《秘書職業(yè)概論》主講人：AiPPT時間：202X.XX第一章

秘書概述第二章

秘書工作第五章

秘書職業(yè)形象設(shè)計第四章

秘書職能范疇第三章

秘書的資質(zhì)目錄CONTENTS01第六章秘書人際關(guān)系處理第五章

秘書職業(yè)規(guī)劃與發(fā)展020304050607第一章

秘書概述01第一節(jié)

秘書的定義秘書是世界范圍內(nèi)最廣泛的社會職業(yè)之一，屬于第三產(chǎn)業(yè)，被譽(yù)為“常青職業(yè)”。我國秘書職業(yè)化始于20世紀(jì)80年代，歷經(jīng)三十余年發(fā)展，逐步走上制度化、規(guī)范化道路。國外源于拉丁文“secretarius”，意為“可靠的職員”。英語“secretary”與“secret（秘密）”密切相關(guān)?，F(xiàn)代概念形成于資產(chǎn)階級工業(yè)革命時期，指一種職位、職業(yè)及相關(guān)人員。我國在我國,秘書的含義幾經(jīng)變化，主要有以下幾個方面的含義：一是指宮禁中的秘藏之書。二是指讖緯之書。三是指官員職務(wù)名稱。四是職務(wù)之稱?，F(xiàn)代意義上的秘書始于南京臨時政府。一、秘書詞義的演變01具有熟練辦公室工作能力，能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、在授權(quán)范圍內(nèi)正確決策的經(jīng)理助手。國際職業(yè)秘書協(xié)會03“幫助與處理各種事務(wù)的工作人員”“秘書是全能運(yùn)動員”。日本05常崇宜：從事信息性、事務(wù)性、技術(shù)性工作，近距離綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的職員。楊樹森：直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)，以腦力勞動為主的工作人員。譚一平：為了給上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。原勞動和社會保障部《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員。我國學(xué)者及標(biāo)準(zhǔn)02秘書已從單純接待員兼打字員轉(zhuǎn)變?yōu)樾姓芾碇?，是決策者與執(zhí)行者之間的橋梁，是經(jīng)理的左右手。美國《韋氏秘書手冊》04普通職業(yè)，職能為機(jī)關(guān)提供輔助性、事務(wù)性和信息性服務(wù)。蘇聯(lián)二、對秘書的不同定義工作的依存性直接、全面地為服務(wù)對象提供服務(wù)，涵蓋輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)管理等多方面。服務(wù)的全面性角色的差異性才能的復(fù)合性要求“一人多用”，具備多種技能，是復(fù)合型人才。以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心，受制于領(lǐng)導(dǎo)活動，多數(shù)行為的啟動、運(yùn)行和終止受領(lǐng)導(dǎo)活動制約。由服務(wù)客體（不同領(lǐng)導(dǎo)要求不同）和服務(wù)主體（自身素質(zhì)差異）決定。三、秘書職業(yè)的特征現(xiàn)代社會應(yīng)關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)生活、替領(lǐng)導(dǎo)分憂，而非單純畏懼，可適當(dāng)變通為領(lǐng)導(dǎo)解決困難。誤解一：“伴君如伴虎”01秘書需具備科學(xué)知識、理論功底、政治敏銳等綜合能力，需持續(xù)學(xué)習(xí)。誤解二：“只要幫領(lǐng)導(dǎo)寫好文章就行了”02辦公室事務(wù)繁雜但能鍛煉人，可提升能力和素質(zhì)。誤解三：“辦公室簡直就不是人待的地方”03閱讀資料：淺議對“秘書”的幾點(diǎn)誤解02第二節(jié)秘書的分類私務(wù)秘書由私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇用，為私人服務(wù)。公務(wù)秘書為黨政軍、社會事業(yè)單位、社會團(tuán)體、機(jī)關(guān)服務(wù)，由組織、人事部門選用、任命。一、按照秘書服務(wù)的對象劃分黨政秘書輔助黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集體實施決策與管理，保障機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)秘書在公司企業(yè)中為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌各項事務(wù)，私有企業(yè)的屬私人秘書性質(zhì)，國有企業(yè)的屬公務(wù)秘書性質(zhì)。商務(wù)秘書在企業(yè)經(jīng)營活動中輔助領(lǐng)導(dǎo)處理商業(yè)性事務(wù)，目前我國純粹商務(wù)秘書較少。二、按照秘書工作的性質(zhì)劃分從事操作性服務(wù)工作，如核對打印文稿、整理資料等3536。高級秘書從事輔助管理事務(wù)和部分操作性事務(wù)，如籌辦會議、撰擬文稿等。初級秘書中級秘書在高層領(lǐng)導(dǎo)身邊從事高級參謀和助手工作，如分析信息、提供決策方案等，需高綜合素質(zhì)。三、按照秘書的級別劃分行政秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、機(jī)要秘書、會議秘書、通信秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書、外事秘書、教學(xué)秘書、科研秘書等。四、按照秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容劃分02高級秘書具備綜合素質(zhì)高、責(zé)權(quán)重、薪水高、說服能力強(qiáng)等特點(diǎn)，是人才市場珍稀資源。01高科技企業(yè)對高級秘書要求高，需溝通能力、組織才能、英語和電腦技能及相關(guān)科技專業(yè)知識。高級秘書職業(yè)發(fā)展空間大，可成為主管人才的搖籃。03閱讀資料：“金領(lǐng)一族”新成員：高級秘書03第三節(jié)

