàn)有預(yù)約沖突。審核通過(guò)后,系統(tǒng)自動(dòng)向供應(yīng)商發(fā)送《預(yù)約確認(rèn)函》(含倉(cāng)庫(kù)地址、對(duì)接人、注意事項(xiàng));審核不通過(guò)則反饋原因(如容量不足、時(shí)間段沖突)。2.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“批量導(dǎo)入”預(yù)約單(適用于供應(yīng)商批量到貨);具備“預(yù)約日歷”功能,可視化展示每日到貨計(jì)劃;自動(dòng)觸發(fā)“容量預(yù)警”(當(dāng)預(yù)約量超過(guò)倉(cāng)庫(kù)最大接收能力時(shí),系統(tǒng)彈出提示)。3.注意事項(xiàng)建議要求供應(yīng)商提前1-2個(gè)工作日提交預(yù)約,避免臨時(shí)到貨導(dǎo)致流程混亂;對(duì)于高頻供應(yīng)商,可設(shè)置“固定預(yù)約時(shí)間段”(如每天9:00-11:00),提高倉(cāng)庫(kù)作業(yè)效率。(二)貨物驗(yàn)收:確保入庫(kù)貨物合規(guī)1.操作流程供應(yīng)商到貨后,倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)《預(yù)約確認(rèn)函》與實(shí)際到貨信息(如供應(yīng)商名稱(chēng)、運(yùn)輸車(chē)輛);使用PDA(手持終端)掃描貨物外包裝條碼,調(diào)取系統(tǒng)中的《預(yù)約單》明細(xì);執(zhí)行“三核對(duì)”:數(shù)量核對(duì):清點(diǎn)實(shí)際數(shù)量與預(yù)約單是否一致(零散貨物可采用“抽樣清點(diǎn)”,抽樣比例不低于10%);質(zhì)量核對(duì):檢查貨物外觀(如是否破損、受潮)、標(biāo)識(shí)(如SKU碼、批次號(hào)、效期)是否符合要求;單據(jù)核對(duì):核對(duì)供應(yīng)商提供的《送貨單》《質(zhì)檢報(bào)告》(如需)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致。2.異常處理若發(fā)現(xiàn)數(shù)量短少/溢余:在PDA上標(biāo)記“數(shù)量異?!保浫雽?shí)際數(shù)量,上傳現(xiàn)場(chǎng)照片(如短少的貨物堆碼照片),提交《驗(yàn)收異常報(bào)告》;若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題(如破損、過(guò)期):標(biāo)記“質(zhì)量異常”,填寫(xiě)異常描述(如“紙箱破損,內(nèi)物外露”),上傳照片,通知采購(gòu)部門(mén)核實(shí);若發(fā)現(xiàn)單據(jù)不符(如SKU錯(cuò)誤):暫停驗(yàn)收,聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn),待單據(jù)修正后重新驗(yàn)收。3.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“條碼掃描自動(dòng)核對(duì)”(掃描貨物條碼后,系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)預(yù)約單中的SKU、數(shù)量);具備“異常類(lèi)型庫(kù)”(預(yù)設(shè)數(shù)量異常、質(zhì)量異常、單據(jù)異常等類(lèi)型,避免人工輸入錯(cuò)誤);自動(dòng)關(guān)聯(lián)“供應(yīng)商評(píng)分”(異常次數(shù)過(guò)多的供應(yīng)商,系統(tǒng)自動(dòng)降低其評(píng)分,用于后續(xù)供應(yīng)商管理)。(三)系統(tǒng)錄入:實(shí)現(xiàn)貨物數(shù)據(jù)化1.操作流程驗(yàn)收合格后,倉(cāng)庫(kù)管理員在WMS中進(jìn)入【入庫(kù)管理】→【驗(yàn)收錄入】模塊;選擇對(duì)應(yīng)的《預(yù)約單》,錄入實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量、批次號(hào)(如需)、效期(如需);點(diǎn)擊【保存】,系統(tǒng)自動(dòng)生成《入庫(kù)單》(含入庫(kù)單號(hào)、供應(yīng)商、SKU、數(shù)量、驗(yàn)收時(shí)間)。2.