倉(cāng)庫(kù)物資出入登記管理辦法第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)倉(cāng)庫(kù)物資出入庫(kù)登記管理，確保物資流動(dòng)全程留痕、責(zé)任可追溯，保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全，提高倉(cāng)庫(kù)管理效率和信息化水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，制定本辦法。1.2依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及企業(yè)《倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定》《物資采購(gòu)管理辦法》《銷(xiāo)售管理辦法》等相關(guān)制度制定。1.3適用范圍本辦法適用于企業(yè)所有倉(cāng)庫(kù)（包括原材料庫(kù)、成品庫(kù)、備件庫(kù)、半成品庫(kù)等）的物資入庫(kù)、出庫(kù)及其他形式（如調(diào)撥、退貨、報(bào)廢等）的物資流動(dòng)登記管理。1.4基本原則1.全程留痕：物資出入庫(kù)的每一步操作均需記錄，確保從到貨到出庫(kù)的全流程可追溯；2.責(zé)任明確：登記、審核、審批等環(huán)節(jié)均需明確責(zé)任主體，避免責(zé)任不清；3.準(zhǔn)確規(guī)范：登記信息需真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合企業(yè)統(tǒng)一的物資編碼及分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；4.便捷高效：在規(guī)范流程的基礎(chǔ)上，優(yōu)化登記環(huán)節(jié)，減少不必要的冗余步驟，提高作業(yè)效率。第二章登記范圍2.1入庫(kù)類(lèi)包括但不限于：采購(gòu)入庫(kù)：供應(yīng)商交付的原材料、零部件、設(shè)備等；生產(chǎn)入庫(kù)：車(chē)間生產(chǎn)完成的半成品、成品；退貨入庫(kù)：客戶(hù)退回的合格成品或經(jīng)返修合格的物資；調(diào)撥入庫(kù)：從其他倉(cāng)庫(kù)調(diào)入的物資；報(bào)廢回收入庫(kù)：經(jīng)鑒定可回收利用的報(bào)廢物資。2.2出庫(kù)類(lèi)包括但不限于：生產(chǎn)領(lǐng)用：車(chē)間生產(chǎn)所需的原材料、零部件、備件等；銷(xiāo)售出庫(kù)：發(fā)往客戶(hù)的成品；調(diào)撥出庫(kù)：調(diào)往其他倉(cāng)庫(kù)的物資；報(bào)廢出庫(kù)：經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資；樣品出庫(kù)：用于展示、檢測(cè)的樣品；捐贈(zèng)出庫(kù)：企業(yè)對(duì)外捐贈(zèng)的物資。2.3其他類(lèi)包括但不限于：臨時(shí)借用：部門(mén)臨時(shí)借用的物資（需辦理借用登記，明確歸還時(shí)間）；盤(pán)盈盤(pán)虧：盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈或盤(pán)虧物資（需單獨(dú)登記并說(shuō)明原因）；其他特殊情況：如搶險(xiǎn)救災(zāi)物資的緊急出庫(kù)等（需事后補(bǔ)登并注明理由）。第三章登記流程3.1入庫(kù)登記流程3.1.1到貨驗(yàn)收物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)人員（必要時(shí)包括技術(shù)人員）進(jìn)行驗(yàn)收；驗(yàn)收內(nèi)容包括：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量（重量/體積）、質(zhì)量（外觀/性能/合格證）、包裝完整性、供應(yīng)商信息（如合同號(hào)、送貨單編號(hào)）等；驗(yàn)收合格后，雙方在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)辦理退貨或索賠手續(xù)，不得入庫(kù)。3.1.2填寫(xiě)入庫(kù)單驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》及供應(yīng)商送貨單，填寫(xiě)《入庫(kù)單》（一式三聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)留存聯(lián)、采購(gòu)部門(mén)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)）；《入庫(kù)單》應(yīng)包含以下信息：基礎(chǔ)信息：入庫(kù)單號(hào)（企業(yè)統(tǒng)一編制）、入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)、供應(yīng)商名稱(chēng)/代碼；物資信息：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、物資編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)（如有）、金額（如有）；驗(yàn)收信息：驗(yàn)收人、質(zhì)量檢驗(yàn)人簽字；備注：特殊情況說(shuō)明（如加急入庫(kù)、分批入庫(kù)等）。3.1.3審核確認(rèn)《入庫(kù)單》填寫(xiě)完成后，需由倉(cāng)庫(kù)主管審核簽字確認(rèn)；審核內(nèi)容包括：入庫(kù)信息與驗(yàn)收單的一致性、物資編碼的正確性、數(shù)量的準(zhǔn)確性等。