項目六WPS表格數(shù)據(jù)輸入與格式設(shè)置

制作員工信息表項目總要求小王畢業(yè)后進(jìn)入一家小型信息技術(shù)企業(yè)的綜合部工作，他每天需要處理大量的員工信息。小王接到工作任務(wù)后，打算先用WPS表格創(chuàng)建一個員工信息表，對員工信息進(jìn)行后續(xù)的管理。小王對員工信息表進(jìn)行了規(guī)劃，表中的信息包括工號、部門、職位、姓名、性別、學(xué)歷、手機(jī)、家庭住址、入職時間、備注。由于需要打印為紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔，要求打印表格時，每張紙都能輸出表頭、列標(biāo)題，因此每頁打印14名員工信息，并在頁眉處注明制表人的姓名。解決方案①了解WPS表格的工作界面等基礎(chǔ)知識后，創(chuàng)建一個員工信息表工作簿文件，保存在“D:\員工信息”文件夾中，進(jìn)行歸類存放。②定義表結(jié)構(gòu)，選中工作簿中的第一個工作表，輸入表格列標(biāo)題名。③在員工信息表各列中按照數(shù)據(jù)的特點分別輸入員工的相關(guān)信息。④通過設(shè)置工作表的邊框、底紋、行高、列寬、字體和對齊方式實現(xiàn)工作表的格式設(shè)置。⑤進(jìn)行頁面設(shè)置（紙張大小、頁眉頁腳、頂端標(biāo)題行、頁邊距等的設(shè)置）并進(jìn)行打印預(yù)覽，為打印做好準(zhǔn)備。⑥對數(shù)據(jù)進(jìn)行多種方式的保護(hù)。效果展示任務(wù)一

任務(wù)實現(xiàn)一、新建工作簿文件二、規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)三、輸入員工的相關(guān)信息WPS表格基本數(shù)據(jù)輸入一、新建工作簿文件步驟1：新建工作簿打開WPSOffice程序，進(jìn)入WPSOffice首頁。如果已經(jīng)打開了一個WPS文檔，單擊最上方的“首頁標(biāo)簽”按鈕，進(jìn)入WPSOffice首頁。單擊窗口上方的“新建”按鈕，或者單擊左側(cè)的“新建”按鈕，彈出“新建”面板。單擊面板中的“表格”按鈕，在“新建表格”窗口中單擊“空白表格”按鈕，即可新建一個名為“工作簿1”的空白工作簿。一、新建工作簿文件單擊【文件】|【保存】命令，在彈出的“另存為”對話框里選擇D盤下的“員工信息”文件夾為目標(biāo)文件夾，并將工作簿命名為“員工信息表”，保存類型選擇“WPS表格文件(*.xlsx)”，單擊“保存”按鈕進(jìn)行保存。步驟2：保存工作簿說明：保存文件的類型：WPS工作簿除了可以保存為“WPS表格文件(*.et)”類型，還可以保存為“Excel文件(*.xlsx)”“Excel97-2003文件(*.xls)”等多種文件類型。二、規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)單擊A1單元格，可以看到A1單元格邊框為深綠色的粗方框，表示A1單元格被選中，成為活動單元格。在A1單元格中輸入“員工信息表”，輸入完畢后，按Enter鍵結(jié)束輸入。步驟1：選中單元格，輸入表頭文本二、規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)單擊A1單元格，按住Shift鍵單擊J1單元格，此時A1:J1單元格區(qū)域被選中，單擊【開始】|【對齊方式】|【合并】命令，彈出下拉菜單，選擇“合并居中”命令，合并A1:J1單元格并使其中的內(nèi)容對齊方式為居中。步驟2：將表頭行合并成一個單元格并居中顯示二、規(guī)劃表格結(jié)構(gòu)單擊A2單元格，按住鼠標(biāo)左鍵拖曳鼠標(biāo)指針到J2單元格，然后松開鼠標(biāo)左鍵，可以看到單元格A2到單元格J2外有一個深綠色的方框，表示A2:J2單元格區(qū)域被選中。