培養(yǎng)秘書正確的角色意識主動性。集體性。專業(yè)性。靈活性。超前性。助手角色（承上啟下、溝通聯(lián)系）寫手角色（撰寫各類文稿）公關(guān)角色（代表組織形象）保密角色（嚴(yán)守機(jī)密）秘書工作的特征秘書的角色一、秘書的角色定位呈現(xiàn)女性化特征，改革開放后女性秘書成為主體。整體呈現(xiàn)年輕化特征，但并非絕對，需結(jié)合崗位要求。要求身心健康，二者相互聯(lián)系、相互制約。包括學(xué)歷層次和合理知識結(jié)構(gòu)，是勝任工作的必要條件。年齡條件性別條件健康條件文化程度01020304二、秘書的角色條件“秘書是‘高級保姆’”：錯誤在于將服務(wù)無界限，混淆職責(zé)內(nèi)與私人關(guān)系。“秘書是‘漂亮寶貝’”：極端貶低秘書職業(yè)作用，扭曲職業(yè)形象?！懊貢恰I(lǐng)導(dǎo)附庸’”：抹殺秘書工作真實狀態(tài)，矮化人格形象。“秘書是‘領(lǐng)導(dǎo)高參’”：過高估計參謀作用，忽視辦事職能。秘書角色知覺的誤區(qū)責(zé)任意識。服務(wù)意識。服從意識。主體意識。公關(guān)意識。形象意識。紀(jì)律意識。秘書角色意識的培養(yǎng)關(guān)系越位。工作越位。表態(tài)越位。社交越位。秘書角色錯位的表現(xiàn)三、秘書的角色意識譚一平招聘秘書的條件：女性（28歲以上）、外貌端莊、性格開朗、為人穩(wěn)重、專科以上學(xué)歷、基本英語與計算機(jī)水平。認(rèn)為女性做秘書的優(yōu)勢：語言能力、直覺能力較強(qiáng)，安心工作并精益求精。強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗、性格、“端莊”的綜合要求，學(xué)歷和英語水平達(dá)到基本標(biāo)準(zhǔn)即可。閱讀資料：假如我招聘秘書——本刊記者專訪譚一平第二章秘書工作01第一節(jié)秘書工作概述參謀輔助：為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀劃策，提出彌補(bǔ)不足、糾正錯誤的建議。協(xié)調(diào)工作：調(diào)整和改善各種關(guān)系，促使活動同步化、和諧化、有序化。調(diào)查研究：圍繞中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。信息工作：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用相關(guān)信息。督查工作：對決策實施、中心工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項進(jìn)行督促檢查。政務(wù)性工作文稿撰寫：起草、修改、審核和校對各類公文及其他文稿。文書處理：收發(fā)、打印、傳遞、登記、辦理、立卷、歸檔各類文件等。檔案管理：收集、整理、保管和利用各類文書檔案。會務(wù)工作：會議會前籌劃與準(zhǔn)備、會間組織與服務(wù)、會后落實與反饋。信訪工作：處理群眾來信、來電，接待群眾來訪。保密工作：管理單位內(nèi)部機(jī)要通信、機(jī)要文件等。公關(guān)工作：協(xié)調(diào)與社會公眾的聯(lián)系，樹立組織良好形象。業(yè)務(wù)性工作接待工作：對各類客人和來訪者的迎送、接洽、招待和服務(wù)。日常事務(wù)：值班、保衛(wèi)、后勤、印信、辦公用品管理及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事項等。通信聯(lián)絡(luò)：處理公務(wù)電話、收發(fā)郵件、往來公務(wù)信件等。隨從工作：跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出時提供的服務(wù)性工作。事務(wù)性工作一、秘書工作的內(nèi)容因貼近領(lǐng)導(dǎo)而知密早、知密多、知密深，需強(qiáng)保密觀念。處理大量繁重瑣碎事務(wù)，與“細(xì)、繁、雜、忙”相關(guān)。為領(lǐng)導(dǎo)、其他部門、下級和群眾服務(wù)。與政策緊密相關(guān)，需正確貫徹黨和國家方針、政策。工作位置的政策性工作職能的服務(wù)性工作形式的事務(wù)性工作范圍的機(jī)密性勞動成果融于領(lǐng)導(dǎo)行為和組織活動，不單獨(dú)體現(xiàn)。圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)，涉及領(lǐng)導(dǎo)工作所及的各個領(lǐng)域。工作內(nèi)容的綜合性工作效果的潛隱性始終圍繞、從屬于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。工作作用的輔助性二、秘書工作的性質(zhì)直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)者“雙手的延長”，涉及秘書活動全部內(nèi)容。