3.1.4系統(tǒng)錄入審核通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)將《入庫(kù)單》信息錄入企業(yè)ERP系統(tǒng)（或倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)WMS）；系統(tǒng)錄入需確保與紙質(zhì)單據(jù)一致，包括入庫(kù)單號(hào)、物資編碼、數(shù)量、供應(yīng)商等信息；錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存臺(tái)賬（增加對(duì)應(yīng)物資的庫(kù)存數(shù)量）。3.1.5歸檔倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)將《入庫(kù)單》倉(cāng)庫(kù)留存聯(lián)與《到貨驗(yàn)收單》《供應(yīng)商送貨單》裝訂成冊(cè)，每日下班前存入倉(cāng)庫(kù)檔案柜；采購(gòu)部門(mén)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)應(yīng)分別傳遞至采購(gòu)部門(mén)（用于核對(duì)采購(gòu)合同）和財(cái)務(wù)部門(mén)（用于入賬），傳遞時(shí)間不得超過(guò)次日上午。3.2出庫(kù)登記流程3.2.1需求申請(qǐng)出庫(kù)需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《物資需求申請(qǐng)表》，說(shuō)明出庫(kù)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用部門(mén)/人員等信息；需求申請(qǐng)需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（生產(chǎn)領(lǐng)用需注明生產(chǎn)訂單號(hào)；銷(xiāo)售出庫(kù)需注明銷(xiāo)售合同號(hào)）。3.2.2審批根據(jù)出庫(kù)類(lèi)型，《物資需求申請(qǐng)表》需經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人員審批：生產(chǎn)領(lǐng)用：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；銷(xiāo)售出庫(kù)：銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門(mén)（核對(duì)應(yīng)收賬款）審批；調(diào)撥出庫(kù)：調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人→調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人→倉(cāng)庫(kù)主管審批；報(bào)廢出庫(kù)：設(shè)備管理部門(mén)→財(cái)務(wù)部門(mén)→企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；樣品/捐贈(zèng)出庫(kù)：分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.2.3填寫(xiě)出庫(kù)單審批通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)根據(jù)《物資需求申請(qǐng)表》及審批意見(jiàn)，填寫(xiě)《出庫(kù)單》（一式三聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)留存聯(lián)、需求部門(mén)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)）；《出庫(kù)單》應(yīng)包含以下信息：基礎(chǔ)信息：出庫(kù)單號(hào)（企業(yè)統(tǒng)一編制）、出庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)、領(lǐng)用部門(mén)/人員；物資信息：物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、物資編碼、單位、數(shù)量、用途；審批信息：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、審批人簽字；備注：特殊情況說(shuō)明（如緊急出庫(kù)、代領(lǐng)等）。3.2.4核對(duì)物資倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)《出庫(kù)單》核對(duì)庫(kù)存物資，確認(rèn)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量無(wú)誤后，方可發(fā)放；發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人需在《出庫(kù)單》上簽字確認(rèn)（代領(lǐng)的需注明代領(lǐng)人及被代領(lǐng)人姓名）；發(fā)放完成后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存卡（手工臺(tái)賬），確?？▽?shí)一致。3.2.5系統(tǒng)錄入物資發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)將《出庫(kù)單》信息錄入ERP系統(tǒng)；系統(tǒng)錄入需確保與紙質(zhì)單據(jù)一致，包括出庫(kù)單號(hào)、物資編碼、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)等信息；錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫(kù)存臺(tái)賬（減少對(duì)應(yīng)物資的庫(kù)存數(shù)量）。3.2.6歸檔倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)將《出庫(kù)單》倉(cāng)庫(kù)留存聯(lián)與《物資需求申請(qǐng)表》《審批意見(jiàn)》裝訂成冊(cè)，每日下班前存入倉(cāng)庫(kù)檔案柜；需求部門(mén)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)應(yīng)分別傳遞至需求部門(mén)（用于核對(duì)領(lǐng)用情況）和財(cái)務(wù)部門(mén)（用于成本核算），傳遞時(shí)間不得超過(guò)次日上午。