制定oa管理辦法OA管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源的有效共享，促進公司各項業(yè)務(wù)的協(xié)同運作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)合作伙伴在使用公司OA系統(tǒng)過程中的行為規(guī)范和管理。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用必須遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.安全性原則：確保OA系統(tǒng)中各類信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效性原則：充分利用OA系統(tǒng)的功能，優(yōu)化工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。4.規(guī)范性原則：統(tǒng)一OA系統(tǒng)的使用標準和操作流程，確保信息的一致性和規(guī)范性。二、OA系統(tǒng)使用人員職責（一）公司員工1.積極學(xué)習并熟練掌握OA系統(tǒng)的各項功能，按照規(guī)定使用系統(tǒng)進行日常工作。2.及時、準確地在OA系統(tǒng)中錄入和更新工作信息，保證信息的真實性和完整性。3.嚴格遵守OA系統(tǒng)的操作流程和安全規(guī)定，妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。4.積極參與OA系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習活動，不斷提高自身的信息化應(yīng)用能力。5.發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)存在問題或故障時，及時向系統(tǒng)管理員報告，并配合進行處理。（二）系統(tǒng)管理員1.負責OA系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對OA系統(tǒng)的用戶賬號進行管理，包括賬號創(chuàng)建、修改、刪除等操作，并定期清理無效賬號。3.及時處理用戶在使用OA系統(tǒng)過程中遇到的技術(shù)問題，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)服務(wù)。4.負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。5.對OA系統(tǒng)的運行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全隱患和性能問題。6.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對OA系統(tǒng)進行優(yōu)化和升級。（三）部門負責人1.負責組織本部門員工學(xué)習和使用OA系統(tǒng)，督促員工按照規(guī)定流程操作。2.審核本部門員工在OA系統(tǒng)中提交的各類文件和申請，確保內(nèi)容準確、合規(guī)。3.協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間在OA系統(tǒng)中的工作協(xié)同，促進業(yè)務(wù)流程的順暢進行。4.定期檢查本部門OA系統(tǒng)的使用情況，對存在的問題及時進行整改。三、OA系統(tǒng)功能使用規(guī)范（一）公文管理1.文件起草：員工應(yīng)根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中起草各類公文，公文內(nèi)容應(yīng)符合公司公文格式要求和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范。起草完成后，應(yīng)認真檢查文件內(nèi)容，確保準確無誤后提交審核。2.文件審核：公文提交后，按照公司規(guī)定的審批流程進行流轉(zhuǎn)審核。各級審核人員應(yīng)認真履行審核職責，對文件內(nèi)容的準確性、合規(guī)性、完整性進行嚴格把關(guān)，提出明確的審核意見。審核通過的文件方可進入下一環(huán)節(jié)，審核不通過的文件應(yīng)及時返回起草人進行修改。3.文件簽發(fā)：經(jīng)各級審核通過的公文，由公司領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。簽發(fā)后的公文正式生效，系統(tǒng)自動記錄公文的簽發(fā)時間和簽發(fā)人。4.文件發(fā)布：生效后的公文根據(jù)其性質(zhì)和受眾范圍，在OA系統(tǒng)中進行相應(yīng)的發(fā)布。重要公文應(yīng)及時傳達至相關(guān)部門和人員，確保信息的及時共享。5.文件歸檔：公文辦理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。系統(tǒng)應(yīng)自動保存公文的電子版本，并建立相應(yīng)的索引，以便日后查詢和檢索。（二）流程審批1.流程發(fā)起：員工需要進行各類審批事項時，應(yīng)在OA系統(tǒng)中按照規(guī)定的流程模板發(fā)起流程申請。填寫申請信息時，應(yīng)確保內(nèi)容真實、準確、完整，上傳相關(guān)附件材料，并明確選擇流程審批的節(jié)點和流轉(zhuǎn)順序。2.流程審批：流程申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動按照預(yù)設(shè)的流程將申請發(fā)送至相關(guān)審批人員的待辦任務(wù)列表中。審批人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對申請進行審批，根據(jù)實際情況選擇同意、不同意或退回等操作，并填寫詳細的審批意見。3.流程跟蹤：申請人和相關(guān)人員可以通過OA系統(tǒng)實時跟蹤流程的審批進度，了解申請在各個環(huán)節(jié)的處理情況。對于超過規(guī)定審批時間的流程，系統(tǒng)應(yīng)自動提醒相關(guān)審批人員及時處理。4.流程結(jié)束：當流程審批全部完成后，系統(tǒng)自動記錄流程的最終結(jié)果，并將相關(guān)信息反饋給申請人。申請人應(yīng)及時對流程結(jié)束后的事項進行跟進和處理。（三）信息發(fā)布1.通知公告：公司內(nèi)部的重要通知、公告等信息應(yīng)通過OA系統(tǒng)的通知公告模塊進行發(fā)布。發(fā)布通知公告時，應(yīng)明確標題、發(fā)布部門、發(fā)布時間、內(nèi)容等信息，并確保信息的準確性和時效性。2.