合肥憑證管理辦法總則1.目的本辦法旨在加強(qiáng)合肥地區(qū)公司/組織的憑證管理，規(guī)范憑證的填制、取得、審核、傳遞、保管等行為，保證會計(jì)信息的真實(shí)、完整，提高財(cái)務(wù)管理水平，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及國家其他相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于合肥地區(qū)公司/組織及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中涉及的各類會計(jì)憑證、原始憑證及相關(guān)資料的管理。3.定義本辦法所稱憑證，是指記錄公司/組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始依據(jù)；記賬憑證是會計(jì)人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。憑證的填制與取得1.原始憑證的填制要求原始憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗(yàn)收證明；退款時(shí)，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號。2.記賬憑證的填制要求記賬憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。記賬憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證的張數(shù)。所附原始憑證張數(shù)的計(jì)算，一般以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。如果記賬憑證中附有原始憑證匯總表，則應(yīng)該把所附的原始憑證和原始憑證匯總表的張數(shù)一起計(jì)入附件的張數(shù)之內(nèi)。但報(bào)銷差旅費(fèi)等的零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張?jiān)紤{證。一張?jiān)紤{證如涉及到幾張記賬憑證的，可以將該原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附上該原始憑證的復(fù)印件。填制記賬憑證時(shí)若發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。如果會計(jì)科目沒有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。記賬憑證填制完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷。3.憑證取得的合規(guī)性公司/組織在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中，必須按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，從正規(guī)渠道取得合法有效的憑證。購買貨物、接受勞務(wù)等應(yīng)取得對方開具的發(fā)票；支付款項(xiàng)應(yīng)取得收款方開具的收款收據(jù)或銀行結(jié)算憑證等。對于涉及增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須取得符合增值稅發(fā)票管理規(guī)定的發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等必要聯(lián)次，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得虛開、代開、偽造發(fā)票。從境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務(wù)機(jī)關(guān)在納稅審查時(shí)有疑義的，可以要求其提供境外公證機(jī)構(gòu)或者注冊會計(jì)師的確認(rèn)證明，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核認(rèn)可后，方可作為記賬核算的憑證。憑證的審核1.審核原則憑證審核應(yīng)遵循真實(shí)性、合法性、合理性、完整性、正確性的原則。審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對憑證的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保憑證真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，符合法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定的要求。2.原始憑證的審核內(nèi)容審核原始憑證的真實(shí)性。包括憑證日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。對外來原始憑證，必須有填制單位公章和填制人員簽章；對自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。此外，還應(yīng)審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合實(shí)際情況，有無弄虛作假現(xiàn)象。審核原始憑證的合法性。審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否有違反國家法律法規(guī)的情況，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐化等行為。對于不合法的原始憑證，會計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。審核原始憑證的合理性。審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。如購買辦公用品是否超過了企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，招待費(fèi)是否符合規(guī)定的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)等。審核原始憑證的完整性。審核原始憑證各項(xiàng)基本要素是否齊全，是否有漏項(xiàng)情況，日期是否完整，數(shù)字是否清晰，文字是否工整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。審核原始憑證的正確性。審核原始憑證各項(xiàng)金額的計(jì)算及填寫是否正確，包括阿拉伯?dāng)?shù)字分位填寫，不得連寫；小寫金額前要標(biāo)明“￥”字樣，中間不能留有空位；大寫金額前要加“人民幣”字樣，大寫金額與小寫金額要相符；憑證中有書寫錯(cuò)誤的，應(yīng)采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補(bǔ)等不正確方法。3.記賬憑證的審核內(nèi)容審核記賬憑證是否附有原始憑證，所附原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證的內(nèi)容是否一致，所附原始憑證的張數(shù)是否與記賬憑證注明的張數(shù)相符。審核記賬憑證的會計(jì)科目使用是否正確，應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶對應(yīng)關(guān)系是否清晰、金額是否正確。對于明細(xì)科目較多的記賬憑證，應(yīng)審核是否填寫完整。審核記賬憑證摘要的填寫是否準(zhǔn)確、簡明扼要，能正確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。審核記賬憑證中有關(guān)項(xiàng)目的填列是否完備，有關(guān)人員的簽章是否齊全。憑證的傳遞1.傳遞原則憑證傳遞應(yīng)遵循準(zhǔn)確及時(shí)、手續(xù)嚴(yán)密、安全可靠的原則，確保憑證在各部門、各環(huán)節(jié)之間順暢流轉(zhuǎn)，不丟失、不延誤，保證會計(jì)核算工作的正常進(jìn)行。2.傳遞程序公司/組織應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理要求，制定科學(xué)合理的憑證傳遞程序。一般情況下，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行初步整理和簽字蓋章。原始憑證傳遞至?xí)?jì)部門后，會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核無誤后，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，并將原始憑證附在記賬憑證后面。記賬憑證編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的傳遞路線依次傳遞給記賬人員、稽核人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管人員進(jìn)行審核、記賬、復(fù)核等處理。涉及收付款業(yè)務(wù)的記賬憑證，還應(yīng)傳遞給出納人員，由出納人員辦理收付款手續(xù)，并在收付款憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記。憑證在傳遞過程中，各環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，不得積壓、延誤憑證傳遞。對于重要的憑證或緊急業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保及時(shí)處理。3.傳遞過程中的注意事項(xiàng)憑證傳遞過程中應(yīng)注意保密，防止憑證內(nèi)容泄露。特別是涉及商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的憑證，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度進(jìn)行管理。憑證傳遞過程中應(yīng)注意安全，防止憑證丟失、損壞。對于重要的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，應(yīng)妥善保管，避免折疊、揉搓、污染等情況發(fā)生。如因特殊情況需要調(diào)整憑證傳遞程序，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并及時(shí)通知有關(guān)人員，確保憑證傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性不受影響。憑證的保管1.保管期限會計(jì)憑證的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年。對于涉及外事、對私改造等重要的會計(jì)憑證，其保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體期限由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定，并報(bào)上級主管部門備案。2.保管要求會計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。在裝訂前，應(yīng)檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，有關(guān)人員的簽章是否完備等。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計(jì)憑證應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)建立防火、防盜、防潮、防蟲等安全防護(hù)措施，確保憑證的安全完整。會計(jì)憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。3.保管期滿后的處理會計(jì)憑證保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)憑證銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)憑證的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)憑證銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計(jì)憑證