批發(fā)公司供應(yīng)商合作檢查記錄辦法

一、總則1.目的本辦法旨在建立一套規(guī)范、系統(tǒng)的供應(yīng)商合作檢查記錄體系，確保批發(fā)公司與供應(yīng)商之間的合作穩(wěn)定、高效、合規(guī)。通過對合作過程的全面檢查和詳細(xì)記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，保障公司供應(yīng)鏈的順暢運行，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，維護公司的合法權(quán)益，同時促進(jìn)供應(yīng)商不斷提升服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量，實現(xiàn)雙方的共同發(fā)展。2.依據(jù)本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的采購政策、合作協(xié)議等制定，確保檢查記錄工作有法可依、有章可循。3.原則-全面性原則：檢查記錄應(yīng)涵蓋供應(yīng)商合作的各個方面，包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、企業(yè)資質(zhì)等，確保無遺漏。-客觀性原則：檢查記錄必須基于客觀事實，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、描述清晰，不受主觀偏見影響。-及時性原則：檢查工作應(yīng)定期或不定期進(jìn)行，檢查記錄及時更新，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。-保密性原則：對檢查記錄中涉及的供應(yīng)商商業(yè)機密、公司內(nèi)部敏感信息等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、適用范圍本辦法適用于批發(fā)公司所有與供應(yīng)商開展的合作項目及相關(guān)活動。具體包括但不限于各類原材料、商品、設(shè)備、服務(wù)等采購業(yè)務(wù)中涉及的供應(yīng)商。供應(yīng)商范圍涵蓋長期合作供應(yīng)商、短期合作供應(yīng)商以及新引入的潛在供應(yīng)商。同時，參與供應(yīng)商合作檢查記錄工作的人員包括公司采購部門、質(zhì)量控制部門、物流部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員，以及根據(jù)需要聘請的外部專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜摇Ｈ?、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)制定供應(yīng)商檢查計劃，明確檢查的范圍、內(nèi)容、頻率和方式。-組織協(xié)調(diào)各部門開展供應(yīng)商合作檢查工作，確保檢查工作的順利進(jìn)行。-收集、整理供應(yīng)商的基本信息、合作協(xié)議等資料，為檢查工作提供基礎(chǔ)支持。-對檢查記錄進(jìn)行初步審核，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量控制部門-負(fù)責(zé)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，制定質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)和流程。-在檢查過程中，對產(chǎn)品的質(zhì)量特性、性能指標(biāo)等進(jìn)行檢測和評估，記錄質(zhì)量問題及整改情況。-協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核，提出改進(jìn)建議。3.物流部門-檢查供應(yīng)商的交貨期執(zhí)行情況，記錄每次交貨的實際時間、交貨數(shù)量、交貨方式等信息。-對貨物的運輸過程進(jìn)行跟蹤，記錄運輸過程中的異常情況，如貨物損壞、延誤等。-協(xié)助采購部門處理因交貨問題引發(fā)的糾紛，提供相關(guān)的物流數(shù)據(jù)和證據(jù)。4.財務(wù)部門-審核供應(yīng)商的報價及成本構(gòu)成，檢查價格的合理性和穩(wěn)定性。-核對采購合同中的付款條款執(zhí)行情況，記錄付款時間、金額、方式等信息。-協(xié)助采購部門評估供應(yīng)商的財務(wù)狀況，防范財務(wù)風(fēng)險。5.其他相關(guān)部門根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求，法務(wù)部門負(fù)責(zé)檢查供應(yīng)商合作協(xié)議的合規(guī)性，審計部門對檢查記錄進(jìn)行審計監(jiān)督，其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合采購部門開展供應(yīng)商合作檢查記錄工作。四、管理內(nèi)容與流程1.檢查計劃制定-采購部門每年年初根據(jù)公司的采購計劃、供應(yīng)商名單以及以往合作情況，制定年度供應(yīng)商檢查計劃。計劃應(yīng)明確檢查的供應(yīng)商范圍、檢查內(nèi)容、檢查時間安排以及負(fù)責(zé)檢查的部門或人員。-對于重要供應(yīng)商或出現(xiàn)問題較多的供應(yīng)商，可增加檢查頻率或進(jìn)行專項檢查，并在檢查計劃中注明。-檢查計劃需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.檢查準(zhǔn)備工作-在開展檢查工作前，采購部門應(yīng)向相關(guān)檢查人員提供供應(yīng)商的基本信息、合作協(xié)議、以往檢查記錄等資料，以便檢查人員熟悉情況。-質(zhì)量控制部門根據(jù)檢查要求準(zhǔn)備相應(yīng)的檢測工具、設(shè)備和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件。-檢查人員根據(jù)檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的檢查清單，明確檢查要點和記錄要求。3.實地檢查與記錄-檢查人員按照檢查計劃和清單，對供應(yīng)商進(jìn)行實地檢查。檢查內(nèi)容包括但不限于：-企業(yè)資質(zhì)：檢查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證書的有效性和合規(guī)性。-生產(chǎn)能力：查看供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模等，評估其是否具備滿足公司采購需求的生產(chǎn)能力。-產(chǎn)品質(zhì)量：對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行抽樣檢測，檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，記錄產(chǎn)品的質(zhì)量問題及缺陷。-交貨期：查閱交貨記錄，核實供應(yīng)商是否按照合同約定的時間、數(shù)量和地點交貨，記錄交貨延誤或提前的情況及原因。