3.3其他出入庫(kù)登記流程3.3.1調(diào)撥出入庫(kù)調(diào)撥入庫(kù)/出庫(kù)需填寫(xiě)《物資調(diào)撥單》（一式四聯(lián)：調(diào)出倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、審批聯(lián)）；《物資調(diào)撥單》需經(jīng)調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人、倉(cāng)庫(kù)主管審批；調(diào)撥完成后，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)和調(diào)入倉(cāng)庫(kù)分別按照入庫(kù)/出庫(kù)流程進(jìn)行登記，并錄入系統(tǒng)。3.3.2退貨入庫(kù)客戶(hù)退貨需由銷(xiāo)售部門(mén)填寫(xiě)《退貨申請(qǐng)單》，說(shuō)明退貨原因、物資名稱(chēng)、數(shù)量等，經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)后，傳遞至倉(cāng)庫(kù)；倉(cāng)庫(kù)管理員收到退貨后，會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)人員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的填寫(xiě)《入庫(kù)單》（備注“退貨入庫(kù)”），并錄入系統(tǒng)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)注明原因，由銷(xiāo)售部門(mén)辦理拒收或返修手續(xù)。3.3.3報(bào)廢出庫(kù)報(bào)廢物資需由使用部門(mén)填寫(xiě)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢原因、物資名稱(chēng)、數(shù)量、原值/凈值等，經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)鑒定、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，傳遞至倉(cāng)庫(kù)；倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》填寫(xiě)《出庫(kù)單》（備注“報(bào)廢出庫(kù)”），并錄入系統(tǒng)；報(bào)廢物資出庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)移交至報(bào)廢物資處理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。第四章信息管理4.1登記信息內(nèi)容要求所有出入庫(kù)登記信息均需符合企業(yè)《物資編碼規(guī)則》《會(huì)計(jì)核算辦法》等規(guī)定；關(guān)鍵信息不得遺漏：如入庫(kù)單中的供應(yīng)商信息、出庫(kù)單中的領(lǐng)用部門(mén)/用途信息、調(diào)撥單中的調(diào)出/調(diào)入倉(cāng)庫(kù)信息等；信息表述需準(zhǔn)確：如物資名稱(chēng)應(yīng)使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)，不得使用俗稱(chēng)或縮寫(xiě)；數(shù)量應(yīng)使用法定計(jì)量單位（如千克、米、件等）。4.2信息存儲(chǔ)4.2.1紙質(zhì)單據(jù)存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)留存的《入庫(kù)單》《出庫(kù)單》《到貨驗(yàn)收單》《物資需求申請(qǐng)表》等紙質(zhì)單據(jù)，應(yīng)按年份、月份分類(lèi)裝訂，標(biāo)注起止日期、單據(jù)數(shù)量；紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)存放在倉(cāng)庫(kù)專(zhuān)用檔案柜中，由倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)保管，保管期限不得少于5年（法律另有規(guī)定的除外）；檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等條件，確保單據(jù)完好。4.2.2電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)ERP系統(tǒng)（或WMS系統(tǒng)）中的出入庫(kù)電子數(shù)據(jù)，應(yīng)定期備份（至少每日一次），備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在企業(yè)專(zhuān)用服務(wù)器中，由信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)保管；電子數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)單據(jù)保持一致，如需修改電子數(shù)據(jù)，需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管審批，并留下修改痕跡（如修改人、修改時(shí)間、修改原因）。4.3信息查詢(xún)與使用倉(cāng)庫(kù)管理員有權(quán)查詢(xún)本倉(cāng)庫(kù)的所有出入庫(kù)信息；需求部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查詢(xún)本部門(mén)的領(lǐng)用/調(diào)撥信息；財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)查詢(xún)所有倉(cāng)庫(kù)的出入庫(kù)信息（用于成本核算、inventory管理）；內(nèi)部審計(jì)部門(mén)有權(quán)查詢(xún)所有出入庫(kù)信息（用于審計(jì)監(jiān)督）；信息查詢(xún)需遵守企業(yè)《信息安全管理辦法》，不得泄露企業(yè)機(jī)密信息（如供應(yīng)商信息、客戶(hù)信息、物資成本信息等）。