會(huì)議室多功能廳管理制度一、制度概述

1.適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室及多功能廳的日常使用和管理。

2.目的：為了規(guī)范會(huì)議室及多功能廳的使用，提高使用效率，確保會(huì)議、活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本制度。

3.原則：公平、公正、公開，合理分配資源，保證會(huì)議室及多功能廳的合理使用。

二、會(huì)議室及多功能廳的使用申請(qǐng)

1.申請(qǐng)方式：使用人需通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交使用申請(qǐng)，填寫會(huì)議主題、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)間等信息。

2.申請(qǐng)審核：管理部門在收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室及多功能廳的安排情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。

3.使用權(quán)限：公司員工、部門、外部合作單位等均需提前申請(qǐng)，未經(jīng)申請(qǐng)擅自使用，將按照規(guī)定進(jìn)行處理。

三、會(huì)議室及多功能廳的使用流程

1.使用前準(zhǔn)備：使用人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室或多功能廳，檢查設(shè)備、場(chǎng)地是否準(zhǔn)備就緒。

2.使用中管理：使用人需保持場(chǎng)地整潔，愛護(hù)設(shè)備，遵守會(huì)議紀(jì)律。

3.使用后清理：使用人需在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，清理場(chǎng)地，關(guān)閉電源，歸還設(shè)備。

四、會(huì)議室及多功能廳的設(shè)備管理

1.設(shè)備使用：使用人需按照設(shè)備操作說明正確使用，不得隨意操作。

2.設(shè)備維護(hù)：管理部門定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.設(shè)備報(bào)修：使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，不得自行維修。

五、會(huì)議室及多功能廳的衛(wèi)生管理

1.衛(wèi)生責(zé)任：使用人需負(fù)責(zé)保持會(huì)議室及多功能廳的衛(wèi)生，不得亂丟垃圾。

2.清潔分工：管理部門定期組織人員對(duì)會(huì)議室及多功能廳進(jìn)行清潔，確保環(huán)境整潔。

3.清潔標(biāo)準(zhǔn)：保持地面、墻面、家具等清潔，無(wú)污漬、異味。

六、會(huì)議室及多功能廳的場(chǎng)地管理

1.場(chǎng)地分配：管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況，合理分配會(huì)議室及多功能廳。

2.場(chǎng)地調(diào)整：如需調(diào)整場(chǎng)地，使用人需提前向管理部門提出申請(qǐng)。

3.場(chǎng)地使用：使用人需按照預(yù)定時(shí)間使用場(chǎng)地，不得擅自延長(zhǎng)或縮短使用時(shí)間。

七、會(huì)議室及多功能廳的資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：管理部門對(duì)會(huì)議室及多功能廳內(nèi)的資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立資產(chǎn)臺(tái)賬。

2.資產(chǎn)調(diào)撥：需調(diào)撥資產(chǎn)時(shí)，使用人需向管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。

3.資產(chǎn)報(bào)廢：資產(chǎn)損壞或無(wú)法維修時(shí)，需向管理部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)廢。

八、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：包括未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用、損壞設(shè)備、不按規(guī)定使用場(chǎng)地、衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)等。

2.處理措施：對(duì)違規(guī)行為，管理部門將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、停用等措施。

3.違規(guī)責(zé)任：使用人應(yīng)對(duì)違規(guī)行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，造成損失的，還需承擔(dān)賠償責(zé)任。

九、制度修訂

1.修訂條件：根據(jù)公司發(fā)展需要或?qū)嶋H情況變化，管理部門可對(duì)制度進(jìn)行修訂。

2.修訂程序：修訂制度需經(jīng)過相關(guān)部門的討論、批準(zhǔn)，并予以公布。

十、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.執(zhí)行部門：公司內(nèi)部管理部門負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行。

2.監(jiān)督部門：公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

3.執(zhí)行與監(jiān)督：各部門需按照本制度執(zhí)行，并接受監(jiān)督部門的檢查。

二、會(huì)議室及多功能廳的使用申請(qǐng)

1.申請(qǐng)方式：使用人需通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交使用申請(qǐng)，填寫會(huì)議主題、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需包含以下內(nèi)容：