助手作用為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息和備選方案，是領(lǐng)導(dǎo)者“頭腦的拓展”。參謀作用處于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門、下級單位之間的樞紐位置，是領(lǐng)導(dǎo)者“喉舌的延伸”。橋梁作用為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，是領(lǐng)導(dǎo)者“耳目的擴(kuò)充”。信息作用保證領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)實現(xiàn)，是領(lǐng)導(dǎo)者“眼神的延續(xù)”。督查作用是單位與各方面聯(lián)絡(luò)的“門面”，反映單位工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)水平。窗口作用三、秘書工作的作用01美國瑪麗?德弗里斯：歸納為管理記錄材料、建立信息收發(fā)系統(tǒng)、進(jìn)行遠(yuǎn)程通信操作等9項內(nèi)容。02英國約翰?哈里森：概括為接受口述并打印、處理郵件、接待訪客等14項內(nèi)容。閱讀資料：外國秘書專家對秘書工作內(nèi)容的歸納與概括02第二節(jié)秘書的一天整理辦公場所包括個人辦公區(qū)、上司辦公區(qū)、公共辦公區(qū)，創(chuàng)造良好辦公環(huán)境。01匯報工作安排幫助領(lǐng)導(dǎo)管理時間，提醒當(dāng)日日程，適時請示超越職權(quán)的事務(wù)。02處理日常事務(wù)應(yīng)答電話、接待客人、收發(fā)文件、管理郵件、撰寫文稿及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事項等。03一、工作時間之內(nèi)回顧前一天工作：檢查未完成、不滿意及滿意的工作?？紤]今天的工作：承接未完成事項、實施當(dāng)日緊急事項、處理重要不緊急事項。修飾個人儀表：檢查頭發(fā)、面部、著裝等。先于他人上班：提前到達(dá)辦公室，整理領(lǐng)導(dǎo)和自己的辦公室等。上班之前工作加班：處理未盡事宜和突發(fā)事件，安排第二天工作，檢查辦公室安全。社交應(yīng)酬：必要時跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加，做好安排車輛、聯(lián)絡(luò)、修飾儀表、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)安全等工作。下班之后二、工作時間之外第三章秘書的資質(zhì)01第一節(jié)

秘書的修養(yǎng)與職業(yè)道德政治理論修養(yǎng)秘書應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論以及黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的重要文章和講話,了解馬克思主義在中國的發(fā)展,掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法,學(xué)會分析事物的發(fā)展規(guī)律經(jīng)濟(jì)理論修養(yǎng)秘書工作多與經(jīng)濟(jì)相關(guān)，需學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)理論，以更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)開展經(jīng)濟(jì)工作。業(yè)務(wù)理論修養(yǎng)包括秘書學(xué)基本原理、基礎(chǔ)知識及秘書實務(wù)知識和技能，構(gòu)成完整的業(yè)務(wù)理論知識體系。秘書的理論修養(yǎng)01擺正位置，樹立平等觀念，虛心向群眾學(xué)習(xí)，杜絕官僚作風(fēng)。實事求是，謙虛謹(jǐn)慎02做到“四勤”（勤看、勤問、勤記、勤想），有吃苦精神，隨時處于應(yīng)急狀態(tài)。勤奮刻苦，樂于奉獻(xiàn)03樹立時效觀念，做到快速、準(zhǔn)確、細(xì)致、謹(jǐn)慎，保證工作質(zhì)量。講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn)04嚴(yán)格要求自己，廉潔自律，置身于組織管理監(jiān)督之中，保持清正廉潔作風(fēng)。清正廉潔，潔身自好二、秘書的工作作風(fēng)01020304忠于職守，愛崗敬業(yè)忠于崗位，履行職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，不擅權(quán)越位、摻雜私念、瀆職。跟從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖辦事，在服從前提下發(fā)揮積極性、創(chuàng)造性，提高參謀意識和能力。兢兢業(yè)業(yè)，甘居幕后埋頭苦干，任勞任怨，不計個人得失，有吃苦耐勞和委曲求全精神。謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道熱情服務(wù)，平等對待他人，秉公辦事，不因人而異、親疏有別。三、秘書的職業(yè)道德遵紀(jì)守法，廉潔奉公遵守職業(yè)紀(jì)律和法律法規(guī)，不利用職務(wù)之便謀取私利，以集體利益為重。恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密遵守時間和諾言，言必信行必果，加強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)守機(jī)密。實事求是，勇于創(chuàng)新堅持實事求是的工作作風(fēng)，從實際出發(fā)，具有創(chuàng)新意識和精神?？炭鄬W(xué)習(xí)，提高素質(zhì)努力學(xué)習(xí)，提高思想素質(zhì)，具備廣博知識，適應(yīng)工作需要。05060708三、秘書的職業(yè)道德社會對女秘書存在偏見，將其與“情人”“二奶”畫等號，導(dǎo)致曉菲因職業(yè)身份多次相親失敗。少數(shù)女秘書的不良行為毀壞了整個職業(yè)聲譽(yù)，需以實際行動改變世俗偏見。0102閱讀資料：女秘書為何8次相親失敗02第二節(jié)

