維系費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司維系費(fèi)的管理，規(guī)范維系費(fèi)的使用流程，提高維系費(fèi)的使用效益，確保公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)定發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及維系費(fèi)支出的所有部門和項(xiàng)目。（三）定義維系費(fèi)是指公司為保持與客戶、合作伙伴等的良好關(guān)系而發(fā)生的各類費(fèi)用，包括但不限于客戶拜訪、溝通活動、禮品贈送、合作項(xiàng)目維護(hù)等費(fèi)用。（四）管理原則1.合規(guī)性原則：維系費(fèi)的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用維系費(fèi)，確保費(fèi)用支出在可控范圍內(nèi)。3.效益優(yōu)先原則：注重維系費(fèi)的投入產(chǎn)出，以提升客戶滿意度和業(yè)務(wù)合作效果為目標(biāo)。4.透明公開原則：維系費(fèi)的使用情況應(yīng)保持透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)維系費(fèi)預(yù)算的編制、審核和匯總，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況。2.審核維系費(fèi)報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.定期對維系費(fèi)的使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提供相關(guān)數(shù)據(jù)支持。（二）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出維系費(fèi)預(yù)算申請，明確費(fèi)用使用的目的、對象和金額。2.負(fù)責(zé)具體維系活動的策劃、組織和實(shí)施，確保活動效果符合預(yù)期。3.及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供維系費(fèi)使用的相關(guān)憑證和資料，配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算和審計(jì)。（三）行政部門1.協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行維系活動的場地安排、物資采購等后勤保障工作。2.對維系活動中涉及的禮品、贈品等進(jìn)行統(tǒng)一管理和發(fā)放。（四）審計(jì)部門1.定期對維系費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出是否合規(guī)、合理。2.對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和客戶維系需求，編制維系費(fèi)預(yù)算草案，詳細(xì)說明預(yù)算項(xiàng)目、金額及用途。2.預(yù)算草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核，并結(jié)合公司整體財(cái)務(wù)狀況和資金安排，提出調(diào)整建議。3.調(diào)整后的預(yù)算草案報(bào)公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算作為當(dāng)年維系費(fèi)使用的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行維系費(fèi)支出，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制流程重新申請和審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立維系費(fèi)預(yù)算執(zhí)行臺賬，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場環(huán)境變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等不可抗力因素，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足實(shí)際需要時(shí)，業(yè)務(wù)部門可提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、金額及對業(yè)務(wù)的影響，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)公司管理層審批。3.預(yù)算調(diào)整獲批后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整預(yù)算執(zhí)行臺賬，并按照新的預(yù)算安排控制費(fèi)用支出。四、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷流程1.業(yè)務(wù)人員在維系活動結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、合同、活動記錄等，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單。2.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。3.審核通過的報(bào)銷憑證報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷支付。（二）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.客戶拜訪費(fèi)用：包括交通、餐飲、住宿等費(fèi)用，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理報(bào)銷，但不得超過公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：交通費(fèi)用：市內(nèi)交通應(yīng)優(yōu)先選擇公共交通工具，如需乘坐出租車，應(yīng)注明事由和起止地點(diǎn)。長途出差應(yīng)按照公司差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。餐飲費(fèi)用：應(yīng)根據(jù)實(shí)際參與人數(shù)和活動性質(zhì)合理安排，不得鋪張浪費(fèi)。單次活動餐飲費(fèi)用人均不得超過[具體金額]。住宿費(fèi)用：應(yīng)根據(jù)出差地區(qū)和職級標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的住宿酒店，不得超標(biāo)準(zhǔn)住宿。具體標(biāo)準(zhǔn)按照公司差旅費(fèi)制度執(zhí)行。2.溝通活動費(fèi)用：包括會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、場地租賃費(fèi)等，應(yīng)提供相關(guān)合同和發(fā)票作為報(bào)銷依據(jù)。費(fèi)用支出應(yīng)符合活動預(yù)算和實(shí)際需求，不得虛列支出。3.禮品贈送費(fèi)用：禮品贈送應(yīng)遵循適度、合理的原則，不得向客戶贈送貴重禮品或進(jìn)行不正當(dāng)?shù)睦孑斔?。禮品費(fèi)用應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)，并提供禮品清單和發(fā)票。單次禮品贈送人均價(jià)值不得超過[具體金額]。（三）報(bào)銷憑證要求1.報(bào)銷憑證必須是真實(shí)、合法、有效的發(fā)票或收據(jù)，并加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括活動名稱、參與人員、費(fèi)用明細(xì)等。如發(fā)票內(nèi)容不完整或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.除發(fā)票外，還應(yīng)提供相關(guān)的合同、協(xié)議、活動記錄、禮品清單等作為報(bào)銷的輔助證明材料。輔助證明材料應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相互印證，確保費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。五、維系活動管理（一）活動策劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶需求和業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定詳細(xì)的維系活動策劃方案。策劃方案應(yīng)包括活動主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動內(nèi)容、預(yù)算安排等內(nèi)容。2.活動策劃方案應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可組織實(shí)施。（二）活動實(shí)施1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)維系活動的具體組織實(shí)施，確保活動按照策劃方案順利進(jìn)行。在活動實(shí)施過程中，應(yīng)注意收集客戶反饋意見，及時(shí)調(diào)整活動安排，確?；顒有Ч?.行政部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好活動的后勤保障工作，包括場地布置、物資采購、餐飲安排等。（三）活動總結(jié)1.維系活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對活動進(jìn)行總結(jié)，分析活動效果，評估客戶滿意度?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)包括活動概況、執(zhí)行情況、效果評估、存在問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.活動總結(jié)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層。公司管理層應(yīng)根據(jù)活動總結(jié)情況，對后續(xù)維系工作提出改進(jìn)意見和建議。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對維系費(fèi)的使用情況進(jìn)行檢查，核對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算安排和公司規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對維系費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查費(fèi)用支出的合規(guī)性、合理性和效益性。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供維系費(fèi)使用的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)整改，并按照要求報(bào)送整改情況報(bào)告。七、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處罰：1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用維系費(fèi)或超預(yù)算支出的。2.虛報(bào)、冒領(lǐng)、騙取維系費(fèi)的。3.違反規(guī)定擅自擴(kuò)大維系費(fèi)使用范圍或提高報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的。4.因工作失誤導(dǎo)致維系費(fèi)損失或