注意事項(xiàng)批次號(hào)、效期等信息需準(zhǔn)確錄入(尤其是食品、藥品等需效期管理的貨物),否則會(huì)影響后續(xù)庫(kù)存查詢與出庫(kù)揀貨;禁止“先上架后錄入”(避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存不符)。(四)庫(kù)位分配:優(yōu)化存儲(chǔ)效率1.操作流程系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的“庫(kù)位分配規(guī)則”(如SKU屬性、周轉(zhuǎn)率、庫(kù)位容量)自動(dòng)推薦庫(kù)位;倉(cāng)庫(kù)管理員可手動(dòng)調(diào)整庫(kù)位(如特殊貨物需存放在陰涼庫(kù));確認(rèn)庫(kù)位后,系統(tǒng)將庫(kù)位信息同步至PDA。2.庫(kù)位分配規(guī)則示例周轉(zhuǎn)率高的貨物:分配至靠近出庫(kù)口的“快速揀貨區(qū)”;重貨/大件貨物:分配至底層庫(kù)位(避免搬運(yùn)風(fēng)險(xiǎn));效期短的貨物:分配至“效期管理區(qū)”(便于先進(jìn)先出)。3.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“庫(kù)位可視化”(通過(guò)系統(tǒng)地圖查看庫(kù)位占用情況);具備“規(guī)則自定義”功能(企業(yè)可根據(jù)自身需求調(diào)整庫(kù)位分配邏輯)。(五)上架確認(rèn):完成入庫(kù)閉環(huán)1.操作流程倉(cāng)庫(kù)管理員攜帶PDA前往指定庫(kù)位,掃描庫(kù)位條碼(確認(rèn)庫(kù)位正確);掃描貨物條碼(確認(rèn)貨物與庫(kù)位關(guān)聯(lián));點(diǎn)擊【上架確認(rèn)】,系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存(增加對(duì)應(yīng)SKU的庫(kù)存數(shù)量)。2.注意事項(xiàng)上架后需再次清點(diǎn)數(shù)量(避免掃描錯(cuò)誤);對(duì)于易碎品,需在庫(kù)位上標(biāo)注“易碎”標(biāo)識(shí)(系統(tǒng)可關(guān)聯(lián)庫(kù)位屬性,提醒后續(xù)作業(yè)人員)。三、庫(kù)存管理:維持庫(kù)存準(zhǔn)確性的核心環(huán)節(jié)庫(kù)存管理是WMS的核心功能之一,需確?!百~實(shí)一致、庫(kù)存可控”。主要流程包括庫(kù)存查詢→盤(pán)點(diǎn)作業(yè)→調(diào)撥管理→批次/效期管理。(一)庫(kù)存查詢:快速獲取庫(kù)存信息1.操作流程倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)入【庫(kù)存管理】→【庫(kù)存查詢】模塊;可通過(guò)“SKU、庫(kù)位、批次號(hào)、效期”等條件篩選庫(kù)存數(shù)據(jù);系統(tǒng)展示“當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量、可用庫(kù)存數(shù)量(扣除已分配但未出庫(kù)的數(shù)量)、庫(kù)位分布”等信息。2.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“導(dǎo)出Excel”(用于制作庫(kù)存報(bào)表);具備“庫(kù)存預(yù)警”功能(如庫(kù)存低于安全庫(kù)存時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提醒)。(二)盤(pán)點(diǎn)作業(yè):確保賬實(shí)一致1.操作流程制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃:進(jìn)入【庫(kù)存管理】→【盤(pán)點(diǎn)管理】模塊,選擇盤(pán)點(diǎn)范圍(如全倉(cāng)庫(kù)、某一庫(kù)位、某類(lèi)SKU)、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間;凍結(jié)庫(kù)存:盤(pán)點(diǎn)開(kāi)始前,系統(tǒng)凍結(jié)對(duì)應(yīng)庫(kù)存(禁止入庫(kù)、出庫(kù)操作);執(zhí)行盤(pán)點(diǎn):盲盤(pán)法:倉(cāng)庫(kù)管理員手持PDA,掃描庫(kù)位