秘書必備的知識和能力要求010203科學(xué)文化知識：包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等，尤其要提高語言文字和歷史知識。政治哲學(xué)知識：涵蓋哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識，幫助解決※※方向和思想方法問題。法律政策知識：包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律等，針對性學(xué)習(xí)與職業(yè)活動相關(guān)的內(nèi)容。外語知識：現(xiàn)代秘書必備，隨著國際接軌，對秘書外語能力要求越來越高?；A(chǔ)知識專業(yè)理論知識：秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是勝任工作的重要前提和指導(dǎo)思想。業(yè)務(wù)知識：包括秘書工作各環(huán)節(jié)的操作常識、基本技能、操作規(guī)范、公文起草等。行業(yè)知識：所在單位行業(yè)的基本知識，使工作更具針對性和科學(xué)性。專業(yè)知識新的學(xué)科知識：如行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論等。管理學(xué)知識：包括行政管理、人力資源管理、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策等方面。社會交往知識：如公共關(guān)系學(xué)、人際關(guān)系學(xué)等，以提高交際和溝通能力。心理學(xué)知識：包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)等。社會知識：分為國際知識（國際基本問題、世界格局等）和國內(nèi)知識（國情、民情等）。相關(guān)知識一、秘書工作的必備知識遵守規(guī)章制度，做事周到，考慮各種意外狀況，成為辦事穩(wěn)重、值得信賴的人。認(rèn)真、縝密說老實話、辦老實事、做老實人，不因“近水樓臺”而滋生優(yōu)越感，保持謙遜。誠實、謙遜性情溫和，待人友好，換位思考，與各部門協(xié)作，避免離群索居或孤芳自賞。寬厚、合群有高度自信，將自信化為行動，辦事謹(jǐn)慎，為人寬容，贏得上司信賴。自信、穩(wěn)重機(jī)智且富于幽默感，將原則性和靈活性結(jié)合，避免機(jī)械呆板，維護(hù)良好人際關(guān)系。幽默、風(fēng)趣二、秘書必備的品質(zhì)參加各種社會活動，懂得禮儀禮節(jié)，善于待人接物和處理復(fù)雜人際關(guān)系。社交活動能力具備各種應(yīng)用文書寫作能力，反映思維、觀察和語言組織能力。寫作能力發(fā)現(xiàn)工作中的矛盾和不平衡，及時溝通、協(xié)調(diào)，化解誤解和不和。協(xié)調(diào)能力說標(biāo)準(zhǔn)流利的普通話，口齒清晰，說話有條有理，根據(jù)對象調(diào)整表達(dá)。口頭表達(dá)能力做有心人，善于觀察補(bǔ)臺，分析問題并提出解決辦法供領(lǐng)導(dǎo)選擇。觀察分析能力耐心傾聽并正確理解他人發(fā)言，從冗長或爭論中抓住重點(diǎn)，掌握多種語言工具。聽知能力遇到意外情況時，冷靜處事，既符合原則又有靈活性和機(jī)動性。應(yīng)變能力善于精讀、快讀和泛讀，提高對其他能力的促進(jìn)作用。閱讀概括能力三、秘書必備的能力容貌端莊，衣著打扮和言談舉止得體，給上司良好的第一印象?？雌饋硎嫘闹艺\老實，為人穩(wěn)重，值得信賴，能保守機(jī)密。帶在身邊放心經(jīng)驗豐富，身心健康，能高效完成工作，成為上司的得力助手。用起來省心四、現(xiàn)代企業(yè)※※※選聘秘書的標(biāo)準(zhǔn)秘書要保守老板的習(xí)慣與隱私，守口如瓶。01秘書要與老板保持適當(dāng)距離，不介入其私人生活，避免引起誤會。03秘書要明確自身助手身份，不越權(quán)決策，不喧賓奪主。02閱讀資料：老板喜歡什么樣的秘書？03第三節(jié)

