辦公用管理辦法總則目的為加強公司辦公用的管理，規(guī)范辦公用的采購、使用、維護及報廢等流程，提高辦公用的使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有辦公用的管理，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公家具、辦公用品等?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公用實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置的管理原則。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員編制，合理配置辦公用，確保資源的有效利用。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用，提高使用效率，降低損耗和浪費。4.規(guī)范操作原則：辦公用的采購、使用、維護及報廢等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公用管理辦法，并組織實施。2.負(fù)責(zé)辦公用的統(tǒng)一采購、驗收、入庫、保管、調(diào)配及報廢處置等工作。3.定期對辦公用的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，提出優(yōu)化建議。4.協(xié)調(diào)解決辦公用管理過程中出現(xiàn)的問題。使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用的申購、領(lǐng)用、使用及日常維護等工作。2.配合行政部門做好辦公用的盤點、清查及報廢處置等工作。3.教育和督促本部門員工合理使用辦公用，遵守辦公用管理規(guī)定。財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用采購預(yù)算及費用報銷等工作。2.協(xié)助行政部門做好辦公用的成本核算和控制工作。辦公設(shè)備管理采購1.各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《辦公設(shè)備申購表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，報行政部門審核。2.行政部門根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對申購表進(jìn)行審核，提出采購建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商。4.采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。驗收1.辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等。2.驗收合格的設(shè)備，由行政部門填寫《辦公設(shè)備驗收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)后辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。入庫1.驗收合格的辦公設(shè)備應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)登記入賬。入庫設(shè)備應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公設(shè)備進(jìn)行盤點，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并報告行政部門處理。使用與維護1.各部門領(lǐng)用辦公設(shè)備時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和維護，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備的正常運行。3.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部門維修。行政部門應(yīng)及時安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。4.對于大型或貴重辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的采購、使用、維護、維修等情況。報廢1.辦公設(shè)備因使用年限已久、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因，并報行政部門審核。2.行政部門組織相關(guān)人員對報廢設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的報廢設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢等，處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。辦公家具管理采購辦公家具的采購流程與辦公設(shè)備采購流程相同，各部門根據(jù)工作需要填寫《辦公家具申購表》，經(jīng)審核、審批后由行政部門統(tǒng)一采購。驗收辦公家具到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括家具的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、材質(zhì)等。驗收合格后辦理入庫手續(xù)。入庫辦公家具入庫后，倉庫管理人員應(yīng)分類存放，做好標(biāo)識。定期進(jìn)行盤點，確保賬實相符。使用與維護各部門領(lǐng)用辦公家具時，應(yīng)填寫《辦公家具領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦公家具的日常使用和維護，保持家具的清潔和完好。報廢辦公家具因損壞嚴(yán)重、無法修復(fù)等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫《辦公家具報廢申請表》，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一處置。辦公用品管理采購1.行政部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況和庫存狀況，定期編制辦公用品采購計劃。2.辦公用品采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.采購的辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，合格后辦理入庫手續(xù)。入庫辦公用品入庫后，倉庫管理人員應(yīng)按照類別、規(guī)格進(jìn)行存放，建立庫存臺賬，記錄辦公用品的出入庫情況。領(lǐng)用1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)用辦公用品。2.行政部門應(yīng)根據(jù)庫存情況，合理發(fā)放辦公用品，避免浪費。庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。2.對于接近保質(zhì)期或使用頻率較低的辦公用品，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行清理和處置。固定資產(chǎn)管理定義與分類辦公用中符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備、家具等，按照公司固定資產(chǎn)管理辦法進(jìn)行管理。固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。登記與入賬行政部門負(fù)責(zé)對辦公用固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、使用部門等信息。財務(wù)部門根據(jù)行政部門提供的固定資產(chǎn)臺賬進(jìn)行入賬處理。折舊與攤銷固定資產(chǎn)按照公司財務(wù)制度規(guī)定進(jìn)行折舊計提，折舊方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。辦公家具等按照規(guī)定進(jìn)行攤銷。清查與盤點1.行政部門應(yīng)定期組織對辦公用固定資產(chǎn)進(jìn)行清查和盤點，確保賬實相符。2.清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。處置辦公用固定資產(chǎn)的處置按照公司固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行，包括出售、報廢、捐贈等。處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。監(jiān)督與檢查行政部門定期對辦公用的采購、使用、維護及報廢等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。財務(wù)部門對辦公用的費用支出進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保費用支出合理合規(guī)。審計部門定期對辦公用管理情況進(jìn)行審計，提出審計意見和建議，促進(jìn)辦公用管理水平的提高。