A2:J2單元格區(qū)域被選中后，輸入列標(biāo)題“工號”，按Tab鍵結(jié)束輸入后，B2單元格自動處于被選中狀態(tài)。不要移動鼠標(biāo)，直接輸入列標(biāo)題“部門”，按Tab鍵結(jié)束輸入，C2單元格自動處于被選中狀態(tài)，繼續(xù)輸入下一個列標(biāo)題直至所有列標(biāo)題輸入完畢。如果只有一行單元格被選中，使用Enter鍵也可完成上述操作。步驟3：選中單元格區(qū)域，輸入列標(biāo)題文本三、輸入員工的相關(guān)信息單擊D3單元格，使D3單元格為活動單元格，輸入姓名“史*超”，按Enter鍵結(jié)束輸入，重復(fù)該過程完成姓名信息的輸入。用同樣的方法完成員工信息表中“部門、職位、姓名、性別、學(xué)歷及家庭住址”6列文本信息的輸入。步驟1：輸入文本說明：①文本型數(shù)據(jù)?？梢园淖肿址部梢园瑪?shù)字，如街道地址。文本型數(shù)據(jù)常用于標(biāo)識數(shù)據(jù)以及分類排序等。②文本型數(shù)據(jù)的顯示。默認(rèn)情況下在單元格中左對齊顯示。當(dāng)文本長度超過單元格長度時，如果相鄰單元格為空，超出部分會顯示到相鄰單元格的位置；如果相鄰單元格不為空，那么文本顯示被截斷，不顯示超出部分，但單元格中存儲的文本內(nèi)容不受影響。③換行。如果輸入文本時需要在同一單元格中換行，可以按Alt+Enter組合鍵。三、輸入員工的相關(guān)信息單擊A3單元格，使A3單元格為活動單元格，輸入員工工號“100011”，按Enter鍵結(jié)束輸入。此時A4單元格成為活動單元格，用同樣的方法完成員工信息表中“工號”列信息的輸入。步驟2：輸入數(shù)字說明：①數(shù)值型數(shù)據(jù)?？梢杂脕磉M(jìn)行各種計算和分析，還可以生成復(fù)雜的圖表。數(shù)值型數(shù)據(jù)包含了0～9。輸入正值時，加號可以不用輸入；輸入負(fù)值時，可以在數(shù)字前加負(fù)號或用括號將數(shù)字括起來；輸入分?jǐn)?shù)時，應(yīng)在分?jǐn)?shù)前加上0和空格。例如，想要輸入“1/2”，則應(yīng)輸入“01/2”，如果不加0和空格，其將顯示為日期數(shù)據(jù)。②數(shù)值型數(shù)據(jù)的顯示。默認(rèn)情況下數(shù)值型數(shù)據(jù)右對齊顯示。當(dāng)數(shù)值型數(shù)據(jù)長度超過單元格長度時，將以科學(xué)記數(shù)法（指數(shù)）、#（####）或四舍五入形式顯示：在列寬小于等于4個字符時顯示為一系列“#”；在列寬超過4個字符但仍不足以顯示或者數(shù)值超過11位，數(shù)值以科學(xué)記數(shù)法進(jìn)行顯示，但實際上單元格存儲的仍是輸入的源數(shù)據(jù)。③數(shù)字格式轉(zhuǎn)換。文本類型數(shù)據(jù)不方便進(jìn)行數(shù)學(xué)運算，可以單擊【開始】|【數(shù)字格式】|

【轉(zhuǎn)換】命令，把文本類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)據(jù)。同樣，數(shù)值型數(shù)據(jù)也可以轉(zhuǎn)換為文本類型數(shù)據(jù)。三、輸入員工的相關(guān)信息單擊I3單元格，使I3單元格為活動單元格，輸入入職時間“2015-10-2”，按Enter鍵結(jié)束輸入。此時I4單元格成為活動單元格，重復(fù)該過程輸入所有員工的入職時間。步驟3：輸入時間或日期數(shù)據(jù)說明：①時間或日期型數(shù)據(jù)的分隔符。日期型數(shù)據(jù)的年月日之間以符號“-”或“/”分隔，因此也可以輸入“2015/10/2”；時間型數(shù)據(jù)的時分秒使用“:”分隔；如果一個單元格中既有日期型數(shù)據(jù)又有時間型數(shù)據(jù)，這兩者間應(yīng)該以空格分隔。②輸入當(dāng)前日期和時間。