辦公備品管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公備品的管理，規(guī)范辦公備品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公備品的使用效率，降低辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公備品管理。（三）定義1.辦公備品：指公司為滿足日常辦公需要而配備的各類物品，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具等。2.采購(gòu)：指公司通過(guò)各種渠道獲取辦公備品的行為。3.使用：指公司員工對(duì)辦公備品的使用過(guò)程。4.保管：指公司對(duì)辦公備品進(jìn)行存儲(chǔ)、維護(hù)等管理活動(dòng)。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公備品實(shí)行統(tǒng)一管理，由專門的部門負(fù)責(zé)辦公備品的采購(gòu)、調(diào)配、保管等工作。2.合理配置原則：根據(jù)公司實(shí)際工作需要，合理配置辦公備品，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公備品，降低辦公成本。4.定期盤點(diǎn)原則：定期對(duì)辦公備品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定辦公備品管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公備品的采購(gòu)、調(diào)配、保管等工作。3.負(fù)責(zé)建立辦公備品臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。4.負(fù)責(zé)對(duì)辦公備品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公備品的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.負(fù)責(zé)對(duì)辦公備品的成本進(jìn)行核算和分析。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)提出本部門辦公備品的需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門辦公備品的使用和保管。3.配合行政管理部門做好辦公備品的盤點(diǎn)工作。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要，于每年年底前向行政管理部門提交下一年度辦公備品需求計(jì)劃。2.行政管理部門對(duì)各使用部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定年度辦公備品采購(gòu)計(jì)劃。3.年度辦公備品采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。（二）采購(gòu)渠道1.公司辦公備品采購(gòu)應(yīng)優(yōu)先選擇通過(guò)公司招標(biāo)確定的供應(yīng)商，以確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。2.對(duì)于未通過(guò)招標(biāo)確定供應(yīng)商的辦公備品采購(gòu)，應(yīng)通過(guò)詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)年度辦公備品采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織發(fā)貨，并提供相關(guān)發(fā)票等憑證。3.采購(gòu)人員收到供應(yīng)商的貨物和發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收合格的發(fā)票等憑證，辦理付款手續(xù)。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.辦公備品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公備品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。3.驗(yàn)收合格的辦公備品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門記賬。4.驗(yàn)收不合格的辦公備品應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)辦公備品的性質(zhì)、特點(diǎn)等，合理安排存儲(chǔ)位置，確保物品存放安全、整齊、有序。2.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立溫濕度、通風(fēng)等環(huán)境監(jiān)測(cè)制度，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（三）出庫(kù)管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用辦公備品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用單，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用單發(fā)放辦公備品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交使用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬。（四）盤點(diǎn)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公備品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)分為月度盤點(diǎn)、季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)。月度盤點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)管理人員自行組織，季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)由行政管理部門組織，財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門參與。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.員工應(yīng)按照工作需要領(lǐng)用辦公備品，不得超量領(lǐng)用。2.對(duì)于價(jià)值較高的辦公設(shè)備等物品，應(yīng)實(shí)行領(lǐng)用登記制度，明確使用責(zé)任人。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公備品交回倉(cāng)庫(kù)。（二）使用維護(hù)1.員工應(yīng)正確使用辦公備品，不得隨意損壞或丟棄。2.對(duì)于辦公設(shè)備等物品，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用和維護(hù)，定期進(jìn)行保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.如發(fā)現(xiàn)辦公備品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修或更換。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于已無(wú)法使用或已達(dá)到報(bào)廢年限的辦公備品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.辦公備品報(bào)廢應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢的辦公備品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)等，處理收入應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門。六、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公備品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公備品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況。2.辦公備品的采購(gòu)、使用、保管等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。3.辦公備品的庫(kù)存管理情況，包括賬實(shí)相符情況、存儲(chǔ)環(huán)境等。4.辦公備品的使用效率和節(jié)約情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門定期對(duì)辦公備品管理情況進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：行政管理部門不定期對(duì)辦公備品管理情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的