-會(huì)議或活動(dòng)名稱

-使用部門或個(gè)人姓名

-使用日期及時(shí)間段

-參會(huì)人員數(shù)量

-會(huì)議或活動(dòng)目的

-需要的設(shè)備支持

2.申請(qǐng)審核：管理部門在收到申請(qǐng)后，將進(jìn)行以下審核流程：

-核實(shí)申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性和完整性

-檢查會(huì)議室及多功能廳的可用性

-根據(jù)預(yù)定情況和優(yōu)先級(jí)進(jìn)行審核

-如有沖突，協(xié)調(diào)解決或提出備選方案

3.使用權(quán)限：公司員工、部門、外部合作單位等均需提前申請(qǐng)使用會(huì)議室及多功能廳。申請(qǐng)者需滿足以下條件：

-具有合法的使用理由

-提供詳細(xì)的會(huì)議或活動(dòng)安排

-遵守公司關(guān)于會(huì)議室及多功能廳使用的相關(guān)規(guī)定

-未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自使用會(huì)議室及多功能廳進(jìn)行私人活動(dòng)或與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)

4.申請(qǐng)結(jié)果：管理部門將在收到申請(qǐng)后的兩個(gè)工作日內(nèi)，以電子郵件或系統(tǒng)通知的方式告知申請(qǐng)者審核結(jié)果。如申請(qǐng)被批準(zhǔn)，申請(qǐng)者需按照以下要求進(jìn)行：

-確認(rèn)預(yù)定時(shí)間和場(chǎng)地安排

-提前檢查設(shè)備是否滿足需求

-遵守會(huì)議或活動(dòng)開始前的準(zhǔn)備流程

-如有變動(dòng)，及時(shí)通知管理部門進(jìn)行調(diào)整

三、會(huì)議室及多功能廳的使用流程

1.使用前準(zhǔn)備：使用人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室或多功能廳，進(jìn)行以下準(zhǔn)備工作：

-檢查會(huì)議室或多功能廳的入口是否暢通，確保安全標(biāo)志清晰可見。

-確認(rèn)場(chǎng)地布置符合會(huì)議或活動(dòng)需求，如需要調(diào)整座位、布置講臺(tái)等。

-檢查音響、投影儀、白板等設(shè)備是否正常工作，并進(jìn)行必要的調(diào)試。

-關(guān)閉不必要的電源，節(jié)約能源。

2.使用中管理：在使用過程中，使用人需遵守以下管理規(guī)定：

-維持會(huì)議室或多功能廳的安靜環(huán)境，避免干擾他人。

-確保參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，如按時(shí)簽到、保持秩序等。

-對(duì)外聯(lián)系時(shí)，注意保護(hù)公司信息，避免泄露。

-遵循預(yù)定流程，合理分配時(shí)間，確保會(huì)議或活動(dòng)按計(jì)劃進(jìn)行。

3.使用后清理：會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，使用人需進(jìn)行以下清理工作：

-檢查場(chǎng)地是否整潔，如有垃圾需及時(shí)清理。

-關(guān)閉所有電子設(shè)備，包括投影儀、音響系統(tǒng)等。

-檢查門窗是否關(guān)閉，確保安全。

-如有設(shè)備損壞，及時(shí)通知管理部門處理。

-如有預(yù)定，需提前與管理部門溝通，準(zhǔn)備下一場(chǎng)會(huì)議或活動(dòng)所需的場(chǎng)地和設(shè)備。

四、會(huì)議室及多功能廳的設(shè)備管理

1.設(shè)備使用：使用人需按照設(shè)備操作說明正確使用，確保以下操作規(guī)范：

-在使用前，確認(rèn)設(shè)備已開啟，并處于正常工作狀態(tài)。

-遵循設(shè)備的使用流程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

-使用過程中，注意觀察設(shè)備運(yùn)行情況，如有異常立即停止使用并報(bào)告。

-避免在設(shè)備附近放置易燃物品，確保使用安全。

2.設(shè)備維護(hù)：管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室及多功能廳內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行以下維護(hù)保養(yǎng)：

