商業(yè)物理管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司商業(yè)物理相關(guān)活動(dòng)，確保公司商業(yè)物理資產(chǎn)的安全、完整，提高資產(chǎn)使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及商業(yè)物理管理的所有部門(mén)、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于商業(yè)物理資產(chǎn)的采購(gòu)、使用、維護(hù)、處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：商業(yè)物理管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保公司行為合法合規(guī)。2.安全性原則：保障商業(yè)物理資產(chǎn)的安全，防止資產(chǎn)損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生，保護(hù)公司和客戶(hù)的利益。3.效益性原則：通過(guò)科學(xué)管理，提高商業(yè)物理資產(chǎn)的使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.規(guī)范性原則：建立健全規(guī)范的管理制度和流程，確保各項(xiàng)管理活動(dòng)有章可循、規(guī)范有序。二、管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.審批商業(yè)物理管理的重大決策、重要制度和年度計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間在商業(yè)物理管理方面的工作關(guān)系，解決管理中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督商業(yè)物理管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)管理效果進(jìn)行評(píng)估和考核。（二）商業(yè)物理管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善商業(yè)物理管理的具體制度、流程和操作規(guī)范。2.組織實(shí)施商業(yè)物理資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、入賬、保管、維護(hù)、盤(pán)點(diǎn)、處置等日常管理工作。3.定期對(duì)商業(yè)物理資產(chǎn)進(jìn)行清查和評(píng)估，及時(shí)掌握資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量和使用狀況，為公司決策提供準(zhǔn)確的資產(chǎn)信息。4.負(fù)責(zé)商業(yè)物理資產(chǎn)相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。5.指導(dǎo)和監(jiān)督其他部門(mén)的商業(yè)物理管理工作，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（三）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)商業(yè)物理資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，確保資產(chǎn)的正常運(yùn)行。2.配合商業(yè)物理管理部門(mén)做好資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)、處置等工作，及時(shí)反饋資產(chǎn)使用過(guò)程中的問(wèn)題和需求。3.按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用資產(chǎn)，不得擅自改變資產(chǎn)用途、轉(zhuǎn)讓、出租、出借或損毀資產(chǎn)。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)使用人員的培訓(xùn)和教育，提高員工對(duì)商業(yè)物理資產(chǎn)的管理意識(shí)和操作技能。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)商業(yè)物理資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算，按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)入賬、折舊計(jì)提、減值準(zhǔn)備等賬務(wù)處理。2.參與商業(yè)物理資產(chǎn)采購(gòu)、處置等環(huán)節(jié)的審核工作，確保財(cái)務(wù)手續(xù)合規(guī)、資金使用合理。3.定期與商業(yè)物理管理部門(mén)核對(duì)資產(chǎn)賬目，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。4.對(duì)商業(yè)物理資產(chǎn)的成本效益進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，為公司決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。三、商業(yè)物理資產(chǎn)采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和資產(chǎn)現(xiàn)狀，提前制定商業(yè)物理資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)商業(yè)物理管理部門(mén)匯總。商業(yè)物理管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和審核，結(jié)合公司資產(chǎn)狀況和發(fā)展戰(zhàn)略，編制公司年度商業(yè)物理資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃。3.年度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司管理層審批后實(shí)施。對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單，按規(guī)定流程審批后進(jìn)行采購(gòu)。（二）采購(gòu)實(shí)施1.商業(yè)物理管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃和申請(qǐng)單，按照公司采購(gòu)管理制度選擇合適的采購(gòu)方式，包括招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如無(wú)法解決，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。（三）驗(yàn)收管理1.商業(yè)物理資產(chǎn)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和商業(yè)物理管理部門(mén)共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的資產(chǎn)，由商業(yè)物理管理部門(mén)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，相關(guān)人員簽字確認(rèn)后辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期更換或處理，如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。3.對(duì)重要的商業(yè)物理資產(chǎn)，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。四、商業(yè)物理資產(chǎn)使用與維護(hù)管理（一）資產(chǎn)領(lǐng)用1.使用部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)資產(chǎn)領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到商業(yè)物理管理部門(mén)辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)。2.商業(yè)物理管理部門(mén)按照資產(chǎn)領(lǐng)用單發(fā)放資產(chǎn)，并在資產(chǎn)臺(tái)賬上記錄資產(chǎn)的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、資產(chǎn)名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)等信息。3.領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的資產(chǎn)進(jìn)行簽字確認(rèn)，確保資產(chǎn)的完整性和準(zhǔn)確性，并承擔(dān)資產(chǎn)保管和使用的責(zé)任。（二）資產(chǎn)使用1.使用部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程使用商業(yè)物理資產(chǎn)，不得擅自改變資產(chǎn)用途或違規(guī)操作。2.資產(chǎn)使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知商業(yè)物理管理部門(mén)進(jìn)行維修。使用部門(mén)不得自行拆卸、維修資產(chǎn)，以免造成更大損失。3.對(duì)于多人共同使用的資產(chǎn)，應(yīng)明確使用責(zé)任人，做好使用記錄，確保資產(chǎn)使用的有序性和安全性。（三）資產(chǎn)維護(hù)1.商業(yè)物理管理部門(mén)應(yīng)制定資產(chǎn)維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保資產(chǎn)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等信息。2.根據(jù)資產(chǎn)的特點(diǎn)和使用情況，可采取日常維護(hù)、定期保養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)維修等方式進(jìn)行維護(hù)。對(duì)于重要資產(chǎn)，應(yīng)建立維護(hù)檔案，記錄維護(hù)情況。3.資產(chǎn)維護(hù)所需的費(fèi)用，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行列支。