條碼,錄入實(shí)際數(shù)量(不查看系統(tǒng)數(shù)據(jù));明盤(pán)法:查看系統(tǒng)數(shù)據(jù),核對(duì)實(shí)際數(shù)量(適用于初次盤(pán)點(diǎn));差異處理:盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后,系統(tǒng)生成《盤(pán)點(diǎn)差異表》,倉(cāng)庫(kù)管理員核實(shí)差異原因(如錄入錯(cuò)誤、丟失、破損),并在系統(tǒng)中調(diào)整庫(kù)存(如“盤(pán)盈”增加庫(kù)存,“盤(pán)虧”減少庫(kù)存);解凍庫(kù)存:差異處理完成后,解凍庫(kù)存,恢復(fù)正常作業(yè)。2.注意事項(xiàng)建議每月進(jìn)行“循環(huán)盤(pán)點(diǎn)”(針對(duì)高價(jià)值、高周轉(zhuǎn)率貨物),每季度進(jìn)行“全面盤(pán)點(diǎn)”;盤(pán)點(diǎn)時(shí)需關(guān)閉倉(cāng)庫(kù)門(mén)(避免外部人員進(jìn)入影響盤(pán)點(diǎn)結(jié)果)。(三)調(diào)撥管理:優(yōu)化庫(kù)存分布1.操作流程當(dāng)某一庫(kù)位庫(kù)存過(guò)多或過(guò)少時(shí),倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)入【庫(kù)存管理】→【調(diào)撥管理】模塊,創(chuàng)建《調(diào)撥單》(含調(diào)出庫(kù)位、調(diào)入庫(kù)位、SKU、數(shù)量);審核調(diào)撥單(由倉(cāng)庫(kù)主管審核);執(zhí)行調(diào)撥:倉(cāng)庫(kù)管理員掃描調(diào)出庫(kù)位條碼、貨物條碼,確認(rèn)調(diào)出;掃描調(diào)入庫(kù)位條碼,確認(rèn)調(diào)入;系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存(減少調(diào)出庫(kù)位庫(kù)存,增加調(diào)入庫(kù)位庫(kù)存)。2.注意事項(xiàng)調(diào)撥前需確認(rèn)調(diào)入庫(kù)位的容量(避免調(diào)入庫(kù)位超員);調(diào)撥后需核對(duì)調(diào)入庫(kù)位的數(shù)量(避免調(diào)撥錯(cuò)誤)。(四)批次/效期管理:保障貨物新鮮度1.操作流程對(duì)于需批次管理的貨物(如食品、藥品),入庫(kù)時(shí)需錄入批次號(hào)、效期;出庫(kù)時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)按照“先進(jìn)先出(FIFO)”或“先到期先出(FEFO)”規(guī)則推薦批次;系統(tǒng)定期生成《效期預(yù)警報(bào)表》(如提醒“距效期30天的貨物”),倉(cāng)庫(kù)管理員可提前處理(如促銷(xiāo)、退貨)。2.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“批次追溯”(通過(guò)批次號(hào)查詢貨物的入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商、效期等信息);具備“效期過(guò)濾”功能(出庫(kù)時(shí)自動(dòng)排除過(guò)期貨物)。四、出庫(kù)管理:從訂單到交接的精準(zhǔn)執(zhí)行出庫(kù)是倉(cāng)儲(chǔ)流程的終點(diǎn),需確?!坝唵螠?zhǔn)確、揀貨高效、交接無(wú)誤”。主流WMS的出庫(kù)流程分為訂單接收→揀貨作業(yè)→復(fù)核打包→出庫(kù)確認(rèn)→物流交接五大步驟。(一)訂單接收:同步客戶需求1.操作流程客戶通過(guò)ERP、電商平臺(tái)(如淘寶、京東)或WMSportal提交《出庫(kù)訂單》(含客戶名稱(chēng)、收貨地址、SKU、數(shù)量、配送方式);WMS自動(dòng)對(duì)接客戶系統(tǒng),獲取訂單數(shù)據(jù)(無(wú)需人工錄入);倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)入【出庫(kù)管理】→【訂單管理】模塊,審核訂單:核對(duì)客戶資質(zhì)(如是否在白名單);檢查庫(kù)存(系統(tǒng)自動(dòng)查詢可用庫(kù)存,若庫(kù)存不足,標(biāo)記“庫(kù)存異?!