批發(fā)公司合同審批辦法

一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司批發(fā)合同審批流程，確保合同的合法性、合理性與可行性，有效防范經營風險，保障公司利益，同時促進公司業(yè)務高效開展，更好地服務客戶，提升公司在批發(fā)行業(yè)的市場競爭力。2.設計理念以公司“誠信為本、合作共贏、高效創(chuàng)新”的企業(yè)文化為指引，遵循扁平化管理原則，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。注重各部門之間的協(xié)同合作，確保合同審批過程透明、公正、科學，實現(xiàn)社會效益與企業(yè)經濟效益的有機統(tǒng)一。3.原則-合法性原則：合同內容必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保公司的經營活動在法律框架內進行。-審慎性原則：對合同涉及的各項條款進行細致審查，充分評估潛在風險，確保公司利益不受損害。-效益性原則：在保障公司合法權益的前提下，注重合同的經濟效益，確保合同能夠為公司帶來合理的利潤回報。-公平公正原則：對待所有合同申請一視同仁，審批過程公平公正，不偏袒任何一方。二、適用范圍本辦法適用于公司全體員工在經營活動中涉及的各類批發(fā)合同的審批。包括但不限于商品采購合同、銷售合同、物流配送合同、倉儲合同等與批發(fā)業(yè)務直接相關的合同?？蛻糇鳛楹贤牧硪环剑诤贤瑢徟^程中應積極配合公司提供必要的信息和資料。三、組織架構與職責分工1.業(yè)務部門-職責：負責合同的初步起草與審核，確保合同條款符合業(yè)務實際需求，并對合同的真實性、準確性和完整性負責。及時收集與合同相關的客戶資料、市場信息等，提交給后續(xù)審批部門。在合同執(zhí)行過程中，負責跟蹤合同進度，及時反饋合同執(zhí)行情況，處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。-人員配置：業(yè)務經理作為業(yè)務部門合同審批的第一責任人，負責組織本部門員工完成合同起草和初步審核工作。同時配備業(yè)務專員，協(xié)助業(yè)務經理完成合同相關資料的收集和整理工作。2.法務部門-職責：對合同進行法律層面的審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，合同文本是否規(guī)范等。為公司提供專業(yè)的法律意見和建議，參與重大合同的談判和起草工作，確保公司合同的合法性和有效性。-人員配置：法務經理負責整體法務審查工作的統(tǒng)籌安排，帶領法務專員對各類合同進行細致審查。法務專員具備扎實的法律專業(yè)知識，熟悉批發(fā)行業(yè)相關法律法規(guī)，能夠準確識別和評估合同中的法律風險。3.財務部門-職責：對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、價格條款等，評估合同對公司財務狀況的影響，確保合同的財務安排合理、可行。對合同執(zhí)行過程中的財務收支進行監(jiān)督，確保公司資金安全和合理使用。-人員配置：財務經理作為財務審核的負責人，組織財務人員對合同進行財務分析和審核。財務人員具備專業(yè)的財務知識和豐富的財務管理經驗，能夠準確判斷合同財務條款的合理性和風險。4.風險管理部門-職責：對合同進行全面風險評估，識別合同在市場、信用、操作等方面的風險，并制定相應的風險應對措施。跟蹤合同執(zhí)行過程中的風險狀況，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在風險，協(xié)助相關部門采取措施降低風險損失。-人員配置：風險管理經理負責領導風險管理團隊開展工作，風險管理專員運用專業(yè)的風險評估工具和方法，對合同進行風險識別和評估。5.管理層-職責：對重大合同進行最終審批，從公司戰(zhàn)略、經營目標等宏觀層面綜合考慮合同的可行性和必要性。對合同審批過程中出現(xiàn)的重大問題進行決策，協(xié)調各部門之間的工作關系，確保合同審批工作順利進行。-人員構成：包括公司總經理、副總經理等高層管理人員?？偨浝碜鳛樽罱K審批人，全面負責公司合同審批的決策工作，副總經理協(xié)助總經理進行相關工作的開展。四、管理內容與流程1.合同起草-業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求和與客戶的溝通情況，起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、商品或服務的詳細信息、價格條款、交付方式、質量標準、違約責任等核心內容。-在起草過程中，業(yè)務部門應充分考慮公司的利益和風險防范要求，參考公司的合同模板和以往類似合同的條款，確保合同內容完整、準確、清晰。2.