詢證函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢證函的管理，確保公司與外部機(jī)構(gòu)及個人之間往來款項等信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，防范財務(wù)風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在與外部單位或個人進(jìn)行財務(wù)往來、業(yè)務(wù)合作等過程中涉及詢證函的編制、發(fā)送、回收、保管等相關(guān)活動。（三）定義1.詢證函：是指公司為驗證與外部機(jī)構(gòu)或個人之間的往來款項、交易事項等信息，向?qū)Ψ桨l(fā)出的請求確認(rèn)相關(guān)信息的書面文件。2.被詢證方：收到公司詢證函并被要求對相關(guān)信息進(jìn)行確認(rèn)的外部單位或個人。（四）基本原則1.真實性原則：詢證函所涉及的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映公司與被詢證方之間的實際情況。2.準(zhǔn)確性原則：詢證函的內(nèi)容應(yīng)清晰、明確，避免模糊或歧義，確保被詢證方能夠準(zhǔn)確理解并進(jìn)行回復(fù)。3.及時性原則：詢證函應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)編制、發(fā)送和回收，避免因延誤導(dǎo)致信息失真或財務(wù)風(fēng)險增加。4.保密性原則：在詢證函管理過程中，涉及的公司商業(yè)秘密和被詢證方信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、詢證函的編制（一）編制責(zé)任部門1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司財務(wù)核算及管理需要，提出詢證函編制需求，并提供相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料。2.涉及具體業(yè)務(wù)往來的部門，如銷售部門、采購部門、項目管理部門等，負(fù)責(zé)協(xié)助財務(wù)部門核對相關(guān)業(yè)務(wù)信息，確保詢證函內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（二）編制依據(jù)1.公司財務(wù)賬簿記錄、業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等相關(guān)資料。2.與外部機(jī)構(gòu)或個人的往來信函、對賬單等。（三）編制內(nèi)容1.詢證函應(yīng)包含公司名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，以及被詢證方的名稱、地址、聯(lián)系方式。2.明確詢證的具體事項，如往來款項的金額、性質(zhì)、交易日期等，對于復(fù)雜的業(yè)務(wù)事項，應(yīng)詳細(xì)說明相關(guān)情況。3.提供回函的具體要求，包括回函方式（如紙質(zhì)回函、電子回函等）、回函地址、收件人等信息，并注明回函應(yīng)加蓋被詢證方公章或財務(wù)專用章。（四）編制審核1.詢證函編制完成后，由編制人員所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點審核詢證事項的準(zhǔn)確性、完整性以及回函要求的明確性。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對詢證函進(jìn)行最終審核，確保詢證函符合公司財務(wù)管理要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。審核通過后的詢證函方可加蓋公司公章或財務(wù)專用章。三、詢證函的發(fā)送（一）發(fā)送方式1.根據(jù)實際情況，可選擇郵寄、專人送達(dá)或電子發(fā)送等方式發(fā)送詢證函。2.對于重要的、金額較大的詢證事項，優(yōu)先采用郵寄方式，并要求被詢證方通過郵政特快專遞（EMS）等方式回函，以確保回函的真實性和可追溯性。3.采用電子發(fā)送詢證函的，應(yīng)確保電子函件的加密傳輸，防止信息泄露，并要求被詢證方通過指定的電子平臺或郵箱進(jìn)行回函確認(rèn)。（二）發(fā)送記錄1.建立詢證函發(fā)送臺賬，詳細(xì)記錄詢證函的編號、發(fā)送日期、被詢證方名稱、地址、聯(lián)系方式、發(fā)送方式、函件內(nèi)容摘要等信息。2.對于郵寄發(fā)送的詢證函，應(yīng)留存郵寄憑證（如快遞單號、郵寄發(fā)票等），以便跟蹤查詢回函情況。（三）跟進(jìn)與提醒1.財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)詢證函的回收情況，定期檢查發(fā)送記錄，對于超過規(guī)定回函期限未收到回函的，及時與被詢證方溝通聯(lián)系，了解原因，并進(jìn)行必要的提醒。2.涉及具體業(yè)務(wù)往來的部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門，協(xié)助催收回函，提供與被詢證方溝通的相關(guān)信息和支持。四、詢證函的回收（一）回函接收1.對于紙質(zhì)回函，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)接收，并及時檢查回函的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性?；睾瘧?yīng)加蓋被詢證方公章或財務(wù)專用章，且內(nèi)容與詢證函一致。2.對于電子回函，應(yīng)按照規(guī)定的電子格式和要求進(jìn)行接收和保存，確?；睾畔⒌目勺R別和可追溯性。接收電子回函后，應(yīng)及時與被詢證方進(jìn)行確認(rèn)，核實回函的真實性。（二）回函差異處理1.如發(fā)現(xiàn)回函內(nèi)容與詢證函存在差異，財務(wù)部門應(yīng)及時與被詢證方溝通，了解差異原因，并要求對方提供詳細(xì)解釋和相關(guān)證明資料。2.根據(jù)差異情況，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實，如涉及業(yè)務(wù)事項的，應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門進(jìn)行分析判斷。對于因業(yè)務(wù)處理差異導(dǎo)致的回函不一致，應(yīng)在充分溝通的基礎(chǔ)上，對相關(guān)業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行調(diào)整和完善；對于因錯誤或舞弊導(dǎo)致的差異，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）回函歸檔1.回收的詢證函及相關(guān)回函資料應(yīng)及時進(jìn)行整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，確保檔案的完整性和安全性。2.詢證函檔案應(yīng)包括詢證函原件、回函原件、發(fā)送記錄、跟進(jìn)記錄、差異處理記錄等相關(guān)資料，以便日后查閱和審計。五、詢證函的保管（一）保管責(zé)任部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)詢證函檔案的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。（二）保管期限詢證函檔案的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對于涉及重大財務(wù)事項或法律糾紛的詢證函檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）保管要求1.建立詢證函檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、存放位置、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.詢證函檔案應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防潮的場所，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.定期對詢證函檔案進(jìn)行檢查和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對詢證函管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢證函的編制、發(fā)送、回收、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，以及相關(guān)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.審計人員應(yīng)抽取一定數(shù)量的詢證函樣本進(jìn)行詳細(xì)審查，包括核對函證事項的真實性、回函的可靠性、差異處理的合理性等，并形成審計報告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)提出整改建議，督促相關(guān)部門及時整改。（二）外部審計檢查1.在公司年度財務(wù)審計、專項審計等外部審計過程中，審計機(jī)構(gòu)會對詢證函管理情況進(jìn)行檢查。公司各部門應(yīng)積極配合外部審計機(jī)構(gòu)的工作，提供相關(guān)詢證函資料和解釋說明。2.對于外部審計機(jī)構(gòu)提出的關(guān)于詢證函管理的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行整改落實，并將整改情況反饋給外部審計機(jī)構(gòu)。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在詢證函管理過程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)：未按照本辦法規(guī)定編制、審核詢證函，導(dǎo)致詢證事項不準(zhǔn)確、不完整的。未按照規(guī)定的方式發(fā)送、回收詢證函，影響回函真實性和可追溯性的。對回函差異未及時進(jìn)行調(diào)查核實和處理，導(dǎo)致財務(wù)信息失真或財務(wù)風(fēng)險增加的。泄露詢證函涉及的公司商業(yè)秘密或被詢證方信息的。未按照規(guī)定保管詢證函檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露的。2.其他違反本辦法規(guī)定或相關(guān)法律法規(guī)、公司制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予責(zé)任人批評教育、責(zé)令改正等處理措施。2.對于違規(guī)行為造成