合同出款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同出款管理，規(guī)范出款流程，保障公司資金安全，提高資金使用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及合同出款的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合同出款行為合法合規(guī)。2.風(fēng)險控制原則：對合同出款進行全過程風(fēng)險評估與控制，防范資金風(fēng)險。3.流程規(guī)范原則：明確合同出款各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)分工，確保流程順暢、高效。4.權(quán)責(zé)對等原則：賦予相關(guān)人員相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，做到權(quán)責(zé)一致。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作，確保合同條款明確、合法、有效。2.對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時反饋合同履行過程中的問題。3.根據(jù)合同約定，提出出款申請，并提供相關(guān)證明材料。（二）財務(wù)部門1.負責(zé)合同出款的審核工作，對出款申請的真實性、合法性、準(zhǔn)確性進行審查。2.按照公司資金管理制度和審批流程，辦理合同出款手續(xù)。3.對合同出款進行賬務(wù)處理，定期與業(yè)務(wù)部門核對賬目，確保資金流向清晰。（三）法務(wù)部門1.參與重大合同的起草、審核工作，提供法律意見和建議，確保合同符合法律法規(guī)要求。2.對合同糾紛進行法律分析和處理，維護公司合法權(quán)益。（四）審批部門1.根據(jù)公司授權(quán)，對合同出款申請進行審批，確保出款決策符合公司利益和風(fēng)險控制要求。2.對審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂前的準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，確保合同對方具備履行合同的能力和信譽。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、出款方式、出款時間、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行會審，確保合同合法合規(guī)、風(fēng)險可控。（二）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門將合同草案提交給法務(wù)部門審核，法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，并出具法律意見。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門意見修改合同草案后，提交給財務(wù)部門進行財務(wù)審核，財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款、出款安排等進行審查，并提出財務(wù)意見。3.業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過法務(wù)和財務(wù)審核的合同草案提交給審批部門審批，審批部門根據(jù)公司授權(quán)進行審批。4.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂正式合同，并加蓋公司公章或合同專用章。（三）合同變更管理1.合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行審核和審批，確保變更后的合同合法合規(guī)、風(fēng)險可控。3.財務(wù)部門根據(jù)變更協(xié)議調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理，確保資金流向與合同變更一致。四、出款申請管理（一）出款申請條件1.合同已簽訂且生效，合同對方已按照合同約定履行相應(yīng)義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門已對合同履行情況進行跟蹤和確認(rèn)，無異常情況。3.出款申請金額、出款方式、出款時間等符合合同約定。（二）出款申請材料1.出款申請書，應(yīng)注明合同編號、合同名稱、出款金額、出款方式、出款時間、收款方信息等內(nèi)容。2.合同復(fù)印件，確保合同關(guān)鍵條款清晰可辨。3.相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗收報告、結(jié)算單等，證明合同對方已履行相應(yīng)義務(wù)。4.其他需要提供的材料，如補充協(xié)議、變更協(xié)議等。（三）出款申請流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實際履行情況，填寫出款申請書，并附上相關(guān)證明材料，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對出款申請材料進行初審，審核內(nèi)容包括申請材料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通并要求補充或更正材料。3.財務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，將出款申請?zhí)峤唤o審批部門進行審批。審批部門根據(jù)公司授權(quán)和相關(guān)規(guī)定進行審批，審批通過后出具審批意見。4.財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理合同出款手續(xù)，如不符合審批要求，及時將出款申請退回業(yè)務(wù)部門，并說明原因。五、出款審核管理（一）財務(wù)審核要點1.出款申請是否符合合同約定，包括出款金額、出款方式、出款時間等。2.相關(guān)證明材料是否齊全、真實、有效，如發(fā)票是否合規(guī)、驗收報告是否完整等。3.收款方信息是否準(zhǔn)確無誤，與合同約定一致。4.出款用途是否合理，是否符合公司業(yè)務(wù)需求和財務(wù)管理制度。（二）法務(wù)審核要點1.合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風(fēng)險。2.出款申請是否符合合同約定的法律要求，是否存在法律糾紛隱患。3.相關(guān)證明材料是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否能夠有效證明合同履行情況。（三）審批審核要點1.出款申請是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。2.出款金額是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合資金安排計劃。3.出款風(fēng)險是否可控，是否采取了有效的風(fēng)險防范措施。六、出款支付管理（一）支付方式選擇1.根據(jù)合同約定和實際情況，選擇合適的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票、電匯等。2.對于金額較大或風(fēng)險較高的出款業(yè)務(wù)，應(yīng)優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬等安全可靠的支付方式。（二）支付流程1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的出款申請，填寫支付憑證，并加蓋財務(wù)印章。2.支付憑證經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核簽字后，提交給出納人員辦理支付手續(xù)。3.出納人員按照支付憑證的要求，通過銀行系統(tǒng)或其他支付渠道進行支付操作，并及時登記日記賬。4.支付完成后，出納人員將支付憑證、相關(guān)證明材料等進行整理歸檔，以備查閱。（三）支付記錄與核對1.財務(wù)部門應(yīng)建立完善的支付記錄臺賬，詳細記錄每筆合同出款的支付時間、支付金額、支付方式、收款方信息等內(nèi)容。2.定期與業(yè)務(wù)部門核對合同出款情況，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，及時查明原因并進行調(diào)整。七、出款跟蹤與監(jiān)督（一）業(yè)務(wù)部門跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)對合同履行情況進行跟蹤，及時了解合同對方是否按照合同約定履行義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為或其他異常情況，應(yīng)及時與合同對方溝通協(xié)商，并采取相應(yīng)的措施，如要求對方限期整改、追究違約責(zé)任等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向財務(wù)部門反饋合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付情況等。（二）財務(wù)部門監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對合同出款情況進行檢查和分析，核實出款是否與合同約定一致，資金使用是否合理合規(guī)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并向相關(guān)部門反饋，督促其整改落實。3.加強對銀行賬戶的管理，定期核對銀行賬目，確保資金安全。（三）審計部門審計1.審計部門定期對合同出款管理情況進行審計，檢查出款流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制是否有效、資金使用是否效益等。2.對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改情況。八、風(fēng)險防范與應(yīng)急處理（一）風(fēng)險識別與評估1.業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等應(yīng)定期對合同出款業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如合同對方信用風(fēng)險、法律風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，明確風(fēng)險應(yīng)對責(zé)任人和應(yīng)對期限。（二）風(fēng)險防范措施1.加強對合同對方的信用管理，建立信用檔案，定期評估信用狀況，降低信用風(fēng)險。2.嚴(yán)格執(zhí)行合同簽訂審核制度，確保合同合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。3.優(yōu)化資金管理流程，合理安排資金，提高資金使用效率，防范資金風(fēng)險。4.加強內(nèi)部溝通與協(xié)作，建立信息共享機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，降低運營風(fēng)險。（三）應(yīng)急處理機制1.制定合同出款應(yīng)急處理預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.當(dāng)發(fā)生重大合同出款風(fēng)險事件時，如合同對方違約、資金支付異常等，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理預(yù)案，采取有效的措施進行應(yīng)對，如暫停支付、協(xié)商解決、追究責(zé)任等。