保淮_認(rèn)配送方式(如快遞、整車(chē)運(yùn)輸)。2.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“訂單合并”(將同一客戶的多個(gè)訂單合并為一個(gè)揀貨任務(wù),提高效率);具備“訂單拆分”功能(若某一SKU庫(kù)存不足,可將訂單拆分為“有貨部分”和“缺貨部分”)。(二)揀貨作業(yè):提高揀貨效率1.操作流程審核通過(guò)的訂單,系統(tǒng)自動(dòng)生成《揀貨任務(wù)單》(含揀貨路徑、SKU、數(shù)量、庫(kù)位);倉(cāng)庫(kù)管理員手持PDA,按照《揀貨任務(wù)單》的路徑前往庫(kù)位;掃描庫(kù)位條碼(確認(rèn)庫(kù)位正確),掃描貨物條碼(確認(rèn)貨物正確),錄入揀貨數(shù)量;揀貨完成后,將貨物放置在“揀貨暫存區(qū)”。2.揀貨方式選擇摘果法:針對(duì)小批量、多品種訂單(如電商訂單),逐一揀選每個(gè)訂單的貨物;播種法:針對(duì)大批量、少品種訂單(如批發(fā)訂單),將多個(gè)訂單的貨物合并揀選,再分配至每個(gè)訂單。3.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“路徑優(yōu)化”(系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算最短揀貨路徑,減少行走時(shí)間);具備“揀貨提醒”功能(如“某庫(kù)位的貨物即將過(guò)期,請(qǐng)優(yōu)先揀選”)。(三)復(fù)核打包:確保訂單準(zhǔn)確1.操作流程倉(cāng)庫(kù)管理員將《揀貨任務(wù)單》與實(shí)際貨物核對(duì):數(shù)量核對(duì):清點(diǎn)揀貨數(shù)量與訂單是否一致;質(zhì)量核對(duì):檢查貨物外觀(如是否破損、受潮);單據(jù)核對(duì):核對(duì)訂單中的客戶信息、收貨地址是否正確;復(fù)核合格后,進(jìn)行打包(根據(jù)貨物屬性選擇包裝材料,如易碎品用泡沫箱);在包裝上粘貼《出庫(kù)標(biāo)簽》(含訂單號(hào)、客戶名稱(chēng)、收貨地址、SKU、數(shù)量)。2.注意事項(xiàng)復(fù)核時(shí)需“雙人核對(duì)”(避免單人誤差);打包時(shí)需“輕拿輕放”(避免貨物破損)。(四)出庫(kù)確認(rèn):更新庫(kù)存數(shù)據(jù)1.操作流程打包完成后,倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)入【出庫(kù)管理】→【出庫(kù)確認(rèn)】模塊;掃描《出庫(kù)標(biāo)簽》上的訂單號(hào),系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)取訂單數(shù)據(jù);點(diǎn)擊【確認(rèn)出庫(kù)】,系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存(減少對(duì)應(yīng)SKU的庫(kù)存數(shù)量)。2.注意事項(xiàng)禁止“先交接后確認(rèn)”(避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存不符);出庫(kù)確認(rèn)后,系統(tǒng)自動(dòng)生成《出庫(kù)單》(含出庫(kù)單號(hào)、客戶名稱(chēng)、SKU、數(shù)量、出庫(kù)時(shí)間),可導(dǎo)出用于財(cái)務(wù)對(duì)賬。(五)物流交接:實(shí)現(xiàn)貨物交付1.操作流程物流服務(wù)商到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后,倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)其資質(zhì)(如是否為指定服務(wù)商);掃描《出庫(kù)標(biāo)簽》上的訂單號(hào),與物流服務(wù)商核對(duì)貨物數(shù)量;雙方簽字確認(rèn)《物流交接單》(含訂單號(hào)、貨物數(shù)量、交接時(shí)間);物流服務(wù)商將貨物運(yùn)走,倉(cāng)庫(kù)管理員在系統(tǒng)中標(biāo)記“已交接”。2.系統(tǒng)功能點(diǎn)支持“物流軌跡查詢”(通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接物流服務(wù)商平臺(tái),實(shí)時(shí)查看貨物運(yùn)輸狀態(tài));具備“交接記錄”功能(保存所有物流交接數(shù)據(jù),便于后續(xù)追溯)。