秘書的心理素質(zhì)與心理健康秘書性格秘書意志秘書情感根據(jù)心理機(jī)能類型劃分,可分為理智型、情緒型、意志型性格。根據(jù)心理表現(xiàn)方向性劃分,可分為內(nèi)向(內(nèi)傾)型和外向(外傾)型性格。根據(jù)獨(dú)立性劃分,可分為獨(dú)立型、順從型、理論型、經(jīng)濟(jì)型性格。根據(jù)社會活動特點(diǎn)劃分,可分為審美型、社會型、※※型、宗教型性格。自覺性：行動有明確目的性，服從社會要求。果斷性：緊急情況下明斷是非，及時決策。頑強(qiáng)性：長期克服困難，保持精力和毅力，實現(xiàn)目標(biāo)。自制性：支配和控制情緒與行為，符合客觀需要。情緒與情感：情緒是較強(qiáng)烈的外部表現(xiàn)，情感分為道德感、美感、理智感。秘書要求：保持積極、樂觀、平靜的情緒，對職業(yè)有熱愛的情感體驗。秘書興趣秘書氣質(zhì)秘書良好的興趣應(yīng)具有以下特點(diǎn)廣泛性與中心性相統(tǒng)一；興趣的持久性；興趣的效能性。氣質(zhì)類型：包括膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)等，無好壞之分，各有長短。秘書適應(yīng)：任何氣質(zhì)類型只要揚(yáng)長避短，都可勝任秘書工作。一、秘書的心理素質(zhì)常見心理問題焦慮（表現(xiàn)為疑惑憂慮、怨天尤人等，生理上有胸悶、心悸等癥狀）?？朔箲]的方法敢于面對焦慮，增強(qiáng)自信。培養(yǎng)豁達(dá)襟懷。制訂行動計劃替代焦慮。保持心理健康的方法樹立正確的人生觀，正確對待矛盾和挫折。確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)，結(jié)合工作實現(xiàn)理想。創(chuàng)造良好的人際關(guān)系，寬容待人，樂于合作。及時調(diào)整不良心理，形成正確適度的行為反應(yīng)。參加各種有益的活動，促進(jìn)身心健康。二、秘書的心理健康老板青睞態(tài)度和善、有愛心、勤奮、有責(zé)任感和主動性的秘書。高級秘書多為30歲以上成熟女性，工作踏實，有長期工作準(zhǔn)備和“管家心理”。秘書工作細(xì)致重要，是老板的左膀右臂，影響老板工作效率和公司形象。閱讀資料：做秘書的關(guān)鍵品質(zhì)——踏實第四章秘書職能范疇01第一節(jié)輔助決策決策：狹義指確定目標(biāo)并選擇最佳方案的過程。廣義指為達(dá)到目標(biāo)決定行動方案并付諸實施的過程。輔助決策：秘書為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實施決策所采取的各種輔助行為，涵蓋決策前、中、后的各項工作。決策與輔助決策的含義決策準(zhǔn)備階段：發(fā)現(xiàn)問題、確定目標(biāo)、擬制方案。決策制定階段：分析評估、方案選優(yōu)。決策審定階段：決策審批、立法認(rèn)定。決策執(zhí)行階段：試驗證實、普遍實施。輔助決策的過程現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充，彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)者個人才智、經(jīng)驗和精力的不足。秘書職能的重要轉(zhuǎn)變，從簡單辦文辦事到既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策。造就新型秘書人才的有效途徑，提高秘書的綜合素質(zhì)和能力。輔助決策的意義一、輔助決策概述定位原則秘書始終處于輔助位置，“謀”而不“斷”，不喧賓奪主。信息原則重視信息工作，為決策提供及時、準(zhǔn)確、適用的信息。超前原則以預(yù)見和預(yù)測能力，考慮未來需求，提供未來信息，發(fā)揮超前服務(wù)作用。諫諍原則發(fā)現(xiàn)決策不足和過失時，實事求是向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)言，提出意見和建議。系統(tǒng)原則有全局觀念和整體思維能力，考慮決策涉及的整個系統(tǒng)及相關(guān)環(huán)節(jié)。二、輔助決策的原則提供決策課題、搜集決策依據(jù)（事實、理論、法律等依據(jù)）、擬訂備選方案。準(zhǔn)備決策階段征詢?nèi)罕娨庖?、組織專家論證、承辦決策會議。制定決策階段撰寫決策報告、編制實施計劃、落實行動措施（組織、財物、制度三落實）。審批決策階段協(xié)助決策試驗、提供反饋信息、總結(jié)決策經(jīng)驗。執(zhí)行決策階段三、決策中的秘書活動注重理論和個性修養(yǎng)，掌握進(jìn)言藝術(shù)，采取合適方式方法。善謀做到公正公道，不謀私、不亂謀，科學(xué)指導(dǎo)實踐，使決策符合實情和實踐。良謀胸中有“數(shù)”（數(shù)量多、精選、真實、分析到位），為決策提供堅實基礎(chǔ)。有謀轉(zhuǎn)變觀念，敢于直言，對領(lǐng)導(dǎo)決策的缺陷和失誤及時進(jìn)言。敢謀閱讀資料：秘書工作要圍繞“謀”字做文章02第二節(jié)督促檢查秘書的督查是領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)或授意下的輔助督查，不同于一般職能機(jī)構(gòu)、監(jiān)督部門及領(lǐng)導(dǎo)者的督查，需明確輔助性，不能以“欽差大臣”自居。一、秘書督查工作的性質(zhì)01”黨和國家路線方針政策執(zhí)行情況、重大決策實施情況、重要部署落實情況、領(lǐng)導(dǎo)批示交辦事項辦理情況等。范圍02”規(guī)模督查法：針對重大決策，由領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)率和督查機(jī)構(gòu)牽頭，集中人員進(jìn)行普遍督查。典型督查法：選擇有代表性的單位進(jìn)行督查，可選擇先進(jìn)、后進(jìn)或中間狀態(tài)的典型。專項督查法：對領(lǐng)導(dǎo)者某一批示、交辦事項專門督查，分清輕重緩急，可分為自辦、協(xié)辦和轉(zhuǎn)辦。方法二、秘書督查的范圍和方法1抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)，實施有效督查。3及時反饋信息，與領(lǐng)導(dǎo)保持密切溝通。2正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握政策界限。