-清潔設(shè)備表面，去除灰塵和污漬。

-檢查設(shè)備各部件的緊固情況，確保無(wú)松動(dòng)。

-檢查電源線和連接線是否完好，防止短路或漏電。

-對(duì)音響、投影儀等電子設(shè)備進(jìn)行功能測(cè)試，確保其性能穩(wěn)定。

3.設(shè)備報(bào)修：使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，使用人需按照以下步驟進(jìn)行報(bào)修：

-立即停止使用故障設(shè)備，避免進(jìn)一步損壞。

-通過公司內(nèi)部報(bào)修系統(tǒng)或直接聯(lián)系管理部門進(jìn)行報(bào)修。

-提供詳細(xì)的設(shè)備故障描述，包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等。

-等待管理部門的維修安排，配合完成設(shè)備維修。

4.設(shè)備更新：當(dāng)設(shè)備達(dá)到使用壽命或性能無(wú)法滿足需求時(shí)，管理部門將進(jìn)行以下更新工作：

-對(duì)設(shè)備進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要更換。

-選擇合適的設(shè)備供應(yīng)商，確保設(shè)備質(zhì)量。

-完成設(shè)備采購(gòu)后，進(jìn)行安裝和調(diào)試。

-對(duì)新設(shè)備的使用進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人能夠熟練操作。

五、會(huì)議室及多功能廳的衛(wèi)生管理

1.衛(wèi)生責(zé)任：使用人需承擔(dān)會(huì)議室及多功能廳的衛(wèi)生責(zé)任，包括以下內(nèi)容：

-會(huì)議或活動(dòng)期間，保持場(chǎng)地整潔，不得隨意丟棄垃圾。

-使用結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理會(huì)議桌、椅子、地面等區(qū)域。

-確保所有廢棄物被正確分類，投入指定的垃圾桶。

2.清潔分工：管理部門將制定清潔分工計(jì)劃，包括以下清潔任務(wù)：

-每日對(duì)會(huì)議室及多功能廳進(jìn)行常規(guī)清潔，包括地面、墻面、窗戶等。

-定期對(duì)設(shè)備表面進(jìn)行擦拭，保持清潔。

-檢查并補(bǔ)充清潔用品，如紙巾、垃圾桶等。

3.清潔標(biāo)準(zhǔn)：為確保衛(wèi)生環(huán)境，清潔工作需達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：

