因公外事管理辦法總則目的與依據(jù)為進(jìn)一步規(guī)范公司/組織因公外事活動(dòng)管理，加強(qiáng)因公出國（境）管理，提高外事工作質(zhì)量和效益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工因公出國（境）進(jìn)行訪問、考察、培訓(xùn)、參加會(huì)議、商務(wù)洽談、技術(shù)交流等外事活動(dòng)。基本原則1.嚴(yán)格審批原則：因公外事活動(dòng)必須按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自安排。2.任務(wù)必需原則：外事活動(dòng)應(yīng)圍繞公司/組織中心工作和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，具有明確的任務(wù)和實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。3.注重實(shí)效原則：外事活動(dòng)要注重成果，確保取得實(shí)際效益，避免形式主義。4.遵守紀(jì)律原則：外事人員必須遵守國家法律法規(guī)、外事紀(jì)律和公司/組織各項(xiàng)規(guī)章制度。出國（境）審批審批流程1.填寫申請(qǐng)表：因公出國（境）人員需填寫《因公出國（境）申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明出訪任務(wù)、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.部門審核：所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外事部門初審：外事部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核出訪任務(wù)的必要性、行程安排的合理性、費(fèi)用預(yù)算的合規(guī)性等。4.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出符合公司/組織財(cái)務(wù)規(guī)定。5.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)外事部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。6.上級(jí)主管部門審批：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，需報(bào)上級(jí)主管部門審批的，由外事部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。審批材料1.因公出國（境）申請(qǐng)表：詳細(xì)填寫出訪任務(wù)、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.邀請(qǐng)函：邀請(qǐng)方出具的正式邀請(qǐng)函，注明邀請(qǐng)目的、行程安排、費(fèi)用承擔(dān)等內(nèi)容。3.出訪計(jì)劃：包括出訪日期、停留時(shí)間、訪問國家或地區(qū)、訪問單位、活動(dòng)安排等。4.費(fèi)用預(yù)算：詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用支出，包括國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)等。5.人員情況說明：包括出訪人員的姓名、性別、年齡、職務(wù)、工作簡(jiǎn)歷等。審批時(shí)限1.一般情況下，公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.需報(bào)上級(jí)主管部門審批的，外事部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)材料報(bào)送上級(jí)主管部門，并及時(shí)跟蹤審批進(jìn)度。護(hù)照與簽證管理護(hù)照申請(qǐng)1.經(jīng)批準(zhǔn)的因公出國（境）人員，由外事部門統(tǒng)一辦理護(hù)照申請(qǐng)手續(xù)。2.申請(qǐng)護(hù)照時(shí)，需提交《因公出國（境）申請(qǐng)表》、身份證復(fù)印件等相關(guān)材料。3.外事部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真審核申請(qǐng)材料，確保護(hù)照申請(qǐng)信息準(zhǔn)確無誤。簽證申請(qǐng)1.根據(jù)出訪國家或地區(qū)的要求，外事部門負(fù)責(zé)辦理簽證申請(qǐng)手續(xù)。2.辦理簽證時(shí)，需提交護(hù)照、邀請(qǐng)函、出訪計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算等相關(guān)材料。3.外事部門應(yīng)提前了解出訪國家或地區(qū)的簽證政策和要求，確保簽證申請(qǐng)材料齊全、準(zhǔn)確，避免因材料問題導(dǎo)致簽證申請(qǐng)延誤或拒簽。護(hù)照與簽證保管1.護(hù)照和簽證由外事部門統(tǒng)一保管，因公出國（境）人員領(lǐng)取護(hù)照和簽證后，應(yīng)妥善保管，不得遺失、轉(zhuǎn)借或涂改。2.因公出國（境）人員回國后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將護(hù)照和簽證交回外事部門。3.外事部門應(yīng)定期對(duì)護(hù)照和簽證進(jìn)行清理和核對(duì)，確保護(hù)照和簽證的安全保管。外事活動(dòng)安排出訪前準(zhǔn)備1.因公出國（境）人員應(yīng)提前做好出訪前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括了解出訪國家或地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗習(xí)慣等情況，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和外事紀(jì)律。2.根據(jù)出訪任務(wù)，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和文件，如項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、商務(wù)合同等。3.與邀請(qǐng)方保持密切溝通，及時(shí)了解出訪期間的活動(dòng)安排和注意事項(xiàng)。出訪期間管理1.因公出國（境）人員應(yīng)嚴(yán)格按照出訪計(jì)劃執(zhí)行外事任務(wù)，不得擅自變更行程或延長(zhǎng)停留時(shí)間。2.遵守出訪國家或地區(qū)的法律法規(guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，尊重當(dāng)?shù)厝嗣竦淖诮绦叛龊臀幕瘋鹘y(tǒng)。3.加強(qiáng)與邀請(qǐng)方的溝通與合作，積極開展業(yè)務(wù)洽談和交流活動(dòng)，確保出訪任務(wù)順利完成。4.注意個(gè)人安全和健康，遵守外事紀(jì)律和保密規(guī)定，不得泄露國家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密。出訪回國后總結(jié)1.因公出國（境）人員回國后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)提交出訪總結(jié)報(bào)告，內(nèi)容包括出訪任務(wù)完成情況、取得的成果、存在的問題及建議等。2.所在部門應(yīng)組織對(duì)出訪總結(jié)報(bào)告進(jìn)行審核，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，為今后的外事工作提供參考。費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.因公出國（境）費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)、行程安排、停留時(shí)間等因素合理編制，確保費(fèi)用支出符合國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織財(cái)務(wù)制度。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、簽證費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用支出。3.外事部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、合規(guī)。費(fèi)用報(bào)銷1.因公出國（境）人員回國后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)按照公司/組織財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。2.報(bào)銷時(shí)，需提供真實(shí)、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證，如機(jī)票、酒店發(fā)票、會(huì)議通知、邀請(qǐng)函等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織財(cái)務(wù)制度對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保費(fèi)用報(bào)銷合規(guī)、合理。費(fèi)用控制1.公司/組織應(yīng)建立健全因公出國（境）費(fèi)用控制制度，加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用支出的管理和監(jiān)督。2.外事部門應(yīng)定期對(duì)因公出國（境）費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.對(duì)于違反費(fèi)用控制制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。外事紀(jì)律與保密規(guī)定外事紀(jì)律1.外事人員必須遵守國家法律法規(guī)、外事紀(jì)律和公司/組織各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺維護(hù)國家尊嚴(yán)和公司/組織形象。2.嚴(yán)格執(zhí)行外事審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自安排外事活動(dòng)。3.遵守外事禮儀規(guī)范，尊重不同國家和地區(qū)的文化差異，不得做出有損國家和公司/組織聲譽(yù)的行為。4.嚴(yán)禁利用因公出國（境）之機(jī)謀取私利，不得接受外方的禮品、禮金、有價(jià)證券等。保密規(guī)定1.外事人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，保守國家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密。2.在因公出國（境）期間，不得攜帶涉及國家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密的文件、資料、物品等。3.如需對(duì)外提供涉及國家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密的信息，必須按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全因公外事活動(dòng)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)因公外事活動(dòng)的全過程管理和監(jiān)督。2.外事部門應(yīng)定期對(duì)因公外事活動(dòng)進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查出訪任務(wù)執(zhí)行情況、費(fèi)用支出情況、外事紀(jì)律遵守情況等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，外事部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門和有關(guān)部門的監(jiān)督