按Ctrl+：組合鍵可以輸入當(dāng)前日期，按Ctrl+Shift+：組合鍵可以輸入當(dāng)前時間。③改變時間型數(shù)據(jù)或日期型數(shù)據(jù)的顯示格式。如果對時間型數(shù)據(jù)或日期型數(shù)據(jù)的顯示格式有要求，可以在相應(yīng)單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在打開的“單元格格式”對話框中切換到“數(shù)字”選項卡，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中選擇“時間”選項或“日期”選項，在右側(cè)的“類型”列表框中選擇對應(yīng)格式。④自定義顯示格式。如果已有的格式不能滿足格式要求，可以在“單元格格式”對話框中選擇“自定義”選項，在右側(cè)的“類型”列表框中拖動滾動條選擇相近格式進(jìn)行修改或直接輸入新的類型，如“yyyy-m-d”，單擊“確定”按鈕。三、輸入員工的相關(guān)信息為了方便特殊號碼的輸入，使G列（“手機(jī)”列）嚴(yán)格按照輸入顯示，可以設(shè)置G列的數(shù)字格式為文本，操作步驟如下。選中G列，單擊【開始】|【數(shù)字】組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中選擇“文本”選項，單擊“確定”按鈕，即可設(shè)置G列單元格的數(shù)字格式為文本。步驟4：設(shè)置數(shù)字格式三、輸入員工的相關(guān)信息工作表A3:A7單元格區(qū)域中的員工工號分別為100011、100012……100015，構(gòu)成了等差數(shù)列，此時可以使用自動填充來實現(xiàn)：先在A3單元格中輸入100011，選中A3，將鼠標(biāo)指針移動到A3單元格的右下角，鼠標(biāo)指針變成黑色實心十字形狀（自動填充柄）時，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖曳至A7，完成A3:A7單元格數(shù)據(jù)的自動填充輸入，如圖6-8所示。使用此方法完成“工號”列其他單元格數(shù)據(jù)的輸入。步驟5：使用自動填充任務(wù)二

任務(wù)實現(xiàn)一、設(shè)置工作表格式二、查看電子表格三、打印電子表格WPS表格格式設(shè)置、查看與打印一、設(shè)置工作表格式選中A1單元格，分別在【開始】|【字體】組的“字體”“字號”下拉列表框中設(shè)置字體為楷體、字號為24。再選中A2:J2單元格區(qū)域，設(shè)置字體樣式為加粗。步驟1：設(shè)置文本格式一、設(shè)置工作表格式單擊列標(biāo)F，按住鼠標(biāo)左鍵拖曳至H列，同時選中F、G、H列，單擊【開始】|【對齊方式】組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“單元格格式”對話框，在“對齊”選項卡的“水平對齊”和“垂直對齊”下拉列表框中均選擇“居中”選項，并選中“自動換行”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，如圖6-20所示。同時選中A～E、I、J列，單擊【開始】|【對齊方式】組中的“垂直居中”按鈕，使這幾列對齊方式為垂直居中。步驟2：設(shè)置文本對齊一、設(shè)置工作表格式第1行為標(biāo)題行，單獨設(shè)置行高為50磅（50磅高約為1.76cm）。選中第1行，打開快捷菜單，選擇“行高”命令，打開“行高”對話框，進(jìn)行設(shè)置。步驟3：調(diào)整行高和列寬一、設(shè)置工作表格式選中A1:J1單元格區(qū)域，單擊【開始】|【字體】|【填充顏色】命令，選擇“白色，背景1，深色25%”，如圖6-23所示；或者在“單元格格式”對話框的“圖案”選項卡中進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。