第五章監(jiān)督檢查5.1檢查主體日常檢查：由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)，每月組織一次；全面檢查：由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)牽頭，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，每季度組織一次；專(zhuān)項(xiàng)檢查：根據(jù)企業(yè)需要，針對(duì)特定問(wèn)題（如庫(kù)存盤(pán)虧、出入庫(kù)流程混亂等）組織專(zhuān)項(xiàng)檢查。5.2檢查內(nèi)容流程執(zhí)行情況：是否嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的流程辦理出入庫(kù)登記，有無(wú)遺漏環(huán)節(jié)（如未審核即錄入系統(tǒng)、未簽字即發(fā)放物資等）；信息準(zhǔn)確性：登記信息是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，有無(wú)錯(cuò)登、漏登、虛假登記等情況；單據(jù)歸檔情況：紙質(zhì)單據(jù)是否及時(shí)歸檔、存儲(chǔ)是否規(guī)范，電子數(shù)據(jù)是否與紙質(zhì)單據(jù)一致；系統(tǒng)使用情況：ERP系統(tǒng)（或WMS系統(tǒng)）的錄入是否及時(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)未錄入或延遲錄入的情況；責(zé)任落實(shí)情況：登記、審核、審批等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體是否明確，有無(wú)責(zé)任不清的情況。5.3檢查結(jié)果處理檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門(mén)/人員反饋，下達(dá)《整改通知書(shū)》，明確整改內(nèi)容、整改期限；整改期限屆滿(mǎn)后，檢查主體應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)整改情況；對(duì)整改不力或拒不整改的，應(yīng)按照本辦法第六章的規(guī)定追究責(zé)任。第六章責(zé)任追究6.1責(zé)任主體直接責(zé)任：倉(cāng)庫(kù)管理員（負(fù)責(zé)登記、錄入系統(tǒng)）、領(lǐng)用人（負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)）、驗(yàn)收人（負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)）；間接責(zé)任：倉(cāng)庫(kù)主管（負(fù)責(zé)審核）、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)需求申請(qǐng)審批）、財(cái)務(wù)部門(mén)（負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)審核）；領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：分管倉(cāng)庫(kù)管理的領(lǐng)導(dǎo)（負(fù)責(zé)監(jiān)督流程執(zhí)行）。6.2責(zé)任情形及追究方式責(zé)任情形追究方式漏登、錯(cuò)登出入庫(kù)信息，未造成損失的批評(píng)教育、扣減當(dāng)月績(jī)效（10%-20%）漏登、錯(cuò)登出入庫(kù)信息，造成企業(yè)損失的（如庫(kù)存賬實(shí)不符、成本核算錯(cuò)誤）賠償損失（按損失金額的10%-50%）、調(diào)離崗位偽造或篡改出入庫(kù)單據(jù)（如偽造審批簽字、修改數(shù)量）解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任（如涉嫌職務(wù)侵占）未及時(shí)歸檔單據(jù)或丟失單據(jù)批評(píng)教育、扣減當(dāng)月績(jī)效（5%-10%）違規(guī)審批（如超越權(quán)限審批、未經(jīng)審核審批）批評(píng)教育、扣減當(dāng)月績(jī)效（20%-30%）、追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任泄露出入庫(kù)信息（如泄露供應(yīng)商報(bào)價(jià)、客戶(hù)訂單信息）解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任（如涉嫌侵犯商業(yè)秘密）6.3責(zé)任追究程序調(diào)查：由檢查主體對(duì)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查，收集證據(jù)（如紙質(zhì)單據(jù)、電子數(shù)據(jù)、證人證言等）；認(rèn)定：由企業(yè)紀(jì)律檢查部門(mén)（或考核委員會(huì)）根據(jù)調(diào)查結(jié)果，認(rèn)定責(zé)任主體及責(zé)任情形；處理：根據(jù)認(rèn)定結(jié)果，下達(dá)《責(zé)任追究通知書(shū)》，告知責(zé)任人員處理結(jié)果；申訴：責(zé)任人員對(duì)處理結(jié)果有異議的，可在收到通知書(shū)之日起5個(gè)工作日內(nèi)，向企業(yè)人力資源部門(mén)提出申訴。第七章附則7.1解釋權(quán)本辦法由企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理部