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文檔簡介
公司用品管理辦法一、總則(一)目的為加強公司用品的規(guī)范化管理,合理配置資源,提高用品使用效率,降低公司運營成本,特制定本管理辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有辦公、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中涉及的各類用品的管理,包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具、勞保用品等。(三)基本原則1.統(tǒng)一管理原則:公司用品管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理,確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理配置原則:根據(jù)工作實際需要,科學合理地配置用品資源,避免浪費和閑置。3.節(jié)約高效原則:倡導(dǎo)節(jié)約意識,提高用品使用效率,降低使用成本。4.責任到人原則:明確各部門及人員在用品管理中的職責,確保管理責任落實到位。二、管理職責(一)行政管理部門1.負責制定和完善公司用品管理的各項規(guī)章制度,并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門用品需求計劃,進行綜合平衡,編制公司年度用品采購預(yù)算。3.負責公司辦公用品、辦公設(shè)備等的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放及報廢處理等工作。4.定期對公司用品使用情況進行統(tǒng)計分析,提出改進建議。5.協(xié)調(diào)解決各部門在用品使用過程中出現(xiàn)的問題。(二)使用部門1.負責本部門用品需求計劃的編制和上報。2.嚴格按照公司規(guī)定使用和管理本部門的用品,做好日常維護和保管工作,防止損壞和丟失。3.定期對本部門用品使用情況進行盤點,及時反饋實際需求和使用中存在的問題。4.配合行政管理部門做好用品的采購、驗收、發(fā)放等工作。(三)財務(wù)部門1.負責審核公司用品采購預(yù)算及費用報銷,確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.對公司用品的采購、使用等情況進行財務(wù)監(jiān)督和核算。三、用品分類及管理(一)辦公用品1.定義:指用于日常辦公的各類物品,如文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。2.采購管理各部門根據(jù)實際工作需要,每月[具體時間]前將下月辦公用品需求計劃報行政管理部門。行政管理部門匯總審核后,結(jié)合庫存情況編制采購計劃,經(jīng)審批后進行采購。采購辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商,優(yōu)先采購環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品。3.庫存管理設(shè)立辦公用品倉庫,對采購的辦公用品進行分類存放、標識清晰。定期對辦公用品進行盤點,確保賬實相符。建立辦公用品庫存預(yù)警機制,當庫存低于設(shè)定的最低庫存量時,及時通知采購人員補貨。4.發(fā)放管理員工根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表,經(jīng)部門負責人審批后到行政管理部門領(lǐng)取。行政管理部門按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品,并做好發(fā)放記錄。對于限量使用的辦公用品,如墨盒、硒鼓等,應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用量發(fā)放。(二)辦公設(shè)備1.定義:指用于辦公的各類設(shè)備,如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、投影儀等。2.采購管理各部門根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購申請,詳細說明設(shè)備用途、配置要求、預(yù)計使用年限等。行政管理部門會同財務(wù)部門對采購申請進行審核,評估必要性和可行性,編制采購預(yù)算。采購辦公設(shè)備應(yīng)通過招標、詢價等方式進行,選擇具有良好信譽和售后服務(wù)的供應(yīng)商。3.驗收管理辦公設(shè)備到貨后,行政管理部門組織使用部門、采購人員等共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀、性能等,確保設(shè)備符合采購合同要求。驗收合格后,填寫驗收報告,辦理入庫手續(xù)。4.使用管理辦公設(shè)備由使用部門指定專人負責使用和保管,使用人員應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行操作,定期進行維護保養(yǎng),確保設(shè)備正常運行。使用部門應(yīng)建立辦公設(shè)備使用臺賬,記錄設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)記錄等。嚴禁私自拆卸、改裝辦公設(shè)備,如需維修應(yīng)及時通知行政管理部門安排專業(yè)人員進行維修。5.報廢管理辦公設(shè)備達到使用年限或因損壞無法修復(fù)等原因需要報廢時,使用部門應(yīng)填寫辦公設(shè)備報廢申請表,詳細說明報廢原因、設(shè)備情況等。行政管理部門會同財務(wù)部門、技術(shù)部門等進行鑒定,審核同意后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準報廢的辦公設(shè)備,由行政管理部門負責組織報廢處理,可采取變賣、捐贈等方式,處理收入上繳公司財務(wù)。(三)生產(chǎn)工具1.定義:指用于生產(chǎn)過程中的各類工具,如刀具、量具、模具、夾具等。2.采購管理生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求,編制生產(chǎn)工具采購計劃,明確工具的規(guī)格、型號、數(shù)量等。采購計劃經(jīng)部門負責人審核后報行政管理部門匯總,統(tǒng)一進行采購。生產(chǎn)工具采購應(yīng)注重質(zhì)量和適用性,確保滿足生產(chǎn)工藝要求。3.領(lǐng)用管理生產(chǎn)工人根據(jù)工作任務(wù)需要,到生產(chǎn)工具庫領(lǐng)取所需工具,領(lǐng)取時應(yīng)填寫領(lǐng)用單,經(jīng)班組長簽字確認。生產(chǎn)工具庫管理人員按照領(lǐng)用單發(fā)放工具,并做好發(fā)放記錄。對于貴重、精密的生產(chǎn)工具,實行專人專用,使用人員應(yīng)妥善保管,不得轉(zhuǎn)借他人。4.維修管理生產(chǎn)工具出現(xiàn)損壞時,使用人員應(yīng)及時報告班組長,由班組長安排維修人員進行維修。