選中A1:J1單元格區(qū)域，單擊【開始】|【字體】|【所有框線】右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“所有框線”選項，再次單擊該下拉按鈕，選擇“粗匣框線”選項，如圖6-24所示。此時表格內(nèi)部為細(xì)框線，表格外側(cè)為粗框線。步驟4：設(shè)置底紋和邊框一、設(shè)置工作表格式選中A2:J32單元格區(qū)域，單擊【開始】|【樣式】|【套用表格樣式】命令，在彈出的面板中，“主題顏色”選擇灰色，“預(yù)設(shè)樣式”選擇“表樣式2”。步驟5：套用表格格式一、設(shè)置工作表格式發(fā)現(xiàn)標(biāo)題行不美觀，選中A2:J2單元格區(qū)域，單擊【開始】|【樣式】|【單元格樣式】命令，在彈出的面板中選擇“輸出”，如圖6-26所示，標(biāo)題行的樣式即可變?yōu)橹付邮?。步驟6：設(shè)置單元格樣式一、設(shè)置工作表格式（1）格式的復(fù)制。選中已設(shè)置好格式的單元格區(qū)域，單擊【開始】|【剪貼板】|【格式刷】命令，然后單擊目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域。雙擊“格式刷”按鈕可以重復(fù)復(fù)制，將復(fù)制的格式應(yīng)用到多個不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域。（2）格式的清除。如果需要在保留單元格中數(shù)據(jù)的同時清除格式設(shè)置，將格式恢復(fù)為默認(rèn)狀態(tài)，可以使用清除功能。具體操作方式為：選中需要清除格式的單元格區(qū)域，單擊【開始】|【字體】|【清除】按鈕，打開下拉菜單，選擇“格式”命令；或者選中需要清除格式的單元格區(qū)域，右擊打開快捷菜單，單擊【清除內(nèi)容】|【格式】命令。步驟7：格式的復(fù)制與清除一、設(shè)置工作表格式在工作表標(biāo)簽處雙擊，工作表名稱顯示為可編輯狀態(tài)，輸入新的工作表名稱“員工信息表”；也可以在工作表標(biāo)簽處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，然后輸入新的名稱。步驟8：重命名工作表二、查看電子表格選中第1、第2兩行（或者單擊A3單元格使其成為活動單元格），再單擊【視圖】|【窗口】|【凍結(jié)窗格】命令，在彈出的下拉菜單中選擇“凍結(jié)至第2行”命令，實現(xiàn)前兩行的凍結(jié)。此時向下滾動表格的時候前2行就會被固定住，一直顯示，便于觀看。單擊【視圖】|【窗口】|【凍結(jié)窗格】命令，在彈出的下拉菜單中選擇“取消凍結(jié)窗格”命令。步驟1：凍結(jié)前兩行標(biāo)題部分二、查看電子表格數(shù)據(jù)表格過多過長，不便查看與對比，可以使用WPS表格“拆分窗口”功能。例如，單擊F7單元格使其成為活動單元格，單擊【視圖】|【窗口】|【拆分窗口】命令，當(dāng)前工作表窗口拆分為4個區(qū)域，如圖6-28所示。被拆分的區(qū)域相互獨立，可以使用滾動條調(diào)節(jié)各區(qū)域顯示，方便對比查看。單擊【視圖】|【窗口】|【取消拆分】命令即可。步驟2：拆分窗口二、查看電子表格單擊D4單元格使其成為活動單元格，單擊【視圖】|【工作簿視圖】|【閱讀】命令。此時，活動單元格D4處于同一行列的數(shù)據(jù)都被相同填充顏色突出顯示，方便查看當(dāng)前單元格同一行和同一列的數(shù)據(jù)。步驟3：使用閱讀模式查看二、查看電子表格護(hù)眼模式下，屏幕通常會變?yōu)橐环N柔和的黃綠色調(diào)，這有助于減少長時間盯著屏幕時帶來的眼睛疲勞。單擊【視圖】|【工作簿視圖】|【護(hù)眼】按鈕，即可開啟護(hù)眼模式。步驟4：開啟護(hù)眼模式三、打印電子表格單擊【頁面】|【打印設(shè)置】組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“頁面設(shè)置”對話框，在對話框的“頁面”選項卡中進(jìn)行方向、打印機(jī)名、紙張大小設(shè)置。