廈門采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在廈門地區(qū)及周邊開展的各類采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購組織與職責（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃和預算，根據(jù)公司需求合理安排采購活動。2.收集、整理供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫，定期對供應商進行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案管理制度。（二）需求部門職責1.提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購談判，提供技術支持和業(yè)務指導，協(xié)助采購部門簽訂采購合同。3.對采購物資或服務進行驗收，確保符合公司需求和合同要求。4.反饋采購過程中存在的問題，提出改進建議。（三）審批部門職責1.對采購計劃和預算進行審核，確保采購活動符合公司戰(zhàn)略和財務狀況。2.審批采購合同，對合同條款的合法性、合理性進行審查，防范合同風險。3.監(jiān)督采購過程，對重大采購項目進行決策和指導。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際需求，提前制定采購需求計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息。2.采購部門匯總各需求部門的采購計劃，結(jié)合庫存情況和市場供應狀況，進行綜合分析和平衡，制定年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃經(jīng)審批部門審核通過后，作為采購活動的依據(jù)。（二）供應商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等方面的評估。3.根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇若干家合格的供應商進行詢價或招標。4.與選定的供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等合同條款。5.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面進行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應商名單。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的詳細要求和交貨時間。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務，并及時將貨物發(fā)運或提供服務。3.采購部門跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題。（四）驗收與付款1.需求部門在收到采購物資或服務后，按照合同要求進行驗收，填寫驗收報告。2.驗收合格的物資或服務，采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應審核發(fā)票等相關憑證，確保付款信息準確無誤。3.對于驗收不合格的物資或服務，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至符合合同要求。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、合同風險、質(zhì)量風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的應對措施。對于市場風險，通過市場調(diào)研、價格分析等方式，合理安排采購時機和數(shù)量；對于供應商風險，加強供應商管理，建立備用供應商機制；對于合同風險，嚴格合同審核，明確雙方權利義務，防范合同糾紛；對于質(zhì)量風險，加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應商提供質(zhì)量保證文件。2.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風險應對策略。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關部門的工作，確保采購活動合法合規(guī)。2.主動接受社會監(jiān)督，對采購過程中的投訴和舉報，及時進行調(diào)查處理，并公開處理結(jié)果。六、采購信息化管理（一）建立采購信息系統(tǒng)1.公司應建立采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃、供應商管理、采購訂單、合同管理、驗收付款等采購業(yè)務的信息化管理。2.采購信息系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息共享與協(xié)同1.采購信息系統(tǒng)應與公司其他相關系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。例如，與財務系統(tǒng)集成，實現(xiàn)采購付款信息的自動傳遞；與庫存管理系統(tǒng)集成，實時掌握庫存動態(tài)，合理安排采購計劃。2.通過采購信息系統(tǒng)，采購部門、需求部門和審批部門之間可以實現(xiàn)在線溝通和協(xié)同工作，提高采購效率和管理水平。七、附則（一）解釋權本辦法由公司采購部門負責解釋。