批發(fā)公司供應(yīng)商信息管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本批發(fā)公司對(duì)供應(yīng)商信息的有效管理，規(guī)范供應(yīng)商信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和維護(hù)，確保與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障公司利益，特制定本規(guī)定。2.設(shè)計(jì)理念秉持開放、透明、合作、共贏的設(shè)計(jì)理念，本規(guī)定旨在搭建公司與供應(yīng)商之間的信息橋梁，促進(jìn)雙方信息的順暢流通。通過(guò)科學(xué)管理供應(yīng)商信息，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升供應(yīng)鏈的協(xié)同效應(yīng)，推動(dòng)公司在批發(fā)行業(yè)中穩(wěn)健發(fā)展。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本規(guī)定充分融入公司“誠(chéng)信、創(chuàng)新、高效、責(zé)任”的企業(yè)文化。在供應(yīng)商信息管理過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信原則，要求信息真實(shí)可靠；鼓勵(lì)創(chuàng)新管理方式，提高信息管理效率；追求高效的信息處理流程，以保障業(yè)務(wù)的順利開展；同時(shí)，強(qiáng)化員工對(duì)供應(yīng)商信息管理的責(zé)任意識(shí)，確保信息安全與有效利用。二、適用范圍本規(guī)定適用于本批發(fā)公司全體員工以及與本公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商。公司員工在涉及供應(yīng)商信息的相關(guān)工作中，必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定；供應(yīng)商應(yīng)按照本規(guī)定要求，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門-負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的初步收集與整理，包括供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息等。-對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)需求篩選潛在合作供應(yīng)商，并將相關(guān)信息錄入供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)。-定期更新供應(yīng)商的交易信息，如采購(gòu)訂單、交貨情況、質(zhì)量反饋等。2.質(zhì)量部門-參與對(duì)供應(yīng)商的實(shí)地考察，重點(diǎn)評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系和產(chǎn)品質(zhì)量控制能力，并記錄相關(guān)信息。-對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，將檢驗(yàn)結(jié)果反饋給采購(gòu)部門，以便更新供應(yīng)商信息檔案。-協(xié)助采購(gòu)部門處理與供應(yīng)商有關(guān)的質(zhì)量問(wèn)題，提供技術(shù)支持和解決方案。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況信息，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、信用記錄等，評(píng)估供應(yīng)商的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-處理與供應(yīng)商的付款結(jié)算業(yè)務(wù)，記錄付款信息，并及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，確保供應(yīng)商信息的完整性。-協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行成本分析，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。4.信息管理部門-負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。-對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份，制定數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。-為其他部門提供信息查詢和統(tǒng)計(jì)分析等技術(shù)支持，協(xié)助各部門有效利用供應(yīng)商信息。5.行政部門-負(fù)責(zé)制定和完善供應(yīng)商信息管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決在供應(yīng)商信息管理過(guò)程中出現(xiàn)的跨部門問(wèn)題。-對(duì)供應(yīng)商信息管理工作進(jìn)行績(jī)效考核，激勵(lì)員工積極履行職責(zé)。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商信息收集-新供應(yīng)商開發(fā)階段，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。-對(duì)于現(xiàn)有供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)定期更新其基本信息，確保信息的時(shí)效性。同時(shí)，質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，收集與供應(yīng)商相關(guān)的質(zhì)量、財(cái)務(wù)等方面的信息。2.信息整理與錄入-采購(gòu)部門收到供應(yīng)商信息后，應(yīng)進(jìn)行初步整理，對(duì)信息的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。對(duì)于不完整或存在疑問(wèn)的信息，及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)。-審核通過(guò)的信息由采購(gòu)部門錄入供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)設(shè)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)。信息錄入應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)上傳相關(guān)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書等掃描件。3.供應(yīng)商評(píng)估-采購(gòu)部門聯(lián)合質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況、環(huán)保合規(guī)等方面。-根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、終止合作等，并在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注。4.信息使用與共享-公司各部門根據(jù)工作需要，可在權(quán)限范圍內(nèi)查詢和使用供應(yīng)商信息。采購(gòu)部門在采購(gòu)決策時(shí)，應(yīng)參考供應(yīng)商信息檔案，選擇合適的供應(yīng)商；質(zhì)量部門在進(jìn)行產(chǎn)品檢驗(yàn)和質(zhì)量管控時(shí)，可查閱供應(yīng)商的質(zhì)量管理信息；財(cái)務(wù)部門在付款結(jié)算和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，需依據(jù)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)信息。-信息管理部門應(yīng)建立信息共享機(jī)制，確保各部門之間信息的及時(shí)傳遞和協(xié)同工作。同時(shí)，嚴(yán)格控制信息訪問(wèn)權(quán)限，防止信息濫用和泄露。5.信息維護(hù)與更新-采購(gòu)部門作為供應(yīng)商信息的主要維護(hù)責(zé)任人，應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行檢查和更新。如供應(yīng)商的聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品價(jià)格等發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)在信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行修改。-當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題、財(cái)務(wù)危機(jī)、法律糾紛等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將信息反饋給采購(gòu)部門，以便對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行調(diào)整和處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，并對(duì)提供虛假信息的供應(yīng)商采取相應(yīng)的處罰措施，包括但不限于暫停合作、扣除貨款、終止合作等。-有權(quán)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和監(jiān)督檢查，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和信息真實(shí)性。-在供應(yīng)商違反合同約定或本規(guī)定時(shí)，有權(quán)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和合同條款，維護(hù)自身合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。-對(duì)供應(yīng)商提供的信息嚴(yán)格保密，不得泄露給第三方，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或經(jīng)供應(yīng)商書面同意。-為供應(yīng)商提供必要的業(yè)務(wù)支持和合作機(jī)會(huì)，促進(jìn)雙方共同發(fā)展。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)要求公司提供明確的采購(gòu)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以便其提供符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)。-在遵守公司規(guī)定和合同約定的前提下，有權(quán)獲得公平的合作機(jī)會(huì)和合理的利潤(rùn)空間。-對(duì)公司的信息管理工作提出合理建議和意見。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照公司要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供自身相關(guān)信息，包括基本資料、資質(zhì)證書、產(chǎn)品信息等。-配合公司的實(shí)地考察、監(jiān)督檢查等工作，如實(shí)反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況。-嚴(yán)格遵守與公司簽訂的合同條款，履行交貨、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等義務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的供應(yīng)商信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查信息收集、整理、錄入、使用和維護(hù)等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)定要求。-審計(jì)部門不定期對(duì)供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，檢查信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，以及信息訪問(wèn)權(quán)限的合規(guī)性。2.供應(yīng)商監(jiān)督-鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司員工在信息管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。公司對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)員工進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.績(jī)效考核-建立供應(yīng)商信息管理績(jī)效考核制度，對(duì)采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、信息管理部門等相關(guān)部門及員工進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括信息收集的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，信息錄入的質(zhì)量，供應(yīng)商評(píng)估的合理性，信息共享的效率等。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等；對(duì)未達(dá)標(biāo)的部門和員工進(jìn)行督促整改，情節(jié)嚴(yán)重的進(jìn)行相應(yīng)