在“頁面設(shè)置”對話框，切換到“頁邊距”選項卡，在該選項卡中不僅可以設(shè)置頁邊距，還可以設(shè)置頁眉頁腳寬度以及打印居中方式，本步驟保持默認(rèn)設(shè)置即可。步驟1：頁面設(shè)置-頁面、頁邊距三、打印電子表格在“頁面設(shè)置”對話框，切換到“頁眉/頁腳”選項卡，單擊“自定義頁眉”按鈕，彈出“頁眉”對話框，在“左”文本框中輸入頁眉信息“制作人：王*”，單擊“確定”按鈕完成頁眉的設(shè)置。步驟2：頁面設(shè)置-頁眉設(shè)置三、打印電子表格打開“頁面設(shè)置”對話框，切換到“頁眉/頁腳”選項卡，單擊“自定義頁腳”按鈕，彈出“頁腳”對話框，光標(biāo)定位在“中”文本框中，單擊“頁碼”按鈕，如圖6-32所示。這樣，打印頁碼顯示在頁腳中部，為“1，2……”。

步驟3：頁面設(shè)置-頁腳設(shè)置三、打印電子表格打開“頁面設(shè)置”對話框，切換到“工作表”選項卡。單擊“頂端標(biāo)題行”文本框右側(cè)的拾取按鈕，返回工作表選中第1行和第2行，按Enter鍵確定選中。此時，“頂端標(biāo)題行”文本框中自動出現(xiàn)“$1:$2”，如圖6-33所示。也可以直接在“頂端標(biāo)題行”文本框中手動輸入“$1:$2”。這樣打印的頂端標(biāo)題行就設(shè)置為第1、第2行（表頭和標(biāo)題行）。

步驟4：頁面設(shè)置-頂端標(biāo)題行三、打印電子表格單擊【文件】|【打印】|【打印預(yù)覽】命令，或者單擊【頁面】|【打印設(shè)置】|【打印預(yù)覽】命令，可以預(yù)覽打印效果，單擊下方的頁面切換按鈕可以預(yù)覽打印的各個頁面。單擊“退出預(yù)覽”按鈕或按Esc鍵退出預(yù)覽界面。單擊【文件】|【打印】|【打印】命令，打開“打印”對話框，設(shè)置打印的頁碼范圍、打印內(nèi)容、份數(shù)等參數(shù)后，單擊“確定”按鈕，即可打印。步驟5：打印預(yù)覽及打印任務(wù)三

任務(wù)實現(xiàn)一、保護(hù)工作簿與工作表二、隱藏工作表、行、列、單元格工作簿與工作表保護(hù)及隱藏一、保護(hù)工作簿與工作表單擊【文件】|【文件加密】|【密碼加密】命令，打開“密碼加密”對話框，設(shè)置文檔打開權(quán)限或編輯權(quán)限的密碼后，單擊“應(yīng)用”按鈕即可。單擊【文件】|【文檔加密】|【文檔加密】命令，或者單擊【審閱】|【文檔安全】|【文檔加密】命令，打開“文檔加密”對話框，開啟“文檔加密保護(hù)”后，彈出“賬號確認(rèn)”對話框，確認(rèn)本人賬號后單擊“開啟保護(hù)”。文檔加密后，僅文檔擁有者的賬號可查看、編輯。若需讓指定的人員查看或編輯文檔，可以添加指定人員并為不同人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限。步驟1：文件加密一、保護(hù)工作簿與工作表（1）保護(hù)工作簿。單擊【審閱】|【保護(hù)】|【保護(hù)工作簿】命令，打開“保護(hù)工作簿”對話框，輸入密碼，單擊“確定”按鈕后，打開“確認(rèn)密碼”對話框，再次輸入正確密碼，單擊“確定”按鈕。此時，該工作簿就會禁止刪除、移動、添加工作表。（2）撤銷工作簿保護(hù)。如果需要刪除、移動、添加工作表，需撤銷工作簿保護(hù)。單擊【審閱】|【保護(hù)】|【撤銷工作簿保護(hù)】命令，打開“撤銷工作簿保護(hù)”對話框，輸入正確密碼即可。步驟2：保護(hù)工作簿一、保護(hù)工作簿與工作表保護(hù)工作表。單擊【審閱】|【保護(hù)】|【保護(hù)工作表】命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，如圖6-35所示，輸入密碼，單擊“確定”按鈕后，打開“確認(rèn)密碼”對話框，如圖6-36所示，再次輸入正確密碼，單擊“確定”按鈕。此時，該