合同管理辦法知乎[公司/組織名稱(chēng)]合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.審慎簽訂原則簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審慎選擇合同相對(duì)方，確保合同條款公平合理、明確具體，避免簽訂顯失公平或存在重大風(fēng)險(xiǎn)的合同。3.全程管理原則對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同順利履行。4.歸口管理原則合同管理實(shí)行歸口管理與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則。公司法律事務(wù)部門(mén)為合同歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同的審核、備案、監(jiān)督等工作；各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并接受法律事務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、可行性分析等前期工作，確保合同項(xiàng)目符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。2.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等具體工作，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的跟蹤、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)合同資料的整理、歸檔等工作，確保合同資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同文本起草1.合同承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同首部、正文、尾部等部分，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用生僻字、繁體字、異體字等。合同中的數(shù)字、日期、金額等應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并注明計(jì)量單位。3.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款，確保合同具有可操作性和可執(zhí)行性。（三）合同審核1.合同承辦部門(mén)起草的合同文本應(yīng)提交法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同文本進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否公平合理等。2.法律事務(wù)部門(mén)審核合同文本時(shí)，可根據(jù)需要征求相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合法律事務(wù)部門(mén)的工作，及時(shí)提供有關(guān)資料和意見(jiàn)。3.法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同文本存在的問(wèn)題及修改建議，合同承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（四）合同審批1.合同承辦部門(mén)將修改完善后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目的重要性、金額大小等因素，對(duì)合同進(jìn)行審批。2.對(duì)于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)后再進(jìn)行審批。3.合同審批通過(guò)后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同相對(duì)方已加蓋公章或合同專(zhuān)用章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字。（五）合同簽訂1.合同承辦部門(mén)應(yīng)按照合同審批意見(jiàn)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同文本的條款進(jìn)行協(xié)商，確保合同條款得到雙方認(rèn)可。2.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送法律事務(wù)部門(mén)備案。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行登記管理。3.對(duì)于需要辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，確保合同生效。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的跟蹤工作，及時(shí)了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。2.合同承辦部門(mén)應(yīng)定期向合同相對(duì)方發(fā)送合同履行情況函，要求合同相對(duì)方反饋合同履行情況。合同相對(duì)方應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，并及時(shí)向公司反饋合同履行情況。3.合同承辦部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括合同簽訂時(shí)間、履行期限、履行內(nèi)容、付款情況、驗(yàn)收情況等。（二）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送法律事務(wù)部門(mén)備案。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同審核程序?qū)ψ兏鼌f(xié)議進(jìn)行審核，確保變更協(xié)議符合法律法規(guī)要求。3.對(duì)于重大合同變更，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)后再進(jìn)行決策。（三）合同解除管理1.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時(shí)間、解除后的權(quán)利義務(wù)等條款。2.合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將解除協(xié)議副本送法律事務(wù)部門(mén)備案。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同審核程序?qū)獬齾f(xié)議進(jìn)行審核，確保解除協(xié)議符合法律法規(guī)要求。3.對(duì)于重大合同解除，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)后再進(jìn)行決策。（四）合同糾紛處理1.合同履行過(guò)程中，如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。2.合同糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門(mén)應(yīng)積極收集相關(guān)證據(jù)，配合法律事務(wù)部門(mén)做好訴訟或仲裁等工作。法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，為公司提供法律支持和服務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將相關(guān)資料整理歸檔。四、合同檔案管理（一）合同檔案范圍合同檔案包括合同簽訂過(guò)程中形成的各種文件、資料，如合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同糾紛處理文件等。（二）合同檔案整理1.合同承辦部門(mén)應(yīng)在合同履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同檔案整理歸檔。整理歸檔的合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件等，并按照合同編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行裝訂，并在檔案盒上標(biāo)明合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、承辦部門(mén)等信息。3.合同檔案應(yīng)建立電子檔案，將合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同糾紛處理文件等掃描成電子文檔，并按照合同編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）合同檔案保管1.合同檔案應(yīng)由公司檔案室負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)建立合同檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類(lèi)保管。檔案保管期限分為短期、中期、長(zhǎng)期，具體保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.合同檔案保管期限屆滿(mǎn)后，檔案管理人員應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀清單》，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）合同檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或授權(quán)委托書(shū)，并經(jīng)公司法律事務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱合同檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司法律事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)要求、是否按照公司合同管理制度執(zhí)行等。2.法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查，并形成檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改建議等內(nèi)容。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，法律事務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給法律事務(wù)部門(mén)。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將合同管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)合同管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)