4堅持原則，規(guī)范督查，注重實效，不搞形式主義。6協(xié)調(diào)配合，科學(xué)有序，按程序操作，促進(jìn)各方面有序執(zhí)行。明確目的，注重效率，自身高效運(yùn)作。5三、秘書督促檢查的要領(lǐng)03第三節(jié)協(xié)調(diào)關(guān)系””含義作用化解一般性、淺層次失調(diào)于萌芽狀態(tài)?？刂仆话l(fā)性、重大失調(diào)的事態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)解決問題做準(zhǔn)備。為領(lǐng)導(dǎo)處理嚴(yán)重、深層次失調(diào)提供信息和建議。02秘書在職責(zé)范圍內(nèi)或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，調(diào)整和改善組織、工作、人際等關(guān)系，促使活動同步化與和諧化，實現(xiàn)共同目標(biāo)。01一、秘書協(xié)調(diào)關(guān)系的含義和作用0102內(nèi)部協(xié)調(diào)：同一組織機(jī)構(gòu)中部門與部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。外部協(xié)調(diào)：同級組織或不相隸屬組織之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。上下級協(xié)調(diào)：同一組織系統(tǒng)中不同層級之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，分為上行和下行協(xié)調(diào)。范圍受托：接受上級、本級、同級或下級的委托，進(jìn)行登記。審理：審議受托事項，限制范圍，控制數(shù)量。核查：調(diào)查、核實和研究受理的協(xié)調(diào)事項，擬定協(xié)調(diào)計劃。協(xié)商：與協(xié)調(diào)各方見面，商量并取得一致意見，可采用多種協(xié)商方式。處理：做出處理決定并付諸實施，可采用會議紀(jì)要或協(xié)議書等書面形式。程序二、秘書協(xié)調(diào)關(guān)系的范圍和程序0102注重與組織目標(biāo)的一致性，不以犧牲組織目標(biāo)為代價調(diào)和矛盾。注重對變化的適應(yīng)性，結(jié)合環(huán)境條件變化分析研究，因勢利導(dǎo)。0405注重溝通疏導(dǎo)性，利用信息優(yōu)勢促進(jìn)各方協(xié)調(diào)一致。03注重非權(quán)力支配性，以理服人，謀求認(rèn)同，不采用命令、指示方式。06注重量力適度性，不超越自身能力協(xié)調(diào)問題，復(fù)雜問題為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。注重非職責(zé)限定性，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要和自身能力相機(jī)處理。三、秘書協(xié)調(diào)關(guān)系的要領(lǐng)小事要“暗”協(xié)調(diào)暗中化解同事摩擦，幫助有困難的同事，在原則范圍內(nèi)協(xié)調(diào)。特事要“冷”協(xié)調(diào)冷靜處理領(lǐng)導(dǎo)特意吩咐、同事特殊情況和自身特別遭遇。私事要“明”協(xié)調(diào)把話、情、事做在明處，按規(guī)章制度辦事，不徇私舞弊。大事要“硬”協(xié)調(diào)貫徹上級規(guī)定，堅持原則，維護(hù)規(guī)章制度權(quán)威，提出合理化建議。急事要“熱”協(xié)調(diào)把握介入時機(jī)，趁熱打鐵，與領(lǐng)導(dǎo)保持熱線聯(lián)系。難事要“軟”協(xié)調(diào)維護(hù)團(tuán)結(jié)，放下架子溝通，冷靜處理不配合情況。閱讀資料：秘書怎樣提高自己的“協(xié)調(diào)”藝術(shù)04第四節(jié)保守秘密保守國家秘密是秘書的重要紀(jì)律和工作原則，在當(dāng)今競爭激烈的形勢下尤為重要。保守秘密是將不讓外界知悉的秘密加以保護(hù)，使之不外泄的行為。秘密是事物，保密是行為，二者相互關(guān)聯(lián)，保密是秘密的保證。一、保守秘密的含義封閉性由秘密的本質(zhì)屬性決定，需采取防范措施防止秘密外泄，封閉越嚴(yán)密，保密效果越好。相對性保密有一定的范圍和時間限制，密與非密的界限并非固定不變。排他性對不該知密的外部勢力堅決抵御與排斥，通過保密機(jī)關(guān)、法規(guī)等體現(xiàn)。利益性保密是為了保護(hù)某種利益（國家、單位的安全和利益），這是保密的基本出發(fā)點(diǎn)。群眾性我國《憲法》和《保密法》規(guī)定公民有保守國家秘密的義務(wù)，需動員群眾參與保密工作。二、保密工作的特點(diǎn)積極防范：立足于預(yù)防，防患于未然，減少或杜絕泄密、竊密事件。突出重點(diǎn)：在密級、部位和人員等方面區(qū)別情況，確保重點(diǎn)（如國家秘密、絕密級信息等）。既確保國家秘密，又便利各項工作：平衡保密與工作開展的關(guān)系，該保密的嚴(yán)格保密，不該保密的合理開放。保密工作的方針定義：關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。范圍：包括國家事務(wù)重大決策、國防建設(shè)、外交外事等多方面的秘密事項。等級：分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級，根據(jù)泄露后對國家安全和利益的損害程度劃分。