安保公司檔案員管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在加強安保公司檔案員的管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，更好地為公司運營及客戶服務(wù)提供有力支持。本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及安保行業(yè)的特點和公司實際情況制定。公司秉持“專業(yè)、負責(zé)、高效、創(chuàng)新”的企業(yè)文化，以“保障安全，服務(wù)社會”為經(jīng)營理念，致力于打造一支高素質(zhì)的檔案管理團隊，推動檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化進程。二、適用范圍本規(guī)章適用于安保公司全體檔案員。同時，涉及與檔案管理相關(guān)的公司其他員工及客戶，在涉及檔案查閱、調(diào)用等事務(wù)時，需遵循本規(guī)章的相關(guān)規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理部門架構(gòu)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，在公司整體扁平化管理架構(gòu)下，直接對公司管理層負責(zé)。檔案管理部門設(shè)檔案主管一名，負責(zé)全面統(tǒng)籌檔案管理工作；下設(shè)若干檔案員，根據(jù)檔案類別進行分工管理，如人事檔案員、業(yè)務(wù)檔案員、財務(wù)檔案員等。（二）檔案主管職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度、流程及工作計劃，并監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)檔案管理部門與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保檔案管理工作與公司整體運營相契合。3.對檔案員的工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，定期組織檔案員培訓(xùn)，提升團隊業(yè)務(wù)水平。4.審核重要檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理的合規(guī)性和安全性。（三）檔案員職責(zé)1.負責(zé)各自分管類別的檔案收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.按照規(guī)定的存儲方式和保管期限，對檔案進行妥善保管，做好檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防蟲防潮等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對檔案的查閱、借閱申請進行審核、登記，跟蹤檔案的歸還情況，確保檔案的安全。4.協(xié)助其他部門進行檔案相關(guān)信息的查詢和提供，為公司業(yè)務(wù)開展提供支持。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理過程中的問題，并向檔案主管匯報。四、管理內(nèi)容與流程（一）檔案收集1.檔案員應(yīng)定期主動向公司各部門收集應(yīng)歸檔的文件、資料等。各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門產(chǎn)生的具有保存價值的檔案資料移交檔案管理部門。2.對于外來文件，如客戶提供的相關(guān)資料、政府部門下發(fā)的文件等，接收人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)交檔案員進行歸檔處理。3.檔案員在收集檔案時，應(yīng)檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實性，對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回相關(guān)部門補充或更正。（二）檔案整理與分類1.檔案員按照檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進行科學(xué)分類，如分為人事檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等大類，每個大類下再細分若干小類。2.對每份檔案進行編號，建立檔案索引目錄，便于快速查詢和管理。3.對檔案資料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。（三）檔案存儲與保管1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的存儲設(shè)備，如檔案架、檔案柜等，并確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求，保持適宜的溫濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理。3.檔案員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補救。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案類別和名稱等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。檔案員審核通過后，安排查閱地點，并進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。2.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案主管審批后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案員應(yīng)做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。4.客戶因合理原因需要查閱相關(guān)檔案，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人同意，并由業(yè)務(wù)人員陪同，按照公司規(guī)定的查閱流程進行操作。（五）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，檔案員應(yīng)定期進行清理，提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案主管審核，報公司管理層批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。五、權(quán)利與義務(wù)（一）檔案員權(quán)利1.有權(quán)要求公司各部門按照規(guī)定及時移交應(yīng)歸檔的檔案資料，并對不符合要求的檔案資料提出整改意見。2.在檔案管理工作中，有權(quán)依據(jù)本規(guī)章拒絕不合法、不合理的檔案查閱、借閱申請。3.有權(quán)參加公司組織的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，提升自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。4.對檔案管理工作提出合理化建議，并獲得公司的重視和反饋。（二）檔案員義務(wù)1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，保守檔案機密，不得泄露檔案信息。2.認真履行檔案管理職責(zé)，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的收集、整理、保管、查閱等工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.積極配合公司內(nèi)部審計、外部檢查等工作，提供必要的檔案資料和信息支持。4.不斷學(xué)習(xí)檔案管理新知識、新技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)公司檔案管理工作的發(fā)展需求。（三）公司其他員工權(quán)利與義務(wù)1.公司其他員工有權(quán)按照規(guī)定的流程查閱和借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以支持業(yè)務(wù)開展。2.有義務(wù)按照檔案管理制度的要求，及時向檔案管理部門移交本部門應(yīng)歸檔的文件資料，并確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。（四）客戶權(quán)利與義務(wù)1.客戶有權(quán)在符合公司規(guī)定的情況下，查閱與自身相關(guān)的檔案資料。2.客戶應(yīng)遵守公司檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.檔案主管對檔案員的日常工作進行定期和不定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理流程的執(zhí)行情況、檔案庫房的管理情況、檔案查閱和借閱記錄等。2.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的真實性和完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.設(shè)立投訴舉報渠道，公司員工和客戶對檔案管理工作中存在的違規(guī)行為、服務(wù)態(tài)度等問題可進行投訴舉報，公司將及時進行調(diào)查處理。（二）考核機制1.建立檔案員績效考核制度，考核指標(biāo)包括檔案管理工作的準(zhǔn)確性、及時性、完整性，檔案服務(wù)滿意度，遵守檔案管理制度情況等。2.績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核以工作任務(wù)完成情況為主要考核內(nèi)容；季度考核增加工作質(zhì)量、工作效率等指標(biāo)；年度考核則綜合全年工作表現(xiàn)，包括業(yè)務(wù)能力提升、團隊協(xié)作等方面。3.考核結(jié)果與檔案員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優(yōu)秀的檔案員，公司將給予表彰和獎勵；對于考核不達標(biāo)且經(jīng)培訓(xùn)仍不能勝任工作的檔案員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。七、附則（一）本規(guī)章如有未盡事宜，由公司檔案管理部門負責(zé)解釋和修訂。（二）本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，公司全體檔案員及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。在執(zhí)行