-價格：對比市場價格和歷史采購價格，評估供應(yīng)商報價的合理性，記錄價格波動情況及原因。-售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)體系，包括售后服務(wù)響應(yīng)時間、解決問題的能力等，記錄客戶投訴及處理情況。-環(huán)境保護與社會責(zé)任：檢查供應(yīng)商在環(huán)境保護、安全生產(chǎn)、勞動用工等方面的執(zhí)行情況，記錄相關(guān)合規(guī)性問題。-檢查人員在檢查過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，包括檢查時間、地點、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及證據(jù)等。記錄方式可采用文字描述、圖片、數(shù)據(jù)表格等多種形式，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整。4.檢查結(jié)果匯總與分析-檢查結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時將檢查記錄進(jìn)行整理和匯總，形成檢查報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果、存在的問題及整改建議等。-采購部門組織相關(guān)部門對檢查報告進(jìn)行分析，評估供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，確定供應(yīng)商的合作等級，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。-對于檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題或普遍性問題，應(yīng)及時召開專題會議進(jìn)行討論，制定解決方案和預(yù)防措施。5.整改跟蹤與復(fù)查-對于檢查中發(fā)現(xiàn)問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)向其發(fā)出整改通知，明確整改要求、整改期限和整改目標(biāo)。-供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)提交整改報告，采購部門負(fù)責(zé)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。-整改期限結(jié)束后，采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)查，驗證整改效果。對于整改不力或拒不整改的供應(yīng)商，公司將采取相應(yīng)的處罰措施，包括減少采購量、暫停合作、終止合作等。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)按照本辦法的規(guī)定對供應(yīng)商進(jìn)行定期或不定期的檢查，獲取供應(yīng)商的相關(guān)信息和資料。-對于不符合公司要求或存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，有權(quán)要求其限期整改，直至終止合作。-有權(quán)根據(jù)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)，調(diào)整采購量、采購價格或合作方式。2.公司義務(wù)-向供應(yīng)商提供明確的采購需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合作要求，確保供應(yīng)商能夠清楚了解公司的期望。-在檢查過程中，尊重供應(yīng)商的合法權(quán)益，保守供應(yīng)商的商業(yè)機密。-及時向供應(yīng)商反饋檢查結(jié)果和整改意見，為供應(yīng)商提供必要的支持和幫助。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)要求公司提供明確的檢查標(biāo)準(zhǔn)和流程，了解檢查的內(nèi)容和目的。-對檢查結(jié)果有異議時，有權(quán)向公司提出申訴，要求公司進(jìn)行復(fù)查和解釋。-有權(quán)獲得公司的合理采購需求信息和合作機會，以保障自身的合法利益。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照公司要求提供真實、準(zhǔn)確、完整的企業(yè)信息、產(chǎn)品資料和合作記錄等。-積極配合公司的檢查工作，為檢查人員提供必要的便利條件。-對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取有效措施進(jìn)行整改，并按時提交整改報告。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司審計部門定期對供應(yīng)商合作檢查記錄工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檢查計劃的執(zhí)行情況、檢查記錄的真實性和完整性、整改措施的落實情況等。-公司內(nèi)部設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對檢查過程中的違規(guī)行為、供應(yīng)商的不良行為等進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵。2.考核指標(biāo)-建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，主要包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、企業(yè)資質(zhì)等方面的指標(biāo)。各項指標(biāo)應(yīng)明確權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。-采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評分，考核周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度、半年或一年。考核結(jié)果作為供應(yīng)商合作等級評定、采購量分配、價格調(diào)整等的重要依據(jù)。3.考核結(jié)果應(yīng)用-對于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將給予一定的獎勵，如增加采購量、優(yōu)先合作新項目、給予價格優(yōu)惠等。-對于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，公司將按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行處理，包括發(fā)出整改通知、暫停合作、終止合作等。-考核結(jié)果將在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督。七、附則1.解釋權(quán)本辦法由公司采購部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或本辦法未涵蓋的問題，由采購部門會同相關(guān)部門研究決