商會采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范商會采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商會內(nèi)部各部門及下屬分支機構(gòu)的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備設施、服務采購等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購資金使用效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)商會設立采購領導小組，由會長擔任組長，副會長及相關(guān)部門負責人為成員。采購領導小組負責審議采購計劃、采購預算、重大采購項目及采購管理制度等重要事項，對采購工作進行決策和指導。（二）采購執(zhí)行部門商會指定[具體部門名稱]作為采購執(zhí)行部門，負責采購活動的具體實施。其主要職責包括：1.根據(jù)商會需求，制定采購計劃和采購方案。2.組織供應商的選擇、評審和確定工作。3.簽訂采購合同，并負責合同的履行、跟蹤和驗收。4.建立采購檔案，整理和保管采購相關(guān)資料。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購資金使用情況進行監(jiān)督和管理。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等。三、采購計劃與預算（一）采購計劃1.各需求部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度工作安排和業(yè)務需求，編制采購需求計劃，報采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門匯總各需求部門的采購需求計劃，結(jié)合商會實際情況和資金狀況，編制年度采購計劃，提交采購領導小組審議通過后實施。3.采購計劃應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。（二）采購預算1.采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購計劃編制采購預算，經(jīng)財務部門審核后，報采購領導小組審批。2.采購預算應嚴格控制在商會年度財務預算范圍內(nèi)，確保采購資金的合理使用。3.對于重大采購項目，應進行專項預算編制，并進行詳細的成本效益分析。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購執(zhí)行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對于一般采購項目，可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇供應商；對于特殊采購項目，可根據(jù)實際情況采用單一來源采購等方式。3.在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素，進行嚴格的評審和篩選。（二）供應商評審1.采購執(zhí)行部門應組織相關(guān)人員對供應商進行評審，評審內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、售后服務承諾等。2.對于重要采購項目，應實地考察供應商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設備、質(zhì)量管理體系等情況。3.根據(jù)評審結(jié)果，建立供應商評價檔案，對供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評價。（三）供應商合作與考核1.采購執(zhí)行部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。2.在合作過程中，采購執(zhí)行部門應定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行跟蹤和考核。3.對于考核不合格的供應商，應及時采取整改措施或終止合作關(guān)系。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購執(zhí)行部門。2.采購申請表應附相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、樣品等資料，以便采購執(zhí)行部門準確了解采購需求。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對采購需求進行審核，核實采購項目的必要性、合規(guī)性和預算合理性。2.對于金額較小的采購項目，由采購執(zhí)行部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，應提交采購領導小組審批。3.采購審批通過后，采購執(zhí)行部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.根據(jù)采購項目的特點和需求，采購執(zhí)行部門選擇合適的采購方式，發(fā)布采購信息，邀請供應商參與投標或報價。2.組織供應商進行開標、評標或談判等活動，按照規(guī)定的程序和標準確定中標供應商或成交供應商。3.與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確合同條款和雙方的權(quán)利義務。（四）采購驗收1.采購物資或服務到貨前，采購執(zhí)行部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資或服務進行驗收，驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等方面。3.驗收合格后，需求部門應填寫驗收報告，并簽字確認；驗收不合格的，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（五）采購付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)財務部門審核后，報商會領導審批。2.財務部門按照審批后的付款申請單，及時辦理付款手續(xù)，確保采購款項按時足額支付給供應商。3.對于分期付款的采購項目，財務部門應按照合同約定的付款期限和金額進行支付，并做好相關(guān)記錄。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，確定重點風險領域和關(guān)鍵風險點。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施，如加強供應商管理、完善采購合同條款、建立價格預警機制、加強法律合規(guī)審查等。2.對于重大風險事件，應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，降低風險損失。（三）風險監(jiān)控與改進1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決新出現(xiàn)的風險問題。2.根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善采購風險管理體系，提高采購風險管理水平。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應包括采購項目的相關(guān)文件、資料和記錄，主要內(nèi)容如下：1.采購申請表、采購計劃、采購預算等文件。2.采購項目的招標（談判、詢價）文件、投標（報價）文件、評標（談判）記錄等。3.采購合同及相關(guān)補充協(xié)議。4.采購物資或服務的驗收報告。5.采購付款憑證及相關(guān)財務記錄。6.供應商的資質(zhì)證明文件、業(yè)績情況、評價檔案等。7.其他與采購活動有關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與保管1.采購執(zhí)行部門應指定專人負責采購檔案的整理和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購檔案應按照時間順序和項目類別進行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，實行集中統(tǒng)一保管。3.采購檔案的保管期限應符合國家法律法規(guī)和商會相關(guān)規(guī)定，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)采購執(zhí)行部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)采購執(zhí)行部門負責人同意，并做好登記記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。2.采購執(zhí)行部門應定期對采購工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向采購領導小組報告自查