信訪郵箱管理辦法總則目的為了規(guī)范公司信訪郵箱的管理，確保信訪渠道的暢通，及時、有效地處理員工及相關(guān)方的信訪事項，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部員工、外部合作伙伴以及其他相關(guān)方通過信訪郵箱向公司反映問題、提出建議和意見等信訪活動的管理?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：信訪郵箱管理嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度，確保信訪活動合法、合規(guī)進(jìn)行。2.及時高效原則：對信訪事項及時受理、處理和反饋，提高工作效率，保障信訪人的合法權(quán)益。3.保密原則：對信訪人的信息和信訪內(nèi)容嚴(yán)格保密，維護(hù)信訪人的隱私。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在信訪郵箱管理中的職責(zé)，確保信訪事項得到妥善處理。信訪郵箱設(shè)置與管理郵箱開設(shè)1.公司設(shè)立專門的信訪郵箱[具體郵箱地址]，用于接收各類信訪郵件。2.信訪郵箱由公司行政部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理，確保郵箱的正常運(yùn)行。郵箱賬號與密碼管理1.信訪郵箱賬號由行政部門指定專人負(fù)責(zé)管理，定期更換密碼，確保賬號安全。2.密碼設(shè)置應(yīng)符合公司的安全要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于[X]位。3.嚴(yán)禁將信訪郵箱賬號和密碼泄露給無關(guān)人員。郵件分類與標(biāo)識1.根據(jù)信訪內(nèi)容的性質(zhì)和類別，對郵件進(jìn)行分類，如投訴類、建議類、咨詢類等。2.在郵件主題前添加相應(yīng)的標(biāo)識，以便快速識別和處理，例如：[投訴][具體內(nèi)容]、[建議][具體內(nèi)容]、[咨詢][具體內(nèi)容]等。信訪郵件受理受理流程1.信訪郵箱管理人員每天定時登錄郵箱，查看郵件。2.對于符合受理條件的郵件，進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括郵件主題、發(fā)件人、收件時間、內(nèi)容摘要等。3.根據(jù)郵件分類，將信訪郵件轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)責(zé)任部門或人員進(jìn)行處理。受理條件1.信訪內(nèi)容屬于公司職責(zé)范圍內(nèi)，且能夠明確責(zé)任部門或人員的。2.信訪事項具有合理性和可行性，能夠提供相關(guān)證據(jù)或材料的。3.信訪郵件格式規(guī)范，內(nèi)容清晰，能夠準(zhǔn)確表達(dá)信訪人的訴求。不予受理情形1.不屬于公司職責(zé)范圍的信訪事項。2.已經(jīng)通過其他合法途徑處理且已有結(jié)論的信訪事項。3.信訪內(nèi)容不明確、表述不清，無法準(zhǔn)確判斷訴求的。4.匿名且無具體聯(lián)系方式，無法核實身份和訴求的。5.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私，且不符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的。信訪郵件處理責(zé)任部門處理1.責(zé)任部門收到信訪郵件后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)安排專人進(jìn)行調(diào)查核實。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出處理意見，并填寫《信訪事項處理表》，詳細(xì)記錄處理過程和結(jié)果。3.對于能夠當(dāng)場答復(fù)的信訪事項，應(yīng)在收到郵件后的[X]個工作日內(nèi)給予信訪人明確答復(fù)；對于需要進(jìn)一步調(diào)查研究或協(xié)調(diào)處理的信訪事項，應(yīng)及時與信訪人溝通，告知處理進(jìn)度和預(yù)計答復(fù)時間。重大信訪事項處理1.對于涉及面廣、影響較大的重大信訪事項，由公司信訪工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。2.信訪工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定解決方案，并跟蹤落實情況。3.重大信訪事項的處理結(jié)果應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并向信訪人反饋。處理結(jié)果反饋1.責(zé)任部門將信訪事項的處理結(jié)果以郵件形式回復(fù)信訪人，并抄送行政部門備案。2.回復(fù)內(nèi)容應(yīng)明確、具體，說明處理意見和依據(jù)，以及信訪人的訴求是否得到解決。3.對于信訪人不滿意處理結(jié)果的，責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)一步溝通解釋，或根據(jù)信訪人的要求重新進(jìn)行調(diào)查處理。信訪郵件跟蹤與督辦跟蹤機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對信訪郵件的處理情況進(jìn)行跟蹤，定期檢查責(zé)任部門的處理進(jìn)度。2.對于超過規(guī)定處理期限的信訪事項，行政部門應(yīng)及時提醒責(zé)任部門加快處理。督辦措施1.當(dāng)信訪事項處理出現(xiàn)延誤或存在問題時，行政部門可向責(zé)任部門發(fā)出《信訪事項督辦函》，要求責(zé)任部門說明原因，并限期完成處理。2.對于多次督辦仍未有效處理的信訪事項，行政部門可將情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。信訪檔案管理檔案建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立信訪檔案，對每一件信訪事項進(jìn)行詳細(xì)記錄和歸檔。2.信訪檔案應(yīng)包括信訪郵件原件、《信訪事項處理表》、調(diào)查核實材料、處理結(jié)果反饋郵件等相關(guān)資料。檔案保管1.信訪檔案應(yīng)妥善保管，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類存放，確保檔案的完整性和安全性。2.信訪檔案的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。檔案查閱1.因工作需要查閱信訪檔案的，應(yīng)填寫《信訪檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。保密與安全保密要求1.參與信訪郵箱管理和處理信訪事項的工作人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露信訪人的信息和信訪內(nèi)容。2.在處理信訪事項過程中，如需向其他部門或人員提供信訪相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)過信訪人同意，并對提供的信息進(jìn)行保密處理。安全措施1.加強(qiáng)信訪郵箱的安全防護(hù)，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，防止郵件丟失、泄露或被惡意攻擊。2.對涉及敏感信息的信訪郵件，應(yīng)采取加密傳輸和存儲等安全措施。責(zé)任追究責(zé)任界定1.對于在信訪郵箱管理和信訪事項處理過程中，因工作失誤、失職或違反規(guī)定導(dǎo)致信訪事項處理不當(dāng)，給公司或信訪人造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.責(zé)任部門和人員應(yīng)根據(jù)信訪事項的性質(zhì)和造成的后果，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任或法律責(zé)任。責(zé)任追究方式1.責(zé)令改正，要求責(zé)任部門和人員限期糾正錯誤行為。2.通報批評，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評，對責(zé)任部門和人員進(jìn)行警示。3.經(jīng)濟(jì)處罰，根據(jù)造成的損失大小，對責(zé)任部門和人員給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。4.行政處分，對情節(jié)嚴(yán)重的責(zé)任部門和人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。5.法律追究，對于違反法律法規(guī)的行為，依法追究相關(guān)部