五、異常處理:快速解決流程中的問(wèn)題異常處理是WMS操作的重要環(huán)節(jié),需“及時(shí)發(fā)現(xiàn)、快速響應(yīng)、閉環(huán)處理”。常見(jiàn)異常類(lèi)型及處理流程如下:(一)入庫(kù)異常類(lèi)型:數(shù)量短少、質(zhì)量問(wèn)題、單據(jù)不符;處理流程:1.暫停驗(yàn)收,在系統(tǒng)中標(biāo)記異常;2.上傳現(xiàn)場(chǎng)照片(如破損貨物的照片);3.通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商核實(shí);4.根據(jù)反饋結(jié)果:同意接收:修改入庫(kù)數(shù)量,繼續(xù)上架;不同意接收:拒收貨物,在系統(tǒng)中標(biāo)記“拒收”,并生成《退貨單》。(二)庫(kù)存異常類(lèi)型:盤(pán)盈、盤(pán)虧、庫(kù)存積壓;處理流程:1.盤(pán)盈:核實(shí)是否為錄入錯(cuò)誤(如重復(fù)錄入),若為真實(shí)盤(pán)盈,增加庫(kù)存,并記錄“盤(pán)盈原因”(如供應(yīng)商多送);2.盤(pán)虧:核實(shí)是否為丟失、破損(如貨物被盜),若為真實(shí)盤(pán)虧,減少庫(kù)存,并記錄“盤(pán)虧原因”(如搬運(yùn)破損);3.庫(kù)存積壓:分析積壓原因(如市場(chǎng)需求下降),制定處理方案(如促銷(xiāo)、退貨),并在系統(tǒng)中標(biāo)記“積壓”。(三)出庫(kù)異常類(lèi)型:庫(kù)存不足、揀貨錯(cuò)誤、客戶取消訂單;處理流程:1.庫(kù)存不足:通知客戶(如電商平臺(tái)發(fā)送“庫(kù)存不足”短信),并在系統(tǒng)中標(biāo)記“缺貨”;2.揀貨錯(cuò)誤:追回錯(cuò)誤貨物,重新揀貨,并記錄“揀貨錯(cuò)誤原因”(如條碼掃描錯(cuò)誤);3.客戶取消訂單:在系統(tǒng)中標(biāo)記“取消”,將貨物退回原庫(kù)位,并恢復(fù)庫(kù)存。六、系統(tǒng)維護(hù):保障WMS穩(wěn)定運(yùn)行系統(tǒng)維護(hù)是WMS正常運(yùn)行的基礎(chǔ),需“定期維護(hù)、權(quán)限管控、數(shù)據(jù)備份”。(一)用戶權(quán)限管理按照“最小權(quán)限原則”設(shè)置用戶權(quán)限(如倉(cāng)庫(kù)管理員有入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)的權(quán)限,財(cái)務(wù)人員有庫(kù)存查詢、報(bào)表導(dǎo)出的權(quán)限,系統(tǒng)管理員有用戶管理、數(shù)據(jù)備份的權(quán)限);定期review用戶權(quán)限(如員工離職后,及時(shí)刪除其賬號(hào))。(二)數(shù)據(jù)備份每天下班前,系統(tǒng)管理員手動(dòng)備份數(shù)據(jù)(或設(shè)置自動(dòng)備份);備份文件存儲(chǔ)在異地服務(wù)器(避免本地服務(wù)器損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失);定期測(cè)試備份數(shù)據(jù)(確保備份文件可正?;謴?fù))。(三)系統(tǒng)更新及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)?。ㄐ迯?fù)漏洞,提升性能);升級(jí)系統(tǒng)前,需備份數(shù)據(jù)(避免升級(jí)失敗導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失);升級(jí)后,需測(cè)試系統(tǒng)功能(確保升級(jí)后的系統(tǒng)符合業(yè)務(wù)需求)。(四)日志查詢定期查看系統(tǒng)日志(如登錄日志、操作日志);若發(fā)現(xiàn)異常操作(如未經(jīng)授權(quán)的登錄),及時(shí)調(diào)查原因(如賬號(hào)被盜),并采取措施(如修改密碼)。七、結(jié)語(yǔ)WMS操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化是提高
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