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文檔簡介
單位合同管理辦法一、總則(一)目的為加強本單位合同管理,規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風(fēng)險,維護(hù)單位合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位實際情況,制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于本單位與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同,包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。(三)基本原則1.依法合規(guī)原則。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同,任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則。合同條款應(yīng)公平合理,不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則。合同雙方應(yīng)誠實守信,全面履行合同約定的義務(wù)。(四)職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)本單位合同管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督;制定和完善合同管理制度;審查合同文本;參與重大合同的談判、簽訂;監(jiān)督合同履行;處理合同糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、初審;組織合同談判;辦理合同簽訂手續(xù);履行合同約定的義務(wù);及時向合同管理部門報告合同履行情況及存在的問題等。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行合法性審查;為合同簽訂、履行提供法律咨詢和建議;參與合同糾紛的處理等。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款;監(jiān)督合同款項的收付;協(xié)助處理合同糾紛涉及的財務(wù)問題等。二、合同的簽訂(一)合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項申請,填寫《合同立項申請表》,詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要內(nèi)容,并附上相關(guān)背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項申請需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。(二)合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項申請的要求,參照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和示范文本,擬定合同條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整,避免模糊不清、歧義或漏洞。合同主要條款應(yīng)包括:當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量;價款或者報酬;履行期限、地點和方式;違約責(zé)任;解決爭議的方法。3.涉及技術(shù)、法律、財務(wù)等專業(yè)事項的合同,業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門共同起草。(三)合同審查1.合同起草完成后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人初審。初審內(nèi)容主要包括合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性、可行性等。2.業(yè)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后,將合同文本連同《合同審查表》一并提交合同管理部門審查。合同管理部門應(yīng)重點審查合同的主體資格、合同條款的合法性、風(fēng)險防范措施等。3.合同管理部門審查后,將合同文本及審查意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善。4.涉及重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審?fù)ㄟ^后,合同文本報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。(四)合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后,由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用單位統(tǒng)一印制的合同文本,并加蓋單位合同專用章或公章。2.簽訂合同的人員應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容,并由單位法定代表人簽字或蓋章。3.合同簽訂過程中,應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽字或蓋章,不得由他人代簽或代蓋。合同一式多份,應(yīng)分別由合同雙方當(dāng)事人、合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等留存。三、合同的履行(一)履行計劃1.合同簽訂后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定合同履行計劃,明確合同履行的步驟、時間節(jié)點、責(zé)任人等,并將合同履行計劃報合同管理部門備案。2.合同履行計劃應(yīng)具有可操作性,確保合同能夠按照約定順利履行。(二)履行通知1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出履行通知,告知對方合同履行的相關(guān)事項,如履行時間、地點、方式等。2.履行通知應(yīng)采用書面形式,并留存相關(guān)憑證。(三)履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬,對合同履行情況進(jìn)行實時跟蹤記錄。跟蹤記錄應(yīng)包括合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量、付款情況、存在的問題等。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。(四)變更與解除1.合同履行過程中,如需變更合同內(nèi)容,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致,并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件,與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人,并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。合同解除后,雙方應(yīng)按照約定或法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行結(jié)算和清理。四、合同的歸檔與保管(一)歸檔范圍本單位簽訂的各類合同及與合同簽訂、履行相關(guān)的文件資料,包括合同立項申請表、合同文本、合同審查表、授權(quán)委托書、履行通知、履行跟蹤臺賬、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議等,均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行歸檔。(二)歸檔要求1.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、編號等進(jìn)行分類整理,確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊,編制目錄,妥善存放;電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份,存儲在安全可靠的介質(zhì)上,并按照規(guī)定進(jìn)行分類存儲。3.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和單位實際情況確定。一般情況下,合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。(三)查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的,應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后,到合同管理部門查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案資料。2.因工作需要借閱合同檔案的,應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,到合同管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日,如需延期借閱,應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案資料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得在合同檔案資料上涂改、抽取、復(fù)制、標(biāo)記等。五、合同糾紛的處理(一)糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)定期組織合同法律法規(guī)培訓(xùn),提高員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。2.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行過程中,應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定操作,避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。(二)糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告合同管理部門,并會同合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門分析糾紛原因,制定解決方案。2.對于合同糾紛,應(yīng)首先嘗試通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。協(xié)商、調(diào)解不成的,可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定,通過仲裁或訴訟等方式解決。3.在合同糾紛處理過程中,相關(guān)部門應(yīng)積極收集、整理證據(jù)資料,維護(hù)單位的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對各部門合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時下達(dá)整改通知書,要求相關(guān)部門限期整改。(二)考核評價1.建立合同管理工作考核評價機制,對各部門合同管理工作進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情況等。2.考核評價結(jié)果作為各部門績效考核的重要依據(jù)之一。對
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