合同方管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同方管理，規(guī)范合同方選擇、使用、評價及退出等流程，有效防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與各類合同方簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同方管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.公平公正原則：在合同方選擇、評價及合作過程中，應秉持公平公正態(tài)度，確保各方權(quán)益得到保障。3.風險防控原則：注重對合同方的風險評估與防控，提前識別潛在風險并采取有效措施加以應對。4.合作共贏原則：積極與合同方建立良好合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同推動公司發(fā)展。二、合同方選擇（一）需求分析1.各業(yè)務部門根據(jù)工作需要，提前梳理合同需求，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間、服務要求等關(guān)鍵要素。2.對于重大合同需求，應組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，確保需求的合理性與可行性。（二）供應商庫建立1.采購部門負責建立供應商庫，通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商信息進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商，如無合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽不佳等。3.組織相關(guān)部門對通過初步篩選的供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、售后服務等方面。4.根據(jù)實地考察結(jié)果，對供應商進行綜合評估，評估合格的供應商納入供應商庫，并定期更新。（三）招標與非招標采購1.招標采購對于達到公司招標標準的合同采購項目，應按照公司招標管理辦法組織招標活動。編制招標文件，明確招標要求、評標標準、合同條款等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標。組織開標、評標活動，按照評標標準確定中標候選人。向中標候選人發(fā)出中標通知書，并與其簽訂合同。2.非招標采購對于未達到招標標準的合同采購項目，可采用競爭性談判、詢價、單一來源采購等非招標方式進行采購。采用競爭性談判方式采購的，應成立談判小組，與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。采用詢價方式采購的，應向不少于三家供應商發(fā)出詢價通知書，根據(jù)報價情況確定成交供應商。采用單一來源采購方式的，應說明理由，并經(jīng)公司相關(guān)部門審批后實施。（四）合同方選擇標準1.具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書。2.具備良好的商業(yè)信譽和財務狀況，無重大違法違規(guī)記錄。3.具有履行合同所需的專業(yè)技術(shù)能力、生產(chǎn)能力或服務能力。4.能夠提供合理的價格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務。5.同意遵守公司合同管理相關(guān)規(guī)定。三、合同簽訂（一）合同起草1.合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草，涉及法律專業(yè)條款的，應征求法務部門意見。2.合同文本應明確雙方的權(quán)利義務、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交付時間、付款方式、違約責任等主要條款，確保條款清晰、準確、完整。（二）合同審核1.業(yè)務部門將起草好的合同文本提交至法務部門進行法律審核，法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。2.財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保財務風險可控。3.其他相關(guān)部門根據(jù)職責對合同涉及的專業(yè)條款進行審核，如技術(shù)部門審核技術(shù)條款，質(zhì)量部門審核質(zhì)量條款等。（三）合同審批1.經(jīng)各部門審核通過的合同文本，按照公司合同審批流程提交審批。2.審批部門應根據(jù)合同金額、重要性等因素進行分級審批，確保合同審批的準確性與效率。3.審批通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。（四）合同簽訂1.合同簽訂前，應確保合同雙方已完成內(nèi)部審批流程，合同文本內(nèi)容符合雙方協(xié)商一致的結(jié)果。2.合同簽訂過程中，應注意合同份數(shù)、簽字蓋章的規(guī)范性，確保合同生效。3.合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同管理職責。四、合同履行（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應組織相關(guān)人員進行合同交底，明確合同履行的要求、責任分工、關(guān)鍵節(jié)點等內(nèi)容。2.合同交底應形成書面記錄，參與交底人員簽字確認。（二）進度跟蹤1.業(yè)務部門負責對合同履行進度進行跟蹤，定期檢查合同方的工作進展情況，確保合同按時履行。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或偏差，應及時與合同方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。（三）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門負責對合同標的的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，確保合同方提供的產(chǎn)品或服務符合合同約定的質(zhì)量標準。2.對于質(zhì)量不符合要求的情況，應及時要求合同方整改，整改仍不合格的，按照合同約定追究其違約責任。（四）付款管理1.財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款審核與支付。2.付款前，業(yè)務部門應提供合同履行情況證明，如驗收報告、發(fā)票等，經(jīng)財務部門審核無誤后辦理付款手續(xù)。五、合同變更與解除（一）變更情形1.因不可抗力、政策調(diào)整等不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或需要變更的。2.經(jīng)雙方協(xié)商一致，對合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點等條款進行變更的。（二）變更程序1.合同方提出變更申請，說明變更理由及變更內(nèi)容。2.業(yè)務部門對變更申請進行初審，評估變更對公司的影響，并提出初審意見。3.涉及法律條款變更的，由法務部門進行法律審核。4.經(jīng)各部門審核通過后，按照公司合同審批流程進行變更審批。5.變更審批通過后，雙方簽訂合同變更協(xié)議，作為原合同的補充文件。（三）解除情形1.合同雙方協(xié)商一致，同意解除合同的。2.因不可抗力致使合同目的不能實現(xiàn)的。3.合同方嚴重違反合同約定，給公司造成重大損失的。4.法律法規(guī)規(guī)定的其他可以解除合同的情形。（四）解除程序1.合同方或公司提出解除合同申請，說明解除理由。2.業(yè)務部門對解除合同申請進行初審，評估解除合同對公司的影響，并提出初審意見。3.涉及法律條款解除的，由法務部門進行法律審核。4.經(jīng)各部門審核通過后，按照公司合同審批流程進行解除審批。5.解除審批通過后，雙方簽訂合同解除協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務的終止。六、合同方評價（一）評價周期1.定期評價：每年對合同方進行一次全面評價。2.不定期評價：在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同方存在重大問題或違約行為，應及時進行評價。（二）評價內(nèi)容1.合同履行情況：包括合同交付時間、質(zhì)量、數(shù)量、價格等方面的履行情況。2.售后服務：合同方提供售后服務的及時性、有效性。3.商業(yè)信譽：合同方在市場上的信譽度，是否存在不良記錄。4.合作態(tài)度：合同方與公司合作過程中的配合程度、溝通情況。（三）評價方式1.問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員發(fā)放問卷，了解合同方在合作過程中的表現(xiàn)。2.實地考察：對合同方進行實地考察，了解其實際經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力等。3.數(shù)據(jù)分析：分析合同方的合同履行數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等，評估其經(jīng)營狀況和風險水平。（四）評價結(jié)果應用1.根據(jù)評價結(jié)果，對合同方進行分類管理，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于優(yōu)秀合同方，在后續(xù)合作中給予優(yōu)先考慮、增加合作機會等獎勵措施。3.對于良好合同方，繼續(xù)保持合作關(guān)系，加強溝通與管理。4.對于合格合同方，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，減少合作機會或終止合作。5.對于不合格合同方，立即終止合作，并將其列入公司黑名單，禁止其在一定期限內(nèi)與公司開展業(yè)務合作。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集齊全。2.財務部門應將合同付款憑證、發(fā)票等財務資料整理歸檔。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂。2.建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，指定專人負責檔案管理工作。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應做好查閱記錄，查閱人員不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對合同方管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)