合同監(jiān)理管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同監(jiān)理工作的規(guī)范化管理，確保合同的有效履行，維護公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)濟效益和社會效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類監(jiān)理項目所涉及的合同管理活動，包括但不限于工程監(jiān)理合同、咨詢服務(wù)合同、采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同監(jiān)理管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等行為合法合規(guī)。2.全面管理原則對合同從簽訂前的評審、簽訂過程的控制、履行期間的監(jiān)督到終止后的評價進行全過程、全方位的管理，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，不留漏洞。3.預(yù)防為主原則注重合同風(fēng)險的識別、評估和預(yù)防，通過加強合同前期管理和過程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題，避免合同糾紛的發(fā)生。4.協(xié)作高效原則合同管理涉及公司內(nèi)部多個部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作，形成合力，提高合同管理的效率和效果，確保公司整體目標的實現(xiàn)。二、合同簽訂前管理（一）合同主體資格審查1.對合同對方當(dāng)事人的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)證照的真實性、有效性和經(jīng)營范圍。2.核實對方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代表的身份和權(quán)限，確保其有權(quán)簽訂合同。3.調(diào)查對方當(dāng)事人的信用狀況、經(jīng)營業(yè)績、財務(wù)狀況等，評估其履約能力和信譽。（二）合同條款審查1.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。2.重點審查合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.對于涉及專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量標準、驗收規(guī)范等內(nèi)容的條款，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保條款的準確性和可操作性。（三）合同風(fēng)險評估1.對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、自然風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等，以降低合同風(fēng)險。3.在合同簽訂前，向公司管理層匯報合同風(fēng)險評估情況和應(yīng)對措施，經(jīng)批準后方可簽訂合同。（四）合同評審1.建立合同評審制度，明確評審流程和參與評審的部門及人員職責(zé)。2.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門進行評審。3.各評審部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對合同條款進行審查，提出修改意見和建議。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)評審意見對合同文本進行修改完善，確保合同的合法性、完整性和可行性。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)合同評審意見，對合同文本進行最終審核后，提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。2.合同簽署前，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字確認。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財務(wù)部門、項目執(zhí)行部門等相關(guān)部門存檔。（二）合同編號與歸檔1.建立合同編號規(guī)則，對每份合同進行唯一編號，以便于合同的識別、查詢和管理。2.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，確保合同檔案的完整性和準確性。3.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同評審意見、對方當(dāng)事人的主體資格證明文件、授權(quán)委托書、往來信函、補充協(xié)議等相關(guān)資料。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個階段、工作內(nèi)容、責(zé)任人員、時間節(jié)點等。2.合同執(zhí)行計劃應(yīng)報公司管理層批準后實施，并作為合同履行過程中的監(jiān)督和考核依據(jù)。（二）合同交底1.在合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行合同交底，向項目執(zhí)行部門、監(jiān)理人員、施工單位等詳細介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同風(fēng)險及應(yīng)對措施等。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認，并作為合同履行過程中的重要參考資料。（三）合同履行監(jiān)督1.項目執(zhí)行部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃，對合同履行情況進行實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.監(jiān)理人員應(yīng)按照監(jiān)理合同的要求，對工程建設(shè)項目的質(zhì)量、進度、投資等進行全面監(jiān)理，確保項目符合合同約定和相關(guān)標準規(guī)范的要求。3.合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時掌握合同履行動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行評審和簽署，并作為原合同的補充文件進行管理。3.合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，并通知相關(guān)部門和人員。（五）合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和公司財務(wù)管理制度，對合同款項的支付進行審核和管理。2.合同承辦部門應(yīng)在合同約定的付款節(jié)點前，向財務(wù)部門提交付款申請及相關(guān)證明材料，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，報公司管理層批準后支付。3.財務(wù)部門應(yīng)建立合同付款臺賬，對合同款項的支付情況進行詳細記錄，確保付款的準確性和及時性。五、合同終止管理（一）合同終止條件1.合同約定的履行期限屆滿，雙方當(dāng)事人按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)，合同自然終止。2.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以提前終止合同。3.合同一方當(dāng)事人嚴重違反合同約定，另一方當(dāng)事人有權(quán)解除合同，合同自解除通知到達對方時終止。（二）合同終止程序1.合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同履行情況進行總結(jié)和評價，形成合同履行情況報告。3.合同履行情況報告應(yīng)包括合同簽訂、履行過程、變更情況、終止原因、經(jīng)驗教訓(xùn)等內(nèi)容，并提出改進建議。4.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.建立健全合同糾紛預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同履行過程中出現(xiàn)的潛在糾紛隱患。3.加強與合同對方當(dāng)事人的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，妥善解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)報公司管理層批準后實施，合同承辦部門應(yīng)積極與對方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛。3.如協(xié)商不成，合同承辦部門應(yīng)及時將糾紛情況告知法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。4.在糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)配合法務(wù)部門提供相關(guān)證據(jù)材料，積極參與糾紛處理工作，維護公司的合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集與合同相關(guān)的各類文件資料，包括合同文本、合同評審意見、對方當(dāng)事人的主體資格證明文件、授權(quán)委托書、往來信函、補充協(xié)議、付款憑證、驗收報告等。2.檔案收集應(yīng)確保資料的完整性、真實性和準確性，不得遺漏重要文件資料。（二）檔案整理1.合同承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對收集到的合同文件資料進行分類整理，編制目錄，建立合同檔案臺賬。2.合同檔案應(yīng)按照合同編號順序進行排列，同一合同的相關(guān)文件資料應(yīng)集中存放，便于查閱和管理。3.檔案整理過程中，應(yīng)對文件資料進行編號、裝訂、編目等處理，確保檔案的規(guī)范性和美觀性。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信