共享資料管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司共享資料的管理，確保共享資料的安全、有序、高效使用，促進公司內部信息流通與協(xié)作，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中涉及的共享資料管理。（三）定義1.共享資料：指公司內部在業(yè)務開展、項目實施、日常辦公等過程中產生的，具有共享價值的各類文件、數據、圖表、報告等信息載體。2.共享平臺：公司用于存儲、管理和共享資料的信息化系統(tǒng)或工具。（四）管理原則1.合法性原則：共享資料的管理應符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求。2.安全性原則：確保共享資料的保密性、完整性和可用性，防止資料泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：明確共享資料的分類、存儲、使用、更新等流程和要求，保證管理工作規(guī)范有序。4.便捷性原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，提供便捷的共享資料獲取和使用方式，提高工作效率。二、共享資料的分類與標識（一）分類標準1.按業(yè)務領域分類：如市場營銷、財務管理、人力資源管理、研發(fā)技術等，每個業(yè)務領域下再細分具體類別。2.按資料類型分類：包括文檔類（如合同、報告、制度等）、數據類（如銷售數據、財務報表等）、圖表類（如流程圖、統(tǒng)計圖等）。（二）標識方法1.編號標識：為每類共享資料分配唯一的編號，編號應體現資料的類別、年份等信息，便于查詢和管理。2.標簽標識：對共享資料添加關鍵詞標簽，以便更精準地檢索和分類。三、共享資料的存儲與維護（一）存儲方式1.共享平臺存儲：公司應建立專門的共享平臺，將共享資料集中存儲在該平臺上。共享平臺應具備完善的權限管理、數據備份、安全防護等功能。2.定期備份：對共享資料進行定期備份，備份頻率根據資料的重要性和變更頻率確定，備份數據應存儲在安全的位置，如外部存儲設備或異地服務器。（二）存儲規(guī)范1.資料命名規(guī)范：共享資料的文件名應清晰準確地反映資料的主題、版本等信息，遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則。2.文件夾結構規(guī)范：按照分類標準建立合理的文件夾結構，將共享資料分類存放，便于查找和管理。（三）維護管理1.資料更新：共享資料的創(chuàng)建部門或責任人應及時更新資料，確保資料的時效性和準確性。更新后的資料應在共享平臺上進行標注，以便其他人員知曉。2.資料清理：定期對共享資料進行清理，刪除過期、無用的資料，釋放存儲空間，提高共享平臺的運行效率。四、共享資料的使用與權限管理（一）使用流程1.查找資料：員工通過共享平臺的搜索功能或按照文件夾結構查找所需共享資料。2.申請使用：對于受限訪問的共享資料，員工需提交使用申請，說明使用目的和期限。3.審批流程：申請?zhí)峤缓?，由資料的管理部門或責任人進行審批，審批通過后方可使用。4.下載與使用：員工根據審批結果，在共享平臺上下載共享資料，并按照規(guī)定的用途使用。（二）權限管理1.權限設置原則：根據員工的工作職責和業(yè)務需求，設置不同的共享資料訪問權限，確保資料的安全性和合理使用。2.權限類型：包括查看、下載、編輯、刪除等權限。對于涉及公司機密的共享資料，應嚴格限制訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。3.權限變更：員工因工作變動等原因需要變更共享資料訪問權限的，應及時向所在部門提出申請，由部門負責人審核后提交給共享資料管理部門進行權限調整。五、共享資料的安全管理（一）安全制度1.建立安全管理制度：明確共享資料安全管理的責任、流程和措施，確保共享資料的安全。2.人員安全培訓：對涉及共享資料管理和使用的員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能。（二）安全技術措施1.網絡安全防護：采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網絡安全設備，防止外部非法入侵。2.數據加密：對重要的共享資料進行加密存儲和傳輸，確保數據在傳輸過程中的安全性。3.訪問控制：通過身份認證、授權管理等手段，嚴格控制對共享資料的訪問。（三）安全審計與監(jiān)控1.審計機制：建立共享資料安全審計機制，對共享資料的訪問、操作等行為進行記錄和審計。2.監(jiān)控措施：實時監(jiān)控共享平臺的運行狀態(tài)，及時發(fā)現和處理安全異常情況。六、共享資料的知識產權管理（一）知識產權歸屬1.明確共享資料的知識產權歸屬，原則上共享資料的知識產權歸公司所有。2.對于由員工個人創(chuàng)作且在工作過程中形成的共享資料，公司享有優(yōu)先使用權，員工享有署名權等相關權利。（二）知識產權保護1.加強對共享資料知識產權的保護意識教育，防止因共享資料的不當使用導致知識產權糾紛。2.對于涉及知識產權的共享資料，應按照相關法律法規(guī)進行管理和保護，如申請專利、商標、著作權等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對共享資料的管理情況進行檢查，包括資料的存儲、使用、安全等方面。2.對于檢查中發(fā)現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門或責任人限期整改。（二）考核機制1.將共享資料管理工作納入員工績效考核體系，對在共享資料管理工作中表現優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于違反共享資料管理規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、績效扣分等。八、附則（一）解釋權本管理辦法由公司[具體部門]負責解釋。（二）修訂與廢