-地面無(wú)污漬、灰塵，保持干燥。

-家具、設(shè)備表面無(wú)灰塵，清潔無(wú)死角。

-墻面、天花板無(wú)蜘蛛網(wǎng)、灰塵。

-窗戶清潔，無(wú)污漬。

-無(wú)異味，空氣流通。

4.清潔記錄：管理部門需記錄清潔工作情況，包括以下信息：

-清潔日期和時(shí)間

-清潔人員姓名

-清潔內(nèi)容概述

-清潔后場(chǎng)地照片或視頻記錄

5.衛(wèi)生監(jiān)督：管理部門將對(duì)衛(wèi)生工作進(jìn)行監(jiān)督，包括以下措施：

-定期檢查衛(wèi)生狀況，確保清潔標(biāo)準(zhǔn)得到執(zhí)行。

-對(duì)衛(wèi)生問題進(jìn)行記錄，并及時(shí)通知使用人整改。

-對(duì)長(zhǎng)期不遵守衛(wèi)生規(guī)定的行為進(jìn)行警告或處罰。

-鼓勵(lì)使用人提出衛(wèi)生改進(jìn)建議，共同維護(hù)良好環(huán)境。

六、會(huì)議室及多功能廳的場(chǎng)地管理

1.場(chǎng)地分配：管理部門將根據(jù)會(huì)議室及多功能廳的預(yù)定情況和使用需求，進(jìn)行以下場(chǎng)地分配工作：

-按照預(yù)定時(shí)間表，合理分配場(chǎng)地資源，確保高效利用。

-在預(yù)定日期前，確認(rèn)場(chǎng)地安排無(wú)誤，并與使用人進(jìn)行溝通確認(rèn)。

-在場(chǎng)地分配時(shí)，考慮到不同會(huì)議或活動(dòng)的特殊需求，如需要特殊布置或額外設(shè)施。

2.場(chǎng)地調(diào)整：如遇以下情況，使用人需提前向管理部門申請(qǐng)場(chǎng)地調(diào)整：

-因故無(wú)法在預(yù)定時(shí)間使用場(chǎng)地。

-需要改變預(yù)定時(shí)間或延長(zhǎng)使用時(shí)間。

-需要調(diào)整場(chǎng)地布局或增加額外設(shè)施。

-管理部門將根據(jù)實(shí)際情況和預(yù)定情況，審批調(diào)整申請(qǐng)，并通知使用人。

3.場(chǎng)地使用：使用人在使用會(huì)議室及多功能廳時(shí)，需遵守以下規(guī)定：

-按照預(yù)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，準(zhǔn)備會(huì)議或活動(dòng)所需物品。

-在使用過程中，保持場(chǎng)地整潔，不得擅自改動(dòng)原有布局。

-如有特殊情況，需及時(shí)通知管理部門，避免影響其他預(yù)定。

-在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，按照預(yù)定時(shí)間及時(shí)離開場(chǎng)地，確保下一位使用人能夠按時(shí)使用。

4.場(chǎng)地維護(hù)：管理部門負(fù)責(zé)以下場(chǎng)地維護(hù)工作：

-定期檢查場(chǎng)地設(shè)施，如座椅、燈光、空調(diào)等，確保其正常運(yùn)行。

-對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行必要的修繕，如修補(bǔ)地板、更換損壞的設(shè)備等。

-對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行消毒處理，特別是公共接觸面，如門把手、開關(guān)等。

5.場(chǎng)地記錄：管理部門將記錄以下場(chǎng)地使用情況，以便于監(jiān)控和管理：

-每次使用的時(shí)間、日期、使用人信息。

-場(chǎng)地使用后的反饋，包括設(shè)備狀況、場(chǎng)地滿意度等。

-任何關(guān)于場(chǎng)地使用的問題或投訴，以及相應(yīng)的處理結(jié)果。

七、會(huì)議室及多功能廳的資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室及多功能廳內(nèi)的資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括以下信息：

-資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量

-資產(chǎn)購(gòu)買日期、購(gòu)置價(jià)格、供應(yīng)商信息

-資產(chǎn)使用說明、操作手冊(cè)

-資產(chǎn)的使用狀態(tài)和維護(hù)記錄

2.資產(chǎn)調(diào)撥：如需對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥，使用人需按照以下流程進(jìn)行：

-提出資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)，說明調(diào)撥原因和需求。

-管理部門審核申請(qǐng)，確認(rèn)調(diào)撥的合理性和可行性。

-調(diào)撥申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，管理部門負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)移交手續(xù)。

-移交過程中，確保資產(chǎn)完好無(wú)損，并進(jìn)行資產(chǎn)清點(diǎn)。

3.資產(chǎn)維護(hù)：為了確保資產(chǎn)處于良好狀態(tài)，管理部門將執(zhí)行以下維護(hù)措施：

-定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在問題。

-根據(jù)資產(chǎn)的使用頻率和磨損程度，制定合理的維護(hù)計(jì)劃。

-對(duì)易損部件進(jìn)行定期更換，防止設(shè)備故障。

-對(duì)使用人進(jìn)行資產(chǎn)使用培訓(xùn)，減少誤操作導(dǎo)致的損壞。

4.資產(chǎn)報(bào)廢：當(dāng)資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)或無(wú)法修復(fù)時(shí)，管理部門將采取以下措施：

-對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)其無(wú)法繼續(xù)使用。

-報(bào)廢申請(qǐng)需經(jīng)過相關(guān)部門的審批。

-對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行妥善處理，如出售、捐贈(zèng)或回收。

-更新資產(chǎn)臺(tái)賬，從資產(chǎn)列表中移除報(bào)廢資產(chǎn)。

5.資產(chǎn)使用規(guī)定：使用人需遵守以下資產(chǎn)使用規(guī)定：

-未經(jīng)許可，不得擅自移動(dòng)或損壞資產(chǎn)。

-使用資產(chǎn)時(shí)，需按照操作手冊(cè)進(jìn)行，避免誤操作。

-如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)異常，立即停止使用并報(bào)告管理部門。

-保持資產(chǎn)清潔，避免污漬和損壞。

6.資產(chǎn)責(zé)任：使用人對(duì)所使用的資產(chǎn)負(fù)有直接責(zé)任，包括以下方面：

-對(duì)資產(chǎn)的使用情況負(fù)責(zé)，確保資產(chǎn)不被濫用。

-如因使用不當(dāng)導(dǎo)致資產(chǎn)損壞，需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

