合同打印管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同打印管理，規(guī)范合同打印流程，確保合同文本的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位涉及的各類合同打印管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同打印應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：合同內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一，符合公司合同模板要求。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同打印過程中的安全管理，保護(hù)合同信息的保密性，防止合同內(nèi)容泄露。4.高效便捷原則：優(yōu)化合同打印流程，提高工作效率，確保合同及時(shí)簽訂和履行。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善合同打印管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.審核合同文本內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險(xiǎn)可控。3.對(duì)合同打印過程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決合同打印過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)合同打印模板的制定、修訂和管理。（二）承辦部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核和會(huì)簽工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求和公司管理要求。2.按照合同管理部門的要求，提供準(zhǔn)確、完整的合同文本電子稿，并對(duì)合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方溝通合同條款，對(duì)合同簽訂過程中的相關(guān)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。4.負(fù)責(zé)合同打印申請(qǐng)的提交，跟蹤合同打印進(jìn)度，領(lǐng)取打印好的合同文本。（三）法務(wù)部門1.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議，確保合同合法合規(guī)。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和保障。（四）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)合同打印系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，為合同打印提供技術(shù)支持。2.保障合同打印數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)合同紙質(zhì)文本的歸檔管理，確保合同檔案的完整、安全和可查。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、編目、裝訂和保管。三、合同打印流程（一）打印申請(qǐng)1.承辦部門完成合同起草、審核和會(huì)簽后，登錄合同管理系統(tǒng)，填寫合同打印申請(qǐng)表，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、簽訂主體、合同金額、簽訂時(shí)間等信息，并上傳合同文本電子稿。2.合同打印申請(qǐng)表經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門。（二）審核1.合同管理部門收到合同打印申請(qǐng)表后，對(duì)合同文本內(nèi)容進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)檢查合同條款是否符合法律法規(guī)、公司政策和合同模板要求，權(quán)利義務(wù)是否明確，風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否到位等。2.如審核發(fā)現(xiàn)問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)與承辦部門溝通，要求其修改完善合同文本。承辦部門修改完成后，重新提交合同打印申請(qǐng)表。3.經(jīng)合同管理部門審核通過的合同打印申請(qǐng)表，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審查，并出具法律意見。（三）審批1.法務(wù)部門審查通過的合同打印申請(qǐng)表，按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核合同內(nèi)容，簽署審批意見。2.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。（四）打印1.合同打印申請(qǐng)表經(jīng)審批通過后，承辦部門將合同打印申請(qǐng)表及合同文本電子稿一并提交至信息技術(shù)部門。2.信息技術(shù)部門根據(jù)合同打印申請(qǐng)表中的要求，安排專人進(jìn)行合同打印。打印人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同模板和格式要求進(jìn)行打印，確保合同文本清晰、準(zhǔn)確、完整。3.在合同打印過程中，如遇技術(shù)問題或其他異常情況，打印人員應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門報(bào)告，信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)處理，確保合同打印工作順利進(jìn)行。（五）校對(duì)與簽字蓋章1.合同打印完成后，承辦部門應(yīng)安排專人對(duì)合同文本進(jìn)行校對(duì)，重點(diǎn)檢查合同內(nèi)容是否與電子稿一致，格式是否規(guī)范，頁碼是否連續(xù)等。2.校對(duì)無誤后，承辦部門將合同文本提交至合同相對(duì)方進(jìn)行簽字蓋章。合同簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的方式和順序進(jìn)行，確保合同簽字蓋章的真實(shí)性和有效性。3.承辦部門應(yīng)留存合同簽字蓋章頁的復(fù)印件，作為合同歸檔的重要依據(jù)。（六）領(lǐng)取與發(fā)放1.合同簽字蓋章完成后，承辦部門憑合同打印申請(qǐng)表到信息技術(shù)部門領(lǐng)取打印好的合同文本。2.承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本發(fā)放給合同相對(duì)方，并跟蹤合同的簽訂和履行情況。（七）歸檔1.合同履行完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將合同紙質(zhì)文本及相關(guān)資料整理歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和保管，確保合同檔案的安全和可查。四、合同打印模板管理（一）模板制定1.合同管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定統(tǒng)一的合同打印模板。合同打印模板應(yīng)涵蓋合同的基本要素、條款內(nèi)容、格式要求等，確保合同文本的規(guī)范性和一致性。2.在制定合同打印模板時(shí)，合同管理部門應(yīng)充分征求法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門的意見和建議，確保模板內(nèi)容合法合規(guī)、符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。（二）模板修訂1.隨著法律法規(guī)的變化、公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求的調(diào)整，合同管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同打印模板進(jìn)行修訂。2.合同打印模板修訂前，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和審核，確保修訂后的模板內(nèi)容準(zhǔn)確、合理、可行。3.合同打印模板修訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布通知，告知各部門按照新的模板要求進(jìn)行合同起草和打印。（三）模板使用1.各部門在起草合同文本時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同打印模板的要求進(jìn)行編制，不得擅自修改模板內(nèi)容。2.對(duì)于特殊業(yè)務(wù)合同或有特殊要求的合同，承辦部門可在合同打印模板的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)報(bào)合同管理部門審核同意。3.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同打印模板的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決模板使用過程中存在的問題。五、合同打印安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.信息技術(shù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同打印系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.合同打印系統(tǒng)用戶應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)通知信息技術(shù)部門進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)安全1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)合同打印數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.嚴(yán)格控制合同打印數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作合同打印系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)。3.在合同打印過程中，打印人員應(yīng)注意保護(hù)合同數(shù)據(jù)的安全，不得隨意泄露合同內(nèi)容。如需對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行操作。（三）設(shè)備安全1.合同打印設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)合同打印設(shè)備的管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸和使用設(shè)備。設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，妥善保管。3.對(duì)于涉及合同打印的重要設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝監(jiān)控設(shè)備等，防止設(shè)備被盜用或損壞。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同打印管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同打印流程的執(zhí)行情況、合同文本的質(zhì)量、模板使用情況、安全管理措施等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)將整改情況書面報(bào)告合同管理部門。（二）外部審計(jì)1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同打印管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查合同打印管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行的合規(guī)性、合同檔案管理等方面的情況。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出審計(jì)意見和建議，督促公司各部門加強(qiáng)合同打印管理，防范合同風(fēng)