紀(jì)律：秘書人員需嚴(yán)格遵守“十不”規(guī)定，如不該說的機(jī)密絕對不說、不該看的機(jī)密絕對不看等。國家秘密的范圍、等級及保密紀(jì)律三、保密工作的方針與國家秘密的范圍秘書保密的范圍秘書工作中信息安全保障措施文件保密：在文件密級確定、發(fā)放、保管、復(fù)制、郵遞等環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格保密制度。會議保密：會前確定參會人員、做好安全保障；會中加強(qiáng)保密教育、管理文件和錄音錄像；會后回收文件、控制傳達(dá)范圍。涉外保密：在涉外活動中提高警惕，內(nèi)外有別，不擅自接待外國人參觀，不攜帶秘密文件等。通信與辦公自動化設(shè)備使用過程中的保密：秘密信息通過保密渠道傳輸，遵守通信原則，做好設(shè)備防竊密工作。特定信息的保密：如企業(yè)的人事、財務(wù)、產(chǎn)品、客戶等信息的保密?？陬^信息：不談?wù)摫Ｃ苄畔ⅲ煌ㄟ^電話等向未確認(rèn)身份者提供保密信息等。紙面信息：簽收登記，按授權(quán)傳閱，妥善攜帶和存放，正確銷毀等。電子信息：保護(hù)計算機(jī)屏幕，打印保密材料時人不離機(jī)，使用密碼保護(hù)數(shù)據(jù)，定期查毒殺毒，做好備份和設(shè)備保管等。四、秘書工作與保密可口可樂前女秘書因竊取商業(yè)機(jī)密并試圖出售給百事可樂公司，被判處8年監(jiān)禁，體現(xiàn)了對知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的嚴(yán)格保護(hù)。案例警示秘書需嚴(yán)守職業(yè)操守，不得泄露單位機(jī)密，否則將承擔(dān)嚴(yán)重法律后果。閱讀資料：竊取可口可樂商業(yè)機(jī)密前女秘書被判入獄八年第五章

秘書職業(yè)形象設(shè)計01第一節(jié)秘書外形與儀態(tài)設(shè)計原則清潔整潔（保持個人和環(huán)境整潔）專業(yè)（通過專業(yè)服裝打造職業(yè)形象，如男士西裝、女士職業(yè)套裝）。服飾選擇男士西裝：包括款式（套裝、單件上裝）、顏色面料（正式場合深色為主，優(yōu)選純毛或高含毛量面料）、襯衫（白色為主，袖長和領(lǐng)高有特定要求）、領(lǐng)帶（與西裝襯衫搭配，長度合適）、鞋襪（深色皮鞋、深色襪子）及穿著注意事項（拆除商標(biāo)、保持整潔、正確扣紐扣等）。女士套裙：類型（隨意型、標(biāo)準(zhǔn)型）、質(zhì)地（高檔面料，上衣和裙子同質(zhì)地同色）、色彩（冷色調(diào)為主，清新雅致）、鞋襪（黑色高跟或半高跟皮鞋，單色尼龍絲襪）及穿著注意事項（合體、端正、注意場合等）。一、秘書外形設(shè)計站姿精神飽滿，挺胸收腹，腰桿挺直，頭部挺拔，目光平視，兩肩平齊，手自然放置，腿繃直，雙腳成小八字或丁字步，女秘書站姿端莊優(yōu)雅，忌叉腿；男秘書站姿穩(wěn)健灑脫。走姿腳尖向前，腳跟先落地，腳掌緊跟落地，收腹挺胸，兩臂自然擺動，節(jié)奏適當(dāng)。女性盡量走成直線，男性可微外八字，步伐穩(wěn)健。坐姿上半身挺直，肩部放松。女士雙膝并攏，男士可適當(dāng)分開（不超過肩寬）。入座從椅子左側(cè)，坐下后坐約2/3位置，腿部姿勢優(yōu)雅。二、秘書外在儀態(tài)設(shè)計發(fā)型太新潮、頭發(fā)如亂草、夸張化妝、服裝太前衛(wèi)、天天穿全黑服裝、腳踏“松糕鞋”、衣不稱身等均不符合秘書職業(yè)形象要求。閱讀資料：女秘書的裝扮禁區(qū)02第二節(jié)秘書儀表修飾商界對頭發(fā)長度有要求，女士頭發(fā)不宜長過肩部，必要時盤發(fā)或束發(fā)；男士不宜留鬢角和過長發(fā)簾。發(fā)型需大方、高雅、得體、干練，保持整潔，經(jīng)常清洗保養(yǎng)。一、發(fā)型修飾保持眼部清潔，清潔鼻部內(nèi)外并修剪鼻毛，清潔耳部并修剪耳毛，每天刮胡須，堅持刷牙洗牙。男士化妝是對他人的尊重，要自然、協(xié)調(diào)（各部位及與服飾協(xié)調(diào)），不在人前化妝。女士二、面容修飾勤于洗手，定期修剪指甲并保持清潔，指甲長度不超過指尖。三、手部修飾不宜過度張揚(yáng)，選擇品質(zhì)好的飾品，數(shù)量不超過三件，以精致小巧為宜，避免夸張飾物。四、配飾修飾眼神交流時注視對方（近距離看眼睛或頭部），正視對方，不長時間盯著對方，在表示理解、支持等時多關(guān)注對方。笑容真誠、適度、合時宜，發(fā)自內(nèi)心，放松面部肌肉，嘴角上翹，目光柔和，眉頭舒展。五、表情修飾化妝重點(diǎn)包括護(hù)膚、美發(fā)、修眉、畫眼等，步驟為潔面、涂敷粉底、描畫眼眉、美化鼻部、打腮紅、修飾唇形、修正補(bǔ)妝。閱讀資料：女士化妝的小知識第六章

秘書人際關(guān)系處理01第一節(jié)秘書工作人際關(guān)系概述良好人際關(guān)系減少扯皮，獲得支持幫助，形成融洽氛圍。提高工作效率滿足交往需求，擺脫孤獨(dú)，形成積極心理。促進(jìn)身心健康在交往中獲得正確評價，提高社交水平。樹立自我形象廣泛交往獲取大量信息，輔助決策。擴(kuò)大視野一、秘書處理人際關(guān)系的重要性分清工作與親友關(guān)系、職責(zé)界限、辦公資源歸屬。界限分明待人接物誠實，說話有根據(jù)，辦事牢靠，不輕易許愿。誠實守信主動幫助他人，獲得他人賞識和合作。樂于助人包容他人弱點(diǎn)缺點(diǎn)，設(shè)身處地為他人著想。寬容與體諒尊重他人，重視他人意見，不強(qiáng)人所難，不將自己觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。尊重注重服飾整潔、表情自然、舉止文雅、用語得體，遵守禮儀禮節(jié)。禮貌和禮儀真誠贊美他人優(yōu)點(diǎn)，不阿諛奉承，獲得更多朋友。