合同清單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同清單編制、審核、執(zhí)行及監(jiān)督等工作流程，提高合同管理的效率和質(zhì)量，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.全面管理原則涵蓋合同從起草、談判、簽訂、履行到終止的全過程，對合同各環(huán)節(jié)進行全方位管理和監(jiān)控。3.風(fēng)險防控原則強化合同風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對措施，有效防范合同履行過程中的各類風(fēng)險，保障公司利益。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在合同管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、分工合理，確保合同管理工作有序開展。二、合同清單編制（一）清單內(nèi)容合同清單應(yīng)詳細記錄每份合同的基本信息，包括但不限于合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同期限、合同對方、合同標的、合同金額、付款方式、履行地點、違約責(zé)任等。（二）編制要求1.信息準確清單中的各項信息應(yīng)與合同原件一致，確保準確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致合同管理混亂。2.及時更新隨著合同的簽訂、履行、變更、解除等情況發(fā)生，應(yīng)及時對合同清單進行更新，保證清單信息的時效性。3.分類清晰根據(jù)合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型等進行合理分類，便于查詢、統(tǒng)計和分析。例如，可分為采購合同清單、銷售合同清單、租賃合同清單等。（三）編制流程1.合同簽訂部門在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料提交至合同管理部門。2.合同管理部門指定專人負責(zé)合同清單的編制工作，依據(jù)合同原件及相關(guān)資料，準確錄入合同清單信息。3.編制完成的合同清單需經(jīng)合同管理部門負責(zé)人審核，確保信息準確、完整。審核通過后，方可正式存檔。三、合同審核（一）審核職責(zé)1.合同管理部門負責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確等。2.財務(wù)部門負責(zé)對合同的財務(wù)條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同財務(wù)風(fēng)險可控。3.業(yè)務(wù)部門負責(zé)對合同的業(yè)務(wù)條款進行審核，從業(yè)務(wù)角度評估合同的可行性、合理性，確保合同能夠滿足業(yè)務(wù)需求。4.法務(wù)部門負責(zé)對合同進行法律審核，對合同的法律風(fēng)險進行評估，提出法律意見和建議，確保合同不存在法律漏洞。（二）審核流程1.合同簽訂部門在合同起草完畢后，首先提交至業(yè)務(wù)部門進行業(yè)務(wù)審核。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。2.業(yè)務(wù)審核通過后，合同提交至財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.財務(wù)審核通過后，合同提交至合同管理部門進行初步審核，重點審核合同格式、內(nèi)容完整性等。合同管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成初步審核，并出具審核意見。4.合同管理部門將初步審核通過的合同提交至法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具法律審核意見。5.根據(jù)各部門審核意見，合同簽訂部門對合同進行修改完善。修改后的合同再次提交至各審核部門進行審核，直至審核通過。（三）審核意見處理1.各審核部門應(yīng)認真對待合同審核工作，出具明確、具體的審核意見。審核意見應(yīng)包括同意簽訂、修改建議及理由等。2.合同簽訂部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，并將修改情況及時反饋給各審核部門。如對審核意見有異議，可與審核部門進行溝通協(xié)商，達成一致意見后再進行修改。3.審核通過的合同，由合同簽訂部門負責(zé)按照公司規(guī)定的流程辦理簽字蓋章手續(xù)。四、合同執(zhí)行（一）履行責(zé)任1.合同簽訂后，合同執(zhí)行部門應(yīng)嚴格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方未履行或未完全履行合同義務(wù)，應(yīng)及時采取措施，要求對方履行義務(wù)，并保留相關(guān)證據(jù)。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向合同管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，共同研究解決方案。（二）跟蹤檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，了解合同履行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.跟蹤檢查的內(nèi)容包括合同對方的履行情況、我方的履行情況、合同款項的收付情況、合同變更及解除情況等。3.合同執(zhí)行部門應(yīng)積極配合合同管理部門的跟蹤檢查工作，按時提供合同執(zhí)行情況報告及相關(guān)資料。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，一并納入合同清單管理。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定及法律法規(guī)要求，及時通知合同對方，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同的相關(guān)文件應(yīng)妥善保存，作為合同管理的重要資料。五、合同監(jiān)督（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、審核等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計部門應(yīng)重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、效益性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，配合提供相關(guān)合同資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。六、合同檔案管理（一）檔案內(nèi)容合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同清單、合同審批表、合同變更協(xié)議、解除合同協(xié)議、往來函件、履行記錄等與合同相關(guān)的所有資料。（二）歸檔要求1.合同簽訂部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后[X]個工作日內(nèi)，將合同檔案整理完畢并移交至合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進行分類、編號、裝訂，并妥善保管。3.合同檔案應(yīng)存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人及合同管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改合同檔案資料。3.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、合同管理部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記或損壞。七、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程信息化管理。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、預(yù)警等功能，提高合同管理的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)維護1.合同管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。2.隨著合同業(yè)務(wù)的開展，應(yīng)及時將新簽訂的合同信息錄入系統(tǒng)，并對已執(zhí)行合同的相關(guān)信息進行更新維護。3.定期對合同管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.公司各部門應(yīng)充分利用合同管理信息系統(tǒng)，及時查詢合同信息，掌握合同執(zhí)行情況，提高工作效率。2.通過合同管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對合同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.利用系統(tǒng)的預(yù)警功能，對合同到期提醒、款項收付提醒等進行設(shè)置，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同風(fēng)險。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在合同管理過程中，因故意或重大過失導(dǎo)致合同無效、部分無效、未履行或未完全履行，給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)合同簽訂、審核、執(zhí)行等環(huán)節(jié)中各部門及人員的職責(zé)履行情況進行確定。（二）追究方式1.對于因合同管理不當(dāng)給公司造成損失的，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因合同管理問題導(dǎo)致公司面臨法律糾紛或經(jīng)濟賠償?shù)模嚓P(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟賠償責(zé)任。（三）整改措施1.對因合同管理問題被追究責(zé)任的部門及人員，應(yīng)責(zé)令其限期整改，制定切實可行的整改措施，避免類