會(huì)議定點(diǎn)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議定點(diǎn)管理，規(guī)范會(huì)議活動(dòng)的組織與實(shí)施，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約會(huì)議成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等在定點(diǎn)場(chǎng)所的安排與管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)議定點(diǎn)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量高、設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境良好的定點(diǎn)場(chǎng)所，保障會(huì)議活動(dòng)順利進(jìn)行。3.成本控制原則：在保證會(huì)議質(zhì)量的前提下，合理控制會(huì)議成本，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.公平公正原則：對(duì)所有定點(diǎn)場(chǎng)所進(jìn)行公平公正的評(píng)估與選擇，確保機(jī)會(huì)均等。二、定點(diǎn)場(chǎng)所選擇（一）基本條件1.資質(zhì)要求：定點(diǎn)場(chǎng)所應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)許可證等。2.場(chǎng)所設(shè)施：擁有滿足不同規(guī)模會(huì)議需求的會(huì)議室、報(bào)告廳等場(chǎng)地，配備完善的音響設(shè)備、投影儀、燈光系統(tǒng)等會(huì)議設(shè)施，且設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)保養(yǎng)，確保正常使用。3.餐飲服務(wù)：提供安全衛(wèi)生、種類豐富、口味良好的餐飲服務(wù)，具備專業(yè)的餐飲團(tuán)隊(duì)，能夠根據(jù)會(huì)議安排提供個(gè)性化的餐飲方案。4.住宿條件：如有住宿需求，應(yīng)提供干凈整潔、舒適安全的客房，房間設(shè)施齊全，包括床品、洗漱用品、空調(diào)、電視等，且有良好的住宿環(huán)境和配套服務(wù)。5.安全保障：場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保會(huì)議期間人員和財(cái)產(chǎn)的安全。（二）選擇流程1.發(fā)布需求：根據(jù)公司會(huì)議計(jì)劃，定期發(fā)布會(huì)議定點(diǎn)場(chǎng)所的需求信息，明確會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、服務(wù)要求等。2.報(bào)名申請(qǐng)：符合條件的場(chǎng)所向公司提交報(bào)名申請(qǐng)，提供相關(guān)資質(zhì)證明、場(chǎng)所介紹、服務(wù)方案、價(jià)格清單等資料。3.實(shí)地考察：組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)名的場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)地考察，重點(diǎn)考察場(chǎng)所設(shè)施、服務(wù)質(zhì)量、餐飲水平、住宿條件、安全管理等方面。4.綜合評(píng)估：根據(jù)實(shí)地考察情況，對(duì)各場(chǎng)所進(jìn)行綜合評(píng)估，從服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)口碑等方面進(jìn)行打分，確定入圍的定點(diǎn)場(chǎng)所名單。5.簽訂協(xié)議：與入圍的定點(diǎn)場(chǎng)所簽訂會(huì)議定點(diǎn)服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式、違約責(zé)任等。三、會(huì)議安排與預(yù)訂（一）會(huì)議需求提交各部門根據(jù)工作需要，提前向公司會(huì)議管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，詳細(xì)說明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議議程、服務(wù)要求等信息。（二）預(yù)訂流程1.審核：會(huì)議管理部門對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)會(huì)議的必要性和合理性，以及申請(qǐng)信息的完整性。2.預(yù)訂：根據(jù)會(huì)議需求，在定點(diǎn)場(chǎng)所名單中選擇合適的場(chǎng)所進(jìn)行預(yù)訂，并與場(chǎng)所溝通確定具體的會(huì)議安排和服務(wù)細(xì)節(jié)。3.確認(rèn)：與定點(diǎn)場(chǎng)所簽訂會(huì)議預(yù)訂確認(rèn)單，明確會(huì)議的各項(xiàng)安排，包括場(chǎng)地使用時(shí)間、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、住宿安排等，雙方簽字確認(rèn)。（三）變更與取消1.變更：如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息發(fā)生變更，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知定點(diǎn)場(chǎng)所，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。因變更產(chǎn)生的費(fèi)用按照協(xié)議約定執(zhí)行。2.取消：如會(huì)議取消，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知定點(diǎn)場(chǎng)所。對(duì)于因取消會(huì)議給場(chǎng)所造成的損失，按照協(xié)議約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督（一）建立監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督小組，定期或不定期對(duì)定點(diǎn)場(chǎng)所的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。監(jiān)督小組由會(huì)議管理部門、參會(huì)人員代表等組成。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)議設(shè)施：檢查會(huì)議室、報(bào)告廳等場(chǎng)地的設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，是否滿足會(huì)議需求。2.餐飲服務(wù)：檢查餐飲的質(zhì)量、衛(wèi)生、口味等情況，是否按照預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)。3.住宿服務(wù)：檢查客房的衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)態(tài)度等情況，是否符合要求。4.安全管理：檢查場(chǎng)所的安全設(shè)施是否齊全有效，安全管理制度是否落實(shí)到位。（三）反饋與整改1.反饋：監(jiān)督小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向定點(diǎn)場(chǎng)所反饋，并提出整改要求。2.整改：定點(diǎn)場(chǎng)所應(yīng)針對(duì)反饋的問題及時(shí)進(jìn)行整改，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況報(bào)告公司會(huì)議管理部門。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.考核：建立定點(diǎn)場(chǎng)所服務(wù)質(zhì)量考核制度，定期對(duì)各場(chǎng)所的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)分?？己酥笜?biāo)包括服務(wù)態(tài)度、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、餐飲質(zhì)量、安全管理等方面。2.獎(jiǎng)懲：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀的定點(diǎn)場(chǎng)所給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加合作機(jī)會(huì)、提高結(jié)算比例等；對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的場(chǎng)所進(jìn)行警告、限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的取消其定點(diǎn)資格。五、費(fèi)用結(jié)算與支付（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)用：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、使用時(shí)間等因素，按照協(xié)議約定的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)收取。2.餐飲費(fèi)用：按照預(yù)訂的餐飲標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際用餐人數(shù)進(jìn)行結(jié)算。3.住宿費(fèi)用：按照預(yù)訂的客房?jī)r(jià)格和實(shí)際入住人數(shù)進(jìn)行結(jié)算。（二）結(jié)算方式1.定期結(jié)算：每月或每季度對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，定點(diǎn)場(chǎng)所應(yīng)在結(jié)算周期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交結(jié)算清單和發(fā)票。2.支付流程：會(huì)議管理部門對(duì)結(jié)算清單進(jìn)行審核，審核無誤后提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行支付。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款操作。（三）費(fèi)用調(diào)整如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、服務(wù)內(nèi)容變更等原因需要調(diào)整費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)提前與定點(diǎn)場(chǎng)所協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。六、信息管理（一）建立定點(diǎn)場(chǎng)所信息檔案對(duì)定點(diǎn)場(chǎng)所的基本信息、服務(wù)協(xié)議、考核情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立信息檔案，以便查詢和管理。（二）動(dòng)態(tài)更新定期對(duì)定點(diǎn)場(chǎng)所的信息進(jìn)行更新，包括場(chǎng)所設(shè)施設(shè)備變化、服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)、價(jià)格調(diào)整等情況，確保信息的準(zhǔn)確性和