新聞資訊：公司的新聞動態(tài)、行業(yè)資訊等內(nèi)容可以在OA系統(tǒng)的新聞資訊模塊進行發(fā)布。新聞資訊應(yīng)具有一定的價值和可讀性，能夠為員工提供有價值的信息。3.信息審核：所有在OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息均需經(jīng)過審核方可發(fā)布。審核人員應(yīng)認真審核信息內(nèi)容，確保信息符合公司宣傳口徑和相關(guān)規(guī)定，避免發(fā)布不當或虛假信息。（四）知識管理1.知識分類：在OA系統(tǒng)中建立完善的知識分類體系，包括公司制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)文檔、經(jīng)驗分享等類別，方便員工查找和使用相關(guān)知識資源。2.知識上傳：員工可以將自己在工作中積累的有價值的知識文檔上傳至OA系統(tǒng)的知識管理模塊，與其他員工共享。上傳的知識文檔應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整，具有一定的參考價值。3.知識檢索：員工可以通過關(guān)鍵詞、分類等方式在OA系統(tǒng)中快速檢索所需的知識文檔，提高獲取知識的效率。4.知識評價：系統(tǒng)應(yīng)提供知識評價功能，員工可以對已有的知識文檔進行評價和打分，以便其他員工了解文檔的質(zhì)量和價值。（五）個人辦公1.日程安排：員工應(yīng)在OA系統(tǒng)中及時記錄個人的工作日程安排，包括會議、任務(wù)、出差等事項。日程安排應(yīng)明確時間、地點、事項內(nèi)容等信息，以便合理安排工作時間和協(xié)調(diào)工作任務(wù)。2.任務(wù)管理：員工可以在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建個人任務(wù)，并分配給相關(guān)人員或團隊。任務(wù)管理應(yīng)包括任務(wù)的創(chuàng)建、分配、跟蹤、完成等環(huán)節(jié)，確保任務(wù)得到及時有效的執(zhí)行。3.郵件管理：OA系統(tǒng)應(yīng)集成郵件功能，員工可以通過系統(tǒng)收發(fā)公司內(nèi)部郵件和外部郵件。郵件的發(fā)送和接收應(yīng)遵守公司的郵件管理規(guī)定，確保郵件內(nèi)容的安全和規(guī)范。四、OA系統(tǒng)安全管理（一）賬號安全1.員工應(yīng)妥善保管個人在OA系統(tǒng)中的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。密碼應(yīng)定期更換，設(shè)置強度較高，包含字母、數(shù)字和特殊字符的組合。2.如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理員，并及時修改密碼，防止信息泄露和損失。3.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對員工賬號進行檢查，清理長期未使用的賬號，并對存在安全風險的賬號進行處理。（二）數(shù)據(jù)安全1.嚴格控制對OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，合理分配數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.加強對OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸過程的安全防護，采用加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的保密性和完整性。4.禁止在OA系統(tǒng)中存儲和傳輸涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等敏感信息，如因工作需要必須處理敏感信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴格審批和加密處理。（三）系統(tǒng)安全1.定期對OA系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時安裝系統(tǒng)補丁，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。2.建立OA系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)的操作日志進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。3.加強對OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。4.對OA系統(tǒng)的維護和升級操作應(yīng)進行嚴格的審批和記錄，確保操作過程的安全性和可追溯性。五、OA系統(tǒng)培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門應(yīng)根據(jù)公司員工的實際情況和OA系統(tǒng)的功能更新情況，制定年度OA系統(tǒng)培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.OA系統(tǒng)培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)概述、功能介紹、操作流程、安全注意事項等方面，確保員工能夠全面了解和掌握OA系統(tǒng)的使用方法。3.培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場演示等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習需求。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與員工的互動交流，及時解答員工提出的問題。2.對于新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)中安排OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)培訓(xùn)課程，使其盡快熟悉系統(tǒng)的基本操作。3.針對OA系統(tǒng)的新功能或重大升級，應(yīng)及時組織相關(guān)培訓(xùn)，確保員工能夠及時掌握并應(yīng)用新功能。（三）考核評估1.建立OA系統(tǒng)使用考核評估機制，對員工的OA系統(tǒng)使用情況進行定期考核評估?？己嗽u估內(nèi)容包括系統(tǒng)操作熟練程度、工作流程執(zhí)行情況、信息錄入準確性等方面。2.考核評估結(jié)果應(yīng)與員工的績效掛鉤，對于OA系統(tǒng)使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員