對(duì)于因維護(hù)不當(dāng)導(dǎo)致資產(chǎn)損壞或提前報(bào)廢的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、商業(yè)物理資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.商業(yè)物理管理部門(mén)應(yīng)制定年度資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員、盤(pán)點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。2.盤(pán)點(diǎn)范圍應(yīng)涵蓋公司所有商業(yè)物理資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，對(duì)重點(diǎn)資產(chǎn)或變動(dòng)頻繁的資產(chǎn)可增加盤(pán)點(diǎn)次數(shù)。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)商業(yè)物理資產(chǎn)進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)，記錄資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量、存放地點(diǎn)、使用狀況等信息。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)差異表，詳細(xì)記錄差異資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、差異原因等。3.對(duì)于盤(pán)盈的資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)查明來(lái)源，并按照規(guī)定進(jìn)行入賬處理；對(duì)于盤(pán)虧的資產(chǎn)，應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，按照規(guī)定程序核銷(xiāo)；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）盤(pán)點(diǎn)報(bào)告1.盤(pán)點(diǎn)工作結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)情況，包括盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異情況及處理建議等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)商業(yè)物理管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層。公司管理層應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)商業(yè)物理管理工作進(jìn)行評(píng)估和決策，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，確保資產(chǎn)賬實(shí)相符、管理規(guī)范。六、商業(yè)物理資產(chǎn)處置管理（一）處置范圍1.商業(yè)物理資產(chǎn)符合下列條件之一的，可進(jìn)行處置：已達(dá)到規(guī)定使用年限且無(wú)法繼續(xù)使用的；因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被淘汰或無(wú)法滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)需要的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因，導(dǎo)致資產(chǎn)損壞無(wú)法修復(fù)的；閑置、不需用或多余的資產(chǎn)；其他符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定可處置的資產(chǎn)。2.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等特殊資產(chǎn)的處置，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和處理。（二）處置方式1.商業(yè)物理資產(chǎn)的處置方式包括報(bào)廢、出售、轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)等。2.對(duì)于報(bào)廢資產(chǎn)，應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)廢流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢資產(chǎn)應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收利用或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。3.出售、轉(zhuǎn)讓資產(chǎn)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行評(píng)估、審批，通過(guò)公開(kāi)交易平臺(tái)或其他合法途徑進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置價(jià)格合理、程序合規(guī)。4.捐贈(zèng)資產(chǎn)應(yīng)按照公司捐贈(zèng)管理制度進(jìn)行審批，辦理相關(guān)手續(xù)，確保捐贈(zèng)行為合法合規(guī)，并做好捐贈(zèng)記錄。（三）處置程序1.使用部門(mén)或商業(yè)物理管理部門(mén)提出資產(chǎn)處置申請(qǐng)，填寫(xiě)資產(chǎn)處置申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明資產(chǎn)處置原因、處置方式、資產(chǎn)基本情況等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。2.資產(chǎn)處置申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)商業(yè)物理管理部門(mén)。商業(yè)物理管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，并組織相關(guān)人員對(duì)擬處置資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估。3.評(píng)估結(jié)果報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的資產(chǎn)處置申請(qǐng)，由商業(yè)物理管理部門(mén)按照規(guī)定的處置方式組織實(shí)施，并辦理相關(guān)手續(xù)，如資產(chǎn)核銷(xiāo)、賬務(wù)處理等。4.資產(chǎn)處置過(guò)程中產(chǎn)生的收入，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和管理，嚴(yán)禁截留、挪用。七、商業(yè)物理檔案管理（一）檔案范圍商業(yè)物理檔案包括商業(yè)物理管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、記錄、報(bào)告等資料，主要包括：1.資產(chǎn)采購(gòu)文件，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.資產(chǎn)使用與維護(hù)記錄，如資產(chǎn)領(lǐng)用單、使用記錄、維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)檔案等。3.資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)資料，如盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告、盤(pán)點(diǎn)差異表等。4.資產(chǎn)處置文件，如處置申請(qǐng)單、評(píng)估報(bào)告、處置合同等。5.其他與商業(yè)物理管理相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.商業(yè)物理管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和分類(lèi)。2.檔案資料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并建立檔案目錄索引，便于查詢(xún)和使用。（三）檔案保管與查閱1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管商業(yè)物理檔案，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案資料。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，確保檔案查閱的可追溯性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)商業(yè)物理管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查管理制度的執(zhí)行情況、資產(chǎn)的安全完整情況、采購(gòu)與處置的合規(guī)性等。2.商業(yè)物理管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本部門(mén)及其他部門(mén)的商業(yè)物理管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以整改。3.公司各部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得拒絕、隱匿或提供虛假資料。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合國(guó)家有關(guān)部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等開(kāi)展的商業(yè)物理管理相關(guān)檢查工作，如實(shí)匯報(bào)公司商業(yè)物理管理情況，接受外部監(jiān)督。2.對(duì)于外部檢查提出的問(wèn)題和整改要求，公司應(yīng)高度重視，及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給檢查部門(mén)。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于在商業(yè)物理管理工作中違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致資產(chǎn)損失、浪費(fèi)、違規(guī)操作等行