部門初審-業(yè)務部門起草完成后，由業(yè)務經理組織本部門人員對合同進行內部初審。重點審查合同條款是否符合業(yè)務實際情況，是否存在邏輯矛盾或不合理之處，與客戶的溝通是否一致等。-初審通過后，業(yè)務部門填寫《合同審批申請表》，詳細說明合同的基本情況、業(yè)務背景、預計經濟效益等信息，并將合同文本及相關資料一并提交給法務部門。3.法務審查-法務部門收到業(yè)務部門提交的合同及相關資料后，對合同進行全面的法律審查。審查內容包括合同主體的合法性、合同條款的合規(guī)性、爭議解決條款的有效性等。-法務部門應在規(guī)定時間內完成審查，并出具《法務審查意見書》，對合同中存在的法律問題提出修改建議。如合同存在重大法律風險，法務部門應及時與業(yè)務部門溝通，共同商討解決方案。4.財務審核-合同經法務審查通過后，流轉至財務部門進行財務審核。財務部門對合同的財務條款進行詳細分析，評估合同對公司財務狀況的影響，包括資金流、成本收益等方面。-財務部門根據(jù)審核結果出具《財務審核意見書》，對付款方式、結算周期等財務條款提出優(yōu)化建議。如合同財務安排存在風險，財務部門應與業(yè)務部門溝通協(xié)調，確保合同的財務條款合理、可行。5.風險管理評估-風險管理部門在收到法務和財務審查通過的合同后，對合同進行全面風險評估。運用風險評估模型和方法，識別合同在市場、信用、操作等方面的潛在風險。-風險管理部門根據(jù)風險評估結果制定《風險應對方案》，明確風險應對措施和責任人。對于高風險合同，風險管理部門應組織相關部門進行專題討論，共同制定應對策略。6.管理層審批-經過法務、財務和風險管理部門審查評估后，合同及相關審查意見提交給管理層進行最終審批。對于重大合同，管理層應召開專門會議進行審議，充分聽取各部門的意見和建議。-管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略、經營目標和風險承受能力等因素，對合同進行綜合決策。如合同獲得批準，管理層在《合同審批申請表》上簽字確認；如合同存在問題或風險，管理層可提出修改意見或決定不予批準。7.合同簽訂與執(zhí)行-合同經管理層審批通過后，由業(yè)務部門負責與客戶簽訂正式合同。簽訂合同前，業(yè)務部門應確保雙方對合同條款達成一致意見，并按照公司規(guī)定的合同簽訂流程進行操作。-合同簽訂后，業(yè)務部門負責組織合同的執(zhí)行工作，跟蹤合同進度，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。法務、財務、風險管理等部門根據(jù)各自職責，對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督和支持。8.合同歸檔與總結-合同執(zhí)行完畢后，業(yè)務部門應將合同及相關資料進行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、審批文件、執(zhí)行記錄等資料，以便日后查閱和參考。-公司定期對合同審批和執(zhí)行情況進行總結分析，評估合同管理工作的成效，總結經驗教訓，不斷完善合同審批辦法和相關管理制度。五、權利與義務1.員工權利與義務-權利：員工有權了解合同審批的流程和標準，對審批過程中存在的問題提出疑問和建議。在合同起草和執(zhí)行過程中，員工有權獲得公司相關部門的支持和指導，以確保合同的順利完成。-義務：員工有義務按照公司規(guī)定的流程和要求起草、提交合同，確保合同內容真實、準確、完整。在合同審批過程中，員工應積極配合各部門的工作，及時提供所需的資料和信息。在合同執(zhí)行過程中，員工應嚴格履行合同義務，維護公司的合法權益。2.客戶權利與義務-權利：客戶有權要求公司按照合同約定提供商品或服務，有權了解合同審批的進展情況。對于合同條款存在的疑問，客戶有權要求公司進行解釋和說明。-義務：客戶有義務按照合同約定支付款項，提供真實、準確的相關資料。在合同執(zhí)行過程中，客戶應積極配合公司的工作，共同解決可能出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-建立內部監(jiān)督體系，由公司審計部門定期對合同審批和執(zhí)行情況進行審計檢查。審計部門重點檢查合同審批流程是否合規(guī)，合同執(zhí)行是否嚴格按照約定進行，各部門在合同管理中的職責履行情況等。-鼓勵員工和客戶對合同審批過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。2.考核機制-將合同審批和管理工作納入部門和員工的績效考核體系。對在合同審批和執(zhí)行過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應的績效獎勵，如獎金、晉升機會等。-對在合同審批和執(zhí)行過程中存在違規(guī)行為或失誤的部門和個人