維修人員應(yīng)做好維修記錄,注明維修原因、維修內(nèi)容、更換零部件等情況。對于無法維修或維修成本過高的生產(chǎn)工具,應(yīng)及時申請報廢更換。5.盤點管理生產(chǎn)部門定期對生產(chǎn)工具進行盤點,確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)及時上報行政管理部門,如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況,應(yīng)查明原因,進行相應(yīng)處理。(四)勞保用品1.定義:指為保障員工在工作過程中的安全和健康而發(fā)放的各類用品,如安全帽、工作服、手套、防護鞋等。2.采購管理人力資源部門根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況,制定勞保用品發(fā)放標準和年度采購計劃。行政管理部門按照采購計劃進行勞保用品的采購,選擇符合質(zhì)量標準的供應(yīng)商。3.發(fā)放管理人力資源部門負責統(tǒng)計員工人數(shù)和崗位信息,根據(jù)發(fā)放標準計算應(yīng)發(fā)放的勞保用品數(shù)量。行政管理部門根據(jù)人力資源部門提供的信息,組織勞保用品的發(fā)放工作,員工簽字確認領(lǐng)取。新員工入職時,按照規(guī)定及時發(fā)放勞保用品。4.使用管理員工應(yīng)按照規(guī)定正確佩戴和使用勞保用品,不得擅自更改或挪作他用。各部門負責人應(yīng)監(jiān)督本部門員工勞保用品的使用情況,確保員工的安全和健康。5.報廢管理勞保用品達到使用期限或因損壞無法繼續(xù)使用時,員工應(yīng)及時交回行政管理部門。行政管理部門對交回的勞保用品進行鑒定,確需報廢的,做好報廢處理記錄。四、采購管理(一)供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評估機制,定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評估。2.選擇合格的供應(yīng)商,建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況等。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),確保采購活動的合法性和規(guī)范性。(二)采購流程1.需求部門提出采購申請,詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等。2.行政管理部門對采購申請進行審核,核實需求的合理性和必要性。3.對于金額較大或重要的采購項目,組織相關(guān)部門進行論證和招標采購。4.確定供應(yīng)商后,簽訂采購合同,并跟蹤合同執(zhí)行情況,確保按時、按質(zhì)、按量到貨。5.采購到貨后,按照驗收管理規(guī)定進行驗收,合格后方可辦理入庫手續(xù)。(三)采購預(yù)算管理1.每年年底,行政管理部門會同各部門編制下一年度公司用品采購預(yù)算,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、歷史采購數(shù)據(jù)等因素進行合理編制,確保預(yù)算的科學性和準確性。3.在采購過程中,嚴格控制預(yù)算執(zhí)行,不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算,應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。五、庫存管理(一)庫存盤點1.定期對公司用品庫存進行盤點,確保賬實相符。盤點分為月度小盤點和年度大盤點。2.月度小盤點由行政管理部門組織,各部門配合,對辦公用品、辦公設(shè)備等進行盤點。3.年度大盤點由公司統(tǒng)一組織,成立盤點小組,對公司所有用品進行全面盤點。4.盤點結(jié)束后,編制盤點報告,對盤盈、盤虧等情況進行分析說明,并提出處理意見。(二)庫存安全管理1.加強庫存用品的安全管理,采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施,確保用品的質(zhì)量不受影響。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施,定期進行檢查和維護,確保其正常使用。3.庫存管理人員應(yīng)嚴格遵守庫存管理制度,不得擅自離崗,嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。(三)庫存信息化管理1.建立公司用品庫存管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)庫存數(shù)據(jù)的實時更新和共享。2.各部門可以通過信息系統(tǒng)查詢庫存情況,提交用品需求計劃等,提高管理效率。3.行政管理部門利用庫存管理信息系統(tǒng)對庫存進行動態(tài)監(jiān)控和分析,及時調(diào)整采購計劃和庫存策略。六、使用與維護管理(一)使用培訓(xùn)1.對于新購置的辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具等,行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行使用培訓(xùn),確保使用人員熟悉設(shè)備的性能、操作規(guī)程和注意事項。2.使用部門應(yīng)定期對員工進行用品使用培訓(xùn),提高員工的節(jié)約意識和使用技能。(二)日常維護1.使用部門負責本部門用品的日常維護工作,確保用品正常使用。2.辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具等應(yīng)按照規(guī)定的維護周期進行保養(yǎng),及時更換零部件,延長使用壽命。3.對于一些專業(yè)性較強的設(shè)備,應(yīng)委托專業(yè)維修人員進行維護。(三)損壞賠償1.員工因使用不當或保管不善造成公司用品損壞或丟失的,應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。2.賠償標準根據(jù)用品的原值、折舊情況等確定,賠償金額從員工工資中扣除。3.對于故意損壞公司用品的行為,除要求賠償外,還應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。七、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對公司用品管理情況進行審計,檢查各項管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準確性等。2.審計部門出具審計報告,對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議,督促相關(guān)部門進行整改。(二)定期檢查1.行政管理部門定期對公司用品的采購、使用、庫存等情況進行檢查,及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括用品的采購合同執(zhí)行情況、庫存盤點情況、使用部門
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