贊美他人處事公正誠實，不貪功推過，分享成功，承擔(dān)責(zé)任。公允二、秘書處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則人脈對事業(yè)成功至關(guān)重要，積累人脈的路徑包括熟人介紹、參與社團(tuán)、善用名片。閱讀資料：人脈的重要性02第二節(jié)秘書如何處理各種人際關(guān)系工作上的主從性：秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，組織上是上下級關(guān)系。知識、能力等的補(bǔ)充性：秘書與領(lǐng)導(dǎo)在知識、能力等方面互補(bǔ)，相輔相成。人際關(guān)系的首屬性：秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系重要、影響大、交往頻繁，需了解領(lǐng)導(dǎo)各方面情況。人格上的平等性：秘書與領(lǐng)導(dǎo)人格平等，秘書保持獨(dú)立性，不成為附庸。特征主動配合、適應(yīng)：理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作方法和習(xí)慣。服從，但不盲從：服從領(lǐng)導(dǎo)指示，對領(lǐng)導(dǎo)明顯錯誤不盲目服從，可適當(dāng)提醒。委婉提醒，適時規(guī)勸：發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)錯誤時，注意方式方法，照顧領(lǐng)導(dǎo)自尊心。維護(hù)上司的團(tuán)結(jié)：為主管領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也執(zhí)行其他領(lǐng)導(dǎo)合理指令，不介入領(lǐng)導(dǎo)矛盾。處理原則一、秘書與上司的關(guān)系純粹工作合作關(guān)系，平等且相對穩(wěn)固，但因秘書特殊地位，易受妒忌或猜疑，處理難度較大。特征真誠地關(guān)心別人：以謙虛平等態(tài)度對待同事，多體諒幫助同事，關(guān)心其生活和情緒。同等友好，等距交往：對同事一視同仁，不與某些人過分親密，避免引起不滿。維護(hù)團(tuán)結(jié)：在領(lǐng)導(dǎo)與同事間傳達(dá)信息時，兼顧雙方利益，協(xié)調(diào)同事間矛盾。處理原則和要求0102二、秘書與一般同事的關(guān)系等距離原則對群眾一視同仁，不與部分群眾過密或過疏，不加入非正式群體?！敖恍摹痹瓌t真誠熱情對待群眾，成為群眾朋友，合理向領(lǐng)導(dǎo)匯報群眾反映的情況。行事公開化、民主化、平等化，接受群眾監(jiān)督。010302接受群眾監(jiān)督原則三、秘書與群眾相處應(yīng)遵循的原則03第三節(jié)秘書工作的方法和藝術(shù)為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊的方法準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)和進(jìn)程環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)將采取的措施和方法，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通。01對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的方法準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期效果和后續(xù)事務(wù)要求，注重工作的整體連續(xù)性和承繼性。02為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法忠實地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)格按授權(quán)范圍辦事，扮演“雙重角色”，加強(qiáng)雙向交流，維護(hù)整體功利觀。03伴隨領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的方法以公務(wù)活動目的為依歸，周密安排具體事務(wù)，提供便利條件，與領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致，拾遺補(bǔ)闕，適應(yīng)變化。04領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的一體化秘書各項輔助工作相互聯(lián)系滲透，需領(lǐng)導(dǎo)與秘書加強(qiáng)溝通，實現(xiàn)有效配合。05一、秘書工作的方法受意的藝術(shù)從領(lǐng)導(dǎo)工作熱點(diǎn)、思想閃光點(diǎn)、不同角度、領(lǐng)導(dǎo)個性特點(diǎn)及意圖實質(zhì)等方面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。請示的藝術(shù)選準(zhǔn)請示對象，內(nèi)容單一，形式靈活（口頭或書面），時機(jī)適當(dāng)，態(tài)度謙恭。報告的藝術(shù)內(nèi)容客觀真實，方式靈活多樣，區(qū)分不同對象，把握恰當(dāng)時機(jī)，語言簡明扼要。01020304擋駕的藝術(shù)對特定來訪者、電話和事務(wù)活動進(jìn)行合理擋駕，注意態(tài)度謙和誠摯，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)形