-如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失或被盜，立即報(bào)告管理部門并協(xié)助調(diào)查。

八、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為定義：本制度針對(duì)以下違規(guī)行為進(jìn)行處罰：

-未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室及多功能廳。

-損壞或擅自移動(dòng)、拆卸設(shè)備。

-不按照預(yù)定時(shí)間使用場(chǎng)地，造成他人使用不便。

-使用過程中造成場(chǎng)地或設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞。

-不遵守衛(wèi)生管理規(guī)定，造成衛(wèi)生狀況惡化。

2.處理措施：針對(duì)上述違規(guī)行為，管理部門將采取以下處理措施：

-對(duì)初次違規(guī)者，給予警告，并要求其進(jìn)行整改。

-對(duì)多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重者，可給予罰款，并暫停其使用會(huì)議室及多功能廳的權(quán)限。

-對(duì)造成重大損失或嚴(yán)重影響公司形象的行為，將追究其法律責(zé)任。

3.責(zé)任歸屬：違規(guī)行為的責(zé)任由使用人本人承擔(dān)，具體包括：

-使用人需對(duì)會(huì)議或活動(dòng)的組織負(fù)責(zé)，確?；顒?dòng)符合規(guī)定。

-使用人需對(duì)個(gè)人行為負(fù)責(zé)，不得影響他人正常使用場(chǎng)地和設(shè)備。

4.處理程序：違規(guī)處理程序如下：

-管理部門接到違規(guī)報(bào)告后，進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。

-根據(jù)調(diào)查結(jié)果，確定違規(guī)事實(shí)和責(zé)任。

-對(duì)違規(guī)者進(jìn)行處罰，并將處理結(jié)果通知相關(guān)人員。

-對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行記錄，作為后續(xù)考核和管理的依據(jù)。

5.教育與改進(jìn)：管理部門將加強(qiáng)對(duì)使用人的教育和培訓(xùn)，包括：

-定期舉辦使用規(guī)范培訓(xùn)，提高使用人的合規(guī)意識(shí)。

-對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行案例分析，使使用人了解違規(guī)后果。

-鼓勵(lì)使用人提出改進(jìn)建議，共同提高管理制度的有效性。

九、制度修訂

1.修訂條件：本制度將根據(jù)公司發(fā)展、業(yè)務(wù)需求或外部環(huán)境的變化，進(jìn)行以下修訂：

-當(dāng)公司組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大調(diào)整時(shí)。

-當(dāng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有制度在實(shí)際執(zhí)行中存在不足或無(wú)法適應(yīng)新情況時(shí)。

-當(dāng)相關(guān)政策法規(guī)發(fā)生變化，影響制度執(zhí)行時(shí)。

2.修訂程序：修訂制度需遵循以下程序：

-由管理部門提出修訂建議，并形成修訂草案。

-將修訂草案提交給相關(guān)部門進(jìn)行討論和反饋。

-根據(jù)反饋意見，對(duì)修訂草案進(jìn)行修改和完善。

-修訂草案經(jīng)公司管理層審批后，正式發(fā)布。

3.公布與實(shí)施：修訂后的制度將以正式文件形式發(fā)布，包括以下內(nèi)容：

-修訂后的制度全文。

-修訂理由和依據(jù)。

-修訂生效日期。

-對(duì)舊有制度的廢止說明。

4.宣傳與培訓(xùn)：管理部門將負(fù)責(zé)以下宣傳和培訓(xùn)工作：

-通過內(nèi)部公告、郵件等方式，向全體員工宣傳修訂后的制度。

-組織培訓(xùn)活動(dòng)，確保員工理解并遵守修